Chef.fe d’équipe logistique at Danish Refugee Council

Titre de la position: Chef.fe d’équipe Logistique

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Supervisé par: Chef de zone

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Répondant à: Chef de zone

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Duty Station: Dori

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Area of Operation: Burkina Faso

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Période considérée: 12 mois (renouvelable)

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Type de contrat: Contrat de travail national

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Salary & Benefits: Management G niveau 1

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Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

Contexte

DRC est présent au Burkina Faso depuis 2013 et intervient principalement dans les domaines de la protection, de leau hygiène et assainissement, de la sécurité alimentaire et moyens d’existences. L’organisation développe une approche communautaire et recherche, par la mise en œuvre de projets pluridisciplinaires et transfrontaliers, des solutions durables pour les populations affectées par le conflit – refugiés, déplacés internes, populations hôtes, vulnérables.

Avec un million de personnes déplacées à l’intérieur du pays, dont environ 30% sont déplacées depuis un an ou plus, la communauté humanitaire doit constamment réfléchir aux perspectives à mettre en œuvre au niveau programmatique à court, moyen et long terme. DRC est présent au Burkina Faso depuis janvier 2013, avec 6 bureaux de terrain (Dori, Kaya, Ouahigouya, Djibo, Gorom Gorom et Dédougou) et 01 bureau pays à Ouagadougou. Le programme de DRC au Burkina Faso se concentre sur le rétablissement et le développement des communautés avec une approche multisectorielle.

A propos du poste

Il assure et supervise les activités logistiques de la base en respectant entièrement les procédures de DRC, notamment dans des secteurs suivants : approvisionnement, parc véhicules, gestion des équipements technique et des entrepôts, Il s’assure par conséquent de la bonne transmission des informations concernant la gestion logistique. Il est responsable de la gestion et formation de l’équipe locale et notamment (de leur formation continue). Il est chargé d’évaluer les besoins du personnel et d’en informer le chef de bureau.

Supervision technique du personnel Logistique :

· Supervise les chauffeurs et les Assistants Logistiques

· Etabli le planning des chauffeurs

· Participe au planning des repos et vacances du personnel Logistique en collaboration avec l’administration et sous la supervision de l’Area Manager ;

· Assure le suivi des journaliers Logistiques

· Défini la répartition des tâches en accord avec les bonnes pratiques de DRC et entretien à fixer les objectifs réalisables de l’ensemble de l’équipe logistique (Chauffeurs ; assistants logistiques)

Gestion de la flotte

· Compile le planning (véhicules) des mouvements hebdomadaires des différents programmes et partage avec le chef de bureau et la sécurité ;

· Supervise le travail des chauffeurs (maintenance quotidienne, log book, nettoyage des véhicules);

· S’assure que les lots de bord véhicules sont opérationnels à tout moment ;

· Veille au bon archivage des documents relatifs à la gestion de la flotte

· Etabli mensuellement le rapport de suivi de consommation

Gestion des équipements

· S’assure que chacun des équipements est correctement enregistré, identifiable et traçable ;

· Collabore pour la mise à jour des inventaires mensuels de tous les équipements

· Assure la maintenance et l’installation de tous équipements à la demande de ses utilisateurs

· Assure la bonne utilisation, le contrôle et le bon fonctionnement des Thuraya en collaboration avec le Point Focal Sécurité

· Etabli mensuellement le rapport de suivi des équipements

Gestion des stocks

· Supervise la gestion des stocks avec mise en place des outils de stocks

· Supervise les inventaires de stock avec la participation d’un personnel non Logistique

· S’assure de la bonne tenue du stock et du maintien des dispositifs sécuritaires en collaboration avec le Point Focal Sécurité

· Etabli mensuellement le rapport des stocks

Gestion des achats

· Appui le Supply Chain Manager et les Equipes programmes dans l’élaboration des plans d’achats

· Etablir et vérifier que les PR (demandes d’achats/services) sont remplis correctement, articles bien spécifiés techniquement et dûment autorisés.

· S’assure que les procédures d’achat de DRC sont respectées.

· S’assure de la vérification des fournisseurs et de la connaissance du marché local

· Vérifie et assure la mise à jour du suivi des achats et des bases de données fournisseurs/prix

· Partage le suivi des achats (Tableau de suivi des achats ) sur une fréquence hebdomadaire avec le Programme, la Finance et l’Area Manager

· Participe à l’élaboration des contrats cadres

Gestion des bâtiments

· S’assure du suivi des contrats de bail et leur renouvellement en collaboration avec l’Area Manager

· S’assure du bon état des locaux et des entretiens / maintenances (plomberie, électricité etc…)

Reporting et Archivage

· Compile le rapport logistique mensuel pour envoie à l’Area Manager et au Responsable chaine d’approvisionnement Partage le suivi des achats sur une base hebdomadaire

· S’assure du respect du système de classement des dossiers d’achats en fonction de leur statut (de la réception des demandes d’achats jusqu’à la réception des biens ou services)

· S’assure de l’archivage de tous les documents logistiques et d’une bonne transmission des documents entre la Logistique et la Finance

Gestion des ressources humaines

· Identifier les besoins en formation de son équipe afin de produire un support à l’échelle

· Fixer les objectifs de performance de son équipe et réaliser les évaluations de performance en fonction du cycle des évaluation des performances en place

· Organiser des réunions du département logistique pour évaluer la performance et produire un rapport / plan d’action

Qualifications requises

Exigences clés

1. Bac+3 en Logistique, Gestion Commerciale, Administration ou équivalent
2. 2 ans d’expérience en Logistique
3. Très bonne connaissance de Microsoft Office (Excel, Word et Outlook)

Capacite de respecter les délais avec une forte attention sur les cohérences, les détails et la qualité

Compétences et qualités exigées

· À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :

o Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.

o Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.

o Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.

o Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.

o Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.

· Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite

· Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative

· Fort intérêt pour les réseaux engagés dans les Droits Humains

· D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires

· De bonnes capacités organisationnelles sont requises

· Sens de l’éthique exemplaire

· Capacité à travail en équipe et bon sens de l’humour