Coordinateur·trice logistique – RCA At Triangle Génération Humanitaire

Conditions

Pays : RCA – poste basé à Bangui, avec des déplacements réguliers à Bambari (Ouaka) et à Birao (en Vakaga)

Durée : contrat de 12 mois (renouvelable)

Prise de poste : février 2023

Conditions : Contrat salarié, salaire mensuel brut de 2 300 € à 2 800 € selon expérience, per diem mensuel 606 €, prise en charge d’une couverture médicale à 100% + assurance rapatriement + prévoyance, prise en charge du logement et du transport international et local dans le cadre de la mission, repos tous les 3 mois. Plus d’informations sur www.trianglegh.org , rubrique “Recrutement”.

Possibilité de départ en famille : non.

TGH fait le choix d’une politique de rémunération volontairement simple et transparente, accessible sur notre site www.trianglegh.org Les niveaux de salaires annoncés dans nos offres de poste sont ainsi fixés dans le cadre de la grille de salaire et ne sont pas ouverts à la négociation.

Présentation de TGH

“Acteur d’une solidarité durable et partagée”

Créée en 1994, Triangle Génération Humanitaire, association française de solidarité internationale basée à Lyon, élabore et met en œuvre des programmes d’urgence, de réhabilitation et de développement dans les domaines de l’eau, de l’hygiène et de l’assainissement, du génie civil, de la sécurité alimentaire et des moyens d’existence, de l’éducation et de la protection. TGH travaille actuellement dans 10 pays d’Afrique, d’Asie, d’Europe et du Moyen-Orient.

Présentation de la mission

TGH a débuté son action en RCA en 2007 pour soutenir les réfugiés du Darfour, dans la préfecture de la Vakaga. Aujourd’hui, l’association intervient en Vakaga dans les secteurs de la sécurité alimentaire, de l’eau, de l’hygiène et de l’assainissement, ainsi que de l’éducation. Les projets qu’elle met en œuvre dans la préfecture sont notamment financés par l’Agence Française de Développement et par le Fonds Humanitaire.

Parallèlement, l’association a développé depuis 2011 ses interventions dans la préfecture de la Ouaka.

A Bangui, où le phénomène des enfants des rues connait une progression alarmante, les services de l’antenne mobile mis en place depuis 2014 par TGH garantissent aux enfants un accès à des services socio-éducatifs et médicaux de base et participent au processus de réunification familiale et de placement en famille d’accueil.
TGH travaille en partenariat avec la Fondation de la Voix Du Cœur, ONG nationale majeure dans la protection de l’enfance et en lien avec les acteurs institutionnels concernés par ce public.

La mission globalement est financée à hauteur de 3,5 millions d’euros par différents bailleurs de fonds, dont les principaux sont le FH, l’AFD et l’UNICEF.

L’équipe actuelle est composée de 18 personnels expatriés et d’environ 110 personnels nationaux, répartis sur les différentes bases opérationnelles (Bangui, Birao et Berberati). L’équipe de Bangui est constituée à ce jour de
12 expatriés et d’environ 30 personnels nationaux.

Poste

Le/la Coordinateur·trice Logistique est responsable de la mise en œuvre et de la coordination de la logistique mission. Il/elle est garant du respect des règles et procédures logistiques. Il/elle apporte le meilleur soutien possible aux programmes et au Directeur Pays pour le suivi sécuritaire de la mission.

Il/elle travaille sous la responsabilité du Directeur Pays. Il/elle assure un lien fonctionnel étroit avec le Responsable Logistique expatrié de Birao, lui-même sous la supervision directe du Coordinateur terrain. Il/elle supervise l’équipe logistique de Bangui (dont l’expatrié Responsable Logistique capitale basé à Bangui) et l’équipe logistique de Berberati.

Ses principales responsabilités sont :

DEFINITION ET IMPLEMENTATION D’UNE ORGANISATION LOGISTIQUE EFFICACE POUR LA MISSION

• Elaborer la stratégie logistique de la mission ;
• Participer à l’élaboration de la stratégie opérationnelle de la mission ;
• Assurer la disponibilité des informations logistiques aux autres départements, notamment l’opérationnel ;
• Travailler en coordination étroite avec les départements finance/admin/RH et programme.

COORDINATION DE LA LOGISTIQUE AU NIVEAU NATIONAL

• Respecter les engagements logistiques pris auprès des bailleurs ;
• S’assurer que les opérations logistiques respectent les procédures internes ;
• Piloter et optimiser l’ensemble des activités logistiques :

1. Approvisionnements : superviser et contrôler les achats, réaliser les appels d’offres en coordination avec les logs capitale et bases, contrôler le suivi des contrats cadres, contrôler la mise à jour de la liste des prix et du suivi des commandes, favoriser l’analyse des besoins mission, assurer et contrôler le respect des règles d’archivage, participer et superviser l’élaboration des plans d’achats avec les chefs de projet et l’administration. S’assurer que les dossiers d’achats sont correctement documentés en prévision des audits réguliers. Développer un catalogue de référence produits/fournisseurs et mettre en place un criblage/screening des fournisseurs.
2. Stocks : veiller à la bonne application des procédures de gestion des stocks sur l’ensemble des bases (conditions de stockage, traçage des marchandises, etc.), veiller à l’envoi des rapports mensuels de stock au siège.
3. Equipements : superviser la consolidation de l’inventaire des équipements durables et des immobilisations à l’échelle de la mission, contrôler que la maintenance et l’entretien du parc d’équipement est correctement réalisé (véhicules, générateur, matériel informatique et de communication, etc.…).
4. Moyens Généraux : assurer le suivi et le renouvellement des contrats de location immobilière au niveau national ; appuyer le Responsable Logistique Capitale dans la mise en place d’une stratégie de suivi et de gestion des moyens généraux ; garantir un environnement et un espace opérationnel de travail pour le personnel.
5. Gestion des véhicules / transports : superviser la réalisation et le suivi des convois entre les bases (négociation et contrat avec les transporteurs, préparation des convois, préparation de tous les documents associés), superviser les plannings de déplacements des véhicules et des vols UNHAS entre les bases, superviser la bonne gestion du parc des véhicules à l’échelle de la mission (contrôle technique, assurance, entretien, réparations, consommations, etc.).
6. IT / communication : superviser et adapter les procédures de communication de la mission, s’assurer que les moyens de communication nécessaires au bon déroulement des activités soient disponibles sur la mission, contrôler les coûts de communications (flotte téléphonique, internet) et vérifier que TGH reste en règle vis-à-vis des lois du pays sur les moyens de communication.

GESTION DES TRANSPORTS ET ACHATS INTERNATIONAUX EN LIEN AVEC LE SIEGE

• Réaliser les achats internationaux en coordination avec le siège ;
• Faire la déclaration annuelle d’intention d’importation pour les achats internationaux ;
• Organiser les transports internationaux (choix du transitaire agréé et de la gestion du contrat) ;
• Réceptionner et assurer le dédouanement des marchandises (liste additive des biens pour l’année, exonérations de droits et taxes, renouvellement des admissions temporaires sur nos véhicules importés…).

GESTION D’EQUIPE

• Superviser les équipes logistique dédiées à la mission ;
• Organiser la gestion opérationnelle de son équipe, structurer le travail autour de processus identifiés, piloter la performance et faciliter la résolution des problèmes ;
• Rédiger et/ou vérifier les profils de poste, assister l’équipe dans les recrutements, planifier/organiser les congés du personnel cadre, réaliser des évaluations de compétences ;
• Donner des retours au Directeur Pays sur les enjeux et problématiques soulevées par son équipe ;
• Mettre en place une stratégie de renforcement de capacité de son équipe ;
• Prévenir et gérer les situations éventuelles de fraude et de corruption.

COORDINATION LOGISTIQUE AVEC LES PARTENAIRES

• Assurer la coordination externe pour les aspects logistiques (Réunions inter-ONG, cluster Logistique, RLH, etc.) ;
• Elaborer dans les délais et en qualité la partie logistique des « proposals » et rapports bailleurs ;
• Définir avec les partenaires les modalités de gestion logistique dans le cadre des projets mis en place ;
• Participer au renforcement de capacités des OSC partenaires à la mise en œuvre des projets ;

REPORTING

• Participer à la rédaction de la partie logistique du rapport de coordination interne ;
• Mettre en place un système de reporting régulier des bases vers la capitale et de la capitale au siège (Rapports Logistiques Mensuels) ;
• Participer à la rédaction de la partie logistique des rapports bailleurs et des propositions de projets.

COORDINATION INTERNE

• Participer aux réunions de coordination interne à la mission et proposer des adaptations pertinentes vis-à-vis du fonctionnement général de la mission ;
• Initier des réunions inter-départements ou inter-bases afin d’assurer le partage d’information sur les procédures, les informations administratives, financières ou liées aux ressources humaines sur la mission ;
• Contribuer à l’élaboration de la stratégie annuelle.

MISE EN ŒUVRE DE LA POLITIQUE DE SECURITE DE LA MISSION

• Participer à la mise à jour des plans de sécurité et des documents de suivi sécuritaire de la mission et des différentes bases ;
• Participer aux réunions hebdomadaires d’INSO (International Safety Organisation) ;
• Veiller à l’application des consignes de sécurité sur toute la mission, en lien avec le Directeur Pays et le référent sécurité national ;
• Informer et former les équipes à la sécurité et aux outils ;
• S’assurer que le matériel et les installations liés à la sécurité sont présents et en bon état de fonctionnement sur toutes les bases ;
• Veiller à l’opérationnalité de la gestion sécuritaire de la mission.

Ces responsabilités pourront être revues en fonction des évolutions des besoins sur le terrain.

Conditions de sécurité, de travail, et de vie

Le contexte sécuritaire instable et volatile impose le respect de règles de sécurité parfois contraignantes (couvre-feu de 20h à 5h actuellement à Bangui). Les déplacements sur le terrain sont possibles mais nécessitent une analyse préalable et les déplacements en ville ne sont en général pas sujets à restriction, sauf tension en ville. TGH est un acteur humanitaire connu et apprécié dans les trois zones d’intervention.

A Bangui, les expatriés disposent de chambres individuelles dans deux maisons partagées situées sur deux concessions. Une des maisons est située dans la même concession que le bureau. Une connexion wifi satisfaisante est disponible sur les deux concessions. Il est possible et autorisé à Bangui de se rendre dans de nombreux restaurants, bars, complexes sportifs, supermarchés, magasins, marchés…

Profil

• Expérience d’au moins deux ans en ONG sur des postes de Responsable logistique ;
• Expérience sur un poste de Coordinateur logistique en ONG souhaitée ;
• Expérience en gestion de la sécurité ;
• Bonne connaissance du milieu humanitaire (ONG, OI, UE…) ;
• Maîtrise des outils informatiques (dont Excel et Word) ;
• Capacité à être leader et responsabiliser ses équipes ;
• Capacité à mettre en place et à dispenser des formations ;
• Capacité à accepter un niveau de confort basique ;
• Capacité à vivre et travailler dans un contexte sécuritaire instable ;
• Sens de la diplomatie.