Coordinateur Programme SOIF – H/F At La Chaîne de l’Espoir

À PROPOS DE LA CHAÎNE DE L’ESPOIR

La Chaîne de l’Espoir (la CDE) est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement. Aider les enfants les plus marginalisés est plus qu’une obligation morale, c’est une condition indispensable pour atteindre les objectifs 2030 des Nations Unies relatifs à la santé et au bien-être des enfants. Nous intervenons dans 27 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :

• Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.
• Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.
• Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.
• Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

POSTE ET MISSION

Sous la responsabilité de la coordinatrice des programmes France, le/la coordinateur/trice du programme SOIF assure la bonne mise en œuvre et le suivi administratif, financier et logistique du programme sous sa responsabilité en garantissant la qualité de traitement et de gestion des demandes extérieures de prise en charge et la bonne circulation de l’information en interne (Département programmes, Direction médicale, Direction administrative et financière, familles d’accueil, antennes La Chaîne de l’Espoir, billetterie) comme en externe (hôpitaux, consulats, correspondants locaux, convoyeurs).

Contexte

1- Les soins en France (SOIF):

• En France : depuis sa création, La Chaîne de l’Espoir, et ses correspondants locaux identifie et sélectionne des enfants souffrant de pathologies ne pouvant être traitées dans leurs pays d’origine et organise leur transfert dans des hôpitaux partenaires en France où ils bénéficient d’une prise en charge chirurgicale complète, financée par La Chaîne de l’Espoir. Ces enfants sont hébergés dans des familles d’accueil bénévoles de La Chaîne de l’Espoir avant et après leur opération. Environ 80 enfants bénéficient chaque année de ce programme.
• A l’étranger : Grâce aux actions de renforcement de compétences et de mise à niveau ou de construction de plateaux techniques, La Chaîne de l’Espoir, via ses partenaires, dispose de structures de pointe dans plusieurs pays du Sud (Mali, Sénégal, Côte d’Ivoire…) pouvant accueillir des enfants souffrant de pathologies qui ne sont pas prises en charge dans leur pays d’origine. La Chaine de l’Espoir organise la sélection, le transfert et finance la prise en charge de ces enfants originaires le plus souvent de pays voisins.

2- Les antennes de La Chaîne de l’Espoir et familles d’accueil : La Chaîne de l’Espoir compte actuellement 16 antennes dans différentes régions de France. Elles sont animées par des bénévoles qui organisent des évènements promotionnels et de collecte de fonds au profit de l’association. Huit d’entre elles sont également en lien avec les familles qui accueillent les enfants bénéficiant du programme de soins en France.

Le poste se décline suivant plusieurs axes de travail :

1. Réception et examen des demandes
2. Transfert des personnes prises en charge dans le cadre du programme
3. Suivi séjour en France
4. Gestion administrative et financière
5. Gestion RH
6. Respect des obligations en matière de conformité, qualité, redevabilité
7. Promotion des programmes en interne et en externe
8. Missions transversales

ACTIVITES PRINCIPALES

Réception et examen des demandes

• En collaboration avec la Direction Médicale et en fonction des pathologies, réceptionne et envoi les fiches standard de renseignements médicaux aux demandeurs et s’assure de leur complétude
• Réceptionne, prépare et met en forme l’ensemble des pièces du dossier médical
• Remet les dossiers médicaux complets à la Direction Médicale en charge de la décision de prise en charge
• Après validation par la Direction Médicale du dossier médical, organise la partie logistique du transfert

Transfert des personnes prises en charge dans le cadre du Programme

• En lien étroit avec les correspondants locaux, organise les transferts vers la France, effectue le suivi de l’avancée de l’ensemble des démarches administratives liées au transfert (élaboration de passeport, demande de visas…)
• Réceptionne les dossiers administratifs et s’assure de l’exhaustivité des pièces et de leur conformité aux procédures internes
• Classe et archive les dossiers.

Suivi séjour en France

• Assure le suivi du séjour des enfants en France en coordination avec les responsables d’antennes ou directement auprès des familles d’accueil
• Accompagne les familles d’accueil lors de la 1^ère visite des établissements hospitaliers en Ile-de-France
• Contacte les services hospitaliers en cas de besoin
• Organise en collaboration avec les responsables d’antennes, le retour au pays d’origine
• Travailles-en étroite collaboration avec la chargée de soins, les responsables des familles d’accueil au niveau des antennes de La Chaîne de l’Espoir pour mobiliser le réseau des familles d’accueil

Gestion Administrative et Financière

• Sous la supervision de la coordinatrice des programme France, élabore et assure le suivi des budgets de ses programmes en collaboration étroite avec le/les contrôleurs de gestion
• Vérifie la réalité et la conformité des factures et transmet aux départements concernés en interne les pièces justificatives
• Effectue le suivi des conventions auprès des hôpitaux concernés
• Organise la partie administrative des documents concernant les familles d’accueil et contrôle l’exhaustivité des pièces
• Elabore des outils, tableaux de bords permettant d’assurer le suivi de la réalisation des objectifs
• Rédige les rapports internes et documents de communication et les soumet pour validation à la Coordinatrice des programmes France

Gestion RH

• Assure l’encadrement de la/ des bénévoles rattachée-s à son programme

Respect des obligations en matière de conformité, qualité, redevabilité

En lien avec les équipes du siège et terrain il/elle :

• Veille à la qualité du programme dont il/elle a la charge (pertinence, efficacité, efficience, durabilité, impact, et redevabilité envers les bénéficiaires)
• S’assure que son programme est géré conformément aux obligations externes et aux procédures internes **

Promotion des programmes en interne et en externe

• Contribue à la visibilité de son programme, en interne et en externe en lien avec l’équipe communication et développement
• Organise et effectue des visites de coordination régulières sur le terrain, dans les antennes, familles d’accueil, hôpitaux et participe aux évènements permettant de faire la promotion de La Chaîne de l’Espoir et de son programme

De manière transversale

• Contribue à réaliser les objectifs du département Programmes et à développer des process et outils pour améliorer la qualité des programmes notamment en participant de manière active réunions et aux groupes de travail thématiques
• Veille contextuelle sur les modalités d’entrée et de sortie des pays
• Garantie le respect des règlementations nationales des pays en matière d’entrée et de sortie des territoires ;

FORMATION

• Bac+3 paramédical, social, gestion de projet, administration

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

· Un profil infirmier.ière idéalement, ayant une expérience en coordination dans un parcours de soins

· Une expérience dans le domaine de la santé et l’accès aux soins est indispensable.

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

· Sens du relationnel et souplesse d’esprit

· Excellentes compétences rédactionnelles en français, l’anglais est un plus

· Force de proposition, sens de l’initiative, autonomie

· Sens de l’organisation, rigueur, respect des délais, adhésion aux principes éthiques de l’association

CONDITIONS

· Poste CDI, à temps plein

· Poste basé au Siège de l’association, Paris, 15^e arrondissement, avec déplacements réguliers en Ile-de-France, et occasionnellement en province et à l’étranger

· Date de démarrage : Décembre 2021

· Tickets Repas d’une valeur de 9 euros pris en charge à 60% + Remboursement abonnement transport à hauteur de 50%

· Salaire proposé : selon profil et expérience