Coordinateur·trice Logistique – RCA At Triangle Génération Humanitaire

TGH Presentation

“Actor of lasting and shared solidarity”

Created in 1994, TGH, a French international solidarity association based in Lyon, develops and implements emergency, rehabilitation and development programs in the areas of water, hygiene and sanitation, food security and rural development, socio-educational and psychosocial. TGH currently works in 10 countries in Africa, Europe and Asia.

Context

The Central African population is estimated at 6.1 million people according to projections made in 2022 by the Central African Institute of Statistics and Economic and Social Studies (ICASEES), an increase of 56% since the last census in 2003. With a fertility rate of 6.4% (2019), women represent 51% of the total population compared to 49% of men, and people over 59 constitute just 4.6% of the population. The average life expectancy is 54 years compared to an average of 58 years for all neighboring countries. For a predominantly young population, 78% of whom are under 35 years old and 50% under 18 years old, the population density in CAR has increased from 6.2 to 9.7 inhabitants per km² in 20 years, with a rate of urbanization of 42.5%.4 The towns of Bambari, Bangui, Berberati, Bimbo, Paoua and Mbaïki account for 39.4% of the entire population and are among the most populated localities.

Infant and maternal mortality rates in CAR remain a global concern. Despite the average fertility rate of around 6 children per woman of childbearing age (24.5% women), the infant and child mortality rate (children under 5 years old) in CAR is the fifth highest in the world with 99 deaths per 1,000 births and the maternal mortality rate is the fourth highest in the world with 835 deaths per 100,000 live births, knowing that only 40% of births are attended by health personnel.

According to the Human Development Index (HDI) of the United Nations Development Program (UNDP), the CAR, ranked 188th out of 191 countries and territories, is one of the poorest countries in the world. After two consecutive years of economic slump (2020 and 2021), economic activity in the CAR came to a complete halt in 2022 due to the consequences of the war in Ukraine, which continues into 2023, the shortage of fuel on the market , and the floods of 2022 and 2023. As a result, real gross domestic product (GDP) growth fell to 0% in 2022. According to World Bank projections, the poverty level remains worrying, 68.8% of the population living on less than $2.15 per day over the projected period 2023-2025

Heavy reliance on subsistence agriculture, forestry and extractive industries, which remain underdeveloped, make the CAR one of the least economically diverse countries in the world. This fragility, aggravated by the multiple shocks (violence, natural disasters, explosive devices) that the country has been going through over the last decade, results in poor socio-economic opportunities for its predominantly young population and a strong dependence on exports of raw materials derived from the subsoil and the environment (logging): all factors preventing the country from creating the shock absorbers necessary to mitigate external shocks.

In general, the humanitarian situation has significantly improved in CAR, but a large part of the population remains exposed to shocks and their consequences.

According to the 2024 Humanitarian Needs Overview published by OCHA, at the national level 1.9 million people have a humanitarian need falling under general protection, knowing that numerous violations and protection incidents affecting different population groups persist across the country. country (23,815 incidents documented between January-August 2023, compared to 9,784 between January-August 2022), and that many areas with economic potential continue to be the subject of conflicts to the detriment of the well-being and rights of populations, leading to forced displacement and other protection issues such as those related to housing, land and property (LTB).

A new constitution has been in force since August 30, following a referendum and a further postponement of local elections. Although there have been several protests and calls for boycotts by key political opposition leaders, armed groups and civil society, a new constitution was adopted after the referendum on July 30, 2023, with 95.3% of votes in favor of the constitutional reform, for 1.7 million voters who participated in the process. The main changes include the creation of a position of vice-president and the lifting of provisions limiting the duration of the presidential term which is now seven years, without mention of the limit on the number of mandates.

Despite the weekly prevalence of armed clashes in all provinces of the country involving armed groups and the Central African Armed Forces, the overall security situation is considered to be stabilizing. Although very controversial on a diplomatic and ethical level, the presence of Russian private militias has helped to pacify certain areas. However, today this is much more discreet. It remains visible on the control of mining territories and on technical support to law enforcement in urban areas, particularly around Bangui.

Note also that the mandate of MINUSCA was extended in November 2023 until November 2024.

Presentation of the mission

TGH began its action in CAR in 2007 to support vulnerable populations in the Vakaga prefecture. Today, the association operates in Vakaga (in Birao and on the roads) in the sectors of Food Security and Livelihoods, Water, Hygiene, Sanitation and Education/Capacity Building – in through a multi-sector project financed by AFD in consortium with PUI, which operates in Bamingui-Bongoran. To this day, TGH still remains one of the only international humanitarian organizations continuously present in this marginalized and remote region. Recently, in order to respond to the influx of refugees linked to the Sudanese crisis, TGH obtained new funding from UNICEF for an urgent multi-sectoral response in WASH, Child Protection and Education in Birao and on the axes, to respond – among others – to the needs of displaced populations coming from Sudan (since April 2023).

Parallèlement, l’association met en œuvre un projet multi-annuel dans le secteur de la formation professionnelle en consortium avec Mercy Corps financé par l’AFD à Bangui, Mbaïki et dans région ouest du pays (Carnot, Berberati, etc.). De plus, à Bangui, TGH intervient depuis 2014 auprès des enfants des rues, et depuis 2020 auprès des mineurs incarcérés pour garantir aux enfants marginalisés un accès à des services socio-éducatifs et médicaux de base, et participe au processus de réunification familiale et de placement en famille d’accueil. L’intervention de TGH vise à améliorer la protection et la réinsertion des enfants en situation de rue, et mineurs incarcérés/libérés ; elle est financée par le CDCS.

TGH a longtemps été présente dans la Ouaka, mais faute de financement, la base de Bambari a été fermé en juin 2022.

La mission est financée à hauteur d’environ 3,5 millions d’euros. L’équipe actuelle est composée de 18 expatriés et d’environ 130 personnels nationaux, répartis sur les différentes bases opérationnelles (Bangui et Birao).

Poste

Le/la Coordinateur·trice Logistique et Sécurité est responsable de la mise en œuvre et de la coordination de la logistique mission. Il/elle est garant du respect des règles et procédures logistiques et participe à la mise en œuvre de la stratégie nationale de conformité. Il/elle accompagne les responsables logistiques et responsables de projet dans la maîtrise des outils d’anticipation des besoins logistiques. Il/elle apporte le meilleur soutien possible aux programmes et au Directeur Pays pour le suivi sécuritaire de la mission. Il/elle participe à la mise à jour organisationnelle de la mission, conseille la coordination lors de l’évaluation des besoins pour les demandes de financements.

Ses principales responsabilités sont :

DEFINITION ET IMPLEMENTATION D’UNE ORGANISATION LOGISTIQUE EFFICACE POUR LA MISSION

Elaborer la stratégie logistique de la mission ;
Participer à l’élaboration de la stratégie opérationnelle de la mission ;
Assurer la disponibilité des informations logistiques aux autres départements, notamment l’opérationnel ;
Travailler en coordination étroite avec les départements finance/admin/RH et programme.

COORDINATION DE LA LOGISTIQUE AU NIVEAU NATIONAL

Respecter les engagements logistiques pris auprès des bailleurs ;
S’assurer que les opérations logistiques respectent les procédures internes ;
Piloter et optimiser l’ensemble des activités logistiques :
Approvisionnements : superviser et contrôler les achats, réaliser les appels d’offres en coordination avec les logs capitale et bases, contrôler le suivi des contrats cadres, contrôler la mise à jour de la liste des prix et du suivi des commandes, favoriser l’analyse des besoins mission, assurer et contrôler le respect des règles d’archivage, participer et superviser l’élaboration des plans d’achats avec les chefs de projet et l’administration.
- S’assurer que les dossiers d’achats sont correctement documentés en prévision des audits réguliers.
- Développer un catalogue de référence produits/fournisseurs.
Stocks : veiller à la bonne application des procédures de gestion des stocks sur l’ensemble des bases (conditions de stockage, traçage des marchandises, etc.), veiller à l’envoi des rapports mensuels de stock au siège.
Equipements : superviser la consolidation de l’inventaire des équipements durables et des immobilisations à l’échelle de la mission, contrôler que la maintenance et l’entretien du parc d’équipement est correctement réalisé (véhicules, générateur, matériel informatique et de communication, etc.…).
Moyens Généraux : Assurer le suivi et le renouvellement des contrats de location immobilière au niveau national ; appuyer le Responsable Logistique Capitale dans la mise en place d’une stratégie de suivi et de gestion des moyens généraux ; garantir un environnement et un espace opérationnel de travail pour le personnel.
Gestion des véhicules / transports : superviser la réalisation et le suivi des convois entre les bases (négociation et contrat avec les transporteurs, préparation des convois, préparation de tous les documents associés), superviser les plannings de déplacements des véhicules et des vols UNHAS entre les bases, superviser la bonne gestion du parc des véhicules à l’échelle de la mission (contrôle technique, assurance, entretien, réparations, consommations, etc.).
IT / communication : superviser et adapter les procédures de communication de la mission, s’assurer que les moyens de communication nécessaires au bon déroulement des activités soient disponibles sur la mission, contrôler les coûts de communications (flotte téléphonique, internet) et vérifier que TGH reste en règle vis-à-vis des lois du pays sur les moyens de communication.

GESTION DES TRANSPORTS ET ACHATS INTERNATIONAUX EN LIEN AVEC LE SIEGE

Réaliser les achats internationaux en coordination avec le siège ;
Faire la déclaration annuelle d’intention d’importation pour les achats internationaux ;
Organiser les transports internationaux (choix du transitaire agréé et de la gestion du contrat) ;
Réceptionner et assurer le dédouanement des marchandises (liste additive des biens pour l’année, exonérations de droits et taxes, renouvellement des admissions temporaires sur nos véhicules importés…).

GESTION D’EQUIPE

Supervision globale des équipes logistique dédiées à la mission ;
Organiser la gestion opérationnelle de son équipe, structurer le travail autour de processus identifiés, piloter la performance et faciliter la résolution des problèmes ;
Rédiger et/ou vérifier les profils de poste, assister l’équipe dans les recrutements, planifier/organiser les congés du personnel cadre, réaliser des évaluations de compétences ;
Donner des retours au Directeur Pays sur les enjeux et problématiques soulevées par son équipe ;
Mettre en place une stratégie de renforcement de capacité de son équipe ;
Prévenir et gérer les situations éventuelles de fraude et de corruption.

COORDINATION LOGISTIQUE AVEC LES PARTENAIRES

Assurer la coordination externe pour les aspects logistiques (Réunions inter-ONG, cluster Logistique, RLH, etc.) ;
Elaborer dans les délais et en qualité la partie logistique des « proposals » et rapports bailleurs ;
Définir avec les partenaires les modalités de gestion logistique dans le cadre des projets mis en place ;
Participer au renforcement de capacités des OSC partenaires à la mise en œuvre des projets.

REPORTING

Participer à la rédaction de la partie logistique du rapport de coordination interne ;
Mettre en place un système de reporting régulier des bases vers la capitale et de la capitale au siège (Rapports Logistiques Mensuels) ;
Participer à la rédaction de la partie logistique des rapports bailleurs et des propositions de projets.

COORDINATION INTERNE

Participer aux réunions de coordination interne à la mission et proposer des adaptations pertinentes vis-à-vis du fonctionnement général de la mission ;
Initier des réunions inter-départements ou inter-bases afin d’assurer le partage d’information sur les procédures, les informations administratives, financières ou liées aux ressources humaines sur la mission ;
Contribuer à l’élaboration de la stratégie annuelle.

GESTION DE LA SÉCURITÉ/DE L’ACCÈS (en étroite coordination avec le Directeur pays)

Analyser l’environnement sécuritaire et proposer des réponses sécuritaires et opérationnelles ;
Préparer des procédures opérationnelles standard (SOP) complètes pour tous les lieux où des employés de TGH sont présents ;
Conduire et organiser des évaluations de la sécurité dans toutes les zones de travail et de programme opérationnelles de TGH ;
Assurer un niveau de préparation adéquat avant le déplacement sur le terrain, s’assurer que les moyens de transport et de communication sont adaptés, et établir des règles de déplacement adaptées au contexte local ;
Assurer la vérification / mise à jour des malles sécu, trousses de premiers soins, salle de confinement… ;
Assurer l’analyse écrite des tendances en matière de sécurité et le signalement en temps utile des incidents ;
Agir en tant que membre clé de l’équipe de gestion de crise afin que les politiques et procédures de sécurité soient mises en œuvre ;
Superviser le recrutement et la sélection du personnel de terrain qualifié en matière de sécurité nationale, recommander les promotions, les mesures disciplinaires et le licenciement du personnel en consultation avec le Directeur pays ;
Superviser et encadrer les agents de sécurité nationale, les points focaux, les gardes et les chauffeurs ;
Maintenir des lignes de communication ouvertes avec tout le personnel sur le terrain ;
Renforcer la sensibilisation et la capacité du personnel de TGH en soutenant le développement, la mise à jour et la diffusion de formations sur la sécurité adaptées au contexte. Organiser des séances d’information sur la sécurité ;
Veiller à l’adhésion du personnel et au respect des règles de sécurité de TGH ;
Maintain the database of security assessments and provide specific security recommendations based on these assessments;
Represent TGH externally as responsible for security and access (INSO meeting, inter NGO, UN etc.);
Ensure security-related equipment and facilities are present and in good working order on all bases.

These responsibilities may be reviewed based on changing needs on the ground.

Safety, working and living conditions

The security context requires compliance with security rules (curfew, monitoring of movements, etc.).
Travel to the field outside the main cities is possible but require prior analysis. Travel in the city is generally not subject to restrictions, unless there is tension in the city.
TGH is a humanitarian actor known and appreciated in the area. In Bangui, expatriates have single rooms in two shared houses located on two concessions. One of the houses is located in the same compound as the office. A satisfactory wifi connection is available at both concessions. It is possible and authorized in Bangui to go to many restaurants, bars, sports complexes, supermarkets, stores, markets, etc.