Guatemala – Administrador/a Proyecto At COOPI – Cooperazione Internazionale

DESCRIPCION DE COOPI EN EL PAIS

COOPI opera en América Latina desde 1967, por ende, a pocos años desde su fundación. El trabajo de COOPI en la región se ha ido adaptando al contexto de cada país, según las necesidades encontradas, las oportunidades generadas con los mismos beneficiarios, los colaboradores y los socios locales. Hoy en día seguimos operando en Bolivia, Ecuador, Guatemala, Haití, Paraguay, Perú y Venezuela. Además de los países reportados, COOPI también sigue legalmente activa en Colombia a través de la Oficina de Coordinación Regional LAC desde el 2020.

COOPI está presente en Guatemala desde los años ’90s con proyectos de desarrollo y emergencia. COOPI interviene en los sectores de Seguridad alimentaria y nutricional, Gestión de Riesgo y Preparación frente desastre, WASH, y Protección. En respuesta a la crisis alimentaria en el corredor extendido de Guatemala, COOPI ha implementado acciones en coordinación con autoridades locales y comunidades para reforzar el nexo entre ayuda humanitaria, resiliencia y desarrollo con énfasis en la gobernanza para seguridad alimentaria y nutricional y la participación ciudadana.

DESCRIPCION DEL PROYECTO

Financiado por la Delegación de la Unión Europea en Guatemala, el proyecto es el resultado del esfuerzo conjunto entre cuatro Mancomunidades de los departamentos de Huehuetenango y Quiché y tres Instituciones internacionales (CISP, COOPI y Paz y Desarrollo) con experiencia de más de diez años en los temas de desarrollo social, seguridad alimentaria, cambio climático y gestión integral del riesgo.

El trabajo articulado con las Mancomunidades apunta a la activación en cada una de ellas de una estrategia de desarrollo rural con enfoque territorial (DRET) inclusiva basada en las necesidades de la población con enfoque de género y derechos, orientada a la adaptación al cambio climático, la seguridad alimentaria y la mejora del acceso al agua, garantizando de esta forma la promoción del desarrollo rural sostenible en áreas Mancomunadas de los Departamentos de Quiché y Huehuetenango.

OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

El/la administrador/a de proyecto se encarga de la gestión financiera, administrativa del proyecto en coordinación y bajo la dirección del jefe de proyecto, con quien trabaja de manera estrecha.

EXPERIENCIA REQUERIDA

Al menos 3 años de experiencia de gestión financiera y de logística en una ONG internacional u organización sin ánimo de lucro. Alternativamente, experiencia equivalente de gestión financiera y de logística en empresas privadas u organismos públicos.

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES PRINCIPALES

El/la Administrador/a proyecto estará bajo la supervisión del Jefe de proyecto. El/la administrador/a tendrá tareas inherentes a su cargo entre las cuales destacan:

• Ser responsable directo de la contabilidad del proyecto.
• Participar en la gestión de los recursos financieros y materiales de acuerdo con las directrices, las reglas y los procedimientos vigentes de COOPI.
• Planificar, coordinar y supervisar todas las tareas relacionadas con la administración y auditorías del proyecto.
• Ser responsable por el cumplimiento y envío de reportes que corresponda en materia de normativa tributaria-fiscal y laboral de los proyectos y velar el estricto cumplimiento.
• Mantener actualizados los procedimientos financieros y contables del proyecto bajo las políticas nacionales y los estándares COOPI, a través de los oportunos programas contables con sus respectivos respaldos.
• Asegurar el cumplimiento de las disposiciones legales de reglamentación interna del proyecto y de normativa emanada por el financiador.
• Administrar los fondos de acuerdo con las directrices del donante y COOPI
• Revisar procesos de adquisiciones y contrataciones para asegurar que estén correctos y completos.
• Monitorear el presupuesto y los gatos de los proyectos.
• Monitorear la ejecución de los diferentes componentes de los proyectos, asegurando que se alcancen los objetivos para los cuales estos han sido definidos y los plazos para el cumplimiento de hitos.
• Revisar los documentos pertinentes referidos a la ejecución financiera de cada componente del proyecto y elaborar los informes de ejecución presupuestaria (financiamiento y contraparte).
• Centralizar los documentos contables y administrativos del proyecto en curso de ejecución para la realización de los informes administrativo-contables intermedios y finales (y sus debidos adjuntos) de los mismos.
• Coordinar la gestión del archivo de la documentación del proyecto: respaldos y medios de verificación técnicos y financieros, facturas, copias cheques, archivos del personal local con contratos, contratos con proveedores, procedimientos de adquisición, estados de cuenta.
• Elaborar, junto con la coordinación de proyecto, la planificación técnica-administrativa de cierre de proyecto, considerando el POA y plan de adquisiciones del proyecto.
• Registro de gastos en el sistema contable, la caja, las cuentas de banco y su cierre.
• Elaborar los informes financieros periódicos para el envío a los donantes conforme a los cronogramas establecidos, a los procedimientos y formatos de COOPI y de los donantes.
• Realización de los pagos de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• Brindar información oportuna al jefe de proyecto para la preparación del documento interno COOPI de seguimiento a la ejecución presupuestaria del proyecto.
• Revisar y completar las carpetas físicas y digitales de los procesos administrativos de las gestiones a enviar.
• Realizar los procedimientos de compra y del mantenimiento de los vehículos, los equipos y el mobiliario de acuerdo con la guía de abastecimiento de bienes muebles y servicios relacionados.
• Apoyar en la organización administrativa de viajes y misiones (procedimientos de rendición de gastos, reserva de hotel, organización agenda de reuniones, etc.).
• Garantizar otros pagos de servicios de la oficina como: alquiler, mantenimiento, garajes, limpieza, luz y otros.
• Encargarse del abastecimiento del material de oficina proyectos.
• Mantener relaciones con el banco (apertura de cuentas, cobro cheques, obtención de EB, información de saldos, transferencias, pedido de chequera, y/u otras certificaciones que el donante pudiese pedir/exigir, etc.).
• Ser responsable de la elaboración de contratos de trabajo, cálculo para el pago de beneficios sociales y otros de tema laboral y Ministerio de Trabajo.
• Preparar los documentos necesarios para la autorización de los gastos.
• Apoyar al personal, a los socios y a las personas voluntarias en el desarrollo de sus capacidades en contabilidad y gestión financiera útiles para la programación.
• Implementar otras tareas específicas asignadas por COOPI para la implementación correcta y oportuna del proyecto, previamente acordadas.

Otras funciones

• Proveer un servicio óptimo en el manejo de información expedientes e información vinculada a la representación de COOPI.
• Apoyar a las/os colaboradoras/es de COOPI en el cumplimiento de sus tareas cotidianas.
• Facilitar los intercambios entre COOPI y los otros actores humanitarios y los socios.
• Administrar el registro secuencial del correo que ingresa y egresa: (memos, notas, cartas, etc.): impresión/copia en caso necesario, registro, clasificación, archivos.
• Difundir memos, notas, cartas etc.
• Asegurar la disposición de los documentos y presentación, introducir correcciones en textos.
• Registro de los días de permiso y de misiones.
• Apoyar en el cumplimiento de los procedimientos de recursos humanos dentro de la oficina de acuerdo a las normas establecidas.
• Mantener actualizado el registro de convenios, directorio de contactos y archivo documentario.
• Mantener actualizada la información del proyecto en el sistema indicado.
• Ejecutar aquellas tareas inherentes al puesto y que sean solicitadas por COOPI según contexto y necesidades de la intervención.

PERFIL DESEADO

Requisitos necesarios

• Contador público y carreras afines.
• 3 Años de experiencia en el manejo administrativo y contable, sea con ONG, sistema UN o empresas.
• Tener residencia fiscal en Guatemala.
• Manejo de paquetes contables y software financieros.
• Manejo de archivos, kardex, sistemas de Compras
• Conocimiento de legislación laboral básica y tributaria.
• Experiencia en planificación financiera y análisis de costos.
• Conocimiento a nivel intermedio en ofimática (Word, Excel, Power Point, Outlook, etc.).
• Capacidad para la sistematización de procesos y elaboración de documentos e informes.
• Respeto de los principios humanitarios: humanidad, neutralidad, imparcialidad, independencia operativa.
• Motivación, honestidad, actitud pro-activa y resolutiva, sentido común, discreción.
• Español fluido escrito y oral.
• Disponibilidad inmediata.

Requisitos deseables

• Experiencias previas de trabajo con organizaciones-instituciones de cooperación al desarrollo y/o ayuda humanitaria.

CONTRATACIÓN y CONDICIONES BASICAS

• Contratación según la ley general del trabajo.
• Contrato de 12 meses con prueba inicial de 2 mes.