Le.la directeur.rice des finances et de l’administration en Haïti appuie et coordonne les services comptables, administratifs et logistiques. At Médecins du Monde Canada

P O S I T I O NN E M E N T D A N S L ’ÉQ U I P E
 Sous la responsabilité du.de la Chef.fe de mission et en étroite collaboration avec le.la directeur.rice des programmes.
 Est le.la supérieur.e hiérarchique des comptables, de la ressource administrative et RH, ainsi que du.de la logisticien.ne à Port-au-Prince
 Est le.la superviseur.e technique des comptables des autres bases (Nippes et Port de Paix)
 Fait partie de l’équipe de coordination et travaille en collaboration avec l’ensemble du personnel MdM Canada en Haiti ainsi que de l’équipe finances et administration au siège de MdM à Montréal.
 En étroite collaboration avec l’analyste financière des projets internationaux et la directrice des finances et de l’administration à Montréal.

AC T I V I T ÉS D U P O S T E
Général
o En collaboration avec le.la directeur.rice des programmes et le.la chef.fe de mission, assure
l’adéquation entre les besoins financiers et administratifs de la mission en générale et des projets en particulier ;
o Fait le diagnostic interne du département des finances et de l’administration, développe des outils appropriés si besoin et veille à leur mise en application ;
o En fonction des exigences des bailleurs de fonds et de saines pratiques de gestion, développe, standardise et veille à l’application des procédures, incluant le traitement et la vérification des documents nécessaires à la planification et au suivi des opérations ;
o Appuie et soutient le.la directeur.rice des programmes, dans la réalisation et le suivi des activités des projets en ce qui a trait aux aspects comptables, logistiques et administratifs ;
2/3 Révisé le 28 sept 2021.
o Assure l’harmonisation et l’application des politiques financières et administratives de Médecins du Monde Canada pour les projets en Haïti avec le souci de leur amélioration constante ;
o Assure la bonne gestion, l’encadrement et l’évaluation des personnes sous sa responsabilité ;
o Organise au besoin des ateliers de travail visant à l’augmentation des capacités et des compétences de l’équipe comptable et administrative en Haïti.
o Effectue toute autre tâche qui lui est requise dans le cadre de ses fonctions et du bon fonctionnement financier et administratif de la mission en Haïti.

Suivi administratif
o Assure le suivi de l’ensemble des dossiers légaux (Impôts, INSS, etc.) tout en respectant le Code du travail et les lois fiscales qui prévalent en Haïti ;
o Assure que tous les contrats des employé.e.s sur le terrain en Haïti soient conformes, à jour, et que les préavis de fin de contrat sont respectés;
o Assure la mise à jour régulière du plan de répartition des ressources humaines sur le terrain et participe à la révision de l’organigramme lorsque nécessaire et ce en collaboration avec le.la chef.fe de mission et le.la directeur.rice des programmes;
o Assure que chaque employé.e sur le terrain en Haïti dispose d’un dossier complet tel que stipulé dans le Manuel des procédures de MdM Canada;
o Assure le suivi mensuel des feuilles de temps et des feuilles de paie, avant l’envoi au siège social;
o Tient à jour le registre des congés de tout le personnel, en conformité avec la paie et les feuilles de temps;
o Révise, au besoin, de concert avec le.la chef.fe de mission, le Manuel des procédures administratives et financières, ainsi que le Manuel de sécurité pays ;
o Assure que les services logistiques de la mission de MdM Canada en Haïti sont bien offerts et que l’équipe logistique se conforme au protocole en la matière;
o Assure, à travers la supervision du.de la responsable logistique, que les biens, matériels et
équipements soient disponibles, en bon état et conformes aux procédures de MdM Canada.
o Assure et vérifie que tous les documents (achats, inventaires, certificats de donation, exemptions de taxes, transferts de propriété, etc.) soient ordonnés/conformes ;
o Assure un bon archivage des documents financiers et légaux de MdM Canada en Haïti.
Suivi Financier
o Garantie la bonne tenue financière et budgétaire de la mission de MdM Canada en Haïti ;
o Appuie le.la Chef.fe de mission ainsi que le.la directeur.rice des programmes et les
coordonnateur.rice.s de base dans le suivi budgétaire de la mission;
o Participe au développement stratégique de la mission ;
o Assure la mise en place et le bon fonctionnement des systèmes comptables adéquats et de la
formation du personnel afférent ;
o Harmonise et met en oeuvre les procédures financières de la mission ;
o Vérifie la documentation et la nature des transactions financières des rapports mensuels afin de s’assurer que le tout respecte l’application des normes et procédures des bailleurs de fonds et/ou de l’organisation ;
o S’assure que tous les rapports financiers mensuels et finaux sont produits, complets et approuvés par le.la Chef.fe de mission et expédiés au siège social dans les délais prescrits ;
o Assure le suivi et le contrôle budgétaire des projets mensuellement ;
o Recueille, analyse et assure le suivi des prévisions de trésorerie des projets avant de les soumettre au.à la Chef.fe de mission pour approbation et demande de transfert au siège social.
o Participe à la préparation des dossiers de vérification organisationnelle et des projets ;
o Est responsable de la saine gestion de la trésorerie et de la protection des actifs sous sa
responsabilité;
o Dans le contexte de ce qui précède, s’assure de la formation continue de l’équipe comptable, selon les différents outils et documents utilisés par MdM Canada.
COORDINATION / REPRÉSENTATION /RAPPORTS ET DÉVELOPPEMENT DE PROJETS
 Participe aux réunions de coordination de MdM Canada en Haïti ;
 Peut être amené à représenter MdM Canada lors de réunions extérieures (bailleurs, inter-ONG, forums humanitaires), sur demande du.de la Chef.fe de mission ;
 Participe aux réunions du réseau MdM en Haïti concernant les finances et l’administration ;
 Est appelé à se déplacer dans les zones d’intervention de MdM Canada pour des missions de vérifications internes et d’appui financier et administratif, lorsque nécessaire;
 Participe au développement des budgets de nouveaux projets sur demande et en collaboration avec l’équipe de coordination.

P R O F I L R E C H E R C H É
COMPÉTENCES :
 Expérience minimum de 5 ans à un poste équivalent dans une ONG
 Expérience minimum de 7 ans dans des fonctions pertinentes en relation avec le poste
 Connaissances techniques en finance et en administration (gestion de budget, comptabilité,
ressources humaines)
 Expérience en encadrement et en animation d’équipe
 Connaissances très avancées en Excel
 Bonnes connaissances en informatique (Word, Internet)
 Connaissance du logiciel comptable SAGA un grand atout.
 Excellente communication orale et écrite en français. (créole et anglais un atout)
 Excellentes compétences relationnelles
 Polyvalence, adaptabilité, sens pratique
 Honnêteté, discrétion, disponibilité
 Capacité à travailler sous pression, autonomie et sens de l’organisation
 Patience et diplomatie, capacité d’écoute, pédagogie
 Capacité de travailler dans un pays aux conditions sécuritaires difficiles.

C O N D I T I O N S D E T R A V A I L
 Rémunération selon l’échelle salariale de MdM Canada
 Avantages sociaux compétitifs