Coordinateur·trice Logistique – Bamako – Mali – H/F At ALIMA

ALIMA au Mali :

Depuis Mai 2011, L’AMCP-SP (Alliance Médicale Contre le Paludisme- Santé Population), une ONG malienne dont l’objectif est « d’améliorer l’accessibilité aux soins de santé en général et du paludisme en particulier par la mise en œuvre de stratégies appropriées », et son partenaire, ALIMA (The Alliance for International Medical Action), une ONG internationale, ayant pour objectif de produire des secours médicaux lors de situations d’urgences ou de catastrophes médicales, mais aussi de participer à la réduction de la fracture entre les moyens d’une médecine moderne et l’accessibilité à cette médecine pour une partie de la population mondiale, se sont associés pour prendre en charge, conjointement, un programme de prévention et de prise en charge de la malnutrition et du paludisme au Mali.

Cette collaboration intervient dans le cadre de la reprise d’un projet de Médecins Sans Frontières Belgique dans le cercle de Kangaba, au Sud-est du pays. ALIMA et l’AMCP-SP associent leurs forces, leur expérience et leurs compétences dans cette initiative afin de mener à bien ce projet et lutter ensemble contre la mortalité infantile. L’objectif principal est de réduire la mortalité des enfants de moins de 5 ans et des femmes enceintes liée au paludisme, à la malnutrition et aux maladies fébriles.

En mai 2012, l’AMCP-SP/ALIMA a ouvert un programme de prise en charge médical dans le Nord Mali – Région de Tombouctou, dans les Districts de Diré et Goundam afin d’assurer la continuité et la gratuité de la prise en charge des soins des populations.

Aujourd’hui, l’AMCP-ALIMA est présente dans le DS de Niono, région de Ségou, les DS de Goundam et Diré, région de Tombouctou, le DS de Dioila région de Koulikoro, le DS de Bandiagara et le DS de la Commune I, région de Bamako.

LIEU DU POSTE : Bamako, Mali

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES :

• Rend compte au : Chef de mission
• Référent technique : Référent LOG Desk 2 basé à Dakar
• Collabore avec : tout le monde
• Supervision directe : Responsable Approvisionnement
• Supervision fonctionnelle : Tous les Responsables Logistiques Programme
• Collabore avec : tout le monde (Chefs des projets, Coordinateur Ressources Humaines et Finances, Responsable Pharmacie Pays et les autres acteurs sur les projets)

PROTECTION DES BENEFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTE :

Niveau 3 : Dans le cadre de ses fonctions, le ou la titulaire du poste sera amené·e à visiter les programmes et être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

MISSION PRINCIPALE :

Il/elle a pour mission de garantir le support technique et logistique aux missions, la pertinence et la cohérence des programmes logistiques et de bonne connaissance en Eau, Hygiène et Assainissement en situation précaire, ainsi que l’adéquation des moyens. Bien que généralement basé.e en capitale (Bamako), le.la Coordinateur.trice Logistique est avant tout un acteur de terrain sur lequel il.elle passera au moins 40% de son temps afin de former et d’encadrer les Responsables Logistiques des projets, de veiller à l’application des politiques ainsi qu’à l’utilisation des techniques, des outils et des équipements les plus appropriés.

ACTIVITES PRINCIPALES :

1- Suivi de l’activité et définition des objectifs

1.1. Décrit en analyse son activité dans son environnement :

• Il/elle compile les données logistiques et les analyse ;
• Il/elle participe à la mise en place des outils permettant au Desk et aux équipes de participer au suivi de la mission et aux prises de décisions (Outils de gestion logistiques, sitreps, rapports d’activité, rapports de visites, etc…).

1.2. Participe aux discussions sur la conduite du projet et la définition des objectifs :

• Il/elle se déplace pour assurer la supervision et le suivi des activités logistiques sur les projets.

2- Mise en œuvre des programmes

2.1. Organise et encadre le fonctionnement logistique de la mission (Mali) :

• Il/elle assure la mise à jour des outils: Organigramme, profils de poste, encadrement, formation, procédures de contrôle, etc… ;
• Il/elle contribue à l’évaluation des besoins globaux en RH logistique au niveau de la mission selon les opérations développées ;
• Il/elle contribue au recrutement de logisticiens, superviseurs log mission etc. …. ;
• Il/elle contribue à la responsabilisation et à la formation des logisticiens, éventuellement au cours des semaines de formation avec le soutien du service logistique ;
• Il/elle soutient les missions en définissant les objectifs logistiques assignés à la Logistique et au suivi de leurs réalisations et mises à jour ;
• Il/elle contribue aux briefings et débriefings de tout le personnel logistique expatrié.

2.2. Gestion des activités logistiques et suivi des outils :

• Il/elle met à jour les outils de suivi et d’archives de l’historique de la mission Mali ;
• Il/elle supervise la gestion des déplacements de la mission ;
• Il/elle participe à l’élaboration, au déploiement et au suivi des nouveaux outils au niveau de la mission.

2.3 Organise et contrôle l’approvisionnement des projets :

• Il/elle s’assure de toutes les Commandes internationales et locales, stockage, réception, livraison, transport, etc… ;
• Il/elle appuie les équipes dans le suivi des procédures et les respects de délai d’approvisionnement ;
• Il/elle s’assure de la réalisation et du suivi des plans d’approvisionnement pour tous les projets ;
• Il/elle travaille en collaboration avec le service des achats, et supervise la qualité et l’adéquation des besoins, le respect des plannings, l’organisation des moyens et le suivi requis ;
• Il/elle assure une bonne qualité d’approvisionnement dans le respect des procédures logistiques ALIMA ;
• Il/elle s’assure que les outils de logistique et de gestion des approvisionnements sont appliqués dans toutes les missions et effectuer leur analyse régulière (Chronogrammes d’achats et plans d’approvisionnement) ;
• Il/elle est responsable de la validation technique des moyens logistiques selon les besoins ;
• Avec le service des achats, il/elle soutient les équipes de mission dans le suivi des commandes internationales dans le respect des procédures établies ;
• Il/elle assure le suivi de la gestion des actifs au niveau de la mission (véhicules, informatique et communication) équipements, groupes électrogènes, radio HF / VHF, équipement biomédical, etc.) ;
• Il/elle assure la liaison avec les transitaires pour faciliter le dédouanement de toutes les marchandises importées ;
• Il/elle s’assure que la politique d’approvisionnement des pays ALIMA suit la procédure de liste anti‐terroriste américaine ;
• Il/elle connecte la mission et l’unité d’approvisionnement MSF via le portail ;
• Il/elle s’assure que la politique d’approvisionnement de la mission permet un maximum d’autonomie au projet ;
• Il/elle est le garant de la qualité et condition des stockages des intrants selon les normes au niveau de la mission ;
• Il/elle garantit le respect des procédures de gestion des stocks ALIMA (et bailleurs si nécessaire) ; il/elle assure également un inventaire régulier (mensuel, trimestriel et annuel) des différents biens stockés au niveau de la mission ;
• Il/elle centralise et contrôle les inventaires mensuels, trimestriels et annuels ;
• Il/elle suit et analyse les consommations de nourriture, de carburant et des consommables courants (chlore, produits d’hygiène, kit patient, papeterie, etc..) ;
• Il/elle en lien avec le Responsable Approvisionnement, assure et contrôle la qualité du stockage dans les entrepôts ;
• Il/elle s’assure de la bonne gestion du stock au travers des fiches de stock, en mettant en place des outils de contrôle.

2.4. Planifie et assure le suivi des programmes logistiques des divers projets en adéquation avec les besoins médicaux :

• Etat des lieux, priorités, budget, choix techniques, supervision avancée des projets.

2.5. Organise et encadre le fonctionnement de la logistique de la mission :

• Réunion avec son équipe, briefing des personnels en visites, appui au log terrain.

2.6. Garantit l’adéquation des équipements, leur entretien et leur renouvellement :

• Il/elle dimensionne les équipements en fonction des besoins opérationnels, procédures, gestion parc, anticipé, planifié, renouveler, met en place un plan des entretiens et maintenances des équipements etc… ;
• Il/elle assure la sécurité et le suivi des équipements de communication et informatiques de la mission (identification, l’entretien du parc, inventaire et affectation) ; en lien avec les coordinateurs (programmes et support) et l’informaticien, il/elle identifie les besoins matériels en informatique de la mission ;
• Il/elle assure la qualité internet de la mission.

2.7. Limite les risques pris par les équipes, en veillant à la présence, la fiabilité et la bonne utilisation des moyens et méthodes utilisés pour la sécurité :

• Il/elle met à jour le guide sécu, Informations, équipements, briefing, formation, etc…

2.8. Assure la gestion financière logistique du programme :

• Il/elle élabore le budget logistique et assure les révisés budgétaires en fonction des travaux en cours et planifie les activités à venir ;
• Il/elle garantit la qualité des dossiers d’approvisionnement des différents projets ;
• Il/elle veille à l’application des procédures et outils adéquats dans l’exécution de tous les dossiers techniques suivant les procédures ALIMA ;
• Il/elle définit les implications logistiques dans les « proposals » (besoin, coût, planning, procédures, dérogation éventuelle).

3- Gestion des ressources humaines

3.1. Composition des équipes :

• Il/elle organise le recrutement du personnel dans son activité (avec l’appui de la Coordination RH) ;
• Il/elle organise avec les superviseurs le remplacement du personnel absent.

3.2. Encadrement des équipes :

• Il/elle anime et organise les réunions régulières de son équipe et réalise des comptes rendus de réunion partagés ;
• Il/elle organise la circulation de l’information au sein de son équipe et avec les projets.

3.3. Evaluation et POP :

• Il/elle réalise les entretiens d’évaluation des responsables d’activité dont il a la charge, et délègue la réalisation des entretiens d’évaluation des autres personnels suivant les politiques ALIMA ;
• Il/elle identifie les potentiels au sein de son équipe.

Formation continue :

• Il/elle définit les besoins en formation de son équipe en adéquation avec les objectifs du projet ;
• Il/elle participe à la formation des membres de son équipe par l’accompagnement dans le travail.

4- Mise en œuvre des mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles

• Il/elle participe aux formations et séances de sensibilisation ;
• Il/elle applique les standards relatifs à la prévention des abus ;
• Il/elle s’assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les standards relatifs à la prévention des abus ;
• Il/elle contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur.

5- Responsabilité environnementale au sein du département logistique et de la mission

• Il/elle s’imprègne de la charge environnementale ALIMA pour mener ces activités logistiques ;
• Il/elle veille au dimensionnement des besoins en énergie, transport, gestion de déchet selon la norme environnementale ;
• Il/elle analyse et collecte le bilan carbone de la mission ;
• Il/elle met en œuvre les moyens pertinents en phase avec la politique environnementale : Energie, approvisionnement, transport…… ;
• Il/elle est garant de la politique de gestion des déchets médicaux dans les structures en respectant les protocoles de destruction ;
• Il/elle met en place la politique de recyclage des huiles de moteur – cartouches d’imprimantes.

6- Gestion de la sécurité appliquée au niveau de la mission

• Il/elle supervise la gestion sécuritaire en lien avec le Chef de Mission (analyse des risques, suivi des mouvements, rédaction des guides, mémo sécu,…) ;
• Il/elle évalue et coordonne la mise en place et le respect des mesures de réduction de risques sur toute la mission : mise à jour des outils, choix des bâtiments, briefing…. ;
• Il/elle limite les risques pris par les équipes, en veillant à la présence, la fiabilité et la bonne utilisation des moyens et méthodes utilisés pour la sécurité (informations, équipements, briefing, formation,) ;
• Il/elle aide les missions à atténuer les risques pris par les équipes ;
• Il/elle contribue à appliquer la politique PAX qui correspond à la liste de l’UE des compagnies aériennes non agréées ;
• Il/elle soutient la mission pour la bonne utilisation et la fiabilité de tous les moyens et méthodes utilisés pour but de sécurité et de sûreté ;
• Il/elle contribue à la définition et à la mise en œuvre de tous les éléments passifs / actifs des politiques de sécurité et de sûreté (locaux, gestion des déplacements, protection des données, communication, transport aérien de PAX, structures de santé) ;
• Il/elle contribue, en lien avec le Chef de Mission et le Responsable des Programmes, aux mises à jour et révisions régulières des outils de gestion de la sécurité en mission et partage son expertise en matière de sécurité et de sûreté.

7- Gestion des travaux des constructions / réhabilitation au niveau de la mission

• Il/elle dresse le draft de plan des travaux, les cahiers des charges des travaux, les devis estimatifs, chronogramme des travaux ;
• Il/elle assure le suivi des chantiers selon le cahier des charges, les réceptions provisoires et définitives des travaux selon cahiers des charges ;
• Il/elle assure la maintenance et réhabilitation des infrastructures ;
• Il/elle propose le plan d’amélioration de ses infrastructures selon les besoins opérationnels ;
• Il/elle est le garant des choix de la qualité des bâtiments bureaux et maisons au niveau de la mission.

8- Gestion WASH / PCI COVID 19 au niveau de la mission

• Il/elle assure la mise en place des activités WASH dans nos structures hospitalières selon le protocole standard ;
• Il /elle est le garant des normes standards WASH/PCI au niveau de la mission ;
• Il/elle assure la mise en place des mesures barrières pour la lutte contre COVID-19 selon protocole standard et appuyer le projet COVID-19 sur toutes les dimensions logistiques ;
• Il/elle assure une bonne qualité de l’hygiène hospitalier et la lutte anti vectorielle des structures sanitaires, bureaux et maisons.

9- Représentation et reporting

• Il/elle assure une collaboration active et participe activement aux différents clusters WASH, log UN et forums inter-ONG, en partageant les comptes rendus des réunions au sein de la coordination et avec le Desk si pertinent ;
• Il/elle participe au Mini MAP & MAP ;
• Il/elle est responsable de l’analyse et des compilations du rapport mensuel et hebdo de ses activités ;
• Il/elle est le garant du suivi des packs logistiques sur la mission, de leurs analyses et de leur archivage sur le drive ;
• Il/elle assure le reporting de la logistique bailleur pour tous les bailleurs et sur tous les projets de la mission ;
• Il/elle rédige les rapports des incidents et des rencontres avec les équipes log et projet ;
• Il/elle organise les réunions avec son équipe et participe aux réunions de la coordination et du projet.

Cette description de poste n’est pas exhaustive. Le.la Coordinateur.trice logistique peut être amené.e à assumer d’autres responsabilités et occuper d’autres postes en fonction des besoins RH et des opérations réalisées.

EXPERIENCES et COMPETENCES :

Expériences

• Expérience réussie d’au moins 2 ans sur un poste similaire (avec un gros volume d’activités)
• Expérience reconnue dans la mise en place et le suivi des schémas de gestion logistique et sécurité ONG
• Expérience dans un contexte d’intervention de prise en charge de la malnutrition
• Expérience en gestion d’équipe

Qualités du candidat

• Leadership
• Vision stratégique
• Sens de la diplomatie
• Flexibilité et gestion du stress
• Travail d’équipe et coopération
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Capacité d’organisation
• Autonomie, curiosité et sens critique
• Flexibilité et gestion du stress
• Patience et maturité professionnelle
• Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels
• Bonne condition physique
• Connaissances informatiques de base (Word, Excel et internet)

Langues

• Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé), indispensable
• L’anglais est un atout

Qualités requises/compétences comportementales

• Sens de l’analyse
• Autonomie dans le travail, dynamisme, capacité d’initiative, motivation, esprit d’initiative et réactivité
• Bonne écoute
• Flexibilité et capacité à travailler sous pression
• Capacités de communication et de formateur
• Capacité de travailler en équipe dans un contexte multiculturel et sous pression
• Capacités relationnelles bienveillantes, de travail en équipe et de représentation

CONDITIONS :

Durée et type de contrat : CDD de droit français de 06 mois avec possibilité de prolongation

Prise de poste : Mai 2023

Salaire : Salaire grille salariale ALIMA + valorisation d’expériences + Perdiem

ALIMA prend en charge :

• Les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission
• Les frais d’hébergement
• 2,08 jours de congés par mois
• Per diem journalier
• La couverture médicale du premier jour de contrat à un mois après la date de départ du pays de mission pour l’employé et ses ayants droits
• La politique de break tous les 3 mois (pour 6 mois de mission)
• L’évacuation pour l’employé