Danish Refugee Council (DRC) is one of the world’s leading humanitarian NGOs, working in over 40 countries to provide appropriate assistance and protection to refugees, asylum seekers, internally displaced persons, returnees, people on the move and vulnerable local population/host communities. DRC is currently looking for a highly qualified Spanish and English speaking Head of Base based in Guasdualito, Apure State, Venezuela.
About the work:
DRC is managing its operations in Venezuela, under the direction of the DRC country office in Caracas and four field offices located in the states of Sucre, Apure and Zulia. DRC Venezuela is implementing activities such as protection monitoring, legal assistance, individual protection assistance for people with specific needs, briefings, water, sanitation and hygiene, disaster preparedness, livelihoods and food security.
General purpose of the role:
The Base Manager, in close coordination with the Venezuela Country Director, has overall responsibility for all managerial aspects. These responsibilities are related to operations, personnel, finance, administration and logistics, including any other tasks delegated by the Country Director. All responsibilities for coordinating overall site planning and reporting to donors must be fulfilled in accordance with strategic objectives, donor-approved plans and corresponding deliverables, in close collaboration with the Support Manager, Program Manager and Field Technical Manager.
In charge of developing, monitoring and coordinating the database in accordance with strategies, (annual) plans and budgets and in compliance with DRC’s general guidelines, with an emphasis on relevance, quality, profitability and impact.
Your main duties and responsibilities will be:
Programs:
Planning and strategy:
- Consolidate and develop DRC’s relationship with local authorities, development agencies and other operators.
- Write narrative reports, ensuring coherence between activities, finances and budget.
- Ensure that the work performed is in accordance with general plans and procedures.
- Responsible for overall coordination of the field base including Admin/Log./Finance and Operations, as per DRC policies and manuals. Any other decisions must be consulted with the Area Manager.
- Support logistics in cost analysis for off-field investments/improvements, equipment, and making purchasing decisions with support from Log./Finance.
- Representar a DRC en reuniones de carácter municipal y dar informes sobre operaciones de DRC cuando sea necesario.
- Se encarga de la comunicación e intercambio de información con la comunidad local.
- Se encarga de los temas de seguridad, en coordinación con el oficial de seguridad y el gerente de Area.
- Responsable de la coordinación de visitas.
- Coordinación de la capacitación según sea necesario en colaboración con el gerente técnico de terreno.
- Cualquier otra tarea o función asignada por gerente de área.
- Recopilar informes mensuales, de las actividades en la Base según las instrucciones del gerente de área.
- Apoyar con la elaboración de informes internos, informes a las autoridades y a los donantes según necesidad.
Gestión de personal y bienestar en el trabajo
- Llevar a cabo evaluaciones anuales de objetivos del personal bajo su cargo.
- Establecer los objetivos anuales del personal bajo su cargo.
- Identificar necesidades de desarrollo profesional y asegurar la capacitación de su equipo, tanto continua como por medio de formaciones específicas.
- Atender a las necesidades de los equipos bajo su gestión.
- Asegurarse de que los equipos de la base conocen, entienden, aplican y respetan el reglamento interno así como el reglamento de DRC Venezuela.
- Reportar faltas/infracciones del personal al gerente de área y participar a procesos disciplinarios.
Gestión de presupuesto y finanzas
- De acuerdo con la plantilla de presupuesto proporcionada por los servicios de soporte, y junto con el gerente de área apoyar a la planificación y seguimiento presupuestal mensual para la base.
- Proponer modificaciones necesarias de presupuesto.
- Monitorear la conformidad de los documentos financieros.
Gestión logística
- Apoyar al equipo de cadena de suministros en la identificación y adquisición de los equipamientos y herramientas requeridas, respetando los procedimientos cadena de suministros y administrativos.
- Asegurar el buen uso y almacenamiento adecuado de las herramientas, equipamientos y vehículos.
- Asegurar la visibilidad de DRC y de los donantes pertinentes en todos los equipamientos, dotaciones, herramientas, vehículos, lugares de trabajo (oficina y campamentos), según las indicaciones de DRC y del donante.
- Velar por el cumplimiento de los procedimientos de cadena de suministros y de los donantes.
Experiencia y Competencias Técnicas:
- Al menos 5 años de experiencia en un campo relevante en una ONG
- Experiencia mínima de 3 años en gestión de personas
- Una experiencia laboral sustancial en las áreas de emergencia, sector de desarrollo, especialmente con comunidades de desplazados / refugiados puede sustituir la calificación educativa.
- Experiencia en la gestión de oficinas de campo
- Experiencia en gestión de proyectos y habilidades organizativas comprobadas
- Experiencia en el trato con socios nacionales y autoridades locales / gubernamentales.
- Experiencia profesional en el trabajo con desplazados internos y / o refugiados.
- Buena experiencia en formación y enlace con ONG nacionales
- Experience working in multicultural work environments.
For this role, the best candidate will also demonstrate the ability to think beyond the evidence, to deliver results and solve problems. They will display ingenuity and ambition, as well as a long-term mindset.
Education:
Specialist from a top-tier university in Finance/Accounting, Business Administration or Economics.
We offer:
- The opportunity to belong to one of the best NGOs worldwide.
- Access to over 1,000 free online training courses and certificates.
- Contract duration: subject to budget availability.
- Salary: Band F.
- HCM insurance fully covered by the organization.
- Start date: August/September 2024.
All DRC roles require the incumbent to master the DRC core competencies:
- Achieving excellence: focused on achieving results while ensuring efficient processes.
- Collaboration: Involve relevant people and encourage feedback.
- Taking the initiative: in relation to finding solutions.
- Communicate: listen and speak effectively and honestly.
- Demonstrate integrity: act in accordance with DRC’s vision and values
Application process: All applicants must upload a cover letter (max. 1 page) and an updated CV ( max. 2 pages, without supporting documents ) in Spanish, on the DRC job platform. Applications sent by email will not be considered.
Closing date for applications : Wednesday 4 September 2024 at 11:59 pm Local Time. Please note that applications will be reviewed on a rolling basis and interviews will be scheduled as soon as a suitable candidate is identified. DRC reserves the right to close the vacancy before the closing date once a suitable candidate has been identified.