Country Finance Coordinator – Pais Venezuela / Colombia At INTERSOSED

INTERSOS is an independent humanitarian organization that helps victims of natural disasters, armed conflict and exclusion. Its activities are based on the principles of solidarity, justice, human dignity, equal rights and opportunities, respect for diversity and coexistence, paying special attention to the most vulnerable people.

Terms of reference

Job title: Country Finance Coordinator – Pais Venezuela / Colombia

Code: 57-7597

Destination location: 75% Venezuela ( San Cristobal ) – 25% Colombia ( Cuckoo ) with frequent missions in the Field in both countries.

Start date: 09/01/2023

Contract duration: 12 months

Reporting to: Head of Mission ( CdM )

Supervision of: 2 National Administrators

Dependents: non-family duty station

General context of the project.

INTERSOS is a non-profit humanitarian aid organization that works to bring aid to people in danger, victims of natural disasters and armed conflict.

La crisis política y socioeconómica en Venezuela continuó deteriorándose durante todo el año 2018, lo que llevó a un mayor colapso de los servicios, al deterioro de las instalaciones de salud, la seguridad alimentaria y la nutrición de la población, y a uno de los mayores desplazamientos masivos en la historia de América del Sur. La disponibilidad de alimentos se ve obstaculizada por las restricciones a la importación y el aumento de los precios reduce el acceso a los alimentos, los medicamentos y otros bienes básicos.

Desde 2015, la crisis ha provocado que más de 2,7 millones de personas abandonen Venezuela, de las cuales sólo alrededor de 1,4 millones tienen un estatus regular en los países a los que han huido. El número de venezolanos en el exterior pasó de 700.000 a más de 1.600.000 entre 2015 y 2017, y alrededor de 1,1 millones más huyeron entre 2017 y principios de 2019. No hay indicios de que la afluencia de venezolanos vaya a disminuir en un futuro próximo. Para finales de 2019 se espera que el número de venezolanos que salgan del país aumente a 5,3 millones, incluyendo 2,2 millones sólo en Colombia. A medida que la crisis en Venezuela se sigue deteriorando, los países anfitriones están luchando cada vez más para responder al influjo de venezolanos. El creciente número de personas que ingresan a los países vecinos está ejerciendo presión sobre los servicios básicos y afectando a las comunidades de acogida. Es probable que se deteriore aún más el suministro de bienes públicos (como la atención sanitaria, la electricidad, el agua, el transporte y la seguridad) en los países vecinos que acogen a refugiados venezolanos. Los refugiados venezolanos también corren el riesgo de enfrentarse a una creciente xenofobia por parte de las comunidades de acogida, así como a la explotación, el tráfico y la violencia sexual y de género.

INTERSOS està operativo en Colombia y Venezuela con proyectos financiados por ECHO, BHA y SV, centrado en actividades de protección y salud en Colombia y Venezuela, con el objetivo de ampliar su operación en el transcurso de 2022/2023.

Propósito general del puesto

El administrador país es responsable de la ejecución técnica de todas las actividades contables y financieras de la misión y sus proyectos por la crisis venezuelana (proyectos en Venezuela y Colombia). En este contexto, prestará apoyo al Jefe de Misión para completar el establecimiento del departamento financiero de la Misión, incluida la preparación de SoPs de la Misión, y se encargará de la gestión del departamento financiero de la Misión para garantizar la gestión correcta y eficaz de los recursos financieros, de conformidad con los procedimientos de la Organización y de los donantes.

Debe garantizar el desarrollo de datos financieros, la verificación presupuestaria y la planificación financiera. Así mismo debe verificar la calidad de los documentos justificativos y preparar informes financieros de los proyectos con el apoyo y supervisión del Director Financiero Regional.

Es también responsable de gestionar y verificar todos los procesos financieros de la misión, realizar todos los cambios necesarios para mejorar estos procesos y garantizar el cumplimiento del manual de procedimientos de la organización.

El administrador país se encargará también de la gestión y supervisión de los contratos y reglamentos del personal, de conformidad con las políticas y leyes nacionales.

Principales responsabilidades y tareas

Tareas de control financiero y administrativo

• Inscripción de operaciones en PN (Prima Nota)
• Responsable de la administración de la cuenta de efectivo, asegurando la conformidad con el presupuesto aprobado;
• Apoyar al Jefe de Mision en la asignación de los costes compartidos/costes indirectos en los presupuestos.
• Apoyar al Jefe de Mision en la elaboración del presupuesto para las nuevas propuestas y notas de concepto, con interacciones regulares con los organismos de financiación con solicitudes cortas e inesperadas
• Asegurar el correcto procesamiento del presupuesto, verificando la conformidad y consistencia de las partidas de gastos, así como la conformidad con los procedimientos vigentes
• Evaluar las nuevas necesidades administrativas en relación con las actividades estimadas.
• Apoyo en la preparación de la modificación del presupuesto de los diferentes proyectos a lo largo del año,
• Preparar los informes financieros provisionales y finales y presentarlos al Jefe de Misión y al Contralor Financiero Regional para su aprobación;
• Actualizar la situación económica y financiera de la misión y los proyectos conexos, en lo que respecta a los gastos, las consignaciones, el efectivo disponible y la liquidez;
• Apoyar al Jefe de Misión en la preparación, seguimiento y gestión del expediente de gastos de estructura
• Asegurar el correcto procesamiento del presupuesto, verificando la conformidad y la consistencia de las partidas de gastos, así como la conformidad con los procedimientos en vigor
• Para comprobar que el inventario y los documentos relacionados se mantienen;
• Proporcionar al Oficial Regional de Finanzas documentación oficial sobre los proyectos y contratos individuales;
• Escanear y cargar en la plataforma los informes financieros firmados por el Jefe de Misión y presentados a los asociados
• Preparar y llevar a cabo las auditorías realizadas en el país y transmitir a la sede central los documentos de todos los proyectos a auditar en Italia

Cumplimiento de los procedimientos de los donantes internos y externos

• Garantizar el cumplimiento de los procedimientos del INTERSOS y de los donantes en todos los aspectos financieros y administrativos de la misión, incluida la redacción de los planes de trabajo de la misión para garantizar la correcta aplicación de esos procedimientos.
• Establecer, organizar y gestionar los expedientes administrativos de la misión y de los proyectos in situ, sobre la base de los criterios definidos por los Protocolos y las indicaciones del Coordinador Regional de Finanzas.
• Apoyar en la preparación de la auditoría interna y externa.

Ejecución de compras de bienes, obras y servicios

• Verificación de los compromisos y las finanzas de los gastos/adquisiciones
• Verificar que los gastos y compromisos en materia de adquisiciones se ajusten a la disponibilidad presupuestaria y al nivel actual de gastos (IMP)

Asegurar una gestión adecuada del efectivo en la misión y en las bases

• Asumir la responsabilidad de la administración de la cuenta de efectivo;
• Gestionar las cuentas bancarias de la misión y proporcionar al Contralor Financiero Regional estados de cuenta bancarios mensuales y conciliaciones bancarias;
• Proporcionar al Contralor Financiero Regional conciliaciones mensuales de efectivo;

Cualquier otra función que no figure en la presente lista, pero que se considere necesaria para la misión y que le indique el Jefe de Misión y el Coordinador Regional de Finanzas.

Perfil requerido y experiencia

Educación

Título universitario superior en finanzas, administración de empresas u otro campo relacionado.

Experiencia profesional

Mínimo de 3 años de experiencia laboral relevante en un puesto similar (administración, finanzas) en el contexto humanitario.

Requerimientos Profesionales

• Comprensión sólida y demostrada del contexto operativo humanitario, el sistema humanitario y su flexibilidad, los donantes y su gestión financiera y de seguridad altamente exigente en el contexto humanitario
• Sólido conocimiento de los procedimientos de los donantes, en particular de los organismos de las Naciones Unidas (ACNUR) y ECHO
• Habilidades muy fuertes en computación (excel) y procedimientos de administración/finanza
• Altamente capaz de mantener la confidencialidad
• Capaz de trabajar de forma independiente
• Demostrada experiencia en supervisión de personal, gestión
• Habilidades de organización, enfoque de delegación y empoderamiento del equipo supervisado
• Demostración de liderazgo y habilidades interpersonales
• Disposición a comprometerse y adherirse a los valores, misión y visión de INTERSOS
• Se considerará una ventaja la experiencia previa y comprobada en el establecimiento de una Misión

Idiomas

• El español es obligatorio
• El italiano y/o el inglés es una ventaja

Requerimientos personales

• Proactividad y un fuerte enfoque de resolución de problemas
• Flexibilidad para adaptarse a un contexto dinámico y al volumen de trabajo
• Fuerte espíritu de equipo, cómodo en un ambiente multicultural
• Capacidad de trabajo y adaptación en diferentes entornos
• Alta reactividad ante demandas inesperadas
• Capacidad de trabajar bajo estrés y cumplir con los plazos
• Trabajo en equipo
• Habilidades interpersonales muy fuertes: fuertes habilidades de comunicación y diplomáticas