AVIS D’APPEL D’OFFRES Pour le RECRUTEMENT D’UN AUDITEUR EXTERNE At ALIMA

Proposition de Termes de références pour le recrutement d’un Auditeur Externe pour l’Audit Financier du projet « Améliorer l’accès aux soins par le renforcement des activités à base communautaire des populations affectées par le conflit dans la région de Tillabéry, Niger » financés par l’AFD sous référence CNE 1261 01 L

Généralités :

Entité : ALIMA

Objet : Audit du Projet :

• CNE 1261 01 L: « Improving access to care by strengthening community-based activities of populations affected by the conflict in the Tillabéry region, Niger »

Period to be audited :

• 06/01/2021 – 05/31/2024

Deadline for submission of tenders : 03/31/2023

Estimated audit start date :

• 06/01/2024

Audit places : ALIMA operational headquarters in Dakar, Senegal or remotely depending on the situation

Table of contents

● Foreword 3

● Description of project 3

● Objective of the audit 5

● Organization of the audit 6

IV1. Audit methodology and approach 6

● Procedure and scope of the audit 6

V1. Framing meeting with auditor 6

V2. The completion and return of the financial audit 7

● Reports to be provided 7

● Reference documents 8

● Technical and financial proposal 8

● Traitements des applications 9

IX.1 Evaluation des applications 9

IX.2 Budget 10

● Envoi des offres 10

● Annexes 10

X.3 Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social 6

• Avant-propos

The Alliance for International Medical Action (ALIMA) est une organisation médicale internationale fondée en 2009. ALIMA a pour objectif de produire des secours médicaux de qualité dans des zones de forte mortalité et d’améliorer la pratique de la médecine humanitaire en développant des projets innovants associés à de la recherche médicale. ALIMA travaille aujourd’hui dans 12 pays de l’Afrique de l’Ouest et du centre.

Description du projet

• AFD CNE 1261 01 L : « Améliorer l’accès aux soins par le renforcement des activités à base communautaire des populations affectées par le conflit dans la région de Tillabéry, Niger »

Description du projet

Le tableau ci-dessous décrit le projet financé par l’AFD et sujet de cette vérification :

• CNE 1261 01 L : « Améliorer l’accès aux soins par le renforcement des activités à base communautaire des populations affectées par le conflit dans la région de Tillabéry, Niger »

Durée : 36 mois

Budget total du projet : 2 000 000 €

Lieux : Niger

Objectifs de l’action

Objectif Général : Contribuer à la réduction de la mortalité des populations déplacées internes et communautés hôtes de la région de Tillabéri dans un contexte d’urgence.

Objectifs Spécifiques : Renforcer la résilience des populations pour un accès aux soins à travers une approche à base communautaire dans les districts sanitaires de Ayorou et Abala.

Bénéficiaires :

• 60 852 enfants de moins de 5 ans ;
• 151 147 enfants de plus de 5 ans;
• 16 143 femmes enceintes CPN2;
• 6 609 personnes déplacées internes;
• 29 326 mères et femmes en âge de procréer formées à la stratégie PB-mère;
• 31 423 personnes sensibilisées aux gestes et bonnes habitudes en faveur de la santé materno-infantile ainsi qu’au système de référencement communautaire.
• 75 agents communautaires à Abala : 60 relais communautaires et 15 matrones communautaires;
• 36 agents communautaires à Ayerou : 27 relais communautaires et 9 matrones communautaires;
• Un total de 18 agents de santé communautaires et comités de gestion de santé;
• 49 personnels de santé formés dont 30 dans le district sanitaire de Abala et 19 dans le district sanitaire de Ayorou.

Résultats attendus :

Résultat 1 : L’accès aux soins est facilité par la mise en place d’une approche communautaire à travers le renforcement des capacités des relais communautaires et des matrones

Résultat 2 : l’accès aux soins des populations situées dans les zones enclavées et les camps de déplacés internes est assurée par les cliniques mobiles

Résultat 3 : Les capacités des structures sanitaires sont renforcées dans la prise en charge des patients et le référencement des cas

Activités principales :

R.1

Activité 1: Identification et formation des agents de santé communautaire sur la PCIME communautaire (Prise en Charge Intégrée des Maladies de l’Enfant en milieu communautaire), sur la détection des signes du paludisme, IRA, Diarrhée, et sur la prise en charge des premiers soins au sein de la communauté.

Activité 2 : Identification et formation des matrones dans la communauté sur la reconnaissance des signes de grossesses à risques et les signes de complications des grossesses et post accouchements.

Activité 3: Formation des mères et des femmes en âge de procréer à l’utilisation du PB et la recherche des œdèmes et mise à disposition de bracelets MUAC pour assurer le dépistage et une évaluation du statut nutritionnel des enfants.

Activité 4: Appui à la redynamisation des COGES (Comité de gestion santé des aires de santé) à travers le recyclage et formation continue.

Activité 5: Mise en place des initiatives à base communautaire pour assurer le système de référence des malades des communautés vers les centres de santé.

R.2

Activité 1 : Prise en charge des populations éloignées et déplacées par la clinique mobile

Activité 2 : Appui au système de référence et contre-référence des cas compliqués à travers nos cliniques mobiles des communautés vers les structures de santé des Districts.

Activité 3 : Mise en place d’un mécanisme via les cliniques mobiles pour assurer une supervision des activités communautaires

R.3

Activité 1 : Appui aux activités de santé de la reproduction (CPN/Accouchements assistés/CPON) au niveau des CSI et HD

Activités 2 : Appui à la prise en charge des cas simples et urgences pédiatriques (OPD/IDP) et obstétricales au niveau des structures de santé (HD et CSI)

Activité 3 : Appui au système de référencement des cas compliqués vers les hôpitaux de Filingué, Tillabéri ou Niamey (urgences pédiatriques, grossesses compliquées etc.)

Activité 4 : Formation des personnels de santé sur la PCIME, la SONUB/SONUC

• Objectif de l’audit

Le projet mis en œuvre par ALIMA, financé par l’AFD à hauteur de 50%, doit faire l’objet d’un audit financier externe pour les dépenses réalisées dans le cadre du projet. Le recrutement d’un auditeur externe est l’objectif des termes de référence ici présents.

L’auditeur sélectionné devra exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur le rapport financier établi par ALIMA pour les dépenses mises en œuvre dans le cadre du projet L’auditeur devra :

• Respecter la liste des vérifications à accomplir, présentée en annexe 2,
• S’assurer de la conformité des rapports financiers au modèle requis par l’AFD,
• S’assurer de l’éligibilité des dépenses effectuées durant le projet et reportées dans les rapports financiers
• Se prononcer sur le respect des procédures listées dans la Convention de financement avec l’AFD et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD (https://www.afd.fr/fr/les-organisations-de-la-societe-civile)
• Certifier les rapports financiers à présenter à l’AFD
• Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur.

Organisation de l’audit

IV1. Méthodologie et approche de l’audit

Le consultant proposera une note méthodologique pour la réalisation de cet audit. Celle-ci devra notamment préciser la méthodologie d’échantillonnage permettant d’assurer la représentativité des dépenses à contrôler au niveau global et pour chaque rubrique budgétaire.

Celle-ci sera présentée sous forme de note méthodologique.

IV2. Lieu d’Intervention

Les interventions se dérouleront principalement :

– au bureau d’ALIMA à Dakar, au Sénégal ou à distance selon la situation

• Déroulement et étendue de l’audit

L’audit se déroulera en deux temps :

V1. Réunion de cadrage avec l’auditeur

Cette réunion devra se tenir suite au choix de l’auditeur. L’objectif principal de cette réunion est une bonne compréhension par l’OSC du périmètre et des modalités de contrôle de l’audit. Elle permettra entre autres de s’entendre sur le timing de l’audit en lien avec nos disponibilités et celle des équipes terrain.

Cette réunion permettra à l’OSC de renforcer les procédures internes indispensables au respect de ses obligations contractuelles afin, à terme, de faciliter le travail de contrôle de l’auditeur et de limiter au maximum le taux de dépenses inéligibles constatées en fin d’exécution de projet. Cette réunion peut également permettre à l’auditeur d’émettre des recommandations à l’OSC.

V2. La réalisation et la restitution de l’audit financier

L’examen comprendra comme tâches principales de :

• S’assurer que toutes les dépenses ont été encourues conformément aux dispositions prévues dans la Convention de financement et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD, avec une vigilance particulière sur les engagements relatifs à la passation des marchés.
• Vérifier les critères d’éligibilité des dépenses reportées dans le rapport financier.
• Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur.

Les critères d’éligibilité des dépenses sont principalement les suivants :

• Les dépenses ont été réellement encourues et ce pendant la période couverte par la Convention de financement
• Les dépenses encourues étaient prévues au budget et sont classées dans la bonne catégorie budgétaire.
• Les dépenses encourues étaient nécessaires à la mise en œuvre du projet
• Les dépenses encourues et reportées dans le rapport financier ont été enregistrées et allouées au projet dans le système comptable de ALIMA ou dans celui de ses partenaires conformément aux normes de comptabilité applicables dans le pays d’établissement de ces derniers et aux pratiques comptables habituelles.

L’auditeur devra réaliser l’ensemble des vérifications mentionnées dans la liste de vérification en Annexe 2. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.

• Rapports à fournir

A l’issue de la réunion de cadrage décrite dans la partie V1 l’auditeur devra rédiger, en toute indépendance, une note de cadrage qui consignera ses principales recommandations pour la mise en œuvre de l’audit financier.

La réalisation de l’audit financier décrit dans la partie V2 devra avoir lieu après la fin du projet prévue le 31 mai 2024. Le rapport d’audit devra être fourni dans les deux mois qui suivent la fin du projet. Il doit impérativement justifier la vérification des dépenses, apporter des commentaires sur chacun des contrôles. Il doit indiquer le montant des dépenses déclarées inéligibles (également commenté pour chaque dépense concernée). Les procédures de mise en concurrence, les rétrocessions et les valorisations doivent également être évaluées et commentées.

La liste de vérification (cf annexe 2) doit être annexée au rapport d’audit.

Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérification des dépenses et formulant les principales recommandations.

Documents de référence:

• La Convention de financement du projet entre ALIMA et l’AFD
• Le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD (https://www.afd.fr/sites/afd/files/2017-12/guide-demande-de-financement-initiative-OSC-AFD.pdf)
• Conventions entre ALIMA et chaque partenaire du projet
• Les rapports narratifs du projet
• Les rapports financiers du projet jusqu’à la fin du projet au 31/05/2024
• Les budgets détaillés du projet
• Les pièces justificatives nécessaires aux vérifications

Proposition technique et financière

Le consultant invité à soumissionner devra fournir les éléments suivants à « ALIMA » :

– Une proposition technique qui devra indiquer :

• La méthodologie proposée pour la conduite de l’audit
• Les références et expériences du consultant (3 pages maximum) ;
• Le CV du ou des intervenants et la répartition des responsabilités ;
• Le calendrier prévisionnel d’intervention ainsi qu’une estimation des charges en hommes/jours ;

– Une proposition financière qui devra indiquer :

• Les coûts totaux de l’audit en EUR TTC
• Les modalités de paiement (échéancier)

Le profil du consultant :

• L’associé signataire du rapport doit être un expert-comptable diplômé et membre des associations professionnelles des Experts Comptables.
• Les personnels associés devront avoir une expérience dans l’audit projet financé par les bailleurs publics français.
• Application de standards professionnels reconnus (IFAC, IDEAS, …)

La Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social complétée et signée par la personne habilitée, si le marché est supérieur ou égal à 20 000 euros (cf. Annexe X.3).

• Traitements des applications

IX.1 Evaluation des applications

Le Consultant sera choisi par la méthode de sélection fondée sur la qualité et le coût :

• Offre technique : compréhension des TDR, méthodologie, expériences du ou des consultants
• Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés par projet, frais annexes, offre globale correspondant au budget disponible

L’évaluation technique suivra la grille d’évaluation suivante :

Critères :

OFFRE TECHNIQUE : 60%

Compréhension des TDR/Présentation de la méthodologie utilisée : 10%

Références et expériences du consultant : 30%

Expériences d’audit de structures ONG : 10%

Expériences d’audit de projets internationaux : 10%

Expérience dans l’audit de financement public : 10%

CV du ou des intervenants/partage des responsabilités : 10%

Calendrier prévisionnel d’intervention/estimation des charges en jour/homme : 10%

OFFRE FINANCIÈRE : 40%

TOTAL : 100%

Une fois les offres reçues et analysées, les demandeurs se réservent le droit de négocier les propositions avec les candidats présélectionnés.

Le demandeur se réserve également le droit de ne sélectionner aucun candidat si aucune offre n’était jugée satisfaisante.

Toute information concernant le projet « Améliorer l’accès aux soins par le renforcement des activités à base communautaire des populations affectées par le conflit dans la région de Tillabéry, Niger » et incluse dans les documents de cet appel d’offres ou fournie séparément doit être traitée de façon strictement confidentielle par le prestataire. Les demandeurs acceptent de ne divulguer ou publier aucune information relative à cet appel à d’offres.

De la même façon, tout document fourni par le prestataire sera considéré comme confidentiel.

IX.2 Budget

Le budget global maximum pour l’audit est de 10 000 euros toutes taxes comprises et toutes missions sur le terrain inclus.

• Envoi des offres

Suite à l’ANO de l’AFD concernant les TdR de cet audit, les résultats de l’offre pour le contrat CNE 1261 01 L aboutiront à la sélection d’un cabinet d’audit indépendant dans le cadre du contrat mentionné.

• Annexes

X.1 Budget du Projet :

N° projet : CNE 1261 01 L

Tranche 1 : 18 mois

Tranche 2 : 18 mois

Types de dépenses (en €) (à détailler et sigles à expliciter)

Total dépenses prévisionnelles (convention) (en €)

Dépenses prévisionnelles (convention) Tranche 1 (en €)*

(automatique)

Dépenses prévisionnelles (convention) Tranche 2 (en €)

(automatique)

Part des dépenses prévues /total dépenses prévues (convention) (en %)

1- Immobilier, équipements technique et mobilier

– Dont immobilier, locaux, terrains, infrastructures

– Dont équipements techniques et véhicules

Informatique

3 049

3 049

0%

– Dont mobilier

Sous total 1 – Immobilier, équipements techniques et mobilier

3 049

3 049

0%

2- Achats et services extérieurs

– Dont intrants, matières premières, marchandises et autres approvisionnements

Prise en Charge

26 831

13 416

13 415

1%

Fonctionnement Structure

39 296

19 648

19 648

2%

Consommable Structure

18 218

9 109

9 109

1%

Intrants Medicaments Nut/Pédia/IPD/OPD/Palu

324 192

192 584

131 608

16%

Dédouanement & Transport National

174 565

87 283

87 282

9%

– Dont fournitures et consommables

Petit Matériel de bureau maison

8 537

4 269

4 268

0%

Fournitures, Conso Informatiques Bureau

23 630

11 815

11 815

1%

– Dont locations hors leasing (salles, véhicules, bureau…)

Loyer Bureaux et Maisons

33 697

16 849

16 848

2%

Fuel (3 Veh 3000 km/mois/veh en raison 18lit/100Km; 538 F/lit )

23 493

11 747

11 746

1%

Location Véhicules

71 548

35 774

35 774

4%

Location Camion

4 116

2 058

2 058

0%

– Dont frais de documentation, de publication et de diffusion

Formation des agents MSP (PFE/ANJE/AME)

45 239

45 239

2%

– Dont autres achats et services extérieurs (téléphone, internet…)

Frais bancaires

1 852

926

926

0%

Frais de Telecommunication

15 077

7 539

7 538

1%

Visibilité Communication

2 500

1 250

1 250

0%

Sous total 2 – Achats et services extérieurs

812 791

459 506

353 285

41%

3- Frais de services, d’études et de prestations externes

– Dont frais de services spécifiques au projet (gardiennage, entretien, maintenance, assurances…)

Maintenance et Charges Bureaux Maisons

33 158

16 579

16 579

2%

Maintenance et Entretien Véhicule/moto

3 857

1 928

1 929

0%

– Dont prestations externes spécifiques au projet (experts honorariés, sous-traitance, études techniques…)

– Dont évaluation externe

Evaluation finale/Capitalisation

25 000

25 000

1%

– Dont audit externe

AUDIT

10 000

10 000

0%

Sous total 3 – Frais de services, d’études et de prestations externes

72 015

18 507

53 508

4%

4- Frais de voyages et déplacement et de mission

– Dont frais de voyages et déplacements

Billets EXPATS Projet Aller/Retour

33 341

16 670

16 671

2%

– Dont frais de mission (y compris perdiem)

Sous total 4 – Frais de voyages et déplacements et de mission

33 341

16 670

16 671

2%

5-Ressources Humaines

– Dont personnel expatrié

NE – Personnel expatrié support Projet

64 500

32 250

32 250

3%

NE – Personnel expatrié support Coordination

131 900

65 950

65 950

7%

– Dont personnel local

NE – Personnel support Projet

89 576

44 788

44 788

4%

NE – Personnel support Coordination

192 370

96 185

96 185

10%

– Dont personnel en appui ponctuel

NE – Traitement unique Staff CRENI HD

160 464

80 232

80 232

8%

NE – Traitement unique Staff COMMUNAUTAIRES

109 957

54 977

54 980

5%

NE – Traitement unique Staff CLINIQUE MOBILE

84 719

42 359

42 360

4%

– Dont personnel siège dédié au projet (si directement impliqués dans les activités du projet et si option 10% ligne D)

NE- Missions assurance qualité et support desk

50 000

25 000

25 000

2%

NE- Reporting HQ

13 500

6 750

6 750

1%

Sous total 5 – Ressources Humaines

896 986

448 491

448 495

45%

Sous total 6- Fonds

0%

A-Sous-total coûts directs (1+2+3+4+5+6)

1 818 182

946 223

871 959

91%

B – Divers et imprévus (5% maximum de la ligne A)

0%

C-Total coûts directs (A+B)

1 818 182

946 223

871 959

91%

D-Coûts indirects

181 818

94 622

87 196

9%

– soit 10% maximum de la ligne C

181 818

94 622

87 196

9%

– soit 12% maximum de la ligne C

0%

TOTAL GENERAL (C+D)

2 000 000

1 040 845

959 155

100%

**N° du projet : CNE 1261 01 L
Tranche 1 : 18 mois
Tranche 2 : 18 mois

Origine des ressources (en €)**
(à détailler et sigles à expliciter)

Total ressources prévisionnelles (convention)
(en €)

Ressources prévisionnelles (convention)
Tranche 1
(en €)*

(automatique)
Ressources prévisionnelles (convention) Tranche 2
(en €)

(automatique)
Part des ressources prévues /total ressources prévues (convention)
(en %)

1 – Contribution de l’AFD et des Ministères français

Subvention de l’AFD (DPA-OSC)

1 000 000

503 677

496 323

50%

Part de la subvention AFD (DPA-OSC) reçue en tranche 1 mais non consommée en tranche 1

Autres financements AFD (à détailler)

Ministères – services centraux et déconcentrés (à détailler)

FFEM (à détailler)

Sous-total 1 – Contribution AFD et des Ministères français

1 000 000

503 677

496 323

50%

2 – Autres ressources mobilisées

2.1 – Ressources d’origine privée

Total des valorisations d’origine privée (cf tableau des valorisations)

0%

Fonds apportés par l’association

0%

Autres fonds privés (à détailler)

à identifier

100 000

50 000

50 000

5%

Recettes locales (à détailler)

Partenaires locaux (à détailler)

Sous-total 2.1 – Ressources d’origine privée

100 000

50 000

50 000

5%

2.2 – Ressources d’origine publique française et internationale

Total des valorisations d’origine publique (cf tableau des valorisations)

0%

UE (à détailler)

UE-ECHO

362 553

184 460

178 093

18%

Agences des Nations-Unies (à détailler)

Agences des Nations-Unies (UNICEF)

16 313

8 300

8 013

1%

Coopérations bilatérales (à détailler)

OFDA_BHA

521 134

294 408

226 726

26%

Sous-total 2.2 – Ressources d’origine publique française et internationale

900 000

487 168

412 832

45%

Sous-total 2 – Autres ressources mobilisées

1 000 000

537 168

462 832

50%

TOTAL GENERAL DES RESSOURCES

2 000 000

1 040 845

959 155

100%

X.2 Questionnaire à remplir par l’auditeur et à remettre à l’Agence Française de Développement

ANNEXE 2 : LISTE DE VÉRIFICATION AUDIT FINANCIER

L’auditeur retenu au titre de l’appel d’offre s’engage à réaliser l’ensemble des vérifications suivantes, et à annexer cette liste complétée et signée au rapport d’audit final. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.

Auditeur (nom/statut/adresse) :

Certification/qualification :

OSC ou partenaire audité :

Dates de l’audit :

N° convention AFD

Montant audité :

Tranches :

1. 1. 1. 1. QUESTIONS DE CONTRÔLE

Oui, le point a été vérifié

Rajouter un commentaire si le point n’a pas pu être vérifié

1. 1. Modalités du contrôle

Une réunion de cadrage entre l’auditeur et l’OSC a-t-elle été tenue dans les 12 premiers mois de mise en œuvre du projet?

L’échantillonnage des dépenses à vérifier a-t-il été défini de façon indépendante par l’auditeur ?

L’échantillon de dépenses à vérifier est-il supérieur à 50% du montant total des dépenses du projet ?

Chaque rubrique du budget a-t-elle fait l’objet de vérifications pour un montant significatif ?

Le contrôle des dépenses gérées localement a-t-il été effectué par l’auditeur ? Si cela est le cas, veuillez expliciter la méthode de contrôle (déplacement sur le terrain, association avec un cabinet d’audit local, remontée des pièces locales au niveau du siège, etc.) ?

1.2. Obligations contractuelles

Les documents contractuels (formulaire de candidature, convention de financement, accord de partenariat) existent-ils ; sont-ils signés et datés ?

Existe-t-il un système clair de gestion comptable et financier ? Les responsabilités de l’OSC, de la coordination du projet, de la gestion et des contrôles financiers ont-elles étés clairement définies ?

Les dispositions incluses dans la convention ainsi que celles prévues par le guide méthodologique en vigueur au moment de l’octroi ont-elles été respectées ?

1.3. Analyse du plan de financement

Le plafond appliqué aux valorisations de 25 % maximum du budget total du projet a-t-il bien été respecté ? Point d’attention, les valorisations ne peuvent pas apparaître dans les contributions de l’AFD et des ministères français.

Les modalités de calcul des valorisations explicitées dans le guide méthodologique ont-elles bien été respectées ?

Le budget convenu contractuellement a-t-il été globalement respecté, dans la limite des règles définies par rubrique budgétaire et partenaire ?

Si vous avez constaté une variation supérieure à 20% du total de chacune des rubriques budgétaires, a-t-elle fait l’objet d’un avis de non objection de la part de l’AFD ?

Dans le tableau des dépenses, les plafonds prévus par le guide méthodologique ont-ils bien été respectés :

– La rubrique « divers et imprévus » est plafonnée à 5 % du total des coûts directs du projet (hors frais administratifs et de structure)

– Si l’OSC a prévu une ligne spécifique « personnel du siège dédié au projet » dans la rubrique budgétaire « Ressources Humaines », les frais administratifs sont plafonnés à 10% des coûts directs du projet

– Si l’OSC a déclaré des frais administratifs à concurrence de 12% des coûts directs du projet, a-t-on vérifié que la rubrique « Frais de voyages et déplacement et de mission » n’inclue que les frais de mission du personnel du siège (perdiems et frais de transport) ?

Les partenaires et parties prenantes bénéficiaires de rétrocessions supérieures à 5 000 € ont-ils été systématiquement signalés à l’AFD ?

1.4. Vérification du système comptable

Dans la comptabilité de l’OSC, existe-t-il un code analytique dédié aux recettes et dépenses induites par le projet ?

Le montant indiqué dans le rapport d’exécution peut-il être réconcilié avec une liste de dépenses extraite du système comptable ?

Le système d’enregistrement permet-il d’attribuer à chaque dépense une facture ou une pièce comptable d’une valeur probante équivalente ?

Le système d’enregistrement permet-il d’attribuer à chaque dépense un justificatif de paiement (généralement un relevé bancaire, une confirmation de virement bancaire, un ticket de caisse) ?

1.5. Contrôle des dépenses

Conformité à la législation applicable

– Les règles communautaires et nationales ont-elles été respectées ?

– Le processus de passation de marché public est-il conforme concernant :

• Les règles de passation de marché public européennes et nationales/ internes et celles stipulées dans la convention.
• La documentation sur le respect de la procédure retenue (candidatures, lettres de rejet, notification, contrat).
• Les principes de transparence, de non-discrimination, de traitement équitable et de respect de la concurrence ont-ils été respectés ?

Contrôle de l’éligibilité des dépenses

– Les dépenses sont-elles conformes aux critères d’éligibilité explicités dans le guide méthodologique ?

– A-t-on obtenu l’assurance que la dépense n’a pas déjà été subventionnée par un autre financement (UE, régional, local ou autre) non déclaré au plan de financement ? Des contrôles existent-ils afin d’éviter le double-financement ?

Dépenses de personnel

– Les dépenses sont-elles bien liées aux employés de l’OSC ou autrement justifiés au titres des actions prévues dans la convention ?

– Les charges de personnel sont-elles justifiées par des documents tels que les contrats de travail, les bulletins de paie (ou tout autre document de valeur probante équivalente), justificatifs de paiement, détail des calculs pour la détermination du coût unitaire du personnel (jour, semaine, mois), fiches de pointage, feuilles de temps spécifiques au projet ?

– Le calcul repose-t-il sur les coûts réels (salaires bruts + obligations contractuelles de l’employeur pour l’employé ayant effectivement travaillé sur le projet) ?

– Lorsque le personnel ne travaille pas à temps plein sur le projet, le calcul du prorata est-il basé sur une méthode tracée et vérifiable ?

Voyage et hébergement

– Les dépenses de déplacement, perdiem et d’hébergement ont-elles été déclarées conformément à une règlementation interne établie par l’OSC ?

– Les voyages auxquels ces dépenses se rapportent sont-ils justifiés par les objectifs du projet tels qu’ils étaient prévus dans la demande initiale ?

– Les déplacements sont-ils circonscrits aux zones géographiques couvertes dans le projet ? Si extérieurs, ont-ils été explicitement validés avec l’AFD ?

– Les dépenses de déplacement et d’hébergement sont-elles-exclusivement liées à des voyages effectués par des intervenants du projet identifié par l’OSC ou ses partenaires ?

Les dépenses d’équipement

– Le matériel acheté a-t-il été prévu initialement dans la demande de financement ? Si ce n’est pas le cas, y a-t-il une validation de l’AFD par ANO conformément aux dispositions du guide méthodologique (seuil de matérialité > 10 000 € pour les projets de terrain et > 5 000 € pour ceux d’intérêt général) ?

– Dans le cas où un bien matériel est valorisé, la méthode d’amortissement est-elle conforme aux règles de la comptabilité générale ?

– Si le matériel n’a pas uniquement été utilisé pour le Projet, seule une part des coûts réels est-elle allouée au projet ? Cette part est-elle calculée selon une méthode équitable et justifiée ?

Expertises externes

– Les dépenses sont-elles liées aux éléments prévus sur cette ligne budgétaire d’après les caractéristiques mentionnées dans la demande de financement ?

– Le recours à l’expertise externe a-t-il été réalisé en conformité avec les règles de mise en concurrence et de passation stipulées dans la convention ?

Taux de change

– La méthode de conversion appliquée par l’OSC a-t-elle été expliquée et le taux vérifié ?

– Cette méthode est-elle conforme aux dispositions de l’Article 3.2.3 de la convention ?

– Le Bénéficiaire a-t-il spécifié la manière dont il utilisera les sommes générées par les gains de change et compensera les pertes de change pendant la durée de mise en œuvre du projet ?

1. LIVRABLES ATTENDUS

Oui, transmis à l’AFD

Non, pourquoi ?

Un rapport de vérification des dépenses, apportant des commentaires sur chacun des contrôles ainsi que le montant des dépenses déclarées inéligibles et incluant notamment une évaluation sur les appels d’offre, les rétrocessions et les valorisations réalisées au cours du projet.

Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérification des dépenses et formulant les principales recommandations.

X.3 Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social

Intitulé de l’appel d’offres : ______________________________________________ (le “Marché“)

A : _________________________________________________________(le “Maître d’Ouvrage“)

1. Nous reconnaissons et acceptons que l’Agence Française de Développement (l'”AFD“) ne finance les projets du Maître d’Ouvrage qu’à ses propres conditions qui sont déterminées par la Convention de financement qui la lie au Maître d’Ouvrage. En conséquence, il ne peut exister de lien de droit entre l’AFD et notre entreprise, notre groupement et nos sous-traitants. Le Maître d’Ouvrage conserve la responsabilité exclusive de la préparation et de la mise en œuvre du processus de passation de ses marchés et de leur exécution ultérieure.
2. Nous attestons que nous ne sommes pas, et qu’aucun des membres de notre groupement et de nos sous-traitants n’est, dans l’un des cas suivants :

2.1) être en état ou avoir fait l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire, de sauvegarde, de cessation d’activité ou être dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature ;

2.2) avoir fait l’objet d’une condamnation prononcée depuis moins de cinq ans par un jugement ayant force de chose jugée dans le pays de réalisation du Projet pour l’un des actes visés aux articles 6.1 à 6.4 ci-après ou pour tout délit commis dans le cadre de la passation ou de l’exécution d’un marché[1];

2.3) figurer sur les Listes de Sanctions Financières adoptées par les Nations Unies, l’Union européenne et/ou la France, notamment au titre de la lutte contre le financement du terrorisme et contre les atteintes à la paix et à la sécurité internationales ;

2.4) en matière professionnelle, avoir commis au cours des cinq dernières années une faute grave à l’occasion de la passation ou de l’exécution d’un marché ;

2.5) n’avoir pas rempli nos obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou nos obligations relatives au paiement de nos impôts selon les dispositions légales du pays où nous sommes établis ou celles du pays du Maître d’Ouvrage ;

2.6) avoir fait l’objet depuis moins de cinq ans d’une condamnation par un jugement ayant force de chose jugée pour l’un des actes visés aux articles 6.1 à 6.4 ci-après ou pour tout délit commis dans le cadre de la passation ou l’exécution d’un marché financé par l’AFD ;

2.7) être sous le coup d’unedécision d’exclusion prononcée par la Banque mondiale, à compter du 30 mai 2012, et figurer à ce titre sur la liste publiée à l’adresse électronique http://www.worldbank.org/debarr[2];

2.8) s’être rendu coupable de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés dans le cadre du processus de passation du Marché.

1. Nous attestons que nous ne sommes pas, et qu’aucun des membres de notre groupement et de nos sous-traitants n’est, dans l’une des situations de conflit d’intérêt suivantes :

3.1) actionnaire contrôlant le Maître d’Ouvrage ou filiale contrôlée par le Maître d’Ouvrage, à moins que le conflit en découlant ait été porté à la connaissance de l’AFD et résolu à sa satisfaction.

3.2) avoir des relations d’affaires ou familiales avec un membre des services du Maître d’Ouvrage impliqué dans le processus de sélection ou le contrôle du marché en résultant, à moins que le conflit en découlant ait été porté à la connaissance de l’AFD et résolu à sa satisfaction ;

3.3) contrôler ou être contrôlé par un autre soumissionnaire, être placé sous le contrôle de la même entreprise qu’un autre soumissionnaire, recevoir d’un autre soumissionnaire ou attribuer à un autre soumissionnaire directement ou indirectement des subventions, avoir le même représentant légal qu’un autre soumissionnaire, entretenir directement ou indirectement des contacts avec un autre soumissionnaire nous permettant d’avoir et de donner accès aux informations contenues dans nos offres respectives, de les influencer, ou d’influencer les décisions du Maître d’Ouvrage ;

3.4) être engagé pour une mission de conseil qui, par sa nature, risque de s’avérer incompatible avec nos missions pour le compte du Maître d’Ouvrage ;

3.5) dans le cas d’une procédure ayant pour objet la passation d’un marché de travaux ou de fournitures :

1. 1. 1. avoir préparé nous-mêmes ou avoir été associés à un consultant qui a préparé des spécifications, plans, calculs et autres documents utilisés dans le cadre du processus de mise en concurrence considéré ;
      2. être nous-mêmes, ou l’une des firmes auxquelles nous sommes affiliées, recrutés, ou devant l’être, par le Maître d’Ouvrage pour effectuer la supervision ou le contrôle des travaux dans le cadre du Marché.
2. Si nous sommes un établissement public ou une entreprise publique, nous attestons que nous jouissons d’une autonomie juridique et financière et que nous sommes gérés selon les règles du droit commercial[3].
3. Nous nous engageons à communiquer sans délai au Maître d’Ouvrage, qui en informera l’AFD, tout changement de situation au regard des points 2 à 4 qui précèdent.
4. Dans le cadre de la passation et de l’exécution du Marché :

6.1) Nous n’avons pas commis et nous ne commettrons pas de manœuvre déloyale (action ou omission) destinée à tromper délibérément autrui, à lui dissimuler intentionnellement des éléments, à surprendre ou vicier son consentement ou à lui faire contourner des obligations légales ou réglementaires et/ou violer ses règles internes afin d’obtenir un bénéfice illégitime.

6.2) Nous n’avons pas commis et nous ne commettrons pas de manœuvre déloyale (action ou omission) contraire à nos obligations légales ou réglementaires et/ou nos règles internes afin d’obtenir un bénéfice illégitime.

6.3) Nous n’avons pas promis, offert ou accordé et nous ne promettrons, offrirons ou accorderons pas, directement ou indirectement, à (i) toute personne détenant un mandat législatif, exécutif, administratif ou judiciaire au sein de l’Etat du Maître d’Ouvrage, qu’elle ait été nommée ou élue, à titre permanent ou non, qu’elle soit rémunérée ou non et quel que soit son niveau hiérarchique, (ii) toute autre personne qui exerce une fonction publique, y compris pour un organisme public ou une entreprise publique, ou qui fournit un service public, ou (iii) toute autre personne définie comme agent public dans l’Etat du Maître d’Ouvrage, un avantage indu de toute nature, pour lui-même ou pour une autre personne ou entité, afin qu’il accomplisse ou s’abstienne d’accomplir un acte dans l’exercice de ses fonctions officielles.

6.4) Nous n’avons pas promis, offert ou accordé et nous ne promettrons, offrirons ou accorderons pas, directement ou indirectement, à toute personne qui dirige une entité du secteur privé ou travaille pour une telle entité, en quelque qualité que se soit, un avantage indu de toute nature, pour elle-même ou pour une autre personne ou entité, afin qu’elle accomplisse ou s’abstienne d’accomplir un acte en violation de ses obligations légales, contractuelles ou professionnelles.

6.5) Nous n’avons pas commis et nous ne commettrons pas d’acte susceptible d’influencer le processus de passation du Marché au détriment du Maître d’Ouvrage et, notamment, aucune Pratique Anticoncurrentielle ayant pour objet ou pour effet d’empêcher, de restreindre ou de fausser le jeu de la concurrence, notamment en tendant à limiter l’accès au Marché ou le libre exercice de la concurrence par d’autres entreprises.

6.6) Nous-mêmes, ou l’un des membres de notre groupement, ou l’un des sous-traitants n’allons pas acquérir ou fournir de matériel et n’allons pas intervenir dans des secteurs sous Embargo des Nations Unies, de l’Union européenne ou de la France.

6.7) Nous nous engageons à respecter et à faire respecter par l’ensemble de nos sous-traitants les normes environnementales et sociales reconnues par la communauté internationale parmi lesquelles figurent les conventions fondamentales de l’Organisation Internationale du travail (OIT) et les conventions internationales pour la protection de l’environnement, en cohérence avec les lois et règlements applicables au pays de réalisation du Marché. En outre, nous nous engageons également à mettre en œuvre les mesures d’atténuation des risques environnementaux et sociaux telles que définies dans le plan de gestion environnementale et sociale ou, le cas échéant, dans la notice d’impact environnemental et social fournie par le Maître d’Ouvrage.

1. Nous-mêmes, les membres de notre groupement et nos sous-traitants autorisons l’AFD à examiner les documents et pièces comptables relatifs à la passation et à l’exécution du Marché et à les soumettre pour vérification à des auditeurs désignés par l’AFD.

Nom : En tant que :

Signature :

Dûment habilité à signer l’offre pour et au nom de[4]

En date du : jour de :

[1] Dans l’hypothèse d’une telle condamnation, vous pouvez joindre à cette Déclaration d’Intégrité les informations complémentaires qui permettront d’estimer que cette condamnation n’est pas pertinente dans le cadre du marché financé par l’AFD.

[2] Dans l’hypothèse d’une telle décision d’exclusion, vous pouvez joindre à cette Déclaration d’Intégrité les informations complémentaires qui permettront d’estimer que cette décision exclusion n’est pas pertinente dans le cadre du marché financé par l’AFD.

[3] Article à supprimer le cas échéant en cas de marché conclu avec une entreprise publique sans mise en concurrence.

[4] En cas de groupement, inscrire le nom du Groupement. La personne signant l’offre au nom du Soumissionnaire joindra à l’Offre le Pouvoir confié par le Soumissionnaire.