COOPI is looking for a Regional Administrator for the management of Central African countries
The’Regional Administrator ensures, under its own responsibility, coordination, management, training and support for all administrative activities carried out at the level of Regional Coordination in the region (Cameroon, Chad, DRC, CAR).
The Regional Administrator may be based in Italy and will carry out frequent missions to the countries of the region. The initial briefing and the periodic debriefings will take place in Italy.
Responsibilities
The Regional Administrator is responsible for:
- Control the proper execution of country administrative activities and projects, as well as supporting the activities of Country Administrators in its fields of competence and in accordance with COOPI procedures, manuals and regulations, as well as the contractual rules provided for by the various donors;
- Guarantee that the Directors Country ensure the processing and transmission of relevant reports and forms and, if necessary, intervene by taking the necessary corrective measures;
- Approve them financial reports projects before their transmission to the donor;
- Perform it management control project sites and activities by reporting any anomalies to the regional coordinator and the national coordinator, proposing solution hypotheses;
- Ensure the management of external audits by coordinating and supporting the various Country Coordinators.
More specifically, the implementation of the mission involves the following activities:
Budget:
- Collaborate in the budgets of new projects in accordance with the planning and sustainability of the Regional Coordination;
- Vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des données fournies par les pays pour le budget et les transmettre au siège.
Gestion du projet:
- Au début du projet, recevoir le plan d’approvisionnement du gestionnaire de projet par l’intermédiaire des Administrateurs Pays, le vérifier en s’assurant de sa conformité avec le budget et les procédures nécessaires, et le télécharger dans les outils internes appropriés;
- Demander à Milan et/ou recevoir les coûts italiens des pays de compétence et les transmet à l’Administrateur Pays;
- Assurer le suivi de l’élaboration du plan d’achat;
- Assurer une cohérence constante entre les comptes des projet, des pays et du siège, en vérifiant la cohérence entre eux;
- Vérifier et contrôler les subventions à recevoir;
- Planifier et contrôler le calendrier des rapports à soumettre en Italie et à l’étranger pour les pays de sa zone;
- Vérification et approbation des rapports intermédiaires ou finaux établis sur place; finalisation et approbation des rapports finaux à soumettre depuis Milan;
- Compilation de la réconciliation des projets;
- Soutien aux audits effectués au siège pour les pays de compétence;
- Vérification et analyse de la réconciliation.
Coordination:
- Appuyer la préparation du budget annuel du pays;
- Préparation du budget régional et de son suivi périodique;
- Appuyer l’organisation du travail des Coordinateurs Pays en leur fournissant des orientations (priorités, modalités) de travail;
- Assurer la pérennité de la Coordination Régionale et la décharge des services du siège de Milan;
- Vérification de la viabilité des pourcentages administratifs et des parts monétaires;
- Préparer et vérifier les données comptables et administratives requises par le siège;
- Vérifier qu’un suivi périodique des aspects financiers de chaque pays de responsabilité est en place;
- Mettre à jour des données sur les outils internes pour le traitement des fiches budgétaires.
Sélection et formation:
- Participer à la phase de sélection des Administrateurs Pays;
- Assurre la formation des Administrateurs Pays;
- Contribuer à l’évaluation des Administrateurs Pays à la fin du contrat;
- Participer activement aux processus d’intégration à distance et en personne des nouveaux Administrateurs Pays et, si nécessaire, des autres membres du personnel administratif;
- Effectuer des missions d’intégration pour les nouveaux Administrateurs Pays;
- Superviser en permanence et contrôle périodiquement le travail des Administrateurs Pays, en menant des activités de formation continue;
- Effectuer des missions de suivi et de formation.
Profil du candidat
Essentiel
- Formation universitaire en Sciences Sociales, Sciences d’Affaires ou Techniques;
- Un minimum de cinq ans d’expérience professionnelle pertinente;
- Au moins trois ans d’expérience démontrée dans le domaine de l’aide internationale et du développement dans des pays africains, se trouvant dans une situation similaire;
- Maîtrise des procédures des principaux bailleurs (ex. EU, ECHO, les Agences UN);
- Excellent niveau de communication oral et écrit, d’aptitudes à la négociation, de compétences multitâches et grands de l’organisation;
- Capacité démontrée de travail en équipe nécessaire;
- Expérience de liaison avec les autorités gouvernementales/locales, les OI et les ONG;
- Capacité démontrée de travailler dans des environnements stressants et sous pression;
- Excellente connaissance de la langue française;
- Excellente connaissance du paquet MS office.
Souhaitables
- Connaissance de la langue italienne;
- Précédente expérience dans une mission de COOPI;
- Expérience de travail dans des environnements sujets aux conflits;
- Expérience en matière de logistique, d’approvisionnement et de sécurité;
- Expérience dans la gestion du personnel.
COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.
COOPI is an Italian, independent and secular non-governmental organization, founded in Milan in 1965. For more than 50 years, COOPI is engaged in the fight against poverty with long-term support and a constant presence on the ground alongside the populations affected by the war, socio-economic crises and natural disasters. COOPI’s activities aim to encourage development and respond to emergency situations. In Africa, Latin America and the Middle East COOPI promotes access to water, as well as the right to health and education of the poorest communities.