Coordinateur.trice des Ressources Humaines – Kinshasa RDC – H/F At ALIMA

PRÉSENTATION ALIMA

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients et aux patientes, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE :

1. Le patient et la patiente d’abord

2. Révolutionner la médecine humanitaire

3. Responsabilité et liberté

4. Améliorer la qualité de nos actions

5. Faire confiance

6. L’intelligence collective

7. La responsabilité environnementale

ALIMA promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA a une approche de tolérance zéro envers les personnes coupables d’actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu’envers l’inaction face à des faits de violence supposés ou avérés. La protection des personnes bénéficiant et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :

• Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;
• Signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à une supérieure, un supérieur, une référente ou à un référent.

SOIGNER – INNOVER – ENSEMBLE :

Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 7 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 12 pays d’Afrique. En 2020, nous avons développé 67 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 357 structures de santé (dont 45 hôpitaux et 312 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques, notamment pour lutter contre la malnutrition et les fièvres hémorragiques virales.

L’ÉQUIPE ALIMA : plus de 2000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé sexuelle et reproductive incluant les violences basées sur le genre, Santé Primaire et secondaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Fièvres hémorragiques, méningite, Choléra, Rougeole, Dengue, Covid-19).

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan, Mauritanie.

ALIMA en RDC

CONTEXTE

L’historique des programmes ALIMA en RDC

ALIMA intervient en République Démocratique du Congo depuis août 2011 dans deux domaines relatifs à son expertise : la nutrition et la lutte contre les maladies épidémiques (choléra, rougeole et paludisme). Pour l’ensemble de ses programmes, ALIMA travaille en étroite collaboration avec les autorités sanitaires et administratives congolaises.

A partir de 2013, ALIMA a décidé de concentrer l’ensemble de ses activités sur la lutte contre les maladies épidémiques, en développant un projet de Réponse aux Urgences en Santé et WASH (RUSH) spécifique aux épidémies de rougeole, de paludisme et de choléra. Il s’agit d’équipes d’intervention rapide pluridisciplinaires permettant de renforcer le système de surveillance, augmenter les capacités d’évaluation rapide et assurer la réponse aux urgences en fournissant des soins de santé et des services WASH.

En 2015 ALIMA, toujours à travers ses projets RUSH, a répondu à l’importante flambée épidémique de rougeole fin 2015 dans l’ex-province du Katanga. ALIMA a participé, en coordination avec les autorités et les autres partenaires présents dans la zone, à la riposte vaccinale d’urgence. Ainsi, entre août 2015 et janvier 2016, plus de 285 000 enfants de 6 mois à 10 ans ont été vaccinés contre la rougeole.

En 2016, ALIMA poursuit ses mêmes activités à travers le volet du projet RUSH dans l’ex-Katanga. Quatre interventions ont été menées et ont ainsi permis de prendre en charge 1 400 cas de choléra, plus de 800 cas de rougeole, plus de 30 000 cas de paludisme et de vacciner contre la rougeole plus de 149 000 enfants. L’année 2016 a été également marquée par une recrudescence des cas de choléra à l’échelle du pays. ALIMA a donc lancé une riposte choléra dans les provinces du Maniema, de la Tshopo et de la Mongala dès novembre 2016.

De janvier à juillet 2017, ALIMA a mené également un projet d’accès aux soins de santé primaire dans la Zone de Santé d’Opienge (province de la Tshopo) pour les populations hôtes et les personnes déplacées par les conflits plus à l’Est. ALIMA a par ailleurs répondu à l’épidémie d’Ebola qui s’est déclarée en mai 2017 dans la province du Bas-Uélé en RDC. Enfin ALIMA a apporté plusieurs réponses aux flambées de choléra à travers le pays dans le Lomami, le Haut Lomami, le Kasaï et la région de Kinshasa. La mission RDC a aussi la spécificité d’avoir un projet de prise en charge des VBG.

De mai à juillet 2018, ALIMA a apporté une réponse urgente à la 9e épidémie EBOLA dans la province de l’Equateur.

Aujourd’hui, ALIMA a deux axes principaux d’intervention en RDC :

• Réponses aux épidémies et interventions d’urgence

Depuis 2018 et jusqu’au mois d’octobre 2020, ALIMA a mené un projet de réponse médico-nutritionnelle d’urgence dans la zone de santé de Kamwesha, dans la Province du Kasaï, visant à réduire la morbidité et la mortalité liées à la malnutrition aigüe et aux maladies de l’enfance chez les enfants de moins de 5 ans. ALIMA ayant également un volet de Recherche, elle y a intégré un projet de recherche innovant (OptiMa) visant à simplifier le traitement de la malnutrition aiguë.

Depuis août 2018 et jusqu’au mois de juin 2020, les équipes ALIMA ont participé à la riposte contre la 10e épidémie d’Ebola en RDC, en prenant notamment en charge les malades dans les Centres de Transit Intégrés (CTI) et les Centres de Traitement Ebola (CTE) de Beni, Katwa et Mambasa, dans les provinces du Nord-Kivu et de l’Ituri. ALIMA est également intervenue dans la 11ème épidémie de la maladie à Virus Ebola, déclarée le 01 juin 2020 dans la Province de l’Equateur et terminée le 18 novembre 2020. Depuis le 07 février 2021, une 12e épidémie de MVE a été déclarée dans le Nord-Kivu, où ALIMA a mis en place 2 CUBES et un CTE dans la ZS de Biena. Elle va également appuyer les volets de surveillance à base communautaire et de sensibilisation.

ALIMA a également intervenu lors de la déclaration de la 13ème épidémie d’Ebola le 8 Octobre 2021 à Béni dans la province du Nord Kivu. Grâce à son équipe EIR (Equipe d’Intervention Rapide), ALIMA a travaillé aux côtés le Ministère de la Santé provinciale pour répondre à la riposte et a mis en place un CTE à l’HGR de Béni jusqu’à la déclaration officielle de la fin de l’épidémie le 16 Décembre 2021, et la surveillance à base communautaire (SBC) jusqu’au 31 Janvier 2022.

Forte de cette expérience en gestion des épidémies sur le territoire, ALIMA a commencé, dès avril 2020, à appuyer le Ministère de la Santé Publique (MSP) dans la réponse à la COVID-19. Avec la fin de l’épidémie d’Ebola dans le Nord-Kivu et l’Ituri, les structures dédiées à la prise en charge d’Ebola sont devenues essentielles dans la lutte contre le nouveau virus. À Beni (Nord-Kivu), tout en continuant à soutenir des activités de santé primaire, nos équipes se sont mobilisées pour lutter contre la COVID-19. Entre fin avril et octobre 2020, ALIMA est aussi intervenue dans les Cliniques Universitaires de Kinshasa, la capitale du pays concentrant à elle seule 90% des cas de COVID-19. 50 lits ont été ajoutés au dispositif existant pour apporter des soins aux patients suspects et confirmés dans un état sévère ou critique. Au mois de septembre 2020, au vu de l’évolution de la situation sanitaire, ALIMA a étendu son appui à 3 Centres de Santé.

Dès Février 2022 ALIMA va soutenir le Ministère de la santé dans la réduction de la mortalité /morbidité lié au COVID19 dans la ville de Kinshasa à travers une communication sur l’importance de la vaccination contre le COVID19 ; la mise en œuvre de la vaccination dans les sites de vaccination soutenus selon le plan national de déploiement de la vaccination contre le COVID-19 et du plan opérationnel de vaccination contre le COVID-19. ALIMA accompagnera également le Ministère de la Santé dans la mise en œuvre de sa stratégie en facilitant l’accès aux vaccins pour les personnels de santé, les personnes de plus de 55 ans et les personnes présentant des comorbidités

LIEU DE MISSION : KINSHASA avec déplacement dans les projets

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : Le ou la titulaire du poste est responsable de l’application du processus de recrutement et pourra être amené·e à faire des visites terrain. Il·Elle pourra donc être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Supérieur·e hiérarchique : Chef·fe de Mission

Référent·e technique : Référent·e RH Desk

Personnel sous sa responsabilité hiérarchique : Responsable RH/Admin en coordination, l’Assistant·e RH et le personnel de maison. Il·Elle est responsable fonctionnel sur les aspects RH des Responsables Administratifs Projets (RAP)

Collabore avec les coordinateurs et coordinatrices projets (capitale et terrains)

MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES

Responsabilités majeures

• Garantir la bonne gestion des ressources humaines de la mission dans le respect du cadre de gestion administrative d’ALIMA et de la législation locale. A cet effet, être le représentant ALIMA auprès des autorités administratives (Inspection du travail, Avocat, Sécurité Sociale, Impôts, etc.)
• Définir, adapter, planifier et superviser la mise en œuvre des politiques de ressources humaines de la mission, en veillant à ce qu’elles soient conformes au contexte, à la législation locale et aux enjeux opérationnels.
• Contribuer à la définition et à la mise en œuvre des objectifs de la mission, notamment concernant les volets liés au dimensionnement des équipes, au profil et à la capacité RH requise, au renforcement des compétences du personnel afin d’atteindre efficacement les objectifs de la mission.
• Être le point focal et le conseiller pour les questions RH auprès des managers de la mission

Principales tâches et responsabilités

1. Gestion administrative de la mission, veille légale

• S’assurer de l’actualisation des documents légaux pour le bon fonctionnement d’ALIMA
• En collaboration avec les autres membres de la coordination, notamment COFIN et CDM, veiller aux enregistrements annuels des contrats de bail et aux termes des contrats maisons coordinations et projets
• Assurer la veille Juridique de la mission en créant et entretenant un réseau d’information pertinent en particulier sur les législations du travail et fiscale
• Veiller au respect des lois et règlements au sein de la mission dans ses domaines de responsabilité (droit du travail, législation sociale et fiscale, etc)
• Contribuer à la définition, à la validation, à la mise à jour/révision et assurer l’application des documents, procédures et politiques de la gestion des RH sur la mission (règlement intérieur, contrats de travail, politiques de recrutements…)
• Suivi du personnel prime ou sous incentives

2. Gestion Administrative des Ressources Humaines

a. Recrutement

• S’assurer de l’application rigoureuse de la politique de recrutement sur toutes les bases et appliquées à tous les postes (de la définition du besoin à l’archivage des dossiers de recrutement)
• Former les Responsables Admin Projet (RAP) aux procédures ALIMA, aux bonnes pratiques et aux techniques de recrutement
• Participer au processus de recrutement des cadres des bases (validation RH)
• Participer au processus de recrutement des ETAM des bases sur demande du CP et/ou du RAP
• Mettre à disposition des RAP et responsable d’équipe des tests de recrutement lorsque cela est obligatoire ou conseillé et demandé
• Mettre à disposition des RAP une induction générale d’ALIMA et de la mission, appuyer la mise à jour de la partie projet et s’assurer que chaque collaborateur bénéficie de cette induction
• Assurer l’induction pour tous les cadres recrutés par le siège ou en coordination et pour tous les postes de niveau 12 et plus
• S’assure que chaque nouveau collaborateur recruté en base est briefé sur le règlement intérieur, le code de bonne conduite, la politique anti-fraude et la politique de prévention du harcèlement et des violences sexistes et sexuelles
• S’assurer que le processus d’induction est compris par les parties prenantes et implémenté sur la mission (coordination et bases).

b. Contrat de travail et suivi

• S’assurer que les dossiers du personnels sont complets et conservés sous format électronique
• Mettre en place des outils de suivi des contrats efficients et s’assurer que les RAP les utilisent (suivi des dates de contrat, congés, …)

c. Paiement de salaires, impôts et cotisations sociales

• Superviser l’utilisation du logiciel de paie et former les RAP sur leurs responsabilités
• Valider les paies chaque mois pour chaque base

d. Vie et composition d’équipe

• Appuyer l’organisation des réunions mensuelles du personnel
• Participer aux réunions représentants du personnel / coordination
• Participe à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les coordinateurs.trices projets, les RAP et responsables d’équipes

3.Gestion opérationnelles des Ressources Humaines

• Accompagner les coordinateur projets et responsable de service dans la définition de la composition de leurs équipes
• Mettre à jour et partager les organigrammes mission avec les bases, la coordination et le siège mensuellement
• Participe à l’élaboration des budgets de la mission pour la partie RH (organigramme, salaire, primes…), Transports internationaux, Loyers.

4. Gestion qualitative du personnel

a. Profil de Poste – Plan d’Objectif de Performance – Bilan

• Mettre à disposition des RAP et responsables d’équipe des profils de postes standards
• S’assurer de la présence de profils de postes mises à jour pour chaque employé·e et que chaque employé·e l’ait lu et signé, supporter les RAP et responsable d’équipe en cas de blocage
• Former les responsables d’équipes à l’utilisation des documents POP et bilans
• Vérifier que les responsables d’équipes fixent des objectifs en début de période et fassent les bilans du personnel en fin de période
• Analyse les bilans du personnel dans une approche de parcours professionnel

b. Formation et renforcement de capacités

• Contribuer à l’identification des besoins en formation pour les staffs de la mission
• Compiler annuellement l’ensemble des besoins en formation et élaboration d’un plan de formation annuel pour la mission
• Etre pro-actif dans l’identification de sources de financement des formations, et dans l’identification de collaborations avec d’autres ONG, organismes de formations présents dans le pays
• Etre Responsable de l’organisation de formation se déroulant en coordination ou dans la ville de la coordination
• Proposer et anticiper les détachements de personnel au sein des autres missions ALIMA
• Accompagner le renforcement de capacités de tous les collaborateurs en appuis aux responsables d’équipes
• Récolter les données en lien avec les formations dispensées sur les terrains et proposer une analyse de ces données
• Appliquer les méthodes de suivi et d’évaluation post formation pour en mesurer l’impact

5. Gestion spécifique du personnel international

a. Administration

• En liaison avec le service administratif de Dakar, s’assurer du suivi administratif du personnel international: dates d’arrivée et de départ, de congés payés, des passeports, visas et billets d’avion
• En collaboration avec le ou la responsable Admin/RH s’assure du renouvellement des visas des expatrié·e·s, visas de sécurité et/ou de tous autres documents légaux exigés par la police et du ministère (Agreement, Convention avec le Ministère de Tutelle, Demande d’autorisation d’entrée…)
• Suivre les dates de contrats et attirer l’attention des responsables hiérarchiques au mois 3 mois à l’avance
• S’assure de la constitution des dossiers des internationaux et fournit les documents nécessaires pour ceux qui n’en disposent pas (carte ALIMA, ordre de mission, carte de séjour…)

b. Recrutement et suivi

• Supporter le ou la chef.fe de mission et les coordinateurs.trices de projet dans la planification des breaks et mettre à disposition un outil de suivi
• En collaboration avec les administrateurs et administratrices, alerter pour les bilans intermédiaires et finaux
• Veille à la transmission des bilans et rapports fin de mission au référent ou à la référente RH des
• Appuie le chef ou la cheffe de mission dans la gestion des ressources humaines du personnel expatrié (gestion des conflits, anticipation des recrutements, rédaction des profils de poste…)

6. Encadrement et animation d’équipe

• Mettre en place un département RH à la coordination avec recrutement et formation d’une équipe nationale
• Définir les profils de poste et les plan d’objectifs de performance des membres de son équipe
• Réaliser les bilans de son équipe dans une approche de parcours professionnel
• Faciliter les actions de formations en vue du développement/renforcement de compétences des équipes sur les thématiques RH et transversales.
• Proposer et accompagner les évolutions de poste en accord avec les politiques ALIMA
• Proposer et anticiper des détachements
• Favoriser la mobilité (interne et externe) du staff dans le cadre des politiques en vigueur
• Identifier les compétences que les membres de son équipe doivent acquérir pour maîtriser leurs postes et organiser des formations pour les renforcer
• Organiser et animer des réunions d’équipe

7. Rapportage

• Élaborer un rapport d’évaluation incluant les besoins de formation exprimés
• Produire le rapport RH mensuel et les documents y afférents

8. Mise en œuvre des mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles

• Appuyer le chef ou la cheffe de mission dans la mise en œuvre du plan d’action de la prévention des abus.
• Participer aux formations et séances de sensibilisation
• Appliquer les standards relatifs à la prévention des abus notamment la procédure d’un recrutement sûr
• Assurer que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus
• Contribuer à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur.

Cette description de tâches n’est pas exhaustive et peut être modifiée en fonction de l’évolution de la mission.

EXPERIENCES ET COMPETENCES

Formation :

• Formation en gestion des ressources humaines ou dans le domaine de la solidarité internationale

Expériences :

• Expérience préalable dans l’humanitaire, sur des postes de Coordinateur ou Coordinatrice finances et ressources humaines et/ou de Coordinateur ou Coordinatrice Ressources Humaines
• Expérience d’au moins 3 ans dans un poste similaire
• Expérience fortement souhaitée dans des contextes d’urgence et de sécurité dégradée

Compétences :

• Capacité d’analyse et sens critique
• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie
• Qualités rédactionnelles
• Excellentes connaissances informatiques (Word, Excel…)
• Connaissance du logiciel HOMERE
• Capacité à prioriser et à travailler sous pression
• Capacité d’adaptation et diplomatie
• Habilité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels
• Compétences en formation et accompagnement

Langues :

• La maîtrise du français est indispensable
• La connaissance de l’anglais est un atout

CONDITIONS

Durée et type de contrat : CDD de droit français de 6 à 12mois renouvelables.

Prise de poste : ASAP

Salaire : Selon grille salariale ALIMA + valorisation de l’expérience + Perdiem

ALIMA prend en charge :

• Les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission
• Les frais d’hébergement
• La couverture médicale du premier jour de contrat à un mois après la date de départ du pays de Mission pour l’employé et ses ayants droits
• L’évacuation pour l’employé et ses ayants droits