Ecuador – Administrador/a de Proyecto At COOPI – Cooperazione Internazionale

COOPI está buscando un Administrador/a de Proyecto en Ecuador

En Ecuador, COOPI trabaja desde 1967, habiendo acumulado una larga y significativa experiencia y conocimiento del país y sus distintas realidades territoriales. Estos últimos años, debido al flujo migratorio de más de 500.000 personas de nacionalidad venezolana en condiciones de movilidad humana y tránsito, ocasionada por la situación crítica en su país, nuestro trabajo se ha orientado a brindar asistencia técnica y ayuda humanitaria a las familias para la búsqueda de alternativas de subsistencia, legalización, inserción laboral y seguridad alimentaria. En la actualidad, COOPI interviene en programas de asistencia humanitaria y respuesta a la población en movilidad humana y población de acogida. Desde el 2020 mantiene proyectos activos que integran varios sectores y ejes de acción: Protección a la Infancia, Prevención de la Violencia Basada en Género, Promoción de agua segura, saneamiento e higiene (WASH), Habitabilidad y generación de Medios de Vida e Integración Socioeconómica y Sociocultural en 7 provincias: Sucumbíos, Carchi, Imbabura, Pichincha, Manabí, Guayas y El Oro.

Descripción del puesto

Esta convocatoria está dirigida a la búsqueda de UN (1) ADMINISTRADOR/A DE PROYECTO para el proyecto “Integrados” – Integration of Venezuelan Migrants and Refugees in Ecuador Phase 2: Ongoing support to provide protection services, job opportunities and access to decent living conditions to Venezuelan refugees and migrants (Year 1 of 2)”, el mismo que ya tiene una primera fase concluida y su segunda fase arrancó el 01 de septiembre de 2022. El período de contratación será de febrero a agosto 2023, considerando el primer mes de prueba.

La base de su actuación estará en Quito y la ejecución de las actividades del proyecto se darán en 4 provincias que son: Pichincha, Guayas, Manabí y El Oro.

Areas de responsabilidad

El/la Administrador/a estará bajo la supervisión del/la Coordinador/a de Proyecto y tendrá tareas inherentes a su cargo entre las cuales destacan.

Funciones financieras y contables

• Mantener actualizada la información tributaria y contable para la elaboración de declaraciones según requerimientos nacionales y otras entidad u organismos de control;
• Mantener actualizado el registro de contratos de servicios, laborales y con proveedores, así como el inventario;
• Gestionar caja y arqueos, banco, transferencias, solicitud de fondos y planificación de gastos;
• Elaborar contratos del personal local y emitir pagos correspondientes;
• Asegurar que la ejecución de las actividades cumpla los procedimientos financieros de COOPI para la compra de bienes y contratación de servicios; incluyendo los diferentes niveles de compras hasta las licitaciones, si así lo prevea el monto de la adquisición;
• Mantener actualizados los procedimientos financieros y contables del proyecto bajo las políticas nacionales y los estándares de COOPI, a través de los oportunos programas contables con sus respectivos respaldos;
• Responsable de controlar todos los saldos finales y predisponer los informes financieros periódicos y remitirlos a COOPI y al donante conforme a los cronogramas establecidos, a los procedimientos COOPI y los del donante;
• Asegura exactitud en la gestión de la información financiera;
• Apoya con los registros de compras en el sistema contable COOPI y según formato de donante;
• Apoyar en la gestión de los pagos de acuerdo con los procedimientos establecidos;
• Apoyar en la organización administrativa de viajes y misiones;
• Coordina la gestión del archivo de la documentación del proyecto;
• Apoyar a la Coordinación de Proyecto en la:
  • Gestión y ejecución de planes de compra;
  • Reportes de análisis costo-beneficio de las actividades, así como estudios de mercado para la gestión de compras;
  • Brindar información oportuna al coordinador de Proyecto para la Preparación del documento interno COOPI de seguimiento a la ejecución presupuestaria de proyecto;
  • Informes intermedios y finales e informes financieros en colaboración con la administración de proyecto y con el acompañamiento del personal COOPI dedicado;
  • Apoyar al seguimiento a los compromisos económicos y financieros necesarios para llevar a cabo las actividades de los proyectos (presupuesto y tesorería);
  • Realizar el archivo correcto de los soportes y medios de verificación técnicos y financieros producidos con la intervención.
• Apoyar en la elaboración de presupuestos financieros para la formulación de nuevas propuestas y oportunidades de financiamiento de proyectos.
• Implementación de otras tareas específicas asignadas por el Coordinador de Proyecto para la implementación correcta y oportuna del proyecto.

Funciones administrativas

• Proveer un servicio en el manejo de información expedientes e información vinculados a la representación de COOPI;
• Apoyar a las/os colaboradoras/es de COOPI en el cumplimiento de sus tareas cotidianas;
• Facilitar los intercambios entre COOPI y las áreas administrativas de actores humanitarios, socios, y los donantes;
• Administrar el registro secuencial del correo que ingresa y egresa;
• Asegurar la disposición de los documentos y presentación, introducir correcciones en textos;
• Registro de los días de permiso y de misiones;
• Preparar y enviar documentación hacia los proyectos, los socios, donantes, etc.;
• Apoyar en el cumplimiento de los procedimientos de Recursos Humanos dentro de la oficina local a fin de controlar las normas establecidas;
• Mantener actualizado el registro de Convenios, Directorio de contactos y archivo documentario;
• Mantener actualizada la información de los Proyectos en el sistema indicado;
• Ejecutar aquellas tareas inherentes al puesto, y que sean solicitadas por el equipo de coordinación según contexto y necesidades de la intervención.

Perfil deseado

Esenciales

• Estudios superiores en Ciencias Administrativas, Auditoría, Finanzas, Administración o ramas afines con título de Contador/a (CPA) habilitado para realizar declaraciones y todo tramite de tipo fiscal;
• 6 años de experiencia en el manejo administrativo y contable de proyectos de Cooperación Internacional;
• Manejo de Paquetes contables y software financiero;
• Manejo de Archivos, Sistema de Compras, Estudios de Mercado;
• Conocimiento de Legislación laboral para apoyo en la oficina local;
• Experiencia en planificación financiera y análisis de costos;
• Conocimiento a nivel intermedio en ofimática (Word, Excel, Power Point, Outlook, etc.);
• Respeto de los principios humanitarios: humanidad, neutralidad, imparcialidad, independencia operativa y las políticas internas de COOPI;
• Motivación, honestidad, actitud pro-activa y resolutiva, sentido común, discreción;
• Capacidad para la sistematización de procesos y elaboración de documentos e informes;
• Español fluido escrito y oral;
• Inglés avanzado escrito y oral;
• Disponibilidad inmediata.

Deseables

• Experiencias previas de trabajo con organizaciones-instituciones de cooperación al desarrollo y/o ayuda humanitaria;
• Deseable tener conocimiento de las políticas y procedimientos de COOPI.

COOPI se reserva el derecho de cerrar un reclutamiento antes de la fecha límite del anuncio. Sólo se contactará con los candidatos preseleccionados. Las entrevistas se realizarán de forma continua y la vacante se cerrará cuando se cubra. Gracias por su comprensión.

COOPI Cooperazione Internazionale es una ONG laica e independiente, fundada en Milán en 1965. Lleva a cabo proyectos de desarrollo para contribuir a la lucha contra la pobreza en áreas particularmente degradadas y programas de emergencia para apoyar a las personas afectadas por desastres naturales o conflictos. Actualmente, COOPI está presente en 30 países de África, Oriente Medio, América Latina y Caribe.