Head of Support Services At Danish Refugee Council

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC), l’une des principales ONG humanitaires au monde, est aujourd’hui à la recherche d’un/une Head of Support Services (Chef des Services Supports) hautement qualifié(e) pour Bamako en Mali. Basé(e) à Bamako, la/ le Chef des Services Support assure la direction générale et la gestion de tous les services support de DRC au Mali, sous l’autorité et la supervision du Directeur Pays. La/ le Chef des Services Support veille à la consolidation de services de façon efficiente dans les domaines des finances, de l’administration, des technologies de l’information, des ressources humaines, des achats et de la logistique. La/ le Chef des Services Support est le line manager des responsables des Départements Finance, Ressources humaines et Supply Chain dans le pays.

À propos du poste

DRC opère en Afrique de l’Ouest depuis 1998, et DRC opère en Afrique de l’Ouest depuis 1998, et depuis 2013 au Mali dans les domaines de la sécurité alimentaire, la protection, la réduction de la violence armée. Il s’agit donc une position appartenant au senior management de la mission DRC au Mali, et c’est une fonction clef dans l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies spécifiques au Niger, ainsi que dans la conception, l’implémentation et l’amélioration de systèmes, processus et politiques opérationnels à l’appui de la mission de DRC au Mali, conformément aux normes et procédures opérationnelles internationales et régionales de DRC.

Les responsabilités et attentes principales pour ce poste sont nombreuses, et explicitées ci-dessous, en fonction de chaque Département. La/ le Chef(fe) des Services Support de DRC Mali se doit de :

Responsabilité 1 : Superviser le département des services support (RH, finances, administration et logistique)

• Superviser et évaluer les responsables des départements Comptabilité/Finance, Administration/ressources humaines et logistique ;
• Accompagner et renforcer les capacités techniques et/ou managériales des responsables des services de support afin d’améliorer leur autonomie ;
• Assurer une bonne dynamique et coordination entre les 3 départements des services support ;
• Développer pour chaque département des services support un plan d’action annuel qui sera régulièrement mis à jour ;
• Assurer une communication efficace entre les services support et les équipes opérationnelles afin de garantir une efficacité optimum dans la mise en place des activités ;
• Prendre en charge la gestion directe d’un département de service de support lorsque le responsable concerné est absent.

Responsabilité 2 : Assurer la conformité des politiques internes (RH, administration, finances et logistique) avec le cadre juridique national, les exigences des donateurs et les règles internes à DRC.

• S’assurer que les politiques RH sont à jour et conformes à la législation nationale, aux exigences des donateurs et aux règles internes à DRC ;
• S’assurer que la procédure d’autorisation d’engagement des dépenses (IDRA) sont régulièrement mises à jour et bien appliquées ;
• S’assurer que tous les achats (y compris les prestations de services) sont conformes aux procédures d’achat de DRC.
• S’assurer que les politiques internes sont comprises, connues et appliquées par l’ensemble du personnel et des parties prenantes de DRC ;
• S’assurer que le personnel national et international est géré en conformité avec les politiques RH de DRC ;
• Superviser, en étroite collaboration avec le responsable RH, la préparation de la paie mensuelle.

Responsabilité 3 : S’assurer que les livrables (administratifs, financiers, projets) sont de haute qualité et fournis à temps aux parties concernées (donateurs, autorités locales et nationales, siège social, etc.)

• S’assurer que les livrables à soumettre au siège de DRC (Copenhague) et/ou au bureau régional (Dakar) sont de haute qualité et sont livrés avant les délais requis (clôture comptable, master budget, demande de trésorerie, rapports RH, inventaire, etc.) ;
• S’assurer que les rapports financiers sont conformes aux exigences des bailleurs et qu’ils sont validé par le siège de DRC (Copenhague) ;
• S’assurer que les accords de partenariat sont exacts, mis à jour et conformes aux règlements de DRC ;
• Analyser les directives budgétaires des bailleurs et participer activement à l’élaboration du budget des propositions de projet ;
• Renforcer les capacités de gestion financiére des responsables de budget (développement de propositions financiéres, préparation des avenants budgétaires et suivi des consommations budgetaires) ;
• Superviser, en étroite collaboration avec le responsable financier, la préparation du suivi budgétaire mensuel et s’assurer que le personnel concerné participe activement à ce processus ;
• S’assurer que les tableaux des affectations financières (employés nationaux, employés internationaux et les couts de structures du bureau principal et des bases) soient reguliérement mis a jour en fonction de l’évolution des financements et partager avec les personnes concernées.

Autres

• Effectuer des visites régulières sur le terrain afin d’évaluer les systèmes et contrôles en place et d’identifier les améliorations nécessaires ;
• Assurer l’intérim du Directeur Pays en son absence ;
• Garantir la bonne communication et sensibilisation du Code de conduite, et est membre du Comité de Gestion des Plaintes (Code of Conduct Intake Committee) ;
• Veiller à la gestion et le contrôle des risques de la mission, notamment en gardant à jour le Risk Register.

En outre, la/le Chef des Services Supports pourra se voir demander d’assumer d’autres tâches et travaux, à la demande de sa hiérarchie.

À propos du postulant

Qualifications requises

• Niveau académique équivalent à un Master universitaire dans le domaine de la Finance/comptabilité, de la gestion des Ressources humaines, en Business Administration ;
• Minimum cinq (5) années d’expériences professionnelles dans une ONG international sur des postes en lien avec les services support (RH ; Logistique et/ou finance), dont deux (2) années minimum d’expériences dans une position similaire ;
• Expérience avérée et significative de la gestion des finances, de l’information et des systèmes ;
• Expérience significative des processus d’approvisionnement et d’appel d’offres ;
• Expérience dans le développement de capacité au travers des formations, de la gestion de performance, et plans de développement ;
• Connaissance des logiciels de gestion comptable et financière (Dynamics, NAVISION, SAGA, …) ;
• Excellente maîtrise de Microsoft Office
• Excellentes compétences en termes d’analyse et de rapportage ;
• Excellente compétences interpersonnelles et habilité démontrée à travail sous pression et dans des conditions stressantes ;
• Niveau de français bilingue (la maîtrise parfaite de la langue française, à l’écrit ainsi qu’à l’oral, est indispensable)
• Excellent niveau d’anglais
• Bonne compréhension du contexte local

Il est à noter que :

• Une expérience préalable avec DRC constitue un avantage ;
• Une bonne connaissance de travail sur des projets financés par l’Union Européenne, SDC, ECHO, USAID et /ou DANIDA, constitue un avantage ;

Compétences et qualités exigées

• Une précédente expérience de travail dans un système ERP constitue un avantage.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises
• Sens de l’éthique exemplaire
• Capacité à travail en équipe et bon sens de l’humour

À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences fondamentales du DRC:

Viser l’excellence : Focaliser sur l’atteinte des résultats tout en assurant un processus efficace.

La collaboration : Impliquer toutes les parties pertinentes et favoriser le feedback.

Prendre des initiatives : Prendre des responsabilités et des initiatives tout en visant l’innovation.

Communiquer : Écouter et parler efficacement et honnêtement ;

Faire preuve d’intégrité : Agir conformément à la vision et aux valeurs DRC.

Notre offre

Durée du contrat: 12 mois

Catégorie professionnelle: Band E, Senior Management

Désignation du lieu d’affectation: Bamako, position accompagnée

Date d’entrée en vigueur: au plus tôt

Le salaire et les conditions seront en fonction des modalités d’emploi des fonctionnaires expatriés du Conseil Danois pour les Réfugiés.