Coordinateur.trice RH (f/h/x), RDC at Médecins du Monde – Belgique

CONTEXTE

Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde.
Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n’ont pas ou plus d’accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société (personnes sans-abri, sans papier, usagères de drogues, travailleuses du sexe, etc.) ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes (accompagnées dans leur combat pour l’égalité ou contre les violences sexuelles par exemple) ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
• Accompagner : plus qu’aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.

L’ESSENTIEL

Sous la supervision du Coordinateur Général, vous êtes responsable de la gestion des Ressources Humaines de la mission MdM en RDC.

Vous gérez l’ensemble des aspects RH de la mission afin de garantir la mise en œuvre des projets via une utilisation efficiente des ressources. Vous donnez également un appui à la Coordination Générale au niveau de la Communication Interne.

PRINCIPALES TACHES

En tant que Technicien et manager ;

Coordonner l’ensemble des activités du RH afin de garantir le respect des procédures internes MdM, des procédures bailleurs et du cadre légal du pays.

Exemples de tâches :

Gestion des ressources humaines:

· •Gérer les dossiers des membres du personnel de la mission (formalités administratives, processus de recrutement, contrats, constitution des dossiers individuels, briefing des nouveaux employés, confidentialité des informations RH …)

· •Développer et harmoniser les politiques et outils RH (timesheet, processus d’évaluation, modèles de contrats de travail, profils de poste, la gestion de base de données RH, les congés, etc.) et superviser leur mise en œuvre par toutes les équipes de terrain

· En collaboration avec le Siège, mettre à jour les documents de référence RH (conditions d’engagement, règlement intérieur, politique de prise en charge médicale du personnel national, politique de break, manuel admin …)

· Etablir les contrats de travail du personnel, les renouvellements de contrats et/ou d’avenants contractuels

· Mener les procédures disciplinaires, enquêtes

· Superviser les procédures administratives et de paie conformément à la législation du pays

· •Définir et suivre le plan de formation du personnel national, en collaboration avec le siège celui du personnel international

· Produire les organigrammes en s’assurant de leur cohérence avec les besoins opérationnels

· •Veiller à ce que les systèmes de rémunération soient équitables et cohérents avec le coût de la vie pour le personnel national, effectuer des benchmarks réguliers

· Organiser et superviser les procédures de recrutement du personnel, d’entrées et de sortie du personnel

· Communiquer au Siège les données administratives pour la gestion de prestations pour le personnel International

Gestion Administrative et juridique:

• Assurer une veille fiscale, légale, droits et devoirs de la mission vis-à-vis des institutions du pays et tenir informer systématiquement les membres de la coordination des changements et impacts par rapport à leurs activités respectives et sur la mission

• •Prendre les mesures nécessaires afin d’assurer le respect des législations en vigueur dans toutes les actions du programme

• •Collaborer activement aux procédures d’enregistrement de la mission auprès des autorités concernées et des différents services de l’Etat

Communication Interne:

• Appuyer le Coordinateur Général dans la mise en œuvre d’une politique de communication interne sur la mission (par ex: affichage des notes internes, documents de références, communication des règles de vie…)

Assurances:

• Veiller à une couverture assurantielle optimale en lien avec les personnes (par ex : responsabilité civile, accident du travail…)

Relations Sociales: (si d’application):

• Assurer la gestion courante des relations sociales au sein de l’organisation directs avec les partenaires sociaux (par ex : contacts direct avec les partenaires sociaux, délégation du personnel… )

En tant que Responsable d’équipe ;

Coordonner le travail et les tâches des différents membres de l’équipe RH afin de garantir un cadre de travail optimal en fonction des moyens et priorités de la mission

Exemples de tâches :

• Identifier les besoins en ressources humaines, superviser le recrutement, créer / réviser les descriptions de tâches et faciliter l’introduction de nouveaux membres de l’équipe

• Encadrer les membres de son équipe; élaborer les plans d’action annuels, fixer les objectifs individuels, effectuer les évaluations, organiser les backp-up en cas de congé, absence, prendre les mesures disciplinaires.

• S’assurer que le plan de sécurité est compris par l’équipe dont il est responsable et que les règles de sécurité sont respectées

• Identifier les besoins de formation (coaching, formation continue, conférences… ) des membres de l’équipe

• Former les membres du personnel concernés aux outils et procédures RH en place

• Développer et animer des formations en GRH et/ou sur des sujets spécifiques afin d’augmenter les capacités et les connaissances des membres de l’équipe MdM

• Garantir le classement, l’archivage de la documentation, et la sécurité des données produites par votre service

• Organiser et superviser les réunions du service RH

En tant que Membre de l’équipe de Coordination

Représenter l’organisation auprès des organismes externes ; analyser, communiquer et apporter les améliorations nécessaires afin de permettre le déroulement optimal des processus RH sur la mission

Exemples de tâches :

• Agir en tant que point de contact avec le(s) référent(s) technique(s) du siège

• Contribuer à l’organisation des back-up (absences, congés)

• Participer avec l’équipe de coordination pays à la réflexion sur l’évolution de la mission, et la programmation de nouveaux projets et/ou réorientation (cycle de projet, Plans d’Actions Annuels, Stratégie d’Intervention Pays)

• Rédiger les rapports réguliers sur ses activités

• Participer à la rédaction des parties techniques par métier des demandes de financement et des rapports bailleurs

• Organiser et superviser les réunions du service RH

• Participer aux réunions inter-admin avec les autres ONG

• Assurer un suivi budgétaire à jour des activités du projet sur une base mensuelle et participer à l’analyse, à l’identification des écarts et proposer des ajustements au service financier

• •Effectuer les briefings et débriefings par “métier” pour tout nouveau membre du personnel et visiteur

Ces responsabilités seront mises en œuvre de façon spécifique et transversale sur base du plan d’action individuel annuel, établi en collaboration entre le responsable et le titulaire du poste en question.

Les activités peuvent être amenées à évoluer en fonction du contexte.

PROFIL REQUIS – Profil expatrié

• Master en : ressources humaines, gestion administrative et management, juridique, …

• Vous avez minimum 3 ans d’expérience dans une fonction de coordination administrative et en Ressources Humaines de projet.

• Vous avez une expérience significative en expatriation pour une ONG internationale.

• Vous connaissez des politiques et procédures de base pour les volets Administration, RH

• Informatique : maîtrise du package Office

• Langue : maîtrise du français, excellent niveau de communication écrit ou oral en anglais exigé.

• Capacités rédactionnelles

• Communication efficace et efficiente avec autrui

• Capacité à travailler sous pression

• Vous êtes pédagogique et avez des compétences en management et en coaching.

• Vous avez toutes ces autres compétences : Rigueur et moralité. Diplomatie. Esprit d’équipe. Flexibilité.

• Capacités managériales ; empathie et diplomatie recherchées

NOUS OFFRONS – Profil international

· Contrat à durée déterminée (CDD) 1 an, dans une ONG médicale reconnue

· Prise de poste ASAP ;

· Un cadre de travail dynamique et international avec un soutien rapproché depuis le siège de MdM-BE à Bruxelles ;

· Une mission de terrain au cœur des activités de Médecins du Monde, qui œuvre pour améliorer l’accès aux soins.

· Lieu de mission : Bukavu

· Un salaire brut de 3.235 € pour 0 années d’expérience (perdiem inclus); un salaire brut de 3.368,51 € (perdiem inclus) pour 5 années d’expérience ; un salaire brut de 3.509,97 € pour 10 années d’expérience (per diem inclus). Perdiem de 613 €. Expérience pertinente reconnue. Selon votre résidence fiscale, il se peut qu’un précompte soit déduit ;

· Un package de divers avantages (assurance, etc.), aussi liés au poste de statut famille (demi-per diem par enfants, prise en charge partielle des frais de scolarités, prise en charge partielle du logement…).