Coordinateur·trice Logistique at Première Urgence Internationale

Date d’arrivée: Fin mai 2021

Durée de la mission: 6 à 12 mois

Lieu: Kinshasa, République Démocratique Congo

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 200 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 6 millions de personnes dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe de l’Est et en France.

Découvrez nos valeurs et notre histoire.

Positionnement / Stratégie de PUI dans le pays

PUI oriente son action vers le renforcement des capacités de résilience des populations soutenues par ses projets, via une approche intégrée, tout en accentuant ses capacités de réponse/ positionnement rapide sur les crises d’urgence. La capacité des ménages à résister à un choc futur et à mettre en place des stratégies d’adaptation et de survie constitue une priorité dans ce type de contexte, où des déplacements massifs de population se
superposent aux problématiques structurelles.

PUI intervient aujourd’hui dans quatre provinces : Nord-Kivu, Kasaï, Kinshasa et Maï Ndombe.

Historique de la mission et programmes en cours

Aide Médicale Internationale fut la première à intervenir en RDC en 2001, au Sud-Kivu. Première Urgence arriva en 2002 avec une première intervention dans la province de l’Équateur. Afin de consolider une approche stratégique pays et renforcer les capacités d’intervention de PUI en RDC, la fusion des missions/coordination des trois provinces (Katanga, Equateur et Nord Kivu) a été initiée en octobre 2014, avec la création d’une équipe de coordination pays à Kinshasa en soutien aux différents coordinateurs de zones.

Au Nord-Kivu, PUI a historiquement été leader dans la coordination des camps de personnes déplacés et a une longue expérience dans la mise en œuvre de programmes de santé, de relance économique et d’amélioration de la sécurité alimentaire. Au Sud-Kivu elle s’est efforcée de fournir un soutien aux systèmes de santé primaire et secondaire, une assistance aux porteurs du VIH et aux victimes de violences sexuelles. Aujourd’hui, à Goma (Nord-Kivu), PUI met en œuvre un projet de prévention et contrôle des infections dans le cadre de la riposte à l’épidémie d’Ébola.

Depuis l’ouverture de la mission et jusqu’en juillet 2019, PUI a développé plusieurs programmes dans le Sud-Ubangi : accès aux services de soins, sécurité alimentaire, réhabilitation de routes, relance économique… En 2018 et pour 9 mois, PUI a étendu ses activités au Nord Ubangi à travers le projet d’amélioration des conditions de vie et de la résilience des réfugiés centrafricains et des communautés hôtes congolaises.

Pendant plusieurs années, dans le Tanganyika, PUI a soutenu de nombreux centres de santé et communautés. Les activités dans la province ont été interrompues en avril 2020.

Dans Kasaï, PUI appuie des structures de santé et met en œuvre des programmes de lutte contre la malnutrition et l’insécurité alimentaire et de riposte contre la rougeole.

Depuis 2016, à Kinshasa, PUI mène des activités de soutien aux centres de santé afin d’améliorer l’accès aux services de prévention et de prise en charge en santé sexuelle et reproductive, avec un focus sur la prévention et la lutte contre le VIH/SIDA.

Dans le cadre de nos activités en RDC, nous recherchons Un(e) Coordinateur/trice Logistique à Kinshasa

Le/la coordinateur/trice logistique est responsable du bon fonctionnement de la logistique de toute la mission, afin de mettre à disposition les moyens nécessaires au déroulement des activités et programmes.

Responsabilités

Sécurité : Il/Elle assiste le/la Chef/fe de mission dans la gestion de la sécurité. Il/Elle assure la mise en œuvre des aspects logistiques de la stratégie sécurité de la mission, notamment en ce qui concerne les transports, télécommunictations et bâtiments.
Approvisionnements : Il/Elle coordonne les approvisionnements nationaux et internationaux et les livraisons pour les projets et les bases. Il/Elle est garant/e du respect des procédures et des outils logistiques de PUI.
Équipements durables : Il/Elle est responsable de la gestion des équipements informatiques, de télé/radiocommunication et d’approvisionnement en énergie de la mission.
Parc automobile : Il/Elle est responsable de la gestion du parc de véhicules (disponibilité, sécurité, maintenance…), visant le bon fonctionnement de la mission et la conduite des activités en accord avec les budgets disponibles.
Fonctionnement des bases : Il/Elle appuie les équipes dans le cadre des ouvertures, redéploiements et fermetures de bases.
Représentation : Il/Elle représente l’association auprès des partenaires, autorités et autres acteurs impliqués dans les domaines de la logistique et de la sécurité de la mission.
Coordination : Il/Elle appuie les logisticiens des bases dans leur fonction. Il/Elle participe aux réflexions stratégiques de la mission et à la rédaction des propositions de projet. Il/Elle centralise et diffuse l’information logistique au sein de la mission et au siège.
Reporting : Il/Elle s’assure que le pack de reporting logistique mensuel est bien utilisé, mis à jour, corrigé et transmis des bases, à la capitale. Il/Elle en assure la compilation avant transmission au siège chaque mois.

Activités principales

1. ASSURER LA SECURITÉ DES BIENS ET DES PERSONNES

Il/Elle assiste la cheffe de mission dans la définition des outils de gestion de la sécurité sur la mission, en collaboration avec les coordinateurs terrain.
Il/Elle s’assure que les moyens matériels et humains en place sont adaptés au niveau de sécurité optimal des bases et équipes.
Il/Elle participe à la collecte des informations sécuritaires sur les zones d’intervention de PUI et diffuse celles-ci selon les canaux définis.
Il/Elle participe à l’analyse du contexte et des conditions de sécurité sur la mission, alerte et émet des recommandations à la CdM sur d’éventuels changements quant aux risques et mesures de mitigation à mettre en œuvre.
Il/Elle s’assure que les équipes de gardiens et chauffeurs sont informés des règles et procédures de sécurité, notamment les risques à prévenir, les informations à remonter et les attitudes à observer (réunions régulières et formations si nécessaire).
Il/Elle procède à des évaluations logistiques des conditions de sécurité dans les zones d’intervention de PUI et en dehors, selon les perspectives de développement opérationnel.

2. GÉRER LA CHAÎNE D’APPROVISIONNEMENT

Achats :

Il/Elle est garant du respect des procédures d’achat, entre le terrain, la capitale et le siège, de l’achat direct à l’appel d’offre international, et supervise les processus d’achats de l’ensemble de la mission. Il/elle travaille en collaboration étroite avec le/la demandeur/euse des achats à forte spécificité technique et réalise les tests de conformité appropriés.
Il/Elle s’assure que les contrats passés sont adéquats en termes d’efficacité et de protection pour PUI.
Il/Elle centralise et optimise le regroupement des achats.
Il/Elle supervise l’identification et le référencement de fournisseurs et dispose de cotations détaillées pour les achats récurrents. Il/Elle consolide/met à jour le catalogue de prix de la mission.
Il/Elle assure la bonne gestion de l’archivage des dossiers d’achats.

Transport :

Il/Elle oriente vers les modes de transport et de conditionnement des marchandises les plus efficients/pertinents.
Il/Elle supervise les acheminements et livraisons de matériels jusqu’à leur destination finale.
Il/Elle coordonne l’acheminement des marchandises en provenance de l’étranger avec le département logistique au siège et supervise le processus de dédouanement.
Il/Elle s’assure que toutes les procédures d’importation et de dédouanement sont à jour, formalisées et partagées au niveau de la mission et du siège.

Stockage :

Il/elle est garant de la bonne gestion et du suivi des stocks de la mission, selon les procédures et outils de PUI. Il/Elle s’assure que ceux-ci sont connus, compris et appliqués sur toutes les bases de la mission.
Il/Elle s’assure que les sites de stockage sont appropriés aux besoins de la mission et des marchandises à stocker (emplacement, aménagement, sécurité, salubrité…).
Il/Elle organise les flux de marchandises, veille à la réception en qualité et en quantité des biens attendus et réalise des contrôles physiques des marchandises stockées. Il/Elle est attentif aux dates de péremption.
Il/Elle s’assure du bon référencement des documents de mouvements/ transferts. Il/Elle contrôle les rapports de stocks sur une base mensuelle

3. GÉRER LES ÉQUIPEMENTS DURABLES DE LA MISSION : INFORMATIQUES, TÉLÉCOMS, ÉNERGIE

Il/Elle définit avec les équipes opérationnelles les besoins techniques de la mission et veille à leur financement, notamment dans le cadre de la préparation de nouveaux projets.
Il/Elle émet des recommandations techniques sur le choix des équipements informatiques, de télé/radiocommunication et d’approvisionnement en énergie. Il/Elle valide les choix des fournisseurs pour l’achat de nouveaux équipements.
Il/Elle valide l’affectation des équipements, élabore les procédures d’utilisation et forme à leur manipulation.
Il/Elle assure le suivi des équipements (état, localisation, propriétaire/bailleur…) par la mise à jour régulière des outils de suivi (liste d’équipements) et la tenue d’inventaires physiques.
Il/Elle supervise l’installation des équipements et s’assure de leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires.
Il/Elle contrôle la consommation des équipements et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation.

4. GÉRER LE PARC AUTOMOBILE DE LA MISSION

Il/Elle définit les moyens de transport adaptés aux besoins des projets de la mission et veille à leur financement, notamment dans le cadre de la préparation de nouveaux projets.
Il/Elle assure le suivi des véhicules (état, localisation, propriétaire/bailleur…) et la mise à jour régulière des outils de suivi.
Il/Elle s’assure du bon fonctionnement des véhicules, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires.
Il/Elle contrôle la consommation des véhicules et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation. Il/Elle s’assure de la mise en place et du respect des plannings et d’outils de suivi de la gestion du carburant et de la maintenance (log books).
Il/Elle veille en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité…).

5. APPUYER LE FONCTIONNEMENT DES BASES (Installation / Fonctionnement / Fermeture)

Il/Elle contribue activement à l’ouverture et la fermeture de base et éventuels redéploiements. Il/elle appuie le coordinateur terrain pour l’organisation du volet logistique (installation équipements, recherche de bâtiments, processus de fermeture…).
Il/Elle planifie et appuie les réhabilitations et installations nécessaires sur les différentes bases.

6. ASSURER LA CIRCULATION DE L’INFORMATION, LA COORDINATION ET LA REPRÉSENTATION SUR LES QUESTIONS LOGISTIQUES

Il/Elle a une compréhension fine et précise des enjeux logistiques globaux de la mission.
Il/Elle accompagne les logisticiens des bases dans l’exercice de leur fonction (entretiens réguliers à distance, visites terrain, accompagnement à la prise de poste, formations,…) et appuie les coordinateurs terrain dans le traitement et le suivi des problématiques logisitiques.
Il/Elle assure une circulation efficace de l’information logistique aux équipes terrain, capitale et siège.
Il/Elle rédige ou participe à la rédaction des rapports internes pour tout ce qui concerne la logistique de la mission.
Il/Elle participe à la gestion financière et administrative dans son domaine d’activités. Il/Elle veille au respect des lignes budgétaires allouées au département logistique et établit ses besoins mensuels en trésorerie.
Il/Elle participe à la rédaction de documents de projet en apportant un appui technique (chiffrage, estimation des besoins) et prépare les plans d’approvisionnement avec les personnes concernées.
Il/Elle participe à la rédaction des rapports bailleurs (listes d’équipements, stocks restants éventuels) et s’assure de la bonne tenue et de l’archivage des dossiers d’achats (aide, équipements, locations, carburants…). Il/Elle participe à la préparation des pièces logistiques en vue d’un audit.
En externe, il/elle représente PUI auprès des autorités pour toute question d’ordre logistique (enregistrement d’équipements, douanes…).
En externe, il/elle développe et entretient les relations avec les entités partenaires, notamment dans le cadre de forums de coordination ONG et UN, pour toute question d’ordre logistique et sécuritaire.
Il/Elle s’assure que le pack de reporting logistique mensuel est bien complété et transmis chaque mois des bases à la coordination. Il en assure la relecture et la compilation avant transmission au siège.

6. SUPERVISER ET ENCADRER LES ÉQUIPES LOGISTIQUES

Il/Elle supervise l’ensemble de l’équipe logistique, directement ou non. Il/Elle rédige ou valide les profils de postes et réalise ou délègue les entretiens d’appréciation. Il/Elle anime les réunions de travail, arbitre les conflits éventuels, définit les priorités et les chronogrammes d’activités.
Il/Elle participe au recrutement de l’équipe logistique et à la décision de mettre fin à un contrat de travail.
Il/Elle assure et/ou supervise la formation continue aux procédures et outils de PUI des membres de l’équipe logistique, en capitale et sur les bases.
Il/Elle élabore le plan d’action du département logistique en fonction des objectifs définis dans la programmation annuelle de la mission.

Profil

Formation :

Bac + 2 à + 5 – Secteur logistique (achat, transport…)

Expériences professionnelles:

En coordinateur de projets en humanitaire
Expérience réussie de gestion de la sécurité dans un contexte similaire

Connaissances et aptitudes:

Coordination et délégation
Procédures de stocks, gestion de parc de véhicules, télécommunications,…
Procédures des bailleurs institutionnels (OFDA, ECHO, UN…)
Autonomie, force de propositions, prise d’initiative et sens des responsabilités.
Bonne gestion du stress et résistance aux pressions.
Analyse et de discernement.
Adaptation, gestion des priorités et pragmatisme.
Organisation, fiabilité et rigueur.
Écoute, empathie, bonne communication.
Diplomatie et sens de la négociation.
Goût pour la vie en collectivité, au sein d’une équipe multiculturelle.

Langues:

Excellente maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit

Conditions proposées

Contrat à Durée Déterminée: 6 à 12 mois
Date d’arrivée souhaitée: Fin mai 2021
Salaire brut mensuel : de 2 200 à 2 530 Euros selon parcours en Solidarité Internationale + majoration de 50€ par semestre d’ancienneté avec PUI
Frais pris en charge notamment transport AR Domicile / Mission, visas, vaccins
Assurance comprenant couverture médicale et complémentaire santé, assistante 24/24, rapatriement et prévoyance.
Hébergement en maison collective.
Frais de Vie (« Per diem »).
Régime de Break : 5 jours ouvrés à 3 et 9 mois de mission + prime de break.
Régime de congés payés: 5 semaines de CP/an + billet A/R au domicile tous les 6 mois.