FRANCE – ASSISTANT(E) SUPPORT LOGISTIQUE DESK MOYEN ORIENT (H/F) – PARIS/CLICHY At Solidarités International

A pourvoir : le 20/12/2021

Durée : Stage de 6 mois

Lieu du stage : siège de Solidarités International à Clichy- la-Garenne (92110)

QUE FAISONS NOUS …

Créée en 1980, SOLIDARITÉS INTERNATIONAL est une organisation non gouvernementale engagée sur le terrain des conflits et des catastrophes naturelles. L’association a pour mission de secourir le plus rapidement et le plus efficacement les personnes dont la vie est menacée, en couvrant les besoins vitaux :

• Boire
• Manger
• S’abriter

Après avoir répondu à l’urgence, les équipes de SOLIDARITÉS INTERNATIONAL accompagnent les familles et les communautés les plus vulnérables jusqu’à ce qu’elles recouvrent les moyens de leur subsistance et de leur autonomie pour faire face, en toute dignité, aux défis d’un avenir incertain.

Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SOLIDARITÉS INTERNATIONAL intervient en France et à l’international en développant une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable et l’assainissement, mais également dans ceux, essentiels, de la sécurité alimentaire et de la reconstruction.

Son action s’organise autour de quatre domaines d’expertise :

• L’accès à l’eau potable, à l’assainissement et à hygiène
• La sécurité alimentaire et les moyens d’existence
• L’aide à la reconstruction d’habitat
• Les réponses d’urgence

DESCRIPTIF DU POSTE

L’assistant(e) sera rattaché(e) au Logisticien du desk Moyen Orient en collaboration avec le Chargé des achats terrains Moyen Orient.

Principaux objectifs du stage :

• Connaitre les différents programmes et les domaines d’expertise de Solidarités International
• Comprendre le fonctionnement du siège d’une ONG humanitaire et les liens entre le siège et le terrain
• Découvrir les différents métiers de Solidarités International sur le terrain
• Maîtriser les procédures internes de Solidarités International et les procédures des principaux bailleurs de l’aide humanitaire
• Connaître le fonctionnement logistique d’une mission Solidarités International, en vue de partir en tant que Logisticien sur le terrain
• Découvrir la supervision à l’échelle du siège de la logistique d’une mission humanitaire
• Assurer le lien et la circulation de l’information entre le siège et le terrain
• Travailler conjointement avec les départements programme & finance du desk Moyen Orient

Principales tâches :
Sous la supervision du Logisticien Desk et du Chargé des achats terrains, l’assistant(e) support logistique :

Achat :

• Suivi du tableau des signataires
• Suivi des mises à jour des Tableaux de Passation des Marchés (TPM)
• Examine les documents pour les dossiers d’achats réalisés sur le terrain ou au siège (bon de commande, cotations, analyse de cotations, contrat, etc.) et leur adéquation avec les procédures de Solidarités International
  Utilisation du logiciel de gestion des achats « LINK »
• Participe au contrôle interne des missions (sur les achats) en collaboration avec le chargé des achats terrains
• Assure le suivi et l’archivage des dérogations
• Assure le classement et l’archivage de tous les dossiers traités en version informatique
• Participe à l’harmonisation de la documentation interne (rédaction de tutoriels, mémos, mise à jour, traduction,…)

Logistique opérationnelle

• Vérification des demandes d’achats d’équipement durable
• Participe à la constitution des documents logistiques des rapports finaux pour les bailleurs de fonds (vérification de la présence des équipements dans l’état de parc, préparation des annexes équipements, vérification de la conformité avec les procédures bailleurs, rapprochement des données logistiques avec les données financières etc.)
• Suivi des contrats de locations immobilières
• Participe au traitement du Pack logistique mensuel (état de parc, suivi carburant, suivi BCI, etc.)
• Mise à jour mensuel du Dashboard
• Suivi des factures de téléphone satellites

Vie du Desk et Inter-département

• Participe aux réunions du Desk Moyen Orient et du département Logistique
• Participe aux réunions hebdomadaires avec les missions terrain
• Interface Skype avec les coordinateurs logistiques et leurs assistants
• Liens avec assistant(e)s Programme pour la mise à jour du pack expatrié et des cartes programmes

Les tâches décrites dans cette annonce sont susceptibles d’évoluer en fonction des chantiers en cours au siège et en fonction des besoins.

SOLIDARITES INTERNATIONAL s’engage à offrir au stagiaire une variété de tâches ainsi qu’une formation interne de préparation au départ lui permettant de renforcer utilement sa formation/son expérience en vue d’un engagement humanitaire futur. Ce stage constitue une opportunité de comprendre en profondeur le fonctionnement d’une ONG humanitaire, ses contraintes et les différentes approches.

VOTRE PROFIL

• Niveau Bac + 2/3 minimum en logistique humanitaire (type Bioforce) ou Master universitaire/Ecole de Commerce (une sensibilisation à l’humanitaire et/ou logistique serait appréciée)
• Maîtrise du pack office et capacité à travailler sur un logiciel de gestion des achats appréciées
• Bonne maîtrise de l’anglais écrit et parlé
• Autonomie, rigueur et polyvalence
• Capacité de travail en équipe

SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES

• Durée : 6 mois à partir du 20/12/2021
• Stage basé au sein du siège de SOLIDARITÉS INTERNATIONAL à Clichy (92), métro Mairie de Clichy ; possibilité de télétravail régulier.
• Stagiaire avec convention de stage obligatoire.
• Gratification légale de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale en vigueur.
• La gratification est calculée au prorata des heures de présence réelles sur le mois(en moyenne 1 mois = 154h, soit 22 jours de 7h/jour)
• Transport en commun pris en charge à 50% par SOLIDARITÉS INTERNATIONAL
• Tickets restaurant à 8,90 € / jour effectif de stage, avec participation de SOLIDARITÉS INTERNATIONAL à 60 %.