Head of Support Services At Danish Refugee Council

Titre de la position : Head of Support Services (Chef des Services Supports)

Supervisée par : Directeur Pays

Répondant à : Directeur Pays

Duty Station : Bangui

Area of Operation : Central African Republic

Période considérée : 12 Mois

Type de contrat : Expatrié ou National

Salary & Benefits : Management E – niveau 1

Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

1 – Contexte

Présent depuis 2006, DRC est l’une des plus grandes ONG internationale en République Centrafricaine, travaillant dans deux régions (Ouham, Ouham-Pendé) avec 3 bases (Paoua, Batangafo et Bocaranga) en plus d’un bureau en capitale (Bangui) avec un portefeuille de projets portant sur différents secteurs.

La stratégie programmatique est axée autour des trois secteurs suivants : protection, relance économique et moyens d’existence, et réponse d’urgence aux besoins immédiats liés aux déplacements de populations.

2 – Objet

Basé(e) à Bangui, la/ le Chef des Services Support (Head of Support Services) est chargé (e) de façon stratégique et opérationnelle des Finances, des Ressources Humaines et de l’Administration, de la Logistique et l’approvisionnement et des technologies de l’information. Il / Elle supervise, développe et fournit une orientation stratégique à tous les services support de DRC en RCA.

Il / Elle garantit la conformité aux normes et procédures opérationnelles internationales et régionales de DRC. Le rôle contribue à l’élaboration des stratégies du pays, qui se traduisent par des plans d’action et des tâches quotidiennes. Il s’agit donc d’une position appartenant au senior management de la mission DRC en RCA.

3 – Responsabilités

Les responsabilités et attentes principales pour ce poste sont nombreuses, et explicitées ci-dessous, en fonction de chaque Département. La/ le Chef des Services Support de DRC RCA a pour principale responsabilités :

Gestion d’équipe et communication interne

• Diriger et gérer les responsables support (y compris la planification, la performance, le bien-être et le développement du personnel)
• Gérer, livrer et faire un compte rendu sur le support opérationnel aux programmes dans une envergure géographique.
• Mettre en place des équipes supports hautement performantes pour garantir le maintien des approches de haute qualité
• Développer et améliorer les approches opérationnelles, la conformité et les systèmes, et soutenir le Directeur Pays dans l’élaboration et la mise en œuvre des interventions efficaces et durables.
• Responsable du développement stratégique, de la gestion et de la mise en œuvre des opérations supports.
• S’assurer qu’un support technique approprié est disponible pour les programmes, conformément aux priorités de l’organisation
• Assurer le support des processus de planification et de révision annuelle
• Responsabilité directe de veiller à ce que le programme de DRC fonctionne conformément aux directives de la fonction support de DRC

Gestion des opérations

• Soutenir le Directeur Pays et l’équipe de Direction dans la liaison avec les bailleurs et les autorités, en particulier en ce qui concerne les questions de conformité, d’enregistrement et d’audit.
• Superviser les unités de support opérationnel du pays en assurant un leadership stratégique et un soutien technique dans les domaines placés sous sa supervision.
• Supervision, audits et contrôle et mise en œuvre des actions correctives conformément aux normes opérationnelles de DRC dans les fonctions support.
• Veiller à ce que DRC conserve et développe continuellement sa capacité opérationnelle pour fournir une réponse d’urgence rapide, en particulier au sein de ses systèmes d’approvisionnement et de transport.
• Élaborer un plan de gestion des risques pour le pays qui identifie les principaux risques financiers et opérationnels et mettre en œuvre une stratégie d’atténuation.
• S’assurer que tous les systèmes administratifs et juridiques sont précis et maintenus
• Travailler au renforcement de la capacité du staff support opérationnel tout au long des opérations à travers de fréquentes sessions de renforcement de capacité et de mentorat.
• Contribuer au développement et à la mise en œuvre des initiatives de développement global de DRC.

DRC Dynamics et Système ERP:

• S’assurer que la fonctionnalité ERP est correctement utilisée par le personnel concerné
• Effectuer des analyses des rapports et des données à partir de DRC Dynamics pour améliorer les performances globales.
• Agir en tant qu’utilisateur intensif pour la plupart des fonctionnalités de Projects & Finance

Responsabilité d’Adjoint:

• Aider le Directeur Pays et l’équipe de direction à assurer la cohérence de la programmation stratégique avec les plateformes opérationnelles de DRC, à coordonner le développement des programmes de DRC, à renforcer la qualité, les normes et l’apprentissage des programmes de DRC, et à faire respecter les cadres de responsabilité et de suivi-évaluation de DRC.
• Représenter DRC auprès des autorités, des agences des Nations Unies, des organisations humanitaires et les autres partenaires.
• Agir en qualité de Directeur Pays pendant son absence
• Autres tâches d’Adjoint, en accord avec le Directeur Pays

En tant que responsable, le titulaire du poste est chargé des tâches suivantes:

• Responsable de la réalisation des buts et objectifs stratégiques de DRC dans ses domaines de responsabilité
• Responsable des prise de décision significatives sur les activités de l’unité : son objectif, ses fonctions et son rôle, et prendre des engagements et des décisions nécessitant l’utilisation d’importantes ressources de l’unité.
• Responsable de la gestion du personnel lui rendant directement compte, généralement au nombre d’au moins 3 employés. Cela inclut l’embauche et le licenciement, la fixation d’objectifs, la probation, l’évaluation des performances, le développement du personnel, la gestion des performances, y compris les performances médiocres, etc.
• Responsable des prises de décision à la lumière des politiques, des MOPs, des normes et des conseils d’experts techniques de DRC.

Les responsabilités listées dans ces TDRs ne sont pas exhaustives et peuvent être réajustées selon les besoins opérationnels mais doivent rester en lien avec les objectifs globaux du poste. .

4 – Qualifications requises

• Diplôme universitaire supérieur (ou diplôme niveau licence avec des années équivalentes d’expérience professionnelle) dans les domaines comme l’économie, les finances/Comptabilité, la logistique, la gestion des Ressosurces humaines, ou un domaine similaire
• Minimum sept (7) années d’expériences professionnelles dans une ONG international sur des postes en lien avec les services support (RH ; Logistique et/ou finance), dont deux (2) années minimum d’expériences dans une position similaire ;
• Au moins 4 ans d’expérience en gestion des personnes
• Expérience dans un rôle similaire au sein d’une ONG internationale
• Compétences confirmées en leadership et compétences en gestion des personnes
• Expérience et capacité avérées en matière de gestion opérationnelle, y compris dans des zones de conflit
• Expérience avérée et significative de la gestion des finances, de l’information et des systèmes
• Expérience significative dans les processus d’approvisionnement et d’appel d’offres
• Compréhension et expérience de la collecte de fonds institutionnelle
• Compréhension des pays dans lesquels opère la RDC et sensible au contexte culturel
• Expérience de travail dans un système ERP, y compris des systèmes de chaîne d’approvisionnement, de finances et de ressources humaines
• Capacité à travailler dans des environnements de sécurité instables et dans un contexte de gestion à distance
• Niveau de français : la maîtrise parfaite de la langue française, à l’écrit ainsi qu’à l’oral, est indispensable)
• Excellent niveau d’anglais
• Bonne compréhension du contexte local et sahélien.
• Des qualifications professionnelles humanitaires pertinentes / des certificats de formation reconnus dans les domaines liés aux subventions (M&E, IM, CHS, SPHERE, protection, etc.) sont souhaitables, bien que l’expérience pratique soit plus essentielle pour le post

Il est à noter que :

• Une expérience préalable avec DRC constitue un avantage ;
• Une bonne connaissance de travail sur des projets financés par BHA, FH, BPRM, DANIDA, ECHO, Union européenne, SDC, constitue un avantage.

5 – Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
• Excellent communication skills (including attentiveness and patience) are required
• Good organizational skills are required
• Exemplary sense of ethics
• Ability to work in a team and good sense of humor