Grants and Partnerships Manager At Concern Worldwide

[French version below]

About the role: This is a 12 months replacement role with unaccompanied terms based in Bangui, CAR. This is a grade 3 with a pro rata salary of 39 128 € à 43 476 € and benefits.

You will report to the Programme Director (PD). You will work closely with Monitoring and Evaluation (M&E) Manager, the Compliance and Internal Auditor, the Roving Area Coordinator, the Gender, Protection and Safeguarding advisor, the Area Coordinators, and Programme Managers together ensuring the quality of Concerns’ programmes. The role will include frequent travel to the programme areas. You will supervise a Communication and media officer (national staff).

Your purpose: Your role is to develop Concern’s programme in the C.A.R. through quality and timely proposal writing, and to ensure Concern’s compliance with the requirements of donors, the state, and partners, using effective reporting and good collaboration. To accompany programme development, you will work with the Country Director and Programme Director on developing and implementing the funding strategy and identifying promising funding opportunities that are in line with Concern’s Strategic Plan for C.A.R. You will lead the development of funding proposals, contribute significantly to proposal writing, and verifying that they are in line with the guidelines of Concern, the donor and the specific call for proposals. Together with the PD, you will ensure that the goals of the Country Strategic Plan, and crosscutting issues including gender and protection, are taken into account in proposals.

You will work in close collaboration with the Area Coordinators and Programme Managers to ensure that donor requirements are adhered to. In particular, you will ensure that the team produces high quality donor reporting. You will also work with colleagues across departments within C.A.R. and outside the country to ensure strong compliance with donor rules. In addition, you will work on developing partnerships that support quality programming and the delivery of the localisation agenda. You will notably identify local partners, assess their capacity with the support of other units and ensure capacity strengthening plans are designed and implemented jointly with the partners.

You will be responsible for:

Programme Development 40%

• Under the guidance of the PD and the CD, carry out research on potential donors in order to understand their mission, policies, strategies, procedures and priorities including preparation/updating of a funding strategy.
• Provide and regularly update an analysis of the current donor and stakeholder profile in country: their priorities for investment, potential calls.
• Provide information to the HQ based Desk Officer and fundraising teams in Dublin, London and New York to identify opportunities for funding and information dissemination.
• Assist with donor liaison through the oversight of the production of documentation and success stories of current programmes that would be of interest to them/linked to their strategy.
• Coordinate with the Desk Officer on funding opportunities that would fit with the country programme
• Be aware of and engage in networking opportunities to learn about/engage with new opportunities/priorities for the country, relevant to INGO work.
• Monitor the country programmes’ funding pipeline, ensuring that new proposals target key gaps and funding needs to the greatest extent possible.
• Lead the coordination and writing of concept notes and proposals, under the guidance of the PD. Develop internal work plans for submission and coordinate the finance and operational staff, as well as headquarters and technical advisors to facilitate input. This includes developing realistic projects budgets with the support of the concerned staff.
• Ensure project proposals and concept notes are submitted by required deadlines.
• Ensure compliance with donor rules and various Concern strategies
• Prepare the programme portion of donor budgets in collaboration with Project managers, Area Coordinators, Base managers and the Country Finance Controller.
• Liaise with Country Finance Controller and Regional Accountant to ensure financial compliance of all proposals.

Reporting and compliance 30%

• Take responsibility for grant compliance for all of CAR’s programmes, in close coordination with the Compliance and Internal Auditor.
• Organise and facilitate grant management meetings at various stages throughout a grant (Opening, Interim and Closing).
• Co-lead organisation of Programme Reviews (twice-yearly minimum), with the administrative support of the logistics team– and prepare a first draft of the action plans that follow.
• Ensure teams are aware of key donor compliance issues by organizing grant kick-off workshops, sharing audit information, organisation of trainings on donors’ procedures and requirements, etc.
• Develop and maintain grant management tools, such as funding and grant trackers, reporting templates and calendars; and ensure the team is aware of these timelines.
• Liaise with the Desk Officer in Dublin and Country Finance Controller to file the contract documents for grants – both active and closed.
• Liaise with finance and programme staff to ensure that all deliverables are completed within the grant period and that all budget revisions are carried out in line with donor regulations.
• Manage the reporting schedule ensuring timely and accurate reporting.
• Coordinate donor reports, ensuring they are of high quality, meet all internal and external standards and reporting requirements and are both reviewed and submitted on time.
• Ensure timely communication with donors on their reporting requests, for extension requests, modifications and challenges faced, including coordinating with other teams to provide both responsive and proactive donor communication.
• Coordinate the drafting and compilation of Concern’s internal annual programme report as well as reports mandated by the host government as per the dates agreed with Programme Director/Dublin.
• Conduct capacity development initiatives on reporting quality and donor requirements
• Oversee collection of content such as case studies, photos, all in line with Concern requirements on consent.
• Ensure version control of documents and filing of final reports and proposals, learning documents, and other relevant documentation using the shared data space in country and Concern’s Grants Management System.

Partnerships 20%

• Identify potential new partners (e.g. international and national NGOs)
• Conduct Due Diligence and/or Concern’s Integrated Local Partner Assessment Tool (CILPAT) process in case of new partnerships with local NGOs.
• Coordinate and develop the active partnerships with local NGOs.
• Develop and implement the capacity strengthening plans jointly with local partners and in collaboration with other units (e.g. logistics, finance, audit).
• Support with the negotiation and signature of agreements or MoUs with the host government and its agencies as needed; assist with compliance with host government regulations (e.g. reporting; authorisations; etc.).
• Represent Concern at relevant meetings, e.g. clusters.

Communications 10%

• Oversee communications activities
• Supervise the Communication officer
• Provide guidance and strengthen capacities of communications staff and other staff to collect and disseminate content
• Proofread and validate communication materials before they are approved by the CD (e.g. social media posts, articles, case studies).

Miscellaneous

• Adhere and promote Concern’s Code of Conduct.
• Ensure programme design and implementation is in line with the Core Humanitarian Standards.
• Support any research initiatives planned.
• Deliver any other task requested based on the programme’s needs.

Your skills and experience will include:

Essential:

• A master’s degree in a social science discipline/human rights/humanitarian affairs or other relevant academic field
• At least two years of overseas experience with an NGO, UN agency or donor
• At least two years of experience in programme development, proposal writing, grants management, reporting and compliance
• Experience with facilitation, capacity strengthening and partnership building through formal and informal training
• Experience of working in a high pressured, results focused and dynamic environment
• Good organisational and planning skills/experience
• Strong computer skills particularly Microsoft office
• Previous experience of donor reporting
• Excellent interpersonal and communication skills
• Fluency in both French and English, both oral and written
• Excellent writing skills in French and English
• Ability to work in a challenging and stressful environment with unexpected
• Willing to travel frequently
• Very high attention to detail
• Able to take initiative and work independently

Desirable:

• Specific experience with the EU/ECHO, BHA, UN agencies, and/or Irish Aid would be an advantage
• Experience working in an insecure and volatile environment
• Confident strong communicator and networker

Female candidates are encouraged to apply.

[FR] A propos du poste : Il s’agit d’unposte de remplacement de 12 mois avec des conditions non accompagnées, basé à Bangui, en RCA. Il s’agit d’un poste de grade 3 avec un salaire de 39 128 € à 43 476 € et des avantages sociaux.

Vous rendrez compte à la Directrice Programme. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le responsable du suivi et de l’évaluation, l’auditeur interne et de conformité, le coordinateur de zone itinérant, la conseillère genre, les coordinateur·ices de zone et les chargé·es de programme, afin de garantir la qualité des programmes de Concern. Le poste implique de fréquents déplacements dans les zones de programme. Vous superviserez un·e responsable de la communication et des médias (personnel national).

Votre objectif : Votre rôle est de développer le programme de Concern dans la RCA en rédigeant des propositions de qualité et dans les délais impartis, et d’assurer la conformité de Concern avec les exigences des donateurs, de l’État et des partenaires, en utilisant des rapports efficaces et une bonne collaboration. Pour accompagner le développement du programme, vous travaillerez avec la directrice pays et la directrice programme au développement et à la mise en œuvre de la stratégie de financement et à l’identification des opportunités de financement prometteuses qui sont en ligne avec le plan stratégique de Concern pour la RCA. Vous dirigerez le développement des propositions de financement, contribuerez de manière significative à la rédaction des propositions et vérifierez qu’elles sont en ligne avec les lignes directrices de Concern, du donateur et de l’appel à propositions spécifique. En collaboration avec la directrice programme, vous veillerez à ce que les objectifs du plan stratégique national et les questions transversales, y compris le genre et la protection, soient pris en compte dans les propositions.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec les coordinateur·ices de zone et les chargé·es de programme afin de garantir le respect des exigences des donateurs. En particulier, vous veillerez à ce que l’équipe produise des rapports de haute qualité à l’intention des donateurs. Vous travaillerez également avec des collègues de tous les départements du C.A.R. et de l’extérieur du pays afin de garantir le respect des règles des donateurs. En outre, vous travaillerez au développement de partenariats qui soutiennent une programmation de qualité et la mise en œuvre de l’agenda de localisation. Vous identifierez notamment les partenaires locaux, évaluerez leurs capacités avec le soutien d’autres unités et veillerez à ce que des plans de renforcement des capacités soient élaborés et mis en œuvre conjointement avec les partenaires.

Vous serez chargé·e de :

Développement du programme 40%

• Sous la direction de la directrice pays et la directrice programme, effectuer des recherches sur les donateurs potentiels afin de comprendre leur mission, leurs politiques, leurs stratégies, leurs procédures et leurs priorités, y compris la préparation et la mise à jour d’une stratégie de financement.
• Fournir et mettre à jour régulièrement une analyse du profil actuel des donateurs et des parties prenantes dans le pays : leurs priorités en matière d’investissement, les appels d’offres potentiels.
• Fournir des informations au Desk Officer basé au siège et aux équipes de collecte de fonds à Dublin, Londres et New York afin d’identifier les opportunités de financement et de diffusion de l’information.
• Contribuer à la liaison avec les donateurs en supervisant la production de documentation et d’exemples de réussite des programmes actuels susceptibles de les intéresser ou d’être liés à leur stratégie.
• Coordonner avec le Desk Officer les opportunités de financement qui s’inscrivent dans le cadre du programme national.
• Être conscient des possibilités de mise en réseau et s’y engager afin de connaître les nouvelles possibilités/priorités pour le pays, en rapport avec le travail des ONGI, et s’y engager.
• Contrôler la réserve de financement des programmes nationaux, en veillant à ce que les nouvelles propositions ciblent les principales lacunes et les besoins de financement dans toute la mesure du possible.
• Diriger la coordination et la rédaction de notes conceptuelles et de propositions, sous la direction de la directrice programme. Élaborer des plans de travail internes pour la soumission et coordonner le personnel financier et opérationnel, ainsi que le siège et les conseillers techniques pour faciliter la contribution. Cela inclut l’élaboration de budgets de projets réalistes avec le soutien du personnel concerné.
• Veiller à ce que les propositions de projet et les notes conceptuelles soient soumises dans les délais impartis.
• Veiller au respect des règles applicables aux donateurs et des diverses stratégies de lutte contre le blanchiment d’argent
• Préparer la partie programme des budgets des donateurs en collaboration avec les chef·fes de projet, les coordinateur·ices de zone, les chargé·es de base et le contrôleur financier du pays.
• Assurer la liaison avec le contrôleur financier national et le comptable régional pour garantir la conformité financière de toutes les propositions.

Rapports et conformité 30%

• Assumer la responsabilité de la conformité des subventions pour tous les programmes de CAR, en étroite coordination avec l’auditeur interne et l’auditeur de conformité.
• Organiser et faciliter les réunions de gestion des subventions à différents stades de la subvention (ouverture, intérim et clôture).
• Co-diriger l’organisation des revues de programme (deux fois par an au minimum), avec le soutien administratif de l’équipe logistique, et préparer une première ébauche des plans d’action qui en découlent.
• Veiller à ce que les équipes soient au courant des principales questions de conformité des donateurs en organisant des ateliers de lancement des subventions, en partageant des informations sur les audits, en organisant des formations sur les procédures et les exigences des donateurs, etc.
• Développer et maintenir des outils de gestion des subventions, tels que des outils de suivi des financements et des subventions, des modèles de rapports et des calendriers, et s’assurer que l’équipe est au courant de ces échéances.
• Assurer la liaison avec le Desk Officer à Dublin et le Country Finance Controller afin de classer les documents contractuels pour les subventions, qu’elles soient actives ou clôturées.
• Assurer la liaison avec le personnel des finances et du programme pour veiller à ce que toutes les prestations soient achevées dans la période de subvention et que toutes les révisions budgétaires soient effectuées conformément aux réglementations des bailleurs de fonds.
• Gérer le calendrier des rapports en veillant à ce qu’ils soient établis dans les délais et avec précision.
• Coordonner les rapports des donateurs, en veillant à ce qu’ils soient de grande qualité, qu’ils respectent toutes les normes internes et externes et les exigences en matière de rapports, et qu’ils soient examinés et soumis dans les délais.
• Assurer une communication opportune avec les donateurs sur leurs demandes de rapports, pour les demandes d’extension, les modifications et les défis rencontrés, y compris la coordination avec d’autres équipes pour fournir une communication réactive et proactive avec les donateurs.
• Coordonner la rédaction et la compilation du rapport annuel de programme interne de Concern ainsi que des rapports exigés par le gouvernement hôte, conformément aux dates convenues avec la directrice programme et le siège.
• Mener des initiatives de développement des capacités sur la qualité des rapports et les exigences des donateurs
• Superviser la collecte de contenus tels que les études de cas, les photos, tout en respectant les exigences de Concern en matière de consentement.
• Assurer le contrôle des versions des documents et l’archivage des rapports finaux et des propositions, des documents d’apprentissage et d’autres documents pertinents en utilisant l’espace de données partagé dans le pays et le système de gestion des subventions de Concern.

Partenariats 20%

• Identifier de nouveaux partenaires potentiels (par exemple des ONG internationales et nationales)
• Effectuer un contrôle préalable et/ou utiliser l’outil d’évaluation intégrée des partenaires locaux de Concern (CILPAT) dans le cas de nouveaux partenariats avec des ONG locales.
• Coordonner et développer les partenariats actifs avec les ONG locales.
• Élaborer et mettre en œuvre les plans de renforcement des capacités conjointement avec les partenaires locaux et en collaboration avec d’autres unités (par exemple, logistique, finances, audit).
• Aider à la négociation et à la signature d’accords ou de protocoles d’accord avec le gouvernement hôte et ses agences, le cas échéant ; aider au respect des réglementations du gouvernement hôte (par exemple, rapports, autorisations, etc.).
• Représenter Concern lors des réunions pertinentes, par exemple les clusters.

Communications 10%

• Superviser les activités de communication
• Superviser le responsable de la communication
• Fournir des conseils et renforcer les capacités du personnel chargé de la communication et d’autres membres du personnel afin de collecter et de diffuser le contenu.
• Relire et valider les supports de communication avant qu’ils ne soient approuvés par la directrice pays (par exemple, les messages sur les médias sociaux, les articles, les études de cas).

Divers

• Adhérer au code de conduite de Concern et le promouvoir.
• Veiller à ce que la conception et la mise en œuvre des programmes soient conformes aux normes humanitaires fondamentales.
• Soutenir toute initiative de recherche prévue.
• Exécuter toute autre tâche demandée en fonction des besoins du programme.

Vos compétences et votre expérience sont les suivantes

Essentiel :

• Un master dans une discipline des sciences sociales/droits de l’homme/affaires humanitaires ou dans un autre domaine académique pertinent.
• Au moins deux ans d’expérience à l’étranger au sein d’une ONG, d’une agence des Nations unies ou d’un donateur.
• Au moins deux ans d’expérience dans l’élaboration de programmes, la rédaction de propositions, la gestion de subventions, l’établissement de rapports et le respect des règles.
• Expérience de la facilitation, du renforcement des capacités et de la création de partenariats par le biais de formations formelles et informelles
• Expérience du travail dans un environnement dynamique, soumis à une forte pression et axé sur les résultats
• Bonnes compétences/expérience en matière d’organisation et de planification
• Solides compétences informatiques, notamment en ce qui concerne Microsoft Office
• Expérience préalable de l’établissement de rapports à l’intention des donateurs
• Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de communication
• Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Excellentes compétences rédactionnelles en français et en anglais
• Capacité à travailler dans un environnement stimulant et stressant, avec des défis inattendus.
• Disposé à voyager fréquemment
• Très grande attention portée aux détails
• Capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière autonome

Souhaitable :

• Une expérience spécifique avec l’UE/ECHO, la BHA, les agences des Nations unies et/ou Irish Aid serait un avantage.
• Expérience de travail dans un environnement peu sûr et instable
• Confiance en soi, forte capacité de communication et de réseautage

Les candidatures feminines sont encouragées. Les candidatures en français sont les bienvenues.