FRANCE–STAGE: ASSISTANT.E SUPPORT DESK URGENCE (H/F) – CLICHY at Solidarités International

Date de prise de fonction : 10/10/2022

Durée : 6 mois

Localisation : siège de SOLIDARITES INTERNATIONAL à Clichy

QUE FAISONS-NOUS…

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis près de 40 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans une vingtaine de pays environ, les équipes de SI – 2000 personnes au total composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles…- interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.

Le Desk Urgence appartient à la direction des opérations. Il est en charge de la réalisation des missions exploratoires et des interventions d’urgence.

Descriptif du poste

Objectifs du stage :

• Découvrir le siège d’une ONG et comprendre la relation entre le siège et le terrain
• Découvrir les différentes professions sur le terrain
• Comprendre le fonctionnement d’une mission et ses contraintes
• Comprendre les relations entre les différents acteurs humanitaires
• Connaître les attentes spécifiques des bailleurs de fonds
• Mettre en pratique la gestion de suivi de projet
• Être en contact direct avec le terrain à travers le personnel expatrié
• Découvrir la stratégie d’une ONG

Liste des principales responsabilités :

• Assister le Chargé de Gestion Financière dans l’exécution des tâches administratives
• Assister le Responsable Logistique dans le suivi opérationnel des dossiers d’achat et le respect des règles imposées par les bailleurs de fonds
• Assister le responsable de bureau dans le suivi de la programmation
• Assurer l’archivage et la centralisation des documents contractuels et administratifs
• Faciliter la liaison entre les interlocuteurs (Siège – Mission ou entre plusieurs départements au siège)

Détail des tâches :

COMPTABILITE

• Assister le Chargé de Gestion Financière dans toutes les tâches comptables
• Vérifier les allocations analytiques et comptables des missions
• Vérifier l’allocation des dépenses des missions et leur répartition entre les différents contrats
• Assister le coordinateur administratif et financier des missions dans l’allocation des dépenses du siège pour les missions
• Contribuer au suivi des dépenses du bureau
• Contribuer à la clôture comptable annuelle

Utilisation du logiciel comptable SAGA (mission) GESTION FINANCIERE

• Répondre aux demandes des administrateurs des missions
• Participer à la vérification des suivis budgétaires des missions
• Participer à la vérification des budgets des propositions de projet, à la soumission et lors des rapports intermédiaires et finaux
• Aider à la préparation des audits financiers
• Participer à la validation des prévisionnels de trésorerie des missions

LOGISTIQUE

• Participer à la vérification des dossiers d’achats et le respect des procédures d’achat de SI
• Participer à la compilation des documents logistiques lors des rapports finaux
• Assurer l’archivage des documents logistiques
• Contribuer à la vérification des packs logistiques mensuels

GENERAL

• Participer aux réunions hebdomadaires et mensuelles du bureau et des différents services travaillés

Apporter un soutien à des projets d’autres bureaux en fonction des demandes

• Diplôme en développement, relations internationales, commerce ou gestion financière, sciences politiques, gestion de projet, étude en eau et assainissement ou agronomie ;
• Une formation en comptabilité ou finance n’est pas nécessaire, mais une facilité avec les chiffres et la volonté d’apprendre dans ces domaines sont requis ;
• Excellente connaissance de l’anglais et du français, la connaissance de l’espagnol serait un plus ;
• Excellente connaissance du pack Microsoft Office, particulièrement Excel ;
• Très bonne capacité d’analyse et de rédaction ;
• Bonne capacité de synthèse ;
• Proactivité et esprit critique ;
• Organisation et anticipation ;
• Compétences relationnelles ;
• Capacité à travailler sous pression ;

Engagement envers les principes et le travail de SOLIDARITES INTERNATIONAL

• Stage basé au sein du siège de SOLIDARITES INTERNATIONAL à Clichy (92), métro Mairie de Clichy.
• Stagiaire avec convention de stage obligatoire.
• Gratification légale de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale en vigueur.
• La gratification est calculée au prorata des heures de présence réelles sur le mois. (En moyenne 1 mois = 154h, soit 22 jours de 7h/jour)
• Transport en commun pris en charge à 50% par SOLIDARITES INTERNATIONAL
• Tickets restaurant à 8,90 € / jour effectif de stage, avec participation de SOLIDARITES INTERNATIONAL à 60 %