Barranquilla Logistics Officer At Medical Teams International

Main objective

Provides logistical, administrative, and procurement support to the Barranquilla team and colleagues in the Colombia program, as needed. This position serves as a logistics focal point for the program office. With the Leadership of the Regional Program Manager, the Logistics Officer supports the implementation of the programs from a logistical point of view, for which he works in an articulated manner with the Coordinator of the Health Program and the Regional Financial and Administrative Coordinator.

Main responsibilities

Purchase Management:

• Responsible for the correct completion of: Purchase Requests, Analysis of quotes, Purchase Orders, Notes of Assets Received and Payment Documents, established in FOM 13 and purchasing SOPs in Colombia.
• Responsible for collecting and preparing quotes and research for new providers of goods and services, and working with the Operations and Support Manager and Program Managers, analyzing quotes and making recommendations in a competitive bidding process
• He is responsible for managing the minor box at the location and complying with its management policies.
• Work to proactively create, maintain, and grow supplier and contract databases, anticipating new and emerging business needs. Maintain supplier relationships and manage supplier performance in key contracts
• Work with the Operations Manager, to receive and analyze supplier questionnaires, identifying and scaling any critical risk area for the business.
• Responsible for preparing and maintaining purchase documents and filing them at a high level that is sufficient for any future audit requirements or subsequent inquiries, especially ProPacks and purchase tracking documents.
• Trabajar con el Gerente de Programa y Coordinadores del Programa de Salud para crear y mantener un plan de compras actualizado y preciso para planeación, informes y auditorías.
• Trabajar con las partes interesadas internas y externas para determinar las necesidades de adquisiciones, la calidad y especificaciones y los requisitos de entrega, e impulsar mejores prácticas de valor por dinero e integridad en adquisiciones.
• Apoyar al Gerente de Programas con la planificación de adquisiciones, seguimiento (plan de compras) y otros proyectos asignados con la orientación técnica del Gerente de Operaciones y Soporte.
• Gestionar el desarrollo, implementación y seguimiento de acuerdos marco con proveedores específicos.
• Apoyar a los colegas para que comprendan y cumplan con el FOM y los SOP relacionados con los planes de compra.

Gestión de Inventarios:

• Responsable de la gestión de existencias y almacenes en la locación.
• Responsable de la correcta gestión de formatos establecidos en el FOM14
• Responsable del envío mensual de informe de stock al gerente de operaciones y soporte y al Gerente de Programa.
• Contribuir a la solicitud mensual del presupuesto requerido para el área logística.
• Responsable del seguimiento de los equipos y activos en la locación.
• Mantener actualizada la información correspondiente en bases de datos de inventarios y documentos
• Administrar los proveedores y procesos de transporte para la oficina, lo que incluye garantizar el cumplimiento de la política de transporte y todos los protocolos de seguridad.
• Responsable de que todos los activos estén etiquetados, almacenados y rastreados utilizando plantillas establecidas para la gestión de activos.

Logística y seguridad del instalaciones:

• Revisar periódicamente las fechas de vencimiento de elementos como el botiquín, el extintor, así como revisar si los detectores de humo y CO2 están en funcionamiento.
• Comprobar que el sistema de seguridad de la oficina (alarma, Cámara, etc.) está funcionando.
• Atender las necesidades de las instalaciones en la ubicación, desarrollar y mantener relaciones de trabajo constructivas y cooperativas con todos los colegas de Medical Teams International.
• Trabajar con el Gerente de Operaciones, para establecer y monitorear los términos y condiciones de los contratos que vaya a suscribir Medical Teams en la oficina regional.Comprobar que el checklist de seguridad se complemente para cada visita a terreno
• Compartir con el coordinador de seguridad, alertas, situaciones, o eventualidades que puedan comprometer las actividades de MTI
• Realizar el checklist de seguridad para los vehículos que movilizan staff de MTI
• Responsable de la correcta identificación con logos de la organización, a los vehículos que nos presten su servicio para las actividades.

Cupones:

• Apoyo en el estudio de mercado de productos para cupones, para poder establecer el valor de los insumos en cada ciudad.
• Apoyar el proceso de selección de proveedores más adecuados para MTI, pasando por la caracterización, identificación y evaluación de los mismos en las zonas requeridas de cada ciudad.
• Apoyar los procesos de Contratación con proveedores para cupones, incluyendo la recolección de documentos, generación de contratos, otrosí y generación de seguimiento contractual con los proveedores seleccionados.

Otras obligaciones:

• Cumplir y mantener el conocimiento de las reglas, la legislación, los reglamentos, los estándares y las mejores prácticas aplicables, incluidos los requisitos de financiación de los donantes institucionales.
• Responder a consultas y solicitudes de asesoramiento de rutina de manera oportuna y coherente.
• Apoyar la protección de los participantes del programa y los empleados mediante la promoción de un entorno de conciencia y el cumplimiento de las disposiciones del código de conducta de las políticas de protección de Medical Teams contra la explotación y el abuso sexual, protección de niños y adultos vulnerables y políticas laborales libres de acoso. Apoyarse del equipo de voluntarios de cada locación siempre que sea posible.
• Deberes adicionales asignados por el Gerente de Programa y / o el Gerente de soporte de operaciones.

Educación y Certificaciones

• Profesional en administración de empresas, ingeniería Industrial y/o Tecnólogo en logística, cadena de suministros, Administración de negocios u otras carreras afines.

Experiencia

• Mínimo 2 años de experiencia trabajando en logística, preferiblemente con una ONG o una organización sin fines de lucro relacionada con la salud
• La experiencia de trabajar con donantes institucionales (ONU, USAID, etc.) es una ventaja adicional
• Experiencia en gestión de proveedores, acuerdos marco y procesos de compras.

Conocimientos , Competencias y Habilidades

Conocimiento

• Conocimientos básicos y experiencia de trabajo en una Función de Compras, desarrollando, apoyando, manteniendo procesos y sistemas.
• Conocimientos básicos y experiencia de otras funciones de logística, incluida la gestión de flotas, inventarios y activos, que respaldan y mantienen procesos y sistemas.
• Conocimiento de cómo operar un proceso de licitación y vincularlo a los sistemas financieros organizacionales.
• Conocimiento de cómo gestionar eficazmente una cadena de suministro.
• Un buen conocimiento de los procesos de licitación competitiva.
• Conocimiento de las prácticas de gestión de existencia.
• El conocimiento básico de la planificación de flotas y viajes es una ventaja adicional.
• El conocimiento práctico del inglés es una ventaja adicional.

Habilidades

• Habilidades interpersonales y sólidas habilidades de comunicación, tanto verbalmente como por escrito, con la capacidad de ser un oyente activo.
• El dominio de las aplicaciones de Microsoft Office es esencial: aptitud demostrable con Excel
• Habilidades matemáticas y razonamiento.
• Habilidades de negociación demostrables y capaces de identificar impulsores de valor en diferentes tipos de adquisiciones.
• Habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
• Priorice de manera efectiva las solicitudes de soporte de los departamentos internos y de los clientes / solicitantes externos y responda en consecuencia
• Identifique los problemas temprano y comuníquese de manera efectiva
• Capaz de adaptar las estrategias de negociación para hacer frente a nuevas circunstancias o problemas que surjan.
• Experiencia trabajando para una empresa internacional, incluida la sensibilidad intercultural, y para comprender las implicaciones de la organización internacional en los procesos y resultados de adquisiciones.
• Buen juicio y capacidad para formular decisiones.

Competencias

• Capacidad para trabajar como parte de un equipo de alto rendimiento y para apoyar proactivamente al equipo para que sea más efectivo y productivo.
• Orientación al detalle.
• priorización de tareas y carga de trabajo de manera efectiva
• Planifique y programe su propio trabajo, destacando los períodos ocupados previsibles
• Manejo de la confidencialidad
• Entender cuándo los problemas pueden tratarse directamente o deben derivarse al Gerente de Operaciones.
• Demostrar los valores de profesionalismo, objetividad, resolución de problemas y fuerte apoyo al cliente.