Finance Officer/ BOEKHOUDER At The White Helmets

REFERENTIEVOORWAARDEN VAN DE BOEKHOUDER

OVER STICHTING WHITE HELMETS FOUNDATION

Stichting White Helmets Foundation is een non-profit organisatie geregistreerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam. De Stichting heeft als doel hulp te bieden aan gemeenschappen en personen die herstellen van conflicten en rampen; ondersteuning en oriëntatie bieden aan vluchtelingen en gemeenschappen in gastlanden; ondersteuning van inspanningen op het gebied van justitie en mensenrechten.

Stichting White Helmets Foundation is een werkgever die staat voor gelijke kansen. De stichting moedigt actief sollicitaties aan van voldoende gekwalificeerde en in aanmerking komende kandidaten, ongeacht geslacht, ras, handicap, leeftijd, seksuele geaardheid, geslachtsverandering, religie of overtuiging, burgerlijke staat of zwangerschap en moederschap.

Meer informatie over ons is te vinden op www.whitehelmets.org

OMVANG VAN DE WERKZAAMHEDEN

Stichting White Helmets Foundation (SWHF) is een non-profit organisatie geregistreerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam. De Stichting heeft als doel hulp te bieden aan gemeenschappen en personen die herstellen van conflicten en rampen; ondersteuning en oriëntatie bieden aan vluchtelingen en gemeenschappen in gastlanden; ondersteuning van inspanningen op het gebied van justitie en mensenrechten.

Het Visual Documentation Team (VDT) Project is een project over justitie en verantwoording dat relevante kwesties in Syrië behandelt. Het project omvat het ondersteunen van mechanismen voor overgangsjustitie(transitional justice mechanisms( en andere onderzoeksprocessen. Vanwege de aard van het project zal het betrokken personeel waarschijnlijk moeten werken met mogelijk heftige beelden.

De boekhouder is verantwoordelijk voor het bijhouden van de financiën en de boekhouding. De boekhouder beheert de SWHF en zorgt ervoor dat de organisatie voldoet aan de financiële eisen van de donoren.

Functie: Boekhouder

Werklocatie: Nederland

Lijnmanager: Manager operationele ondersteuning

Verantwoordelijkheid van het lijnmanagement: N.V.T

Vol/deeltijds: Voltijds

**

Taken en activiteiten

· Ervoor zorgen dat alle financiële transacties worden uitgevoerd in overeenstemming met de procedures en het beleid van SWHF;

· Zorgdragen voor kasbeheer, salarisadministratie, financiële uitbetalingen, enz.

· Verantwoordelijk voor het invoeren van financiële informatie en het bijhouden van alle financiële gegevens voor projecten en de organisatie;

· Toezicht houden over de uitgaven om ervoor te zorgen dat de fondsen op de juiste manier worden gebruikt;

· Ervoor zorgen dat alle financiële rapportages op tijd worden afgerond en aan donoren worden voorgelegd;

· Assisteren bij de financiële audits van alle projecten van de organisatie;

· Assisteren bij bankactiviteiten, inclusief het opzetten van rekeningen, het bijwerken van mandaten / ondertekenaars, het doen van betalingen en het afstemmen van rekeningen;

· Assisteren bij het proces van de salarisadministratie, inclusief het onderhouden van contacten met de HR-functionaris en het uitbestede payrollbedrijf;

· Financiële input leveren voor de ontwikkeling van voorstellen, projectmanagement, Human Resource Management-beleid, logistiek, reizen en andere administratieve gebieden;

· Assisteren bij het opstellen van begrotingen en het beheren van dossiers en bonnen;

· Het bijhouden van dagelijkse, maandelijkse en jaarlijkse transacties en het opstellen van balansen;

· Een belangrijk aanspreekpunt zijn voor andere afdelingen op financieel en boekhoudkundig gebied;

· Het ondersteunen van de Operations Support Manager en leidinggevenden met projecten en taken zoals vereist.

Vereiste opleiding, ervaring en competenties.

• Bachelor of Arts in boekhouding, financiën, zaken of relevant gebied;
• Sterke professionele financiële ervaring en ervaring met het werken als boekhouder of een vergelijkbare functie;
• Kennis/begrip van rapportagevereisten voor Nederlandse NGO’s of ervaring met het leveren van financiële rapportages op hoog niveau aan de belangrijke belanghebbenden;
• Uitstekende IT-vaardigheden, in specifiek met Microsoft Excel. Eerdere ervaring met boekhoudsoftware is zeer wenselijk
• Uitstekende organisatorische en tijdmanagementvaardigheden;
• Uitstekende communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden;
• Bekwaamheid in het oplossen van problemen en het nemen van beslissingen;
• In staat om meerdere activiteiten te beheren en prioriteiten te stellen, deadlines te halen en problemen op te lossen met veranderende en concurrerende waarden in een complexe omgeving;
• Interculturele communicatie en interpersoonlijke vaardigheden, in staat om professioneel te communiceren met medewerkers en belanghebbenden met verschillende culturele achtergronden;
• Vloeiend in Nederlands en Engels (gesproken en geschreven). Arabisch is een pluspunt;
• Bekwaam om administratief werk uit te voeren met een hoge mate van nauwkeurigheid en aandacht voor detail;
• Hoge normen voor vertrouwelijkheid, betrouwbaarheid en discretie;
• Integer bij het delen van de waarden en ethische normen van de SWHF.

Job Title: Finance Officer

Duty Station: The Netherlands

Line Manager: Operations Support Manager

Full/Part-Time: Full Time

Scope of work

SWHF is a not for profit Organisation registered at the Amsterdam Chamber of Commerce. The Foundation aims to provide aid to communities and persons recovering from conflicts and disasters; provide support and orientation to refugees and communities in hosting countries; support justice and Human Rights efforts.

The Finance Officer is responsible for maintaining financial and accounting systems and controls of the SWHF and make sure the organisation is compliant with Donors financial requirements.

Tasks and Activities

• Ensure that all financial transactions are carried out in accordance with SWHF procedures and policies;
• Ensure cash management, payroll, financial disbursements, etc.
• Responsible for entering financial information and maintaining all financial records for projects and for the organisation;
• Monitor the expenditures to ensure that funds are utilised appropriately;
• Ensure that all financial reporting is completed on time and submitted to donors;
• Assist in the financial audits of all projects of the organisation;
• Assisting with banking operations, including setting up accounts, updating mandates/signatories, making payments, and reconciling accounts;
• Assisting with the payroll process, including liaising with the HR officer and outsourced payroll company;
• Provide financial inputs for proposal development, project management, Human Resource Management policies, logistics, travel and other areas of administration;
• Assisting in the preparation of budgets and managing records and receipts;
• Reconciling daily, monthly and yearly transactions and preparing balance sheets;
• Being a key point of contact for other departments on financial and accounting matters;
• Supporting the Operations Support Manager and executives with projects and tasks as required.

Required Qualifications Education, Experience and Competencies.

• BA in accounting, finance, business or relevant field;
• Strong professional financial experience, and experience of working as a finance officer or a similar role;
• Knowledge/understanding of reporting requirements for Dutch NGOs or experience in delivering high-level financial reports to key stakeholders;
• Excellent IT skills, with specific competency with Microsoft Excel. Previous experience using accounting software is highly desirable
• Outstanding organisational and time-management abilities;
• Excellent communication and interpersonal skills;
• Problem-solving and decision-making aptitude
• Able to manage multiple activities and identify priorities, meet deadlines and solve problems with shifting and competing values in a complex environment;
• Cross-cultural communication and interpersonal skills, and able to interact professionally with culturally diverse staff and stakeholders;
• Fluent in Dutch and English (Spoken and Written). Arabic is a plus;
• Ability to perform clerical work with a high degree of accuracy and attention to detail;
• High standards of confidentiality, reliability and discretion;
• Integrity by sharing the SWHF’s values and ethical standards.