Consultoría ActivityInfo – Apoyo a la Implementación del Sistema Global de Gestión de Información de Proyectos At Heartland Alliance

1. Antecedentes

Heartland Alliance International (HAI), el brazo internacional de Heartland Alliance, Inc. (HA), una organización sin fines de lucro con sede en los EE. UU. que trabaja para promover los derechos humanos y defender la dignidad humana brindando servicios y promoviendo soluciones para lograr una sociedad global más justa . Con nuestra misión compartida, brindamos una serie de programas que abordan las causas fundamentales de la pobreza, generan cambios sociales e inspiran a las personas a construir una vida mejor no solo para ellos mismos sino también para sus comunidades..

En Colombia hemos trabajado desde el año 2010 con sobrevivientes del conflicto armado y dinámicas de violencia,a través de programas de salud mental innovadores,participativos y basados en la comunidad, incluyendo apoyo psicosocial, equidad de género, acceso a la justicia y atención en salud reproductiva a las poblaciones menos atendidas.

En todos los programas, HAI promueve enfoques progresistas e innovadores para la protección de los derechos humanos y la equidad de género. HAI se enfoca en salud mental especializada y apoyo psicosocial y acceso a servicios legales para personas que han sido víctimas de violencia y abusos contra los derechos humanos. HAI garantiza la seguridad de estas personas y las empodera para participar activamente en sus comunidades e impulsar el cambio social. HAI cree que no puede haber curación sin justicia ni justicia sin curación

1. Antecedentes

HAI esta implementando un sistema de gestión de informacion de proyectos (PMIS) con la finalidad de mejorar la gestión de información y desarrollar una base de datos que facilite la gestión del desempeño del portafolio de proyectos institucional de manera longitudinal y transversal. La solución tecnológica seleccionada por HAI para este PMIS es ActivityInfo.

1. Alcance de la Consultoría

El objetivo de la consultoría es construir en 3 meses los sistema de monitoreo y evaluación (MEL) de al menos 2 proyectos en ActivityInfo e iniciar su implementación. Así mismo, esta consultoría debe contribuir al proceso de adopción de los usuarios finales a través del desarrollo de materiales de capacitación y asesoría técnica durante la consultoría. Esto incluye la elaboración de una guía práctica para crear nuevos sistemas de monitoreo y evaluación en ActivityInfo y una capacitación especializada al equipo MEL en este proceso.

Los sistemas de monitoreo están previamente aprobados por los donantes y los indicadores están definidos (cuentan con hojas de referencia).

El consultor será responsable de los siguiente:

• Realizar con los miembros de la organización que se requieran las reuniones pertinentes para diseñar y planear el sistema de información requerido
• Realizar una prueba piloto de las herramientas para verificar su funcionalidad
• Construir los formatos de captura de datos requeridos para cada proyecto
• Asegurar la relación y lógica entre los formatos para llevar a cabo el conteo único de beneficiarios y gestión de casos
• Construir validación y controles para la calidad de la data
• Implementar protocolos y procedimientos de seguridad para prevenir amenazas potenciales
• Desarrollar reportes para la comparar los alcances contra las metas
• Establecer los permisos adecuados para los usuarios
• Desarrollar materiales de capacitación, incluyendo guías para el usuario sobre los sistemas desarrollados
• Capacitacion via webinar en el uso de ActivityInfo
• Suporte en la adopción de ActivityInfo, incluendo ajustes necesarios y modificaciones según sean necesarios.

El consultor trabajará cercanamente con la Directora DMEL de la Oficina Central, así como también con el equipo MEL de Colombia como partes interesadas y dueños del proyecto. Miembros adicionales de los equipos serán involucrados según sea necesario para asegurar el entendimiento de los procesos y asegurar comprensión de los formularios y flujos de procesos.

1. Entregables y Cronograma

Entregables

Fecha de Entrega

Mapeo de procesos

Octubre 2022

Sistema MEL en ActivityInfo

Noviembre 2022

Materiales de capacitacion

Diciembre 2022

Supporte para la adopción (hasta 60 hrs)

Enero 2023

Condiciones de pago

El valor total a pagar del contrato de prestación de servicios como Consultoría en Comunicación Interna es de Veintiseis millones novecientos mil. ($26.900.000 COP). Distribuidos en cuatro pagos detallados así:

1. Primer Pago – Pago Inicial: correspondiente a seis millones setecientos venticinco mil m/cte. ($6.725.000 COP), correspondiente al periodo del 1 de octubre de 2022 al 31 de octubre de 2022, previa entrega a satisfacción de:

· Mapeo de procesos para al menos 2 proyectos y plan de la estructura de la base de datos.

2. Segundo Pago: correspondiente a seis millones setecientos venticinco mil m/cte. ($6.725.000 COP), correspondiente al periodo del 1 de noviembre de 2022 al 30 de noviembre de 2022, previa entrega a satisfacción de:

· Desarrollo del sistema MEL para almenos 2 proyectos en la base de datos ActivityInfo

· Ambiente de prueba

3. Tercer Pago: correspondiente a seis millones setecientos venticinco mil m/cte. ($6.725.000 COP), correspondiente al periodo del 1 de diciembre de 2022 al 31 de dicembre de 2022, previa entrega a satisfacción de:

· Materiales de capacitación, incluyendo webinar de capacitacion.

4. Cuarto Pago – Pago final: correspondiente a seis millones setecientos venticinco mil m/cte. ($6.725.000 COP), previa correspondiente al periodo del 1 de enero de 2023 al 30 de enero de 2023, previa entrega a satisfacción de:

· 60 horas de suporte en la adopción de ActivityInfo

1. Cualificaciones Profesionales

El consultor/a (o firma consultora) seleccionado deberá cumplir con lo siguiente:

• 5 años de experiencia en sistemas de información, tecnologías de información, administración de sistemas, monitoreo y evaluación, estadística, visualización de datos.
• Experiencia demostrable en sistemas de informacion
• Experiencia y conocimiento demostrable en respuesta humanitaria
• Conocimiento de la ley de protección de datos Colombiana
• Excelentes habilidades de comunicación, incluida la capacidad de presentar y trabajar en problemas técnicos complejos con colegas no técnicos
• Preferible fluidez en inglés