Gestionnaire Logistique At Save the Children

ETENDU DU ROLE :

Supérieur hiérarchique : Responsable de la chaine d’approvisionnement

Personnel relevant directement de ce poste : Un chargé de la gestion du parc auto de Bamako, un chargé de la gestion des actifs et des stocks, un chargé de la gestion des installations

Supervision technique : L’ensemble des staffs des Bureaux terrain travaillant sur la logistique et les moyens généraux.

Rôle Dimensions : Ce poste requiert une bonne aptitude technique et opérationnelle de travail dans un contexte humanitaire et sécuritaire très volatile, un leadership technique permettant la mise en application des stratégies, des standards et des outils au niveau national, une capacité à développer des relations cordiales avec les acteurs étatiques et fournisseurs en lien avec la logistique.

Domaines majeurs de responsabilités :

Management de la chaine d’approvisionnement

S’assurer que les politiques et les procédures de SCI en matière de gestion la logistique et des moyens généraux sont comprises et appliquées ;
Contribuer techniquement avec l’unité d’achat pays à la mise en place des contrats cadres avec les fournisseurs de biens et de services pertinents à son volet.

Gestion des Stocks

Assurer la mise en place de la politique de gestion de stock et des outils de SCI au niveau de Bamako et sur l’ensemble des Bureaux terrains ;
Assurer régulièrement le pilotage de la mise en œuvre des inventaires périodiques de stocks ;
Mettre en place le système de contrôle régulier de stock ;
Assurer que le stock soit sorti régulièrement pendant la mise en œuvre des projets et appliquer une politique de zéro stock en fin de chaque financement ;
Collecter et archiver l’ensembles des preuves de sorties de stocks sur chaque projet ;
Assurer le rôle de point focal Pays pour TIM (Total Inventory Management)
Assurer que la gestion des entrepôts est conforme aux politiques et procédures de SCI
Assurer que toute la documentation relative aux donations existe et veiller à une bonne gestion des donations (Donation en nature) conformément aux règles bailleurs et SCI
Partager régulièrement les informations sur les stocks aux Programmes Managers et émettre des alertes s’il le faut et développer un plan de suivi et action des recommandations
Consolider les plans de distribution des projets et en faire le suivi

Gestion des actifs

Assurer la mise en place de la politique de gestion des assets et des outils de SCI au niveau de Bamako et sur l’ensemble des Bureaux terrains ;
Assurer régulièrement le pilotage de la mise en œuvre des inventaires périodiques des actifs ;
Mettre en place l’ensemble des procédures d’exonération, d’enregistrement, de régularisation, de renouvellement de titres sur les actifs en relation avec la Douane et le Guichet Unique ;
Mettre en place le système de contrôle régulier des actifs Assurer que les actifs soit sortis régulièrement pendant la mise en œuvre des projets et appliquer une politique de zéro asset en fin de chaque financement ;
Collecter et archiver l’ensembles des preuves de sorties des actifs sur chaque projet ;
Développer et mettre en œuvre une stratégie efficace de renouvellement des actifs (auto, motos, ordinateurs et autres matériels similaires, groupes électrogènes) ;
Mettre en application la “vehicle/motorbike policy” et des règles d’utilisation des véhicules et des motos ;
Assurer la gestion administrative des équipements (enregistrement dans le registre des actifs et suivi des mouvements à travers les registres) ;
Assurer le rôle de point focal principal de gestion de la plateforme « e-asset » utilisée pour les mouvements des actifs dans le Bureau Pays ;
Gérer physiquement les équipements de son domaine (étiquetage, mouvements, inventaires) ;
Optimiser les actifs (standardisation des équipements, répartition entre les projets) ;
Assurer la maintenance des actifs en mettant en place une politique et des contrats de maintenance ;
Mettre en place le mécanisme de « disposition des actifs » (donation, vente, affectation sur autres projets) ;

Gestion du parc auto et du carburant

Coordonner l’organisation des mouvements des véhicules (planning, consolidation, navette) ;
Assurer les bonnes conditions de fonctionnement du parc véhicules (maintenances, équipements) ;
Assurer la mise en place et le suivi de la politique d’utilisation des véhicules et du carburant ;
Assurer la production des rapports d’utilisation de véhicules et de carburant ;
Participer à la mise en place des contrats de location de véhicules, des contrats d’achats de carburant, des contrats de maintenance et réparation des groupes électrogènes, du parc auto et des Bureaux ;
Admission sous douane, renouvellement des IT, Gestion des assurances et vignettes.

Logistique administrative

Planifier, établir, déposer et suivre les Demandes de Dérogation au niveau du Protocole ;
Gérer et suivre des demandes d’Exonération au niveau des transitaires ;
Etablir des contrats des prestataires de service de transit ;
Assurer le rôle de gestionnaire de la plateforme « e-movement » ;
Organiser des missions des collègues des bureaux régionaux lors de leur mission d’appui (demande d’Ordre de mission et suivi avec l’administration pour les confirmations de billets, hébergements, location de véhicules, etc.) ;
Assurer l’organisation de l’accueil des visiteurs ;
Assurer le suivi des contrats de bail des bureaux et des résidences des expatriés (états des lieux d’entrée et de sortie, suivi des paiements, dédit, remise en état et clôture) et mettre en place les tableaux de bord pertinent ;
Assurer le suivi des paiements des charges des bureaux et des résidences (eau, électricité, carburant groupe, gaz, enlèvement des ordures ménagères), et dénoncer formellement les contrats arrivés à terme ;
Organiser les maintenances des groupes électrogènes, ascenseur, imprimantes, climatiseurs ;
Conduire, selon les besoins, d’autres tâches administratives en lien avec la logistique ;
Procurement hors projets (Réservation des salles de réunion et prestations de restauration, archivage des dossiers, etc.) ;
Apporter de l’assistance technique et administrative aux processus d’entrée et de réexportation des véhicules des staffs expatriés ;
Assurer en relation avec les prestataires les processus et procédures de ventes aux enchères.

Gestion des installations

Planifier et coordonner la gestion de toutes les installations (télécommunications, plomberie, électricité, ferronnerie, menuiserie, etc.) et travaux ;
Gérer les guest houses techniquement, étudier leurs coûts, et mettre en place des plans d’affaires pour leurs recouvrements ;
Gérer leur entretien et maintenance et le renouvellement des équipements si nécessaire ;
Gérer les abonnements (canal sat, internet…) de la guest house ;
Gérer l’entretien des équipements des bureaux pour répondre aux normes de santé et de sécurité ;
Inspecter les structures des bâtiments pour déterminer les besoins des réparations ou les rénovations et à la responsabilité de la charge (propriétaire ou locataire) ;
Examiner la consommation des services généraux (électricité, etc ) et proposer des solutions pour minimiser les coûts quand nécessaire ;
Suivi de la mise en application de la politique interne d’économie d’énergie (climatiseurs, électricité, etc…) ;
Superviser tout le travail effectué par le personnel des installations ou les prestataires (techniciens, jardiniers qui font le désherbage, etc.) ;
Contrôler les activités telles que l’attribution des places de stationnement, l’élimination des déchets, la sécurité des bâtiments
Gérer les plans d’assurance des installations avec des inventaires à jour.
Tenir des registres financiers et non financiers de toutes les dépenses et prévisions et en effectuer des analyses et prévisions y afférentes.

Rapportage

Assurer la capitalisation et l’archivage des données sur la chaine d’approvisionnement ;
Fournir un rapport mensuel compilé du Bureau Pays (Stock, Fleet et les actifs ) ;
Rédiger et/ou fournir les rapports d’incident ;
Assurer le suivi du système de traceur GPS y compris la mise en place de mesures correctives ;

Gestion d’équipe et Renforcement des Capacités

Organiser les formations de son équipe et son unité ;
Organiser les formations de recyclage sur TIM, E-Asset, planification et lutte contre la fraude lors de ses visites sur les bureaux terrain ;
Etablir le planning de travail de son équipe ;
Déléguer les activités et contrôler leur bonne exécution ;
Mener les entretiens d’évaluation de performances et des entretiens individuels adhoc (121) ;
Apporter un soutien technique à l’équipe si nécessaire ;
Lancement du Système de Gestion de la Flotte ;

Management du contrôle interne et audits

Effectuer des contrôles inopinés de stock et d’actifs et en faire le rapport ;
Revoir la conformité des entrées et sorties et les comparer aux rapports des distributions ;
Effectuer les revues et archivages mensuels de toutes donations / certificats de donation / distributions et dégager des différences éventuelles ;
Participer aux audits des bailleurs en fournissant l’ensemble des documents liés aux stocks et biens des projets clôturés.

EXPERIENCE AND SKILLS

(Les candidatures Féminines sont fortement encouragées)

Qualifications et Expériences

Essentielles

Titre d’études universitaires Niveau Bac +5 dans la logistique, la gestion, le droit, le transit ou tout autre domaine connexe à la logistique ;
5 ans d’expériences dans la gestion de la logistique à un poste de responsabilité ;
Très bonne connaissance des procédures administratives douanières en lien avec la gestion des véhicules, des motos et des autres biens en lien avec le statut de SCI ;
Très bonne capacité d’organisation, de gestion et d’application des procédures ;
Très bonne capacité d’utilisation de plateformes et systèmes informatisés ;
Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Powerpoint) ;
Excellente connaissance de l’environnement humanitaire ou du milieu des ONG internationales ;
Ethique et moralité sans faille.

Désirables

Bonne expérience de travail dans la zone sahélienne ou dans des contextes similaires.
Avoir occupé un poste similaire, surtout dans les régions du Centre/Nord du Mali
Maitrise des langues locales du Mali
Compréhension des valeurs et principes de l’organisation et engagement à les promouvoir.
Bonne capacité de travail en équipe et dans des zones reculées à sécurité volatile, et avec un minimum de supervision
Être bilingue Français-Anglais (écrit et parlé) est un grand atout

Responsabilités Additionnelles

Les fonctions et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du rôle pourrait être amené à accomplir des tâches supplémentaires en fonction de son niveau de compétences et d’expérience.

Egales Opportunités

Le titulaire de rôle est tenu de s’acquitter des tâches conformément aux politiques et procédures de SCI sur l’égalité des chances et la diversité.

Sauvegarde de l’enfant :

Nous devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses.

Protection de notre personnel :

Le titulaire du poste est tenu d’exécuter les tâches conformément à la politique anti-harcèlement du SCI

Santé et Sécurité

Le titulaire de rôle est tenu d’exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures de santé et de sécurité de SCI.