Chef de secteur subventions et gestion stratégique du portefolio – International candidates At Save the Children

TITRE DU POSTE

CHEF DE SECTEUR SUBVENTIONS ET GESTION STRATÉGIQUE DU PORTEFOLIO

(Les candidatures féminines sont vivement encouragées)

EQUIPE/PROGRAMME : Opération

LOCATION : Bamako, (déplacements réguliers à Sikasso, Mopti, Gao, Niafounké, Ségou et Tombouctou autant que possible)

GRADE ET FOURCHETTE SALAIRE ANNUELLE :

la rémunération de l’expatrié sera conforme à l’expérience et à la qualification du candidat et à la grille des salaires des expatriés.

TYPE DE CONTRAT : International

DUREE DU CONTRAT : 2 ans (renouvelable)

Pas de R&R: à Bamako si le poste est international

RESPONSABILITES SUR LA SAUVEGARDE DE L’ENFANT :

Niveau 3 – le titulaire du poste aura des contacts avec des enfants et/ou des jeunes, soit fréquemment (par exemple, une fois par semaine ou plus), soit de manière intensive (par exemple, quatre jours par mois ou plus, ou la nuit) parce qu’il travaille dans des programmes nationaux, ou qu’il visite des programmes nationaux, ou parce qu’il est responsable de la mise en œuvre du processus de vérification/de sélection du personnel par la police.

CONTEXTE :

Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa vision est un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation. Sa mission est d’obtenir des avancées décisives dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies. Save the Children travaille dans plus de 120 pays. Elle est une organisation de double mandant (développement et humanitaire) dont les programmes sont orientés vers les secteurs de la Protection de l’Enfant, l’Education, la Santé, la Nutrition, la Sécurité Alimentaire et les Moyens d’Existence.

SCI est présente au Mali avec un Bureau Pays basé à Bamako, un Bureau régional basé à Mopti (couvrant les Bureaux terrains de Mopti, de Niafounké, de Tombouctou et de Gao), un Bureau terrain à Sikasso et un Bureau terrain à Mopti. SCI Mali en 2023 travaille avec 25 partenaires de sous-subventions incluant des ONGs nationales et Internationales. Dans le portefolio actuel, SCI Mali reçoit des financements de plusieurs donateurs dont l’USAID, la Commission Européenne y compris ECHO, DANIDA, SIDA, du Gouvernement des Pays Bas, du Gouvernement du Canada, de donateurs particuliers et de Fondations.

Le poste de Chef de Secteur subvention et gestion stratégique a pour mission d’assurer la gestion stratégique des subventions en conformité avec les exigences des bailleurs et d’œuvre à la croissance du portefolio.

RESPONSABILITES PRINCIPALES

Gestion des subventions :

• Fournir un appui stratégique et opérationnel aussi bien que le leadership au sein de l’équipe de Direction et dans l’ensemble des aspects de la gestion des subventions ;
• Fournir des informations de gestion à l’équipe de Direction sur une base régulière sur le statut de chaque subvention, les progrès et les risques ;
• S’assurer de la fiabilité et de la mise à jour des informations fournies à l’équipe de Direction sur le pipeline de financement, le portefolio et les opportunités ;
• Assurer le suivi du portefolio du Bureau Pays ;
• Assurer que toutes les politiques, procédures, processus, systèmes, standards et outils applicables de SCI permettent de répondre aux exigences des donateurs ;
• Collaborer avec le Directeur financier pour assurer que le Bureau Pays a un cadre clair qui permettent d’élaborer le budget prévisionnel annuel, d’effectuer l’allocation des couts, de suivre les budgets des subventions, d’effectuer la planification financière, en particulier assurer l’alignement de ces budgets avec le tracker des subventions ;
• Collaborer avec le contrôleur interne chargé des audits, le Directeur de l’opérationnalisation des programmes, le Directeur financier, la Directrice des ressources humaines pour assurer que les audits réguliers et habituels des donateurs soient anticipés, bien préparés et effectués de la meilleure façon ;
• Travailleur avec les auditeurs internes et externes pour suivre et appliquer les exigences des donateurs ;
• Assurer que les risques anticipés et connus aient des plans de mitigation avec des actions appropriées ;
• Identifier, évaluer, faire des inputs et des recommandations sur les processus de réconciliations (mécanisme de rapportage) entre la finance, les paiements, les achats, les distributions et le suivi évaluation pour assurer de la cohérence des rapports aux donateurs. ;
• Assurer que le système de gestion de subventions (AMS) soit effectivement fonctionnel, mis à jour y compris le répertoire des audits (données et processus) pour toutes les subventions et les sous subventions ;
• Construire et maintenir des relations avec les représentants pays des donateurs, travailler étroitement avec les Bureaux des Membres de SCI pour assurer une communication cohérente, soutenue et régulière avec les donateurs à tous les niveaux ;
• Construire et maintenir de bonnes relations avec les réseaux appropriés et d’autres gestionnaires de subventions des autres organisations à l’intérieur du Pays ;

Exigences et règles des donateurs :

• Assurer que toutes les règles et exigences des donateurs soient appliquées et que le répertoire des audits et des rapports soit appliqué en conformité avec les exigences de toutes les subventions ;
• Assurer que tous les contributeurs clés ont une compréhension claire des exigences et attentes des donateurs à toutes les étapes du cycle de gestion des subventions (écriture de projet, contractualisation, démarrage, mise en œuvre, modification/avenant, rapportage, clôture, audit final) ;
• Assurer que tous les nouveaux staffs reçoivent une orientation sur les outils, les systèmes, les processus de gestion des subventions et les exigences des donateurs applicables à chaque type de poste ;
• Assurer que les processus clés en place pour l’écriture des projets et le reste du cycle de gestion de subventions (format, critères d’éligibilité, exigences, mécanisme de rapportage, suivi évaluation et assurance qualité) reçoivent une attention particulière de tous les acteurs dans un esprit de fidéliser le donateur et privilégier sa satisfaction ;
• Travailler avec l’équipe finance pour apporter des conseils techniques pour des mécanismes d’allocation des couts des donateurs stratégiques dans une vision de minimiser les risques liés à leurs exigences autant que possible (fiche de temps, co-financement etc.) ;
• Assurer que les problèmes potentiels et les requête d’amendement soient signalés promptement aux donateurs à travers les canaux appropriés des Bureaux de Membres de SCI. Ceci peut inclure d’écrire des mémorandums /notes justificatives dans les cas où des dérogations sont nécessaires pour négocier avec le donateur ;

Rapportage aux donateurs:

• Appuyer le processus de rapportage en assurant que tous les staffs des projets soient capables d’obtenir et de comprendre les informations clés afin de produire des rapports de qualité ;
• Mettre en place et appliquer tous les outils et processus appropriés pour permettre au Bureau Pays de soumettre des rapports de qualité aux Bureaux des membres de SCI et aux donateurs, dans les délais en soutien à la mise en œuvre des indicateurs clés de performance du Bureau Pays ;
• Assurer une bonne coordination entre les Bureaux des Membres de SCI, les donateurs et l’équipe terrain du Bureau Pays sur le rapportage, la réactivité et la proactivité et l’adhésion aux schémas de rapportage ;
• Appuyer les revues systématiques des rapports des subventions critiques ou à risque.

Gestion des sous-subventions:

• Gérer le cycle de d’attribution de sous-subventions, en travaillant étroitement avec tous les autres Départements pour assurer que les partenaires de SCI suivent un mécanisme d’évaluation de capacités et de vérification anti-terroriste et fraude (vetting préalable à la contractualisation et au début de la mise en œuvre des activités), de contractualisation et de suivi régulier afin d’assurer que ces partenaires appliquent ou sont en conformité avec les exigences des donateurs ;
• Assurer que les accords de sous-subvention, les termes de références et les modalités de partenariats, les politiques et procédures internes sont en conformité avec les procédures des organisations partenaires y compris la politique de sauvegarde de l’enfant, et plaider pour des ajustements / alignements là ou nécessaire ;
• Assurer que SCI Mali applique systématiquement le principe de rencontres de démarrage de nouvelles subventions avec tous les partenaires de sous-subvention impliquant les staffs programmes, finance, les gestionnaires de Bureaux de SCI ;
• Collaborer avec le Directeur de l’opérationnalisation des programmes, l’équipe de la sauvegarde de l’enfant et l’équipe programme pour la planification et la mise en œuvre des activités de développement des capacités des partenaires de subvention y compris dans un esprit de partenariat sûr (partenariat ne créant pas des incidents aux communautés, aux enfants, aux staffs et autres tiers).

Renforcement de capacités :

• Recruter, former et gérer les staffs du Département ;
• Appuyer les efforts de renforcement de capacité au sein de SCI Mali à travers les formations, les apprentissages, le développement des outils et des manuels ;
• Appuyer l’équipe de gestion de subvention dans le renforcement des connaissances et des capacités des staffs dans tous les départements sur la gestion des gestions des subventions, les exigences des donateurs selon les postes et rôles. Ceci inclut les inductions, les formations, le coaching etc. ;
• Renforcer les capacités des partenaires dans la gestion des sous-subventions et des donateurs.

Représentation

• Assurer la représentation du SCI mali, instaurer la confiance et l’influence auprès des structures et autorités étatiques, des donateurs, des ONG, des Agences UN et d’autres parties prenantes clés, en lien avec le portefolio du Bureau Pays ;
• Représenter le programme dans les fora pertinents et rencontres des donateurs potentiels de SCI Mali à l’intérieur du Pays ;
• Représenter le Bureau Pays aux réunions organisées par SCI et auprès des Bureaux des Membres de SCI sur la gestion des subventions.

Exécuter toutes les autres tâches liées à la fonction et sur demande du superviseur hiérarchique

EXPERIENCES ET QUALIFICATIONS

Essentielles

• Diplôme de Master ou équivalent dans le développement international, les sciences sociales, gestion ou équivalent
• 5 à 8 ans d’expériences professionnelles dans une Organisation de taille similaire ou ayant des enjeux similaires
• 5 à 8 ans d’expériences en opérationnalisation de programmes, supports aux programmes comme la finance, gestion de subvention, gestion de programmes ou l’administration
• Expériences prouvées dans les ONGs à des niveaux de responsabilités croissantes incluant la mise en place et la gestion de subvention ou équivalent
• Très bonnes expériences des exigences des donateurs institutionnels majeurs sur la budgétisation, l’éligibilité, la gestion des situations, la gestion des exigences et le rapportage
• Très bonnes expériences dans les stratégies et mécanismes d’interactions avec les donateurs à un niveau stratégique ;
• Très bonnes expériences dans la contribution active et l’appui stratégique à une équipe de Direction
• Excellente capacité de planification, de coordination et de gestion avec une habileté à organiser des demandes cumulées comprenant des défis et des taches difficiles
• Expérience et capacité avérée dans la gestion et la supervision de staffs avec une grande capacité de coaching et de renforcement de capacités.
• Très bonne capacité dans la résolution des problèmes, l’analyse des tendance et l’attention soutenue aux détails
• Très bonne capacité en informatique et en applications de gestion de subvention (Outlook, système financier, plateformes de gestion)
• Sensibilité à la diversité culturelle et habileté à construire des relations rapides avec des personnes d’horizons divers
• Patient, adaptable, flexible, capable d’improviser, réactif et communique clairement et efficacement sous pression.
• Grande capacité de communication en français et en anglais (écrit et parler).

Désirables

• Expérience antérieure dans la gestion de subvention et dans l’utilisation des plateformes de gestion de subvention dans d’autres organisations
• Savoir produire ou extraire des rapports financiers des systèmes de comptabilité
• Expérience en gestion de projet, suivi ou coordination de financement
• Expérience en contexte humanitaire ou sécuritaire fragile

NB:

ENGLISH: Applicants are advised that Save the Children International does not require any payment or expense during the entire recruitment process. Any request in this direction should be immediately reported.

FRANCAIS : Il est porté à la connaissance des candidats que Save the Children International ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre Organisation.

Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour le test écrit et les interviews.