Coordinateur.trice Logistique – RDC (h/f/x) At Médecins du Monde – Belgique

QUI SOMMES NOUS ?

Médecins du Monde Belgique est une ONG internationale de développement médical faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde. Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n’ont pas ou plus d’accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société (personnes sans-abri, sans papier, usagères de drogues, travailleuses du sexe, etc.) ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes (accompagnées dans leur combat pour l’égalité ou contre les violences sexuelles par exemple) ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
• Changer : plus qu’aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.

CONTEXTE

À l’est de la République Démocratique du Congo (RDC), suite au conflit chronique qui y sévit depuis plusieurs décennies, l’accès aux soins est grièvement entravé, soit par un manque de structures, les distances à parcourir pour atteindre les soins, ou encore l’accès coupé dû aux violences. Fin 2021 la nombre de déplacés internes en RDC était estimé à près de 5.6 millions de personnes, dont la majorité dans les trois provinces du Sud-Kivu, Nord-Kivu et l’Ituri. La moitié sont des femmes, et la santé des femmes est un enjeu majeur. Outre le manque général d’accès aux soins, les femmes et les filles sont également victimes de la banalisation du viol dans la société.

MdM-Be intervient dans les Soins et Droits de Santé Reproductive à Uvira et Bukavu et dans les Hauts Plateaux du Sud-Kivu (Itombwe/ Minembwe) sur des programmes d’accès aux soins de santé primaire. La thématique des violences basées sur le genre fait intégralement partie de ces interventions. A Kabare nous avons également un projet One Health. L’approche communautaire est intégrée dans tous nos projets.

L’ESSENTIEL

Sous la supervision hiérarchique du Coordinateur Général et fonctionnelle du Référent Logistique au siège., vous êtes responsable de la gestion logistique de la mission MdM-Be en RDC.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES

En tant que technicien et manager, coordonner l’ensemble des activités du service logistique afin de garantir le respect des procédures internes de MdM-Be, des procédures bailleurs et des contraintes sécuritaires.

Exemples de tâches :

Appui logistique aux programmes

• Gérer les achats et les approvisionnements logistiques, médicaux et programmatiques pour le fonctionnement et les activités MdM-Be.
• Assurer la réponse logistique des structures de santé en fonction des besoins (maintenance, entretien du matériel, travaux de construction/réhabilitation identifiés par MdM-Be, sécurité des lieux).

Gestion de la chaîne d’approvisionnement

• Appliquer et veiller au respect des procédures d’achats MdM-Be et bailleurs.
• Elaboration et mise à jour du plan d’achat de la mission, identifier les marchés, gérer les achats de la mission, assurer le suivi des livraisons.
• Constituer et archiver les dossiers d’achat complets, tenir à jour les outils de suivi (registre, contrats, fournisseurs, screening, etc.).
• Participe aux achats internationaux géré par l’équipe logistique du siège.
• Gérer l’importation et le dédouanement des commandes à l’international.
• Participer à d’éventuelles négociations avec le Ministère du Plan et les autres agences gouvernementales (sur les questions douanières par exemple).

Gestion des stocks et équipements

• Appliquer et veiller au respect des procédures gestions des stocks et des équipements MdM-Be : entreposage, inventaire, suivi in/out et affectation, sécurisation, certificats, etc.

Gestion des véhicules / parc motorisés

• Appliquer et veiller au respect des procédures gestions parcs motorisés MdM-Be.
• Coordonner la gestion du parc motorisé et établir les plannings des chauffeurs et mouvements hebdomadaires, effectuer des contrôles et tenir à jour le suivi des consommations carburants.
• Gérer l’achat, la location de véhicules additionnels si besoin.
• Recruter et former les chauffeurs aux règles de conduite MdM-Be.

Gestion des locaux

• S’assurer de la sûreté et de la sécurité des bâtiments MdM-Be (gardiens existants et formés, liste téléphoniques, éclairage, plan d’évacuation, malle hibernation etc.).
• Assurer le suivi des commandes et des contrats fournisseurs, pour les achats, maintenance et réparations régulières des bases vie/bureau (équipement, satellitaire, énergie, baux, etc.).

Sécurité et Assurances

• Appuyer le Coordinateur Général dans la mise à jour annuelle du Guide Sécurité et dans la veille sécuritaire de la mission.
• Capitaliser et archiver les rapports d’incidents.
• Veiller à la compréhension et l’application des règles sécuritaires en place pour le staff international comme national.
• En back-up, effectuer les briefings sécurité pour tout nouveau staff et visiteur (national ou expatrié).
• Veiller à une couverture assurantielle optimale en lien avec les bâtiments, équipements et véhicules.

En tant que responsable d’équipe : cordonner le travail et les tâches des différents collaborateurs afin de garantir un cadre de travail optimal en fonction des moyens et priorités de la mission.

Exemples de tâches :

• S’assurer que les procédures administratives (absences, congés…) sont respectées par les membres de l’équipe.
• Identifier les besoins en ressources humaines, superviser le recrutement, créer/réviser les descriptions de tâches et faciliter l’introduction de nouveaux membres de l’équipe.
• Encadrer et gérer les membres de son équipe (plans d’action annuels, fixer les objectifs individuels, évaluations, organiser les back-ups en cas de congé, absence, en collaboration avec le département RH prendre les mesures disciplinaires) et identifier les besoins de formation (coaching, formation continue, conférences…) des membres de l’équipe.
• Former les membres du personnel concernés aux outils et procédures logistiques en place.
• Organisation et animation des formations afin d’augmenter les capacités et les connaissances des membres de l’équipe MdM-Be.
• Garantir le classement, l’archivage de la documentation, et la sécurité des données produites par votre service.

En tant que membre de l’équipe de Coordination, représenter l’organisation auprès des organismes externes, analyser, communiquer et apporter les améliorations nécessaires afin de permettre le déroulement optimal des processus logistiques sur la mission.

Exemples de tâches :

• Agir en tant que point de contact avec le(s) référent(s) technique(s) du siège.
• Contribuer à l’organisation des back-up (absences, congés).
• Participer avec l’équipe de coordination pays à la réflexion sur l’évolution de la mission, et la programmation de nouveaux projets et/ou réorientation (cycle de projet, plans d’actions annuels, stratégie d’intervention pays).
• Rédiger les rapports réguliers sur ses activités
• Participer à la rédaction des parties techniques par métier des demandes de financement, rapports bailleurs, MOU, convention de partenariats.

PROFIL REQUIS

Etude / formation et Expérience

• Diplôme universitaire en sciences économiques, gestion, sciences politiques, supply chain ou expérience équivalente en ONG.
• Minimum 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction de coordination logistique de mission ou de logistique projet.
• Expérience dans le secteur de l’humanitaire indispensable.

Compétences et qualités requises :

• Bonne connaissance des principaux bailleurs de fonds (ex. ECHO, DGD, etc.).
• Parfaite maîtrise du Français et bonne connaissance de l’anglais.
• Parfaite maîtrise du pack Microsoft Office, SharePoint, Power BI, etc.
• Connaissance des politiques et procédures de base pour la gestion logistique d’une mission.
• Compétences d’analyse et de synthèse.
• Qualités organisationnelles démontrées.
• Rigueur et moralité, diplomatie, esprit d’équipe, flexibilité, bonne gestion du stress, leadership.

NOUS OFFRONS

• Contrat – single posting – à durée déterminée (CDD) 6 mois ;
• Une mission de terrain au cœur des activités de MdM Belgique ;
• Lieu de mission : Bukavu, RDC ;
• Conditions salariales :
  • Profil International : CDD (5 années d’expérience) 3103,15 EUR Brut (10 années d’expérience) 3261,44 EUR Brut, Perdiem 653 EUR. Expérience pertinente reconnue. Un package de divers avantages (assurance, etc.) lié au statut d’expatrié. Selon votre résidence fiscale, il se peut qu’un précompte soit déduit.
  • Personnel National : CDD de droit congolais, conditions salariales selon la grille salariale et conditions proposées localement.
• Prise de poste : ASAP