EXECUTIVE ASSISTANT AT THE WHITE HELMETS

The White Helmets/ Les Casques Blancs (CB) is a not for profit organisation registered in Quebec, Canada since 2017. It aims at promoting, developing and implementing community-based, service-based and recovery-oriented projects to improve the lives of civilians in conflict zones. It aims also to create resilience in order to participate in the empowerment of civilians to defend their own rights; assist vulnerable people, forced to be displaced by providing access to resources and regain their dignity.

Job Title: Executive Assistant

Duty Station: Montreal, Canada

Contracting Type: Annual employment contract

Line Manager: Chairman

Line management responsibility: Liaison Officers

Full/Part Time: Full time

Probation Period: 3 months

Tasks and Activities

In consultation and under direct coordination of the Chairman the Executive Assistant will perform the following duties:

• Maintain/update Chairman’s Office calendar, diaries and schedules.
• Draft correspondences & reports as requested.
• Schedule and manage the logistics (site selection, catering, hotel, transportation etc.) for in-person Chairman/Deputy Chairman meetings, conferences and other events.
• Arrange, schedule and attend when necessary Chairman Office’s meetings with Donors, Stakeholders, Board of Directors, etc. Prepare and distribute background materials as needed. Take minutes, finalize and distribute approved versions and report on proceedings to absent members, as requested.
• Act as an interpreter in meetings when required, ensure accurate and concise translation into the specified language(s).
• Manage and perform complex and confidential administrative functions to ensure assigned Executive operations flow smoothly
• Managing all incoming & outgoing correspondence & dissemination of information as appropriate.
• Represent the Chairman and serve as a primary point of contact for the Chairman when he is unavailable; keep the Chairman duly informed of developments in the Chairman Office and track & follow up on status of outstanding actions & requests on behalf of the Chairman and Deputy Chairman
• Draft annual budget projections for the Chairman Office, and administer budget throughout the year, including monthly review and analysis of results.
• Maintain electronic filing system, ensuring processes and software are up to date and in working order.
• Draft public statements on behalf of Chairman office.
• Manage projects and follow-up with relevant teams where required.

Qualifications, education, experience and competencies.

• Attestation of college study (AEC), Diploma of college study (DEC) or Bachelor Degree in Business Administration, or related field.
• Minimum of 2 years’ experience in an executive secretarial capacity preferably with experience in an international organization, and in a non-profit setting, or equivalent combination of education and experience.
• Excellent computer skills, including knowledge of creating and managing database, spreadsheet, presentation, and navigating the Internet effectively.
• Ability to communicate effectively & tactfully with all levels of staff.
• Initiative & discretion in judging & managing confidential matters, materials & sensitive issues
• Proficiency in administrative skills including grammar, spelling & proofreading.
• Proficient knowledge (Orally and in writing) of English and French is required. Working knowledge of Arabic is a plus.
• Outstanding time management and organizational skills including keen attention to detail with ability to track multiple projects at one time
• Excellent social and interpersonal skills, able to interact with people from diverse backgrounds and to operate with diplomacy, tact and empathy

Les Casques Blancs (CB) est une organisation à but non lucratif enregistrée au Québec, Canada depuis 2017. Elle vise à promouvoir, développer et mettre en œuvre des projets communautaires, axés sur les services et le rétablissement afin d’améliorer la vie des civils dans les zones de conflit. Elle vise également à créer de la résilience en vue de contribuer à l’autonomisation des civils pour prendre en main la défense de leurs propres droits; aider les personnes vulnérables, forcées d’être déplacées en leur donnant accès aux ressources et en retrouvant leur dignité.

Poste: Adjoint(e) Exécutif(ve)

Location: Montréal, Canada

Type de contrat: Contrat annuel

Supérieur hiérarchique: Président

Période de probation: 3 Mois

Responsabilité managériale: Agents(es) de Liaison

Temps plein / partiel: Temps plein

Tâches et Résponsabilités

Sous la coordination directe du président, l’Adjoint(e) Exécutif(ve) sera responsable des tâches suivantes:

• Gérer / mettre à jour l’agenda et les rendez-vous du bureau du président.
• Rédiger les correspondances et les rapports selon le besoin.
• Organiser et gérer la logistique (sélection des sites, restauration, hôtel, transport, etc.) pour les réunions physiques du président et du vice-président, ainsi que pour les conférences et autres événements.
• Organiser, planifier et assister si nécessaire aux réunions du Bureau du Président avec les bailleurs des fonds, les parties prenantes, le conseil d’administration, etc. Prendre notes, finaliser et distribuer les versions approuvées des rapports. Assurer la miss à jour sur les déroulements des échanges aux membres absents, selon le besoin.
• Interpréter et traduire lors des réunions . Assurer une traduction précise et concise dans la ou les langues spécifiées.
• Gérer et exécuter des fonctions administratives complexes et confidentielles pour assurer le bon déroulement des opérations exécutives.
• Gérer toutes les correspondances entrantes et sortantes et diffuser les informations le cas échéant.
• Représenter le Président et servir de point de contact principal pour le Président en cas d’absence; tenir le président dument informés des avancées au sein du bureau et suivre les demandes en cours pour le président et le vice-président.
• Rédiger les projections budgétaires annuelles relatives au bureau du président et gérer le budget correspondant tout au long de l’année, en assurant l’examen et l’analyse mensuel des résultats.
• Gérer le système de classement électronique et s’assurer que les processus et les logiciels sont à jour et en bon état de fonctionnement.
• Rédiger des ébauches de déclarations publiques au nom du bureau du président.
• Gérer des projets et assurer le suivi avec les équipes concernées si nécessaire.

Compétences

• Attestation d’études collégiales (AEC), diplôme d’études collégiales (DEC) ou licence en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Minimum 2 ans d’expérience dans un poste de secrétariat exécutif, de préférence dans des organisations internationales et organisations à but non lucratif. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience sera prise en considération.
• Excellentes compétences informatiques, y compris la gestion de bases de données, feuilles de calcul et présentations. Navigation efficace sur Internet.
• Excellentes aptitudes pour la communication et l’interaction à tous les niveaux de personnel.
• Meilleurs standards de confidentialité, de fiabilité et de discrétion pour la gestion des questions confidentielles, des documents et des questions sensibles.
• Maîtrise des compétences administratives, y compris le contrôle des aspects linguistiques (grammaire, l’orthographe et la relecture).
• Une connaissance approfondie (à l’oral et à l’écrit) de l’anglais et du français est requise. La connaissance pratique de l’arabe est un atout.
• Excellentes compétences de gestion du temps et de l’organisation. Sens de la précision et du détail et capacité de suivre plusieurs projets à la fois.
• Excellentes compétences sociales et interpersonnelles. Capable d’interagir avec des personnes d’horizons divers et d’opérer avec diplomatie, tact et empathie.