Base Manager / Gestionnaire de base – Chad At Concern Worldwide

French version below

[EN] About the role: This is a 12 month, replacement role with unaccompanied terms based in Goz Beida, Sila Region, CHAD with a salary of grade 3 €€39,128 – €43,476.

You will report to the Area Coordinator (AC) in Goz Beida and will line manage the Logistics Officer, the HR/Amin Officer, the finance officer and storekeeper the IT Officer. You will work closely with the PMs based in Goz Beida as well as with the Systems Director (SD) based in Ndjamena.

We would like you to start on 1st June 2023.

Your purpose: is to provide day-to-day support to the implementation of the programmes by ensuring that the systems (logistics, finance, administration, and HR) are functioning according to the needs of the programmes and in line with Concern’s policies, procedures and standards. Under the supervision of the AC you will enhance managerial and planning skills of Concern Support staff in Goz Beida and Abéché and contribute to the development of efficient and cost effective systems that meets the IT, Logistics, HR and Admin guidelines, policies and procedures. You will lead the continuous improvement of systems that are in place and suggest amendments as necessary. You will support projects implementation, and provide effective and timely support to all programmes in Goz Beida and Abéché within your areas of responsibilities. The Base Manager will assist the Area Coordinator in the overall security management for Concern’s field operations in Goz Beida and Abéché.

You will be responsible for:

Office Administration

• Overseeing the maintenance and running of Concern premises (office/stores and residence) in Goz Beida and Abeche office ensuring that adequate supplies, staffing and standard operating procedures are in place.
• Ensure the leases for all premises are actively managed, ensuring payment requests (including taxes) are processed on a timely basis and that contract renewals are assessed and implemented or amended on a timely basis this is conjunction with N’Djamena.
• Liaise with the Ndjamena office to ensure efficient and timely systems support and collaboration necessary to implement the programme.

Logistics:

• Ensuring adherence to Concern’s systems and procedures for logistics, with support from the AC and the SD.
• Managing logistics functions (procurement, transport, storage, asset management) in Goz Beida (and potential sub-office) and Abeche office, ensuring all tasks are carried out in a timely manner and in line with Concern’s and donor procedures.
• Fleet and generator management: overseeing and maintaining the programme transport management system, including vehicle movement planning, transport report, etc. and scheduling maintenance/repairs. Special attention will be paid to generator management, maintenance, and fuel management and consumption.
• Managing Concern’s assets in Goz Beida and Abeche office ensuring all assets are recorded, tracked, marked and monitored using a full inventory and asset register.
• Overseeing the efficient management of Concern warehouses and stores in Goz beida and ensuring they are operating in accordance with Concern procedures.
• Contribute to the development of accurate budgets particularly in relation to logistics, transport, stores, administration, communications, security and human resources, for donor proposals and as part of Concern’s annual budget process.
• Directly manage and monitor the Goz Beida and Abeche office transport and admin expenditure and budget.
• Work with the programme teams and the Area Coordinator to develop realistic annual procurement plans and ensure that these are maintained, adhered to, and regularly updated.
• Ensure all Goz Beida Concern staff are trained in order-planning and are aware of the procurement procedures; inform staff about each revision.
• Advice on distribution of relief items to beneficiaries and ensure they are in line with Concern procedures.
• Ensure that logs, transport , HR and admin reports are compiled and produced to a good standard on a regular basis as required.

Human Resources management

• Providing management oversight to the HR/Administration staff. Assist in recruitments (as necessary) and provide training to relevant staff on Concern’s systems and policies and ensure standards of transparency and accountability are in line with Concern policy and donor requirements. In particular work closely with HR staff to build their capacities. Ensure that the Performance Development Reviews of base staff is done in a timely and proper manner.
• Advise on career planning of system staff
• Maintaining up to date staff lists and providing regular staffing reports to the AC and SD, advising on staffing needs.
• Advise on and monitor the implementation of Concern’s HR policy and procedures with respect to both international and national personnel.

Finance Management

• Ensure that cash forecast for support teams are submitted on time to ensure timely transfer of funds
• Manage cash safe and make requests of cash transfers when needed
• Ensure that finance procedures are well applied at Goz Beida and Abeche offices

Security and Representation

• Support the AC in the day-to-day application of the Concern CHAD Security Management Plans (SMP) and Standard Operating Procedures (SOPs) in Goz beida and sub offices through collaboration with the Security Focal Group.
• Perform all security assessment to new/potential operation areas before program teams are deployed
• As asked and/or delegated by the AC:
• Provide briefing to staff and visitors on the SMP and SOPs and ensure all staff are fully aware of their duties and responsibilities related to security.
• Represent Concern with local authorities and/or the UN OCHA Security meetings and other members of the humanitarian community in Goz Beida.
• Under the supervision of the AC, undertake analysis of security incidents and trends in the zone of intervention and surrounding areas, ensuring that line management is regularly briefed on the security situation and advise as necessary in relation to adaptation of work plans and movement plans.
• Ensure that residences, offices and vehicles have a list of goods and equipment required in case of emergency.
• Assist the AC in developing relationships/contact list of other INGOs, OCHA and external stakeholders to follow the evolution of security situation and regularly report feedback to management.
• Ensure that any relevant security information and/or security incident you are aware of is communicated to the AC in a timely manner. This is a responsibility of every Concern staff.
• The BM is a the primary contact for the outsourced security company, monitor and feedback on the quality of the services provided
• Ensure Concern international visitors are introduced to relevant authorities in Goz Beida and Abéché

Safeguarding Policies and responsibilities:

• Adheres and enforces Safeguarding policies in his area of responsibility
• Adheres to Complaint Response Mechanism and facilitates its implementations.

Your skills and experience will include:

Essential:

• Primary degree in logistics, supply chain management or associated discipline
• At least 3 years’ Systems/Logistics experience, with management experience, of which at least two years’ working overseas with an NGO; Logistics/Procurement/Transport/fleet management experience; stores management experience
• Proven ability in report writing
• Excellent communication skills in French, good level of English, both written and verbal
• Strong communication, problem solving and analytical skills. Able to prioritize and handle a diverse and heavy workload.
• Proven analytical, planning and time management skills
• Willingness and ability to communicate with people and to contribute to local staff capacity development
• Good team player, flexible and capable of working with a multinational country team
• Politically and culturally sensitive
• Ability and willingness to live in basic conditions for long periods of time
• Excellent computer skills, including Microsoft Word, PowerPoint and Excel.

Desirable:

• MSc or A degree in development studies or relevant field
• 2 years’ experience in management role
• Outgoing personality with excellent training skills
• Experience of working/living in an insecure environment
• Experience or knowledge of international standards such as SPHERE and Core Humanitarian Standard
• Ability to work under pressure to meet tight deadlines

[FR] A propos du poste : Il s’agit d’un poste de remplacement d’une durée de 12 mois, non accompagné, basé à Goz Beida, dans la région du Sila, au sein du CHAD, avec un salaire de grade 3 de 39 128 € à 43 476 €.

Vous serez sous la responsabilité du coordinateur de zone (AC) à Goz Beida et superviserez le logisticien, le responsable RH/Amin, le responsable financier et le magasinier, ainsi que le responsable informatique. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les PM basés à Goz Beida ainsi qu’avec la Directrice des Systèmes/Operations (SD) basé à Ndjamena.

Nous aimerions que vous commenciez le 1er juin 2023.

Votre objectif : fournir un soutien quotidien à la mise en œuvre des programmes en veillant à ce que les systèmes (logistique, finances, administration et ressources humaines) fonctionnent selon les besoins des programmes et conformément aux politiques, procédures et normes de Concern. Sous la supervision de l’AC, vous améliorerez les compétences de gestion et de planification du personnel de soutien de Concern à Goz Beida et Abéché et contribuerez au développement de systèmes efficaces et rentables qui répondent aux lignes directrices, politiques et procédures en matière d’informatique, de logistique, de ressources humaines et d’administration. Vous dirigerez l’amélioration continue des systèmes en place et suggérerez des modifications si nécessaire. Vous soutiendrez la mise en œuvre des projets et apporterez un soutien efficace et opportun à tous les programmes de Goz Beida et d’Abéché dans vos domaines de responsabilité. Le responsable de base assistera le coordinateur de zone dans la gestion globale de la sécurité pour les opérations de terrain de Concern à Goz Beida et Abéché.

Vous serez chargé(e) de :

Administration de bureau

• Superviser l’entretien et le fonctionnement des locaux de Concern (bureaux/magasins et résidence) à Goz Beida et au bureau d’Abéché, en veillant à ce que les fournitures, le personnel et les procédures opérationnelles normalisées soient en place.
• Veiller à ce que les baux de tous les locaux soient gérés activement, en s’assurant que les demandes de paiement (y compris les taxes) sont traitées en temps voulu et que les renouvellements de contrats sont évalués et mis en œuvre ou modifiés en temps voulu, en liaison avec N’Djamena.
• Assurer la liaison avec le bureau de Ndjamena pour garantir un soutien efficace et opportun des systèmes et la collaboration nécessaire à la mise en œuvre du programme.

Logistique

• Veiller au respect des systèmes et procédures de Concern en matière de logistique, avec le soutien de l’AC et de la SD.
• Gérer les fonctions logistiques (approvisionnement, transport, stockage, gestion des actifs) à Goz Beida (et bureau auxiliaire potentiel) et au bureau d’Abéché, en veillant à ce que toutes les tâches soient exécutées en temps voulu et conformément aux procédures de Concern et des donateurs.
• Gestion du parc automobile et des groupes électrogènes : supervision et maintenance du système de gestion des transports du programme, y compris la planification des mouvements de véhicules, le rapport de transport, etc. et la programmation de l’entretien/des réparations. Une attention particulière sera accordée à la gestion et à l’entretien des générateurs, ainsi qu’à la gestion et à la consommation du carburant.
• Gérer les actifs de Concern à Goz Beida et au bureau d’Abéché en veillant à ce que tous les actifs soient enregistrés, suivis, marqués et contrôlés à l’aide d’un inventaire complet et d’un registre des actifs.
• Superviser la gestion efficace des entrepôts et des magasins de Concern à Goz Beida et s’assurer qu’ils fonctionnent conformément aux procédures de Concern.
• Contribuer à l’élaboration de budgets précis, notamment en ce qui concerne la logistique, le transport, les magasins, l’administration, les communications, la sécurité et les ressources humaines, pour les propositions des donateurs et dans le cadre du processus budgétaire annuel de Concern.
• Gérer et contrôler directement les dépenses et le budget de transport et d’administration des bureaux de Goz Beida et d’Abéché.
• Travailler avec les équipes du programme et le coordinateur régional pour élaborer des plans annuels réalistes de passation de marchés et veiller à ce qu’ils soient maintenus, respectés et régulièrement mis à jour.
• Veiller à ce que tout le personnel de Goz Beida Concern soit formé à la planification des commandes et connaisse les procédures de passation de marchés ; informer le personnel de chaque révision.
• Donner des conseils sur la distribution des articles de secours aux bénéficiaires et s’assurer qu’ils sont conformes aux procédures de Concern.
• Veiller à ce que les journaux, les rapports de transport, les rapports RH et les rapports administratifs soient compilés et produits à un niveau satisfaisant sur une base régulière, selon les besoins.

Gestion des ressources humaines

• Assurer la supervision de la gestion du personnel des ressources humaines et de l’administration. Aider au recrutement (si nécessaire) et former le personnel concerné aux systèmes et politiques de Concern et veiller à ce que les normes de transparence et de responsabilité soient conformes à la politique de Concern et aux exigences des donateurs. En particulier, travailler en étroite collaboration avec le personnel des ressources humaines pour renforcer leurs capacités. Veiller à ce que les examens de développement des performances du personnel de base soient effectués en temps utile et de manière appropriée.
• Conseils sur la planification de la carrière du personnel du système
• Tenir à jour les listes de personnel et fournir des rapports réguliers sur le personnel au CA et au SD, en conseillant sur les besoins en personnel.
• Conseiller et contrôler la mise en œuvre de la politique et des procédures de ressources humaines de Concern en ce qui concerne le personnel international et national.

Gestion financière

• Veiller à ce que les prévisions de trésorerie pour les équipes de soutien soient soumises à temps afin de garantir un transfert de fonds en temps voulu.
• Gérer le coffre-fort et demander des transferts de fonds si nécessaire.
• Veiller à ce que les procédures financières soient bien appliquées dans les bureaux de Goz Beida et d’Abéché.

Sécurité et représentation

• Soutenir l’AC dans l’application quotidienne des plans de gestion de la sécurité (SMP) et des procédures opérationnelles standard (SOP) de Concern CHAD à Goz Beida et dans les sous-bureaux, en collaboration avec le groupe focal de sécurité.
• Effectuer toutes les évaluations de sécurité dans les zones d’opération nouvelles ou potentielles avant le déploiement des équipes de programme.
• Comme demandé et/ou délégué par l’AC :
• Informer le personnel et les visiteurs sur le SMP et les SOP et veiller à ce que l’ensemble du personnel soit pleinement conscient de ses devoirs et responsabilités en matière de sécurité.
• Représenter Concern auprès des autorités locales et/ou des réunions de sécurité de l’UN OCHA et des autres membres de la communauté humanitaire à Goz Beida.
• Sous la supervision de l’AC, procéder à l’analyse des incidents et des tendances en matière de sécurité dans la zone d’intervention et les zones environnantes, en veillant à ce que les responsables hiérarchiques soient régulièrement informés de la situation en matière de sécurité et en les conseillant, le cas échéant, sur l’adaptation des plans de travail et des plans de déplacement.
• Veiller à ce que les résidences, les bureaux et les véhicules disposent d’une liste de biens et d’équipements nécessaires en cas d’urgence.
• Aider l’AC à établir des relations/une liste de contacts avec d’autres ONGI, OCHA et des parties prenantes externes afin de suivre l’évolution de la situation en matière de sécurité et de rendre compte régulièrement à la direction.
• Veiller à ce que toute information pertinente en matière de sécurité et/ou tout incident de sécurité dont vous avez connaissance soit communiqué à l’AC en temps utile. Il s’agit d’une responsabilité qui incombe à chaque membre du personnel concerné.
• Le BM est le premier interlocuteur/ice de l’entreprise de sécurité externalisée, il/elle surveille la qualité des services fournis et fait part de ses observations à ce sujet.
• Veiller à ce que les visiteurs internationaux soient présentés aux autorités compétentes de Goz Beida et d’Abéché.

Politiques et responsabilités en matière de sauvegarde :

• Adhérer aux politiques de sauvegarde et les faire respecter dans son domaine de responsabilité.
• Adhère au mécanisme de réponse aux plaintes et facilite sa mise en œuvre.

Vos compétences et votre expérience sont les suivantes

Essentiel :

• Diplôme en logistique, en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans une discipline connexe
• Au moins trois ans d’expérience dans le domaine des systèmes/de la logistique, avec une expérience de gestion, dont au moins deux ans à l’étranger avec une ONG ; expérience de la logistique/des achats/du transport/de la gestion de flotte ; expérience de la gestion de magasins.
• Aptitude avérée à la rédaction de rapports
• Excellentes capacités de communication en français, bon niveau d’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral.
• Solides compétences en matière de communication, de résolution de problèmes et d’analyse. Capacité à établir des priorités et à gérer une charge de travail importante et variée.
• Compétences avérées en matière d’analyse, de planification et de gestion du temps
• Volonté et capacité à communiquer avec les gens et à contribuer au développement des capacités du personnel local
• Avoir l’esprit d’équipe, être flexible et capable de travailler avec une équipe nationale multinationale.
• Sensibilité politique et culturelle
• Capacité et volonté de vivre dans des conditions rudimentaires pendant de longues périodes.
• Excellentes compétences informatiques, y compris Microsoft Word, PowerPoint et Excel.

Souhaitable :

• Maîtrise ou diplôme en études du développement ou dans un domaine pertinent
• 2 ans d’expérience dans une fonction d’encadrement
• Personnalité extravertie avec d’excellentes compétences en matière de formation
• Expérience du travail/de la vie dans un environnement peu sûr
• Expérience ou connaissance des normes internationales telles que SPHERE et les normes humanitaires fondamentales (Core Humanitarian Standard)
• Capacité à travailler sous pression et à respecter des délais serrés