Coordinador Financiero País Venezuela / Colombia – Venezuela At INTERSOS

INTERSOS es una organización humanitaria independiente que ayuda a las víctimas de desastres naturales, conflictos armados y exclusión. Sus actividades se basan en los principios de solidaridad, justicia, dignidad humana, igualdad de derechos y oportunidades, respeto a la diversidad y convivencia, prestando especial atención a las personas más vulnerables.

Términos de referencia

Título del trabajo: Coordinador Financiero País Venezuela / Colombia

Código: SR-57-2019

Lugar de destino: Venezuela

Fecha de inicio: 10/09/2021

Duración del contrato: 6 meses con posibilidad de prórroga

Reportando a: Jefe de Misión

Supervisión de: 4 Personal nacional

Dependientes: Non-family Duty Station /non-accompanied

Contexto general del proyecto.

La crisis política y socioeconómica en Venezuela siguió deteriorándose a lo largo de este año, lo que llevó a un mayor colapso de los servicios, el deterioro de las instalaciones de salud, la seguridad alimentaria y la nutrición entre la población, y uno de los desplazamientos masivos más grandes en la historia de América del Sur. La disponibilidad de alimentos se ve obstaculizada por las restricciones a la importación, y los aumentos de precios reducen el acceso a alimentos, medicamentos y otros bienes básicos.

Desde el comienzo de la crisis hasta la actualidad se estima que unos 5.4 millones de Venezolanos, el equivalente al 18% de la población, han salido del país en busca de oportunidades, de los cuales aproximadamente 1 millón 700 mil han ido al Colombia. No hay indicios de que la afluencia de Venezolanos decrezca en el futuro cercano.

A medida que la crisis en Venezuela sigue deteriorándose, los países anfitriones luchan cada vez más para responder a la afluencia de Venezolanos. El creciente número de personas que ingresan a los países vecinos están ejerciendo presión sobre los servicios básicos e impactando a las comunidades de acogida. Es probable que la provisión de bienes públicos (como atención médica, electricidad, agua, transporte y seguridad) en los países vecinos que acogen a refugiados Venezolanos se deteriore aún más. Los refugiados Venezolanos también corren el riesgo de enfrentar la creciente xenofobia de las comunidades de acogida, así como la explotación, el tráfico de personas y la VBG. Para el año 2022 se espera que el número de Venezolanos que abandonen el país aumente a más de 5 millones.

Actualmente INTERSOS desarrolla proyectos de respuestas humanitarias en Venezuela y Colombia, con principales focos de atención en las personas vulnerables basadas en las temáticas de Protección, nutrición, Wash, y Salud.

Con el objetivo de seguir apoyando las personas en necesidades en Venezuela y Colombia, INTERSOS tiene como planes la estabilidad y la expansión de las dos misiones.

Propósito general del puesto

El/La coordinador(a) financiero(a) país es responsable de la ejecución técnica de todas las actividades contables y financieras de la misión y de los proyectos que se llevan a cabo. En este contexto, prestará apoyo al Jefe de Misión para completar el establecimiento del departamento financiero de la Misión, incluida la preparación de Procedimientos Operativos Estándar (POE) de la Misión, y una vez establecido el departamento, se encargará de éste y de garantizar una gestión correcta y eficaz de los recursos financieros, de conformidad con los procedimientos de la Organización y de los donantes.

Debe garantizar la gestión de la tesorería de la misión, la elaboración de la información financiera y de la ejecución presupuestaria y la optimización de recursos a través de la planificación financiera. Así mismo debe verificar la calidad de los soportes de gastos y preparar informes financieros de proyectos con el apoyo y supervisión del/ de la Coordinador(a) Financiero(a) Regional.

Es también responsable de gestionar y verificar todos los procesos financieros de la misión, realizar todos los cambios necesarios para mejorar estos procesos y garantizar el cumplimiento del manual de procedimientos de la Organización.

El/La coordinador(a) financiero(a) país se encargará también de la gestión administrativa de todos los recursos humanos de la misión, de conformidad con las políticas y leyes nacionales.

Principales responsabilidades y tareas

Tareas de gestión contable y financiera:

• Llevar la contabilidad de misión y de proyectos a través de las herramientas de contabilidad de la Organización y asegurar que el personal que supervise elabore los estados financieros de la Misión de acuerdo con tiempos y normatividades de los dos países.

-Asegurar que los soportes de gastos cumplan las condiciones de los donantes y de las normas internacionales y que su archivo sea conservado de manera adecuada.

-Responsable de la gestión de tesorería, asegurando la conformidad con el presupuesto aprobado.

-Apoyar al Jefe de Misión en la asignación de los costos indirectos/compartidos en los presupuestos.

-Apoyar al Jefe de Misión en la elaboración de presupuestos para las nuevas propuestas de financiamiento y documentos conceptuales, y en brindar una respuesta oportuna a las solicitudes de los donantes.

• Asegurar el correcto proceso de elaboración del presupuesto y participa en la elaboración y seguimiento de los planes de compras de conformidad con los procedimientos vigentes.

-Identificar nuevas necesidades administrativas en relación con las actividades programadas.

-Brindar apoyo a la elaboración de las solicitudes de revisión del presupuesto de los diferentes proyectos a lo largo del año.

-Asegurar la elaboración y presentación de informes financieros intermedios y finales al Jefe de Misión y al/a la Coordinador(a) Financiero(a) Regional para su aprobación.

-Actualizar la situación económica y financiera de la misión y de los proyectos.

-Apoyar a los Jefes de Proyecto y/o Jefe de misión en la elaboración de los planes financieros de proyecto.

-Apoyar al Jefe de Misión en la elaboración, seguimiento y gestión del plan de cobertura anual de la Misión.

-Proporcionar al/a la Coordinador(a) Financiero(a) Regional los contratos y cualquier otra documentación oficial de proyecto.

-Brindar al/a la Coordinador(a) Financiero(a) Regional las informaciones necesarias para la correcta elaboración del flujo de caja.

-Asegurar que los archivos físicos y electrónicos de los informes financieros firmados por el Jefe de Misión y presentados a los donantes se lleven de manera adecuada.

-Cumplimiento de los procedimientos internos y externos

• Garantizar el cumplimiento de los procedimientos de INTERSOS y de los donantes en todos los aspectos financieros y administrativos de la misión, incluida la redacción de POE de la misión para garantizar la correcta aplicación de esos procedimientos.
• Establecer, organizar y gestionar los archivos físicos y electrónicos administrativos de la misión y de los proyectos, sobre la base de los criterios definidos por los Protocolos y las indicaciones del/ de la Coordinador(a) Financiero(a) Regional.
• Preparar y Apoyar las auditorías realizadas en el país y transmitir a la sede central los documentos de todos los proyectos a auditar en Italia.

Ejecución de compras de bienes, obras y servicios:

-Verificar la creación y actualización de la lista de proveedores precalificados, según lo indicado por el Jefe de Misión, para su posterior participación en procesos licitatorios.

• Garantizar la preparación y ejecución adecuadas de los procesos de adquisición de bienes, obras y servicios y la conformidad con los procedimientos de INTERSOS y de los donantes.
• Valida financieramente las cotizaciones, procesos licitatorios, contratos, facturas y pagos.

-Verificar que los gastos y cuentas por pagar en materia de adquisiciones se ajusten a la disponibilidad presupuestaria y al nivel actual de gastos (IMP).

-Asegurar que el inventario y los documentos relacionados se lleven de manera adecuada.

Gestión administrativa de los recursos humanos:

-Supervisar la elaboración de la nómina siguiendo la aplicación del procedimiento de INTERSOS y los requisitos de las leyes nacionales.

-Apoyar al Jefe de Misión en la identificación de las leyes laborales vigentes.

• Asegurar el pago correcto y oportuno a terceros.

-Gestionar el registro del personal local, subdividido por proyecto; y presentar al Asesor Legal y/o Contable para el pago de los impuestos, aportes parafiscales y prestaciones sociales, y otros pagos o compromisos legales en relación con el personal debidos a las autoridades pertinentes.

-Coordinar y dar seguimiento junto con los Asesores externos a los asuntos fiscales, laborales, administrativos y afines que puedan surgir.

-Asegurar que los archivos físicos y electrónicos de los procesos de selección, contratación, pago y liquidación del personal se lleven de manera adecuada.

-Con el soporte del Departamento de Recursos Humanos de la sede, elaborar el Reglamento Interno para el personal de las misiones Venezuela y Colombia.

-Con el soporte del Departamento de Recursos Humanos de sede, elaborar la escala salarial de las misiones Venezuela y Colombia y averiguar su coherencia con la tabla de funciones.

-Asegurar una gestión adecuada de tesorería en la misión y en las bases.

-Gestionar la tesorería de la misión (cuentas bancarias y cajas), según los criterios contables del donante, INTERSOS y la legislación colombiana/venezolana.

-Asegurar la gestión de las cajas y de las cuentas bancarias de la misión y proporcionar al/a la Coordinador(a) Financiero(a) Regional estados de cuenta bancarios mensuales y conciliaciones bancarias.

-Apoyar al Jefe de Misión en la elaboración de previsiones de tesorería de proyecto.

-Proporcionar al/a la Coordinador(a) Financiero(a) Regional conciliaciones mensuales de efectivo.

Cualquier otra función que no figure en la presente lista, pero que se considere necesaria para la misión y que le indique el Jefe de Misión y/o el/la Coordinador(a) Financiero(a) Regional.

Perfil requerido y experiencia

Educación

Título universitario en contaduría, finanzas, administración de empresas u otro campo relacionado.**

Experiencia profesional

Mínimo de 3 años de experiencia laboral relevante en un puesto similar (administración, finanzas) en el contexto humanitario.**

Requerimientos Profesionales

Capacidad de trabajar bajo estrés y cumplir con los plazos

Capacidad de organización en operaciones de emergencia complejas

Buen conocimiento de MS Office (Word, Excel, Outlook)

Gran capacidad para mantener la confidencialidad Capaz de trabajar de forma independiente

Idiomas

Español nivel avanzado es un requisito obligatorio. Ingles nivel intermedio es también necesario.**

Requerimientos personales

Proactividad y un fuerte enfoque de resolución de problemas

Flexibilidad para adaptarse a un contexto dinámico y al volumen de trabajo

Fuerte espíritu de equipo, cómodo en un ambiente multicultural

Capacidad de trabajo y adaptación en diferentes entornos

Alta reactividad ante solicitudes inesperadas

Habilidades interpersonales muy fuertes: fuertes habilidades de comunicación y diplomáticas