HR & Admin Officer – Grand’Anse At Save the Children

L’Opportunité:

Save the Children Haïti cherche un/e chargé/e de Ressources Humaines et administration pour le Bureau de Les Cayes. Ce poste est responsable devant le directeur des RHs et de l’administration pour les relations gouvernementales au niveau local et pour la fourniture de services efficaces de ressources humaines et administratives dans les contextes de programme de développement et de situations d’urgence.

En tant que membre de l’équipe de gestion du bureau du Sud et de la Grand’Anse :

• Contribuer aux fonctions Ressources humaines et administration du bureau de terrain ;
• Soutenir le développement d’une culture organisationnelle qui reflète nos valeurs de double mandat, favorise la responsabilisation et la haute performance, encourage une culture d’apprentissage, de créativité et d’innovation en équipe, et engage notre staff à offrir des résultats remarquables pour les enfants et un excellent service à la clientèle pour nos membres et donateurs ;
• Aidez à concevoir et à mettre en place une structure organisationnelle cohérente conforme aux pratiques de SCI et adaptée aux besoins du programme ;
• Aider à établir, maintenir et améliorer des relations de travail actives et régulières au niveau locale avec : les autorités gouvernementales, les partenaires, y compris les donateurs humanitaires et de développement, et les ONG locales et internationales ;
• Assurer que le bureau de terrain respecte toutes les normes et les procédures standards opérationnelles de Save the Children ;
• Veiller à ce que tout le soutien requis soit fourni rapidement, à l’échelle et conformément aux règles et aux principes en cas d’urgence, en étroite collaboration avec le Bureau pays ;
• Assister le processus de proposition de programme pour s’assurer que l’échelle des salaires et les avantages sont respectés ;
• Assurer le rapportage des heures de travail et faire le suivi avec les employés et leur manager pour bien remplir les feuilles de temps ;

Ressources Humaines

• Contribuer à l’élaborer d’une stratégie de meilleures pratiques en matière de ressources humaines pour le bureau de pays d’Haïti, qui englobe les récompenses, les ressources, les relations avec les employés, la gestion des talents et l’apprentissage et le développement ;
• Examiner les conditions d’emploi et de travail pour assurer le respect des lois locales du travail tout en développant des relations solides avec les organismes gouvernementaux et les ONG ;
• Donner sa contribution pour la conformité de la qualité des données dans les KPI des ressources humaines.
• Assurer le recrutement, la rétention et la réintégration appropriés du personnel pertinent tant pour le développement que pour les situations d’urgence, ainsi que pour le perfectionnement professionnel du personnel ;
• Travailler en étroite collaboration avec le la direction du bureau de terrain afin de s’assurer que des éléments adéquats en matière de ressources humaines sont fournis et incorporés lors de l’élaboration et de la mise en œuvre de tous les projets / programmes ;
• Interpréter, expliquer et mettre en œuvre les règles et les procédures relatives aux politiques des employés et s’assurer qu’elles sont suivies ;
• S’assurer que les procédures d’urgence appropriées et adéquates sont détaillées dans le Plan de préparation aux situations d’urgence du Bureau de terrain afin de permettre une mise à l’échelle rapide ;
• Surveiller et conseiller en matière disciplinaire conformément aux politiques et procédures établies ;
• Relater les conflits, les griefs et les cas de harcèlement ;
• S’assurer que le personnel et les personnes liées à Save the Children sont conscients et respectent la politique de sauvegarde de l’enfant en :

1. Mentionnant systématiquement dans les offres d’emploi et les JDs le mandat de Save the Children dans la défense des enfants et les responsabilités générales et spécifiques des employés en la matière.
2. Veillant à appliquer systématiquement les principes et pratiques de recrutement sure.
3. Traitant les suspicions et cas avérés d’abus internes impliquant nos staffs.
4. Partageant avec le Child Safeguarding Lead les données à jour permettant l’organisation des inductions, formations et formation de rappel pour tous les employés dans les délais requis.

Gestion du personnel, mentorat et développement

• Assurer la dotation appropriée en matière de ressources humaines et d’administration ;
• S’assurer que tous les membres du personnel comprennent et sont en mesure d’exercer leurs fonctions en cas d’urgence ;
• Gérer l’équipe ; Définir les attentes, fournir un leadership et un soutien technique au besoin, et évaluer régulièrement les rapports directs ;
• Effectuer le recrutement en s’assurant que les descriptions de travail sont à jour et mises à jour, annoncent les offres d’emploi, sélectionnent les candidats, communiquent avec les candidats, planifient, facilitent et participent aux entrevues
• Incorporer les stratégies de développement du personnel et le Système de gestion du rendement dans le processus de création d’équipe. Contribuer à l’établissement et au suivi d’un système basé sur les résultats et suivre ;
• Contribuer à la gestion des performances de l’ensemble du personnel dans :
• Utilisation efficace du système de gestion du rendement, y compris l’établissement d’objectifs clairs et mesurables, des commentaires continus, des examens périodiques et des évaluations justes et impartiales ;
• Coaching, mentorat et autres possibilités de développement ;
• Reconnaissance et récompenses pour la performance exceptionnelle ;
• La documentation de performance n’est pas satisfaisante, avec des améliorations de performance / plans de travail appropriés ;
• Facilitation des plans de succession et de sortie du personnel.

Administration

• Assurer le suivi du processus pour l’hébergement et les modalités de voyage pour le personnel.
• Maintenir la documentation sur les relations, les accords, y compris tout Accord Cadre pour le bureau de terrain.
• S’assurer qu’un traceur de problèmes du bâtiment est en place et utilisé au niveau du terrain et est distribué au personnel concerné périodiquement (au minimum, une fois par mois) ;
• S’assurer que la performance des services d’administration dans l’ensemble du programme est surveillée et répond aux besoins du programme ;
• S’assurer du suivi de tous les services de fonctionnement du bureau (électricité, eau, gaz, carburant, Internet), que les paiements sont effectués à temps et que l’approvisionnement est terminé avant l’expiration des contrats.

Installations et gestion d’actifs

• Superviser l’entretien général des locaux du bureau, des installations et de l’équipement (environnement de travail physique) et veiller à ce que ceux-ci soient sécurisés et utilisés efficacement ;
• Examiner et mettre à jour annuellement tous les contrats et contrats de location qui seront révisés par la direction du bureau de terrain avant de les transmettre au Directeur du Pays pour signature ;
• Assurer le respect des règles de santé et de sécurité en étroite coordination avec le responsable de la sécurité et de la sécurité ;
• Assurer que les systèmes de communication internes et externes fonctionnent efficacement ;
• Assurer une couverture d’assurance adéquate et se tenir au courant de la pertinence et des types de couverture disponibles ;
• Fournir un soutien logistique aux invités, aux visiteurs, y compris aux organisations partenaires impliquées dans les activités de SCI ;
• Assurer la gestion des installations et d’entretiens du bureau.

Sommaire des qualifications requises :

• QUALIFICATIONS

  Essentiel:

  • Diplôme universitaire avec diplôme complémentaire en gestion ou équivalent
  • Maîtrise de l’écrit et de l’oral du Français et du créole (Anglais un atout)
  • Excellentes compétences en informatique Microsoft Office (Word, Excel, Power Point et Outlook)
  • Capacité d’entraîner, de mentorer, de déléguer de manière appropriée et de fournir des conseils de perfectionnement au personnel supervisé ;

  EXPERIENCES ET COMPETENCES

  • 3 ans d’expérience en administration et ressources humaines
  • Familiarité et expérience avec les lois du travail locales
  • Excellentes compétences interpersonnelles et compétences en communication verbale et écrite
  • Capacité de planifier et d’organiser une charge de travail importante qui comprend des tâches et des responsabilités complexes et diverses dans les contextes de développement et d’urgence ;
  • Volonté et aptitude à modifier radicalement les pratiques de travail et les heures, et travailler avec les équipes de pointe, en cas d’urgence ;
  • Une crédibilité démontrée avec des collègues et des parties prenantes à tous les niveaux d’une organisation ;
  • Les compétences en leadership, y compris la capacité de superviser et de motiver un personnel professionnel qualifié avec de solides systèmes de valeurs personnelles ;
  • Compétences analytiques, décisionnelles et de planification stratégique et capacité à gérer de multiples priorités ;
  • Compétences en construction d’équipe ;
  • Un fort engagement envers les valeurs et les principes de Save the Children ;
  • Un haut niveau d’engagement envers les principes du développement et les objectifs organisationnels et programmatiques de Save the Children ;

L’Organisation:

Nous embauchons environ 25,000 personnes à travers le monde et travaillons sur le terrain dans plus de 100 pays pour aider des enfants affectés par des crises ou ceux ayant besoin d’un meilleur traitement en santé, d’éducation et de protection pour enfant. Nous accompagnons et faisons du plaidoyer à un niveau plus élevé pour l’atteinte des droits des Enfants et en vue de nous assurer que leurs voix soient entendues.

Nous travaillons à travers 3 percées sur la manière dont le monde parviendra à traiter des enfants d’ici 2030.

1. Aucun enfant ne meurt de causes évitables avant l’âge de 5 ans
2. Tous les enfants bénéficient d’une éducation de base de qualité
3. La violence à l’égard des enfants n’est plus tolérée

Nous sommes convaincues que des gens formidables forment une excellente organisation et que nos employé (es) jouent un rôle crucial en nous aidant à atteindre nos ambitions pour les enfants. Nous valorisons nos collaborateurs et les offrons une carrière enrichissante et promettante dans un lieu de travail où l’ambition, la créativité et l’intégrité sont fortement valorisées.

Informations pour l’application :

Prière de soumettre un document PDF d’application unique incluant: une lettre de couverture, un curriculum vitae à jour. Prière d’insérer également les détails sur votre historique de rémunération et sur vos attentes salariales. Une copie complète du descriptif du rôle est disponible à travers le lien https://www.savethechildren.net/careers/apply

Nous veillons aussi à la sauvegarde des enfants à travers notre processus de sélection, d’où un contrôle rigoureux sur les références incluant : la vérification d’antécédents; ce qui reflète notre engagement à protéger les enfants contre les abus.

Tous les employés (es) sont appelés (es) à s’acquitter de leurs taches conformément à notre politique globale anti-harcèlement.

Save the Children ne demande pas de l’argent à aucune étape du processus de recrutement.