Auditoría Externa 2022 de CLAC at Coordinadora Latinoamericana y del Caribe de Pequeños Productores y Trabajadores de Comercio Justo

TÉRMINOS DE REFERENCIA AUDITORÍA EXTERNA 2022

Nombre de la consultoría Auditoría Externa 2022 de CLAC Unidad de dependencia Finanzas Alcance Sede legal de CLAC en El Salvador

Relaciones internas Coordinación Contable Coordinación Financiera Coordinación Administrativa (apoderada legal) Reporta a Dirección de Recursos Internos Coordina con Coordinación Contable

ACERCA DE CLAC La Coordinadora Latinoamericana y de El Caribe de Pequeños Productores de Comercio Justo (CLAC), es una Asociación constituida con personería jurídica en El Salvador, que agrupa a las Organizaciones de Pequeños(as) Productores(as) (OPPs) y Organizaciones de Trabajadores(as) dentro del Comercio Justo de Latino América y el Caribe.

La CLAC está organizada en “Coordinadoras Nacionales”, “Redes de Productos” y una “Red de trabajadores”; las primeras agrupan a las organizaciones miembros de CLAC por país, mientras que las Redes de Producto, agrupan a las organizaciones por producto independientemente del país en el que se encuentren.

La misión de CLAC es representar a las organizaciones democráticamente organizadas, velar por su fortalecimiento y desarrollo, facilitar asistencia a sus asociados, promocionar sus productos y valores, e incidir en instancias sociales, políticas y económicas. Las líneas estratégicas de trabajo de CLAC son: 1) Optimizar el acceso a mercados a través del impulso del Comercio Justo en el Norte y el Sur, 2) Incrementar los niveles de empoderamiento y desarrollo de la membresía, mediante la implementación de una oferta integral de servicios, que responda a sus necesidades, prioridades y expectativas, 3) Implementar una estrategia integral de posicionamiento e incidencia de CLAC para promover los valores del comercio justo en AL y Caribe y 4) Incrementar las capacidades organizacionales de las estructuras y el equipo operativo de CLAC para garantizar mejores resultados.

Países en los que se encuentras las organizaciones productoras miembros de CLAC:

1. Argentina 2. Belice 3. Bolivia 4. Brasil 5. Chile 6. Colombia 7. Costa Rica 8. Cuba 9. Ecuador 10. El Salvador 11. Guatemala 12. Guyana 13. Haití 14. Honduras 15. Islas de Barlovento (Santa Lucía, San Vicente y Las Granadinas) 16. Jamaica 17. México 18. Nicaragua 19. Panamá 20. Paraguay 21. Perú 22. República Dominicana 23. Uruguay

Principales productos:

1. Aceite, nueces y semillas
2. Azúcar
3. Banano
4. Cacao
5. Café
6. Frutas frescas
7. Frutas secas
8. Jugos y pulpas
9. Miel
10. Vino
11. Quinua
12. Artesanías
13. Infusiones, hierbas aromáticas y té
14. Flores
15. Vegetales

ESTRUCTURA DE CLAC

CLAC está integrada por más 1,000 Organizaciones de Pequeños Productores (OPPs) en 23 países de la región, que representan alrededor de 300,000 pequeños productores. A su vez, estas organizaciones están agrupadas en “Coordinadoras Nacionales” en cada país, y en “Redes de Productos” dependiendo del producto que producen.

LA ASAMBLEA GENERAL La máxima autoridad de la CLAC es su Asamblea General. La componen alrededor de 180 delegados de las Organizaciones de Pequeños Productores y Asociaciones de trabajadores de Comercio Justo de los diferentes países y productos dentro de América Latina y el Caribe.

La Asamblea General se celebra cada tres años. La primera, es decir, la constitutiva, se llevó a cabo en la Ciudad de Oaxaca, Estado de Oaxaca, México, los días 11, 12 y 13 de agosto de 2004. La Segunda Asamblea General se llevó a cabo en la Ciudad de Santo Domingo, República Dominicana, los días 26, 27 y 28 de octubre de 2006. La tercera asamblea se realizó el 28 y 29 de octubre 2008 en la Ciudad de Antigua Guatemala, Guatemala. La cuarta asamblea se realizó en San Pedro Sula, Honduras, los días 4 y 5 de noviembre del 2010. La quinta Asamblea se realizó en Quito-Ecuador los días 21, 22 y 23 de noviembre del 2012 y la sexta asamblea se realizó en San Salvador, El Salvador, los días 19 y 20 de noviembre de 2015. La séptima asamblea se realizó en Lima-Perú, los días 8 y 9 de noviembre de 2018, mientras que la octava se llevó a cabo de manera virtual por el contexto de la pandemia los días 26, 27 y 28 de enero de 2022.

COORDINADORAS NACIONALES Las coordinadoras nacionales son una figura muy importante dentro de CLAC, puesto que constituyen sus brazos y fuerza operativa. Estas se constituyen por las organizaciones de pequeños productores de Comercio Justo en cada país, independientemente de lo que producen. Es importante señalar que las Coordinadoras Nacionales tienen sus propios procesos y estructuras de toma de decisiones. Los representantes de la Junta Directiva de la CLAC, además, promueven una estrecha coordinación con y entre las Coordinadoras Nacionales de cada subregión de América Latina y el Caribe.

REDES DE PRODUCTO Otro eje de organización es la de las Redes de Producto. Se trata de redes internacionales de organizaciones de pequeños productores de Comercio Justo que se organizan en función de la problemática y estrategias de un producto en particular. Actualmente los productores de la CLAC producen los siguientes productos certificados, aparte de un sinfín de otros productos y todas organizadas en las Redes de: café, cacao, banano, jugos, frutas frescas y jugos, así como las de otros productos.

RED DE TRABAJADORES(AS) La Red de trabajadores(as) agrupa a todas las organizaciones de trabajadores en las plantaciones Fairtrade del continente.

LÍNEAS DE ACCIÓN DE CLAC Para cumplir su misión, la CLAC trabaja actualmente sobre las siguientes líneas de acción:

1. Optimizar el acceso a mercados a través del impulso del Comercio Justo en el Norte y el Sur. 2. Incrementar los niveles de empoderamiento y desarrollo de la membresía, mediante la implementación de una oferta integral de servicios, que responda a sus necesidades, prioridades y expectativas. 3. Implementar una estrategia integral de posicionamiento e incidencia de CLAC para promover los valores del comercio justo en AL y Caribe. 4. Incrementar las capacidades organizacionales de las estructuras y el equipo operativo de CLAC para garantizar mejores resultados.

DEL PROCESO DE LICITACION DE AUDITORIA EXTERNA I. OBJETIVO DE LA LICITACION La Coordinadora Latinoamericana y del Caribe de Pequeños Productores de Comercio Justo – CLAC llama a Licitación con el propósito de contratar una firma privada de auditoría externa con experiencia en Organizaciones Sin Fines de Lucro, para que realice una auditoría de los Estados Financieros anuales de la Organización, de conformidad con las Normas Internacionales de auditoría.

II. ALCANCE DE LA LICITACION La auditoría externa se realizará sobre los Estados Financieros de CLAC del ejercicio 2022, en específico los meses de enero a diciembre 2022, en donde se auditarán 4 Agencias de cooperación y los fondos institucionales, opinando si los mismos han sido preparados sobre la base de las Normas Internacionales de Contabilidad, de acuerdo a normas contables adecuadas y a normas legales y reglamentarias, vigentes y aplicables a las Organizaciones Sin Fines de Lucro en El Salvador y de acuerdo a las normativas internas de CLAC.

III. INFORMES REQUERIDOS Se desarrollará en tres fases: Primera Fase: Revisión documental: del 20 de febrero 2023 al 03 de marzo 2023 Carta de gerencia: Ésta se debe recibir en una fecha previa a la elaboración de los reportes en borrador, y justo después de terminada la revisión, para subsanar las condiciones que se hayan podido presentar durante dicho proceso. Y debe contener lo siguiente: • Comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre los registros contables y el sistema de control interno, resultantes del trabajo de auditoría realizado. • Descripción de los procedimientos aplicados y de la metodología utilizada. • Identificación de las deficiencias específicas constatadas en los sistemas y controles auditados y formulación de las recomendaciones que correspondan en cada caso. • Información sobre el grado de cumplimiento de las recomendaciones de auditoría. • Los asuntos que llegaron a su atención durante la auditoría y que puedan tener un impacto significativo en los Estados Financieros. • Otros asuntos que el Auditor juzgue pertinente.

La Carta de Gerencia debe ser enviada por los auditores a más tardar el 08 de marzo de 2023. La retroalimentación a la Carta de Gerencia, por parte de la Administración, Dirección Ejecutiva y Comité de Vigilancia de CLAC, será presentada a los auditores a más tardar una semana posterior al recibo de esta. Es decir, a más tardar el 15 de marzo de 2023. Segunda Fase: Informes en borrador: Informe por agencia: Dictamen de Auditoría acompañados de los Estados Contables con sus correspondientes Notas, Cuadros y Anexos. Informe institucional: Contendrá como mínimo:

a) Comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre los registros contables y el sistema de control interno, resultantes del trabajo de auditoría realizado. b) Descripción de los procedimientos aplicados y de la metodología utilizada. c) Identificación de las deficiencias específicas constatadas en los sistemas y controles auditados y formulación de las recomendaciones que correspondan en cada caso. d) Información sobre el grado de cumplimiento de las recomendaciones de auditoría. e) Los asuntos que llegaron a su atención durante la auditoría y que puedan tener un impacto significativo en los Estados Financieros. f) Otros asuntos que el Auditor juzgue pertinente. Estos informes deben ser presentados en calidad de borrador, para ser revisados y aprobados por CLAC. Y cada informe deberá contener lo siguiente: Dictamen de Auditoría acompañado de los Estados Financieros con sus correspondientes Notas,

Cuadros y Anexos. Los informes de auditoria en calidad de borrador y las Cartas de Gerencia en versión definitiva deben ser enviados por los auditores a más tardar el 22 de marzo de 2023. La aprobación a los Informes en borrador, por parte de la Coordinaciones de CLAC involucradas, así como la Dirección de Recursos Internos, Dirección Ejecutiva y Comité de Vigilancia de CLAC, será presentada a los auditores a más tardar una semana posterior al recibo de la misma. Es decir, el 29 de marzo de 2023.

Tercera Fase: Informes definitivos: Una vez discutidos y aprobados los informes en borrador correspondientes, los siguientes informes deberán contar con la firma del Auditor Externo encargado. La fecha estipulada para presentación de informes definitivos es: 05 de abril de 2023.

Los informes deberán ser presentados en físico a la sede de CLAC y enviados por correo electrónico en calidad de definitivos. Nota Importante: Toda explicación a asuntos de fondo o comentarios en relación con observaciones señaladas que se haga durante y post auditoría, se debe dejar por escrito, ya sea a través de notas firmadas o por correo electrónico, copiando a todas las personas involucradas. Además, se debe dejar evidencia por escrito sobre cambios de fechas estipuladas en este documento y/o cualquier disposición que se tome durante el proceso.

PERFIL REQUERIDO DEL CONSULTOR / FIRMA CONSULTORA N° Requisitos 1 Firma consultora con experiencia en auditorías externas administrativo-financieras de más de 10 años y/o consultor(a) independiente con 10 años de experiencia y con título universitario en contaduría pública, administración de empresas, finanzas, o carreras afines.

Indispensable 2 Experiencia en realización de consultorías a ONGs, Organizaciones sin Fines de Lucro y afines que operen en América Latina.

Indispensable 3 Conocimiento del sistema Fairtrade.

Deseable 4 Capacidad de escuchar y trabajar en equipo.

Indispensable 5 Residencia en El Salvador para realización de la consultoría.

Indispensable

V. RESPONSABILIDADES De la firma / consultor(a) contratada: a) Elaboración del cronograma y plan ajustado a las exigencias de los Términos de Referencia. b) Reuniones de trabajo con el equipo de CLAC para entrega de documentación a ser revisada. c) Manejo adecuado y ético de los documentos e informaciones que les sean facilitados en el marco de la consultoría.

De CLAC: a) Entregar oportunamente la documentación pertinente al consultor(a), así como orientarlo(a) sobre su uso. b) Retroalimentar al consultor(a) sobre los productos de la consultoría. c) Realizar la contratación de los servicios, de acuerdo con la propuesta presentada y sujeto a las condiciones de estos Términos de Referencia. d) Hacer el pago oportuno de los honorarios del consultor(a), de acuerdo al cronograma de desembolsos.

VI. PAGOS (cronograma de desembolsos): Los pagos por la realización de esta consultoría incluirán tanto los honorarios de la consultoría/agencia contratada, como cualquier pago relacionado con logística y desplazamientos en el país, por lo que debe ser tomado en cuenta al momento de presentar las propuestas para esta consultoría. Se harán dos desembolsos distribuidos de la siguiente manera: Producto Porcentaje Firma del contrato y cronograma de trabajo aprobado 40% Entrega de informes finales de auditoría externa y recepción a conformidad por parte de CLAC 60%

VII. CONSIDERACIONES GENERALES

a) Esta consultoría está prevista realizarse en 2 meses contadas a partir de la firma del contrato (en la primera reunión con la contraparte técnica se establecerá el cronograma de trabajo detallado). b) a) Los costos de comunicación, de transferencias y cualquier otro en que se incurra, correrán por cuenta del consultor(a). c) El/la consultora se sujetará al marco Legal y fiscal del lugar de suscripción del contrato, en este caso El Salvador. d) Se deberá preservar absoluta confidencialidad sobre la información y documentación a la que tenga acceso o se le facilite de manera formal e informal, pudiendo ser sujeto a sanciones en caso de incumplir con la confidencialidad requerida. e) En caso de incumplimiento al plazo de presentación, el consultor(a) será multado(a) con el uno por ciento (1%) por cada día calendario de retraso del monto total, las multas no podrán exceder el 20% del monto total del contrato dando lugar a la resolución de este. En caso de un acuerdo entre partes, por motivo de fuerza mayor el plazo puede extenderse sin incurrirse en ninguna multa.

VIII. PROPIEDAD INTELECTUAL Queda establecido en los presentes términos de referencia, que serán parte indivisible del contrato que genera la contratación de la consultoría/agencia, que todo material audiovisual, fotográfico, comunicacional o producción intelectual resultante del trabajo realizado y todas otras informaciones complementarias serán consideradas desde su elaboración como propiedad de CLAC y Fairtrade Internacional (y Coordinadora Nacional si aplica), quienes tendrán los derechos exclusivos para publicarlos o divulgarlos. Del mismo modo la consultoría/agencia no podrá usar los documentos/productos, ni contenido resultante de la presente contratación en ningún acto, presentación, etc., si no cuenta con la autorización escrita de CLAC.