Coordinateur/trice Projet Transition Panzi, RDC (f/h/x) At Médecins du Monde – Belgique

CONTEXTE

Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde.
Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n’ont pas ou plus d’accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société (personnes sans-abri, sans papier, usagères de drogues, travailleuses du sexe, etc.) ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes (accompagnées dans leur combat pour l’égalité ou contre les violences sexuelles par exemple) ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
• Accompagner : plus qu’aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.

L’ESSENTIEL

Sous la supervision de la Coordinatrice Générale, vous êtes responsable de la gestion du projet « Transition » de la mission MdM BE en République Démocratique du Congo

En République Démocratique du Congo (RDC), la santé des femmes est un enjeu de société. Outre le manque général d’accès aux soins de santé en raison du manque de structures, de qualifications et les distances à parcourir, les femmes et les filles sont également victimes de la banalisation du viol dans la société.

A Bukavu (Sud Kivu), nous avons, depuis des années, soutenu l’hôpital Panzi du Dr. Mukwege, qui vient en aide aux survivantes de violences sexuelles, et avons mis en place un projet de prévention des violences sexuelles (« Communes Sans viols »). Nous intervenons également à Bijombo , dans les Hauts Plateaux (Itombwe/ Minombwe) et à Kabambare (Maniema)sur des programme d’accès aux soins de santé primaire, en collaboration avec l’ONG People in Need.

Des projets de renforcement en santé sexuelle et reproductive sont également mis en place à Uvira mais également à Moba (Tanganyika). Dans la ville de Kinshasa, nous venons en aide aux enfants en situation de rue en partenariat avec différentes ONG locales.

En tant que Coordinateur de projet, vous êtes responsable du projet (de la gestion des budgets, de la sécurité, des opérations et des équipes) et de la représentation externe avec les autorités locales, et les partenaires techniques et financier afin de garantir la mise en œuvre de la stratégie opérationnelle de MdM BE au niveau du projet dont vous êtes responsable.

PRINCIPALES TACHES

En tant que Responsable de projet Transition Panzi ;

Coordonner l’ensemble des activités du projet via une utilisation efficiente des ressources et dans le respect des procédures internes/bailleurs afin de garantir le déroulement optimal des activités en lien avec la stratégie opérationnelle de MdM BE

Exemples de tâches :

Coordination et développement de programme :

• Assurer la mise en œuvre du projet et son suivi dans ses différents aspects: logistique, administratif et des activités en forte collaboration avec les partenaires et les projets parallèles.

• Superviser et coordonner le fonctionnement des départements concernés / services à Bukavu (Panzi)

• Évaluer continuellement les besoins et adapter le projet aux besoins en collaboration avec la Coordination de la Mission et la coordinatrice du projet Panzi.

• Participer activement avec l’équipe de coordination pays aux différents processus de cycles de projets ; réflexion sur l’évolution de la mission (Stratégie Institutionnelle Pays), élaboration des budgets & plans d’actions annuels.

• Assurer une bonne collaboration, mutualisation, coordination et analyse avec les partenaires du consortium et en lien avec la coordinatrice du projet Panzi

• Proposer et mettre en œuvre de nouveaux modes opératoires ainsi que des ajustements ou réorientations, rendus nécessaires par l’analyse des résultats et/ou contextuelles

• Elaborer les propositions de financement, budgets, rapports intermédiaires et finaux, des projets en cours et/ou extensions, nouveaux projets en collaboration avec l’équipe concernée, le personnel médical et financier.

• Garantir la remontée et la qualité du processus de collecte de données au niveau du projet vers la Coordination Générale.

• Mettre en œuvre les mécanismes de suivi et d’évaluation (interne/externe) et en assurer le suivi des recommandations

• Participer aux évènements internes MdM BE tels que les semaines des missions, Universités d’été, AG .

• Via l’analyse du contexte et en concertation avec la coordination nationale répondre aux urgences locales et pouvoir modifier le modus operandi en fonction de l’évolution du contexte

• Anticiper et assurer le respect des exigences des bailleurs de fonds, mettre en place les mesures nécessaires

• Veiller à ce que les dépenses soient opérées dans le cadre des budgets approuvés

• Etablir et suivre les chronogrammes d’activités du projet

• Surveiller régulièrement les dépenses et la conformité aux budgets du projet, signaler toute préoccupation à l’équipe de coordination et proposer des ajustements

• En collaboration avec, la CG et le Coordinateur RH, définir l’organisation générale du projet et des organigrammes

• •Effectuer des contrôles internes ad-hoc à tous les niveaux d’exécution

• Accompagner les missions d’audits externes/internes

• Assurer le suivi des dossiers de financement ; produire les propositions de financement en concertation avec la coordination de chaque volet du projet et la Coordination générale de la Mission, les rapports intermédiaires et finaux dans le respect des échéances des bailleurs du projet

• Garantir le classement, l’archivage de la documentation, et la sécurité des données produites par le projet

• Compiler et rédiger les rapports réguliers sur les activités du projet et les communiquer à la Coordination Générale

• Effectuer personnellement les briefings-débriefings (dont les aspect Sécurité) des membres du personnel (national et international) et des visiteurs.

Communication interne:

• Agir en tant que point de contact du projet, avec la Coordination Générale et les autres membres de la Coordination ainsi que la coordinatrice de projet Panzi.

• Assurer la communication interne auprès des équipes projet et avec les partenaires, par exemple en organisant et animant régulièrement des réunions du personnel, des suivis mensuels du budget et opérationnels (indicateurs, activités) et du plan d’achat, les staffs et leurs équipes techniques respectifs

Représentation :

• Assurer les relations avec les différents partenaires d’exécution de projet, les bailleurs, et/ou autre organisme concerné, par exemple en participant régulièrement à toutes les réunions pertinentes, en collaborant et en établissant une relation solide avec ces derniers

• Représenter MdM BE auprès des autorités locales et assurer une communication régulière avec la Coordination Générale

• Agir en tant que point focal pour les questions de sécurité, activités de communication et de plaidoyer liées au projet

En tant que Responsable d’équipe :

• Participe au processus de recrutement et gère les ressources humaines conformément à la logique du projet

• Assure l’accompagnement de l’équipe, y compris la supervision et l’évaluation de l’équipe. Gestion directe des responsables de département sur le terrain

• En étroite collaboration avec le Coordinateur RHl et les Coordinateurs techniques de la mission, identifier les besoins de renforcement des capacités du personnel

• Veille au bien-être du personnel du projet

Sécurité :

• En collaboration avec le Réfèrent sécurité de la mission, surveiller la situation contextuelle sécuritaire, prendre les mesures nécessaires pour garantir la sécurité des personnes, des données et des biens des projets et rendre compte à la Coordination Générale

• Garantir la connaissance et application des règles de sécurité par l’ensembles des équipes projet

• Gérer en collaboration avec la Coordination Générale tout incident de sécurité affectant le personnel, les données et les actifs de MdM

Gestion Administrative, RH, Finance et Logistique ;

• S’assurer que des systèmes / procédures administratives, financières et logistiques de MdM BE sont en place, maintenus et respectés par les collaborateurs du projet, mais aussi par les partenaires d’exécution, afin que toutes les fonctions de support soient exécutées de manière efficace et efficiente

• Encadrer les membres de l’équipe fixer les objectifs individuels, effectuer les évaluations, organiser les back-up en cas de congé, absence, en collaboration avec le Coordinateur RH prendre les mesures disciplinaires

• Identifier les besoins de formation (coaching, formation continue, conférences…)

• Garantir le classement, l’archivage de la documentation, et la sécurité des données produites par la mission

• Garantir un cadre de travail optimal en fonction des moyens et priorités du projet et de la mission.

Exemples de tâches :

S’assurer que les procédures administratives (congés, absences.) sont respectées par les membres de l’équipe

Identifier les besoins en ressources humaines et participer au processus de Recrutement

Ces responsabilités seront mises en œuvre de façon spécifique et transversale sur base du plan d’action individuel annuel (y compris l’identification et la conception des projets), établi en collaboration entre le responsable et le titulaire du poste en question.

Les activités peuvent être amenées à évoluer en fonction du contexte.

PROFIL REQUIS (profil expatrié)

• Diplôme universitaire en informatique (informatique, sécurisation des données, …)

• Formation type Bioforce : Gestion de Projet est un atout

• Au moins 3 ans au sein d’une ONG internationale avec expérience sur un poste similaire ou de coordination support

• Maitrise des outils de suivi budgétaire, justification financière et des outils et procédures logistiques et RH est souhaitée

• Expérience en digitalisation des données, gestion de parc informatique, transition numérique ou autre domaine similaire indispensable

• Maitrise du cycle du projet et des outils de conception, planification, suivie et évaluation des projets (cadre logique, TOC…)

• Expérience en mise en œuvre de projets en consortium.

• Aptitude à rédiger des communications écrites standard et claires, telles que des textes de plaidoyer et des rapports.

• Aptitude à organiser, planifier et hiérarchiser les tâches.

• Capacité de coordination pour exercer ses fonctions au sein d’une équipe et au sein d’un partenariat

• Capacité à identifier les forces/faiblesses, à proposer des solutions pour l’amélioration des services fournis.

• Sensibilité culturelle, attitude respectueuse et approche collaborative de la diversité

• Langue : maîtrise du français nécessaire, bon niveau de communication écrit ou oral en anglais. Néerlandais serait un atout

• Excellentes capacités rédactionnelles

• Communication efficace et efficiente avec autrui

• Habitué à travailler dans des situations de crises et capacité de gestion du stress propre et de son équipe

NOUS OFFRONS (profil expatrié)

· Contrat international de droit belge, statut famille possible ;

· Contrat à durée déterminée (CDD) 6 mois, sous réserve de signature de contrat de financement

· Prise de poste janvier 2022 ;

· Un cadre de travail dynamique et international ;

· Une mission de terrain au cœur des activités de Médecins du Monde ;

· Lieu de mission : Bukavu (Sud Kivu)

· Un salaire brut de 3,235€ pour 0 années d’expérience ; un salaire brut de 3,509.07 € pour 10 années d’expérience ; un salaire brut de 3,812.06 € pour 20 années d’expérience (per diem inclus). Expérience pertinente reconnue. Selon votre résidence fiscale, il se peut qu’un précompte soit déduit ;

· Un package de divers avantages (assurance, etc.), aussi liés au poste de statut famille (demi-per diem par enfants, prise en charge partielle des frais de scolarités, prise en charge partielle du logement…).