FINANCE AND ACCOUNTING OFFICER AT THE WHITE HELMETS

Titre de poste: Agent(e) de comptabilité et des finances

Le lieu de travail: Montréal, Canada

Le type de contrat: Contrat Annuel

Directeur Direct: Directeur général adjoint

Gestion Directe: Non-applicable

Temps plein/ partiel: Temps plein

Période de probation: 3 Mois

Étendue des travaux

Les Casques Blancs (CB) est une organisation à but non lucratif enregistrée au Québec, Canada depuis 2017. Elle vise à promouvoir, développer et mettre en œuvre des projets communautaires, axés sur les services et le rétablissement afin d’améliorer la vie des civils dans les zones de conflit. Elle vise également à créer de la résilience en vue de contribuer à l’autonomisation des civils pour prendre en main la défense de leurs propres droits; aider les personnes vulnérables, forcées d’être déplacées en leur donnant accès aux ressources et en retrouvant leur dignité.

L’agent(e) de comptabilité et des finances sera principalement chargé(e) de la préparation des rapports financiers, de la gestion du budget, des prévisions financières mensuelles, des activités d’audit et des tâches comptables quotidiennes.

Les tâches et responsabilités

1. Préparer et mettre à jour les budgets du projet (y compris les réalignements budgétaires pour les budgets existants)
2. Préparer des rapports (budget contre les dépensés réels) mensuels contenant les commentaires jugés nécessaires.
3. S’assurer que toutes les transactions financières sont correctement imputées aux lignes budgétaires appropriées en utilisant les bonnes méthodes de codage
4. Préparer les plans de dépenses et les prévisions pour les rapports des bailleurs des fonds
5. Préparer les rapports financiers pour chaque projet
6. Produire les états financiers du département et de l’organisation selon le besoin
7. Revoir les rapports financiers envoyés par les partenaires et s’assurer qu’ils sont préparés et soumis conformément aux règles et aux échéances de l’organisation et des bailleurs
8. Tenue de livres comptables CB à l’aide de systèmes comptables (Quickbooks, etc.)
9. Faire un suivi étroit avec le comptable des CB pour s’assurer que l’organisations se conforme aux règles du gouvernement du Québec et du gouvernement fédéral
10. Tenir tous les registres financiers documentés et organisés en papier et en copies électroniques
11. Surveiller le processus de réception des acomptes de la part des bailleurs et du transfert des paiements aux partenaires
12. Effectuer un rapprochement régulier pour les comptes bancaires et les paiements selon le besoin
13. Soutenir les processus d’audit selon le besoin
14. Préparer les calculs des salaires du personnel, les états de paie et les paiements selon les besoins et en collaboration avec les autres départements
15. Surveiller et revoir les listes des actifs
16. Toutes autres tâches qui pourraient lui être assignées par le directeur pour soutenir le département

Éducation, exigences requises et compétences professionnelles

• Attestation d’études collégiales (AEC), diplôme d’études collégiales (DEC) ou licence en finance / comptabilité ou domaines similaires
• Au moins 3 ans d’expérience dans des fonctions financières et comptables
• Connaissance des systèmes comptables informatisés (ex: Quickbooks) et maîtrise des applications Microsoft Office (Excel, Words, PowerPoint, Access Database, etc.)
• Connaissance / compréhension des exigences en matière de rapports pour les ONGs ou expérience en élaboration de rapports financiers pour les principales parties prenantes internationales
• Connaissance des lois et réglementations des différents bailleurs
• Maîtrise du français et de l’anglais (parlé et écrit). L’arabe est un atout
• Connaissance du transfert électronique de fonds (TEF) et du système de paie ADP est un atout
• Grand sens de l’organisation et excellente gestion du temps
• Excellentes aptitudes pour la communication et les relations interpersonnelles
• Communication interculturelle et capacité d’interagir professionnellement avec un personnel de diverses cultures
• Sens de la précision et du détail
• Meilleurs standards de confidentialité, de fiabilité et de discrétion
• Intégrité, partage des valeurs des CB et maintien des normes éthiques

Job Title: Finance and Accounting Officer

Duty Station: Montreal, Canada

Contracting Type: Annual employment contract

Line Manager: Deputy General Manager

Line Management: NA

Full/Part Time: Full Time

Probation Period: 3 Months

Scope of work

Les Casques Blancs (CB) is a not for profit organisation registered in Quebec, Canada since 2017. It aims at promoting, developing and implementing community-based, service-based and recovery-oriented projects to improve the lives of civilians in conflict zones. It aims also to create resilience in order to participate in the empowerment of civilians to defend their own rights; assist vulnerable people, forced to be displaced by providing access to resources and regain their dignity.

The Finance Officer will mainly be engaged in the financial reporting, budget management, monthly forecasting, audit activities and day to day accounting tasks.

Tasks and Activities

1. Prepare and maintain project’s budgets (including budget realignments for existing budgets))
2. Prepare budget vs. actuals on monthly basis with necessary comments
3. Ensure all financial transactions are correctly charged to proper budget lines using right coding methods
4. Prepare spending plans and forecasting for donor reporting
5. Prepare financial reports for each project
6. Produce departmental and organization-wide financial statements as required
7. Review financial reports sent by partners and make sure that those are prepared and submitted in line with the organization’s and donor’s rules and timelines
8. Bookkeeping for CB accounts using accounting systems (Quickbooks, etc,)
9. Follow up closely with CB’s legal accountant to make sure CB is compliant with Quebec’s government and federal’s rules and regulations
10. Maintain all financial records documented and organized in both hard and soft copies
11. Monitor the process of receiving instalments from donors and transferring payments to CB partners
12. Conduct regular reconciliation for bank and payments as needed
13. Support with audit processes as needed
14. Lead on staff’s salaries calculations, payrolls and payments as needed by working closely with relevant staff
15. Monitor and review fixed assets schedules
16. Any other tasks may arise by the line manager to properly support the department

Required Qualifications Education, Experience and Competencies.

• Attestation of college study (AEC), Diploma of college study (DEC) or Bachelor Degree in finance / accounting or similar field
• At least 3 years of relevant experience in finance and accounting functions
• Knowledge of computer-based accounting systems (ex: Quickbooks) and proficiency in Microsoft Office applications (Excel, Words, PowerPoint, Access Database etc.)
• Knowledge/understanding of reporting requirements for NGOs or experience in delivering financial reports for international key stakeholders
• Knowledge of laws and regulations of different donors
• Fluent in French and English (Spoken and Written). Arabic is a plus
• Knowledge of Electronic Fund Transfer (EFT) and ADP payroll system is an asset
• Outstanding organisational and time-management abilities
• Excellent communication and interpersonal skills;
• Cross-cultural communication and able to interact professionally with culturally diverse staff and stakeholders
• Ability to perform work with a high degree of accuracy and attention to detail
• High standards of confidentiality, reliability and discretion
• Integrity by sharing the CB values and ethical standards.