HR Field Administrator At Memisa Belgium

Memisa est une ONG belge qui promeut des soins de santé de qualité pour toutes et tous, avec une attention particulière pour les plus défavorisé.e.s et les plus vulnérables. La mission de Memisa se traduit par deux objectifs : d’une part, nous travaillons en partenariat avec des structures de santé locales et leur personnel afin d’améliorer la qualité et la disponibilité des soins. D’autre part, nous œuvrons, en collaboration avec des communautés locales, à davantage de solidarité, au droit à la santé et à l’accès financier aux soins de santé. Memisa est active dans 6 pays partenaires : RD du Congo, Burundi, Bénin, Guinée, Mauritanie et Inde. En Belgique, Memisa sensibilise la population aux inégalités d’accès aux soins de santé dans le monde et appelle à la solidarité internationale.

Afin de renforcer le département de RH, Memisa recrute un HR Field Administrator à temps plein.

1. Position et attributions

Le/ la HR FIELD Administrator rend compte au HR Manager et travaille en étroite collaboration avec l’équipe RH Siège, ainsi qu’avec le personnel RH dans les pays où des bureaux de Memisa sont présents (RDC, Burundi et Guinée) en étroite collaboration avec un(e) autre HR Officer (HQ), le HR Field Administrator et le HR Office Support ainsi que les acteurs clés RH sur le terrain.

Il/elle est responsable de la gestion administrative des Ressources Humaines du personnel expatrié.

Il/elle est le garant de la bonne application du règlement de travail et du Manuel de Procédure Expatrié.

2. Tâches et responsabilités

· Administration du personnel expatrié

· Gestion des dossiers du personnel et respect des obligations légales : octroi et suivi des congés en collaboration avec le Responsable RH sur le terrain, gestion de la paie ;

· Gestion contractuelle : formalisation de toute demande de contrat, d’avenant en concertation avec HR Manager, briefing sur les assurances, fiche d’accueil, suivi légal et administratif des fins de contrat ;

· Suivi administratif des travailleurs à travers un logiciel RH ou fichier Excel

· Collaboration avec HR Field Administrator dans la gestion administrative du package expat (transport, logement) ;

· Effectue le contrôle des calendriers avant le lancement de la paie et communique les situations spécifiques au secrétariat social ;

· Avalise la clôture de la paie après validation du HR Manager

· Garant du respect de l’application du Manuel de Procédure RH et du Règlement de travail pour le personnel expatrié ;

· Est un appui dans le processus de recrutement du personnel Expatrié

o Prépare et assure le déroulement et le suivi des ouvertures des postes Expatriés en interne et en externe

o Fournit l’information au candidat sélectionné concernant les spécificités salariales liées à son statut : type de contrat, salaire et avantages accordés suivant la durée du contrat et sa résidence

o Fournit au candidat une estimation de son niveau salarial en tenant compte des spécificités liées au poste et des informations reprises dans son dossier

Communication, documentation et information orientées autant vers l’intérieur que l’extérieur : **

· Répond à toute question relative à ses domaines de compétences dans le cadre de sa fonction

· Entretient une relation constructive avec les différents partenaires (FEONG, ACODEV, PEGASUS, …)

· Suit les obligations légales et éthiques des ONG et des organisations à but non lucratif

· Surveille la législation et ses évolutions afin de garantir le respect du cadre légal dans la gestion des expatriés et l’anticipation/gestion des risques légaux.

· Assure le suivi, la distribution et la maintenance du règlement de travail dans les antennes (en se référant au HR Manager pour toute question jurisprudentielle)

· Met à jour les documents et les indicateurs liés à son poste ainsi que la liste de données de contact

· Information X-bank, rapport annuel expats

Toutes les autres tâches RH confiées par le N+1 hiérarchique. Ces tâches ne sont pas exhaustives sont liées aux exigences du département RH et en fonction des compétences.

III. Profil

Formation & expérience

▪ Baccalauréat en Administration/ Ressources humaines/ autre formation pertinente

▪ Minimum 3 ans d’expérience professionnelle pertinente dans une fonction similaire dans la gestion du personnel

Atouts :

§ Expérience professionnelle dans une ONG internationale

Compétences :

• Affinité avec les valeurs (Solidarité, Responsabilité et égalité) et objectifs de Memisa
• Engagement professionnel dans l’ensemble des tâches liées à sa fonction
• Capacité à travailler en équipe, sous pression et également de manière autonome dans un environnement complexe multiculturel
• Capacité d’innovation, de planification, rigueur, assiduité et esprit de synthèse
• Capacité d’exécuter plusieurs tâches ;
• Maîtrise de l’outil informatique et de la bureautique (Word, Excel, Power Point)
• Flexibilité, communicatif, sociable avec l’ensemble du personnel et les visiteurs
• Sens de la confidentialité et de l’écoute
• Capacité d’adaptation à toute situation (recherche proactive de solutions aux difficultés rencontrées**)
• Avoir une excellente maitrise du français, oral et écrit**

· Bonne connaissance orale et écrite du FR/ NL – l’anglais est un atout

Memisa vous offre :

• Une fonction pleine de challenge et enrichissante au sein d’une ONG Médicale dynamique, en phase avec l’environnement changeant.
• Un contrat à durée indéterminée basé à Bruxelles avec environ 1 mission par an sur le terrain**
• Date de début : le plus rapidement possible
• Un temps plein
• Un package salarial attrayant incluant un salaire brut selon la grille barémique (329.01 – niveau A1) en fonction de l’expérience ainsi que d’un treizième mois, des chèques-repas, une prime forfaitaire et un remboursement des frais de transport.