Business and Admin Support Assistant At World Food Programme

The WFP is looking for candidates of integrity and professionals who share our humanitarian principles.
Staff selection is done on a competitive basis and we are committed to promoting diversity and gender balance.

In accordance with current United Nations policies, female candidates are strongly encouraged

Job Title: Business Support – Program

Type of Contract: Service Contract (SC)

Place of assignment: Port-au-Prince

Position Level: SC4

Duration: 12 months

Position name: 1

Unit: Program / CP Management

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ABOUT WFP

The World Food Program (WFP) is the largest humanitarian agency fighting world hunger. WFP works towards a world where every man, woman and child has constant access to enough food to lead a healthy and active life.

THE CONTEXT AND OBJECTIVE OF THE POSITION:

The World Food Program in Haiti is a major player in the fight against hunger. Several activities are being implemented to reduce food insecurity in the country, including emergency food assistance for the most vulnerable households, the implementation of nutritional activities, those linked to resilience, and school canteen programs. and local purchases then those which aim to strengthen social protection systems. WFP in Haiti is seeking to strengthen its Business Support team linked to the Program to carry out all administrative support tasks for the Program Unit and transactions necessary for the implementation of operations.

RESPONSIBILITIES/OBLIGATIONS:

Under the direct supervision of the head of the Cooperating Partners Management (CPM) unit and the supervision of the head of the “Enablers” section, the Business and Admin Support Assistant must carry out the tasks described below in accordance with the principles, WFP standards and requirements, in order to ensure good management of administrative files for the entire Program unit.

1. Have a good knowledge of the WFP Administrative and Financial Manual and be able to respond to support requests from Unit staff in the event of doubts about the correct procedure to follow;
2. Appuyer l’Unité Programme dans les différentes activités et tâches administratives nécessaires au suivi opérationnel des projets ;
3. Appuyer la mise à jour régulière et le suivi du Plan des Congés, maladies & absences du staff de l’Unité ;
4. Assurer un suivi et rappel pour le Programme Management Team des contrats du personnel en expiration pour éviter tous délais dans les processus de contractation ;
5. Procéder à l’identification de possibles fournisseurs pour des demandes de cotations pour MPO et assurer la demande de cotation et processus suivant, le cas échéant ;
6. Appuyer la création des Micro-Purchase Orders (MPO) ;
7. Préparer et assurer la distribution des invitations et correspondances – internes ou externes – sur de sujets variés, en utilisant la bonne orthographe, la bonne ponctuation et le format correct ;
8. Contribuer à l’organisation de réunions, ateliers, formations selon les nécessités de l’Unité

;

1. Assurer le classement et l’archivage des documents ;
2. Mettre à jour l’inventaire des équipements alloués à la section ;
3. Aider à la préparation des rapports administratifs et rédiger les comptes rendus des réunions ;
4. Préparer des documents d’information pour le Programme Management Team à

l’occasion de voyages officiels ou des réunions spéciales ;

1. Réunir des informations en suivant des orientations claires pour aider d’autres membres du personnel à rédiger des documents et à établir des rapports ;
2. Aider à traiter et à gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources ;
3. Fournir un appui aux membres de l’équipes (CPM) en cas de besoin, sur la création des projets dans le système, le traitement des factures et des réconciliations.

LES LIVRABLES À LA FIN DU CONTRAT :

1. Les tâches et les suivis respectent les délais et qualité attendus.
2. Les informations sur les avancées des différents dossiers sont partages de façon régulière.
3. Toute la documentation de support nécessaire selon standards du PAM est disponible et archivé.

CADRE DE LEADERSHIP DU PAM : NORMES COMMUNES DE COMPORTEMENT :

Montrer l’exemple avec intégrité Met en

pratique les valeurs du PAM,

fait preuve d’humanité et d’intégrité en montrant l’exemple tout en prenant soin des autres

Respecter les valeurs, les principes et les normes du PAM.

Respecte les autres et valorise la diversité

Reste concentré et calme sous la pression

Fait preuve d’humilité et d’une volonté d’apprendre.

Génère des résultats

et tient ses engagements Respecte

ses engagements et

s’adapte facilement au changement

Fournit des résultats pour un impact maximal

Délègue de manière appropriée

S’adapte facilement au changement

Promeut un travail d’équipe collaboratif et un esprit d’inclusion Promeut un

esprit inclusif et

collaborative , and contributes to a culture of learning and personal development

Is inclusive and collaborative

Provides timely and constructive feedback

Create and share new perspectives

Apply Strategic thinking  Demonstrate

its  commitment  to

gather different points of view,

analyze options and risks and propose new ways of proceeding

Commonly and

realizes the vision of

PAM

Accept curiosity and new ways of doing things

Analyze and evaluate data

Considers the impact of decisions

Establishes and maintains lasting partnerships  Establishes and maintains external partnerships,  collaborates  with

partners to achieve

common goals

Establishes and maintains lasting partnerships Establishes partnerships

Collaborates to achieve common goals

REQUIRED QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE:

Education:  hold an undergraduate university degree in a relevant discipline (administration, management and accounting or project management, economics and/or legal sciences or similar).

Experience :

• • At least 4 years of professional experience in administration, management, accounting and administration; – Experience in the humanitarian field is an asset.

Knowledge and skills :

• • Able to carry out precise and careful work, produced within deadlines and standards; – Have permanent availability, be dynamic and tolerate working under pressure; – Able to establish and maintain harmonious working relationships with colleagues, superiors, subordinates and external contacts; – Have good adaptation in a multicultural environment and good interpersonal relationships; – Proficiency in basic Microsoft Office software (Excel, PowerPoint, Word) and Internet navigation.

LANGUAGES :

• • Very good command of Haitian Creole (spoken, read, written); • Very good command of French (spoken, read, written); – Fluency in English is an asset.

NB: The contact details of the people/institution cited in the CV must contain an email address and valid telephone number.

Candidates must be of Haitian nationality

Deadline for application submission: February 9, 2024