Mauritanie – Assistant(e) à la Coordination At COOPI – Cooperazione Internazionale

COOPI recherche un Assistant(e) à la Coordination en Mauritanie

En Mauritanie, COOPI est active depuis 2019 et met en œuvre des actions de relèvement précoce et développement focalisés principalement sur les secteurs suivants : développement rurale, chaines de valeurs, moyens de subsistance et création d’emploi en partenariat avec l’UNHCR, ENABEL , la Délégation de l’Union Européenne, la Fondation G5 Sahel.

Objectif du poste

L’Assistant(e) à la coordination (Programme) apporte un appui à la coordination Pays pour garantir les différentes taches institutionnelles; le flux d’information entre la coordination, le siège et le terrain; les contacts avec les institutions locales et internationales et la mise à jour, classification et archivage des documents concernant les projets et l’organisation, sur la base des procédures COOPI et des indications de la coordination. Il/elle facilite la tenue des réunions de coordination hebdomadaires (auxquelles il/elle participe activement), s’assure que le « paquet mensuel programme » est correctement rempli et transmis par les chefs de projet et procède à son analyse et à sa restitution aux membres de la coordination.

Responsabilités

L’Assistant à la coordination réfère à la Grants Manager et l’assiste, elle et le Coordinateur du Programme, dans l’écriture des projets et des avenants à présenter, du monitorage et rapportage des projets en cours, du classement des documents, des relations avec les bailleurs. En particulier, sous la supervision de la Grants Manager, la réalisation de la mission implique les activités suivantes:

Assurer le respect des procédures, des délais, des documents à transmettre au siège dans la mise en place des nouveaux projets

Assurer le respect des procédures et des échéances et la vérification des documents à envoyer au siège pour le start up des projets (en particulier collecte et vérification des documents, remplissage des fiches pour le comité de risque et pour l’ouverture des codes administratifs des projets), en collaboration avec la coordination admin, la Grants Manager et le Coordo programme pays.

Contribuer à la supervision et au suivi des projets, à la soumission des rapports narratifs et financiers dans le respect des échéances

Support dans la capitalisation des informations provenant des projets, notamment responsable de la gestion du flux d’informations et des outils de récolte des données selon les procédures du siège et/ou de la coordination;
Suivi des projets : Support dans la vérification des données provenant du monitorage des projets, notamment responsable de leur classement et accessibilité, ainsi que de l’élaboration de statistiques et analyses de ces données, sur demande du Coordinateur Programme, de la Grants Manager ou du chef de Mission (vérification croisée des rapports, compilation des check lists, vérification des plans d’achat, outils de monitorage des activités et monitorage financier);
Rapportage & Relations bailleurs : Révision des rapports de projet assurant leur cohérence et régularité formelle par rapport aux procédures bailleurs et Coopi, en collaboration avec le coordinateur programme, la Grants Manager et l’administration.

Assurer le plan de visibilité COOPI RDC et des bailleurs en collaboration avec le bureau de communication de Milan, le CdM et les CP

Assurer la visibilité du pays et des projets en collaboration avec le bureau de communication, le chef de mission, et les chefs de projets (coordination des activités de visibilité planifiées par les projets et par la coordination).

Assurer l’élaboration et l’accessibilité de la documentation des projets et la capitalisation des expériences COOPI en RDC en collaboration avec les CP, Coordinateur programme, Coordo Nutrition, Coordo Protection et le siège

Assurer l’élaboration et l’accessibilité des documents sur les projets et la capitalisation des bonnes pratiques en relation avec les chefs de projets, les coordinateurs sectoriels et le siège;
Assurer l’archivage des documents pour chaque projet (Gproject, Archive en dur Kinshasa, Online).

Assurer la mise en œuvre et la mise à jour du paquet formation des nouveaux expats

Assurer la mise en œuvre et la mise à jour du dossier pour la formation des nouveaux expatriés arrivant dans le pays (coordination des activités de formation prévues pour les expatriés et envoie des documents nécessaires comme le règlement pays et le code de conduite, mise à jour des documents avec le chef de mission et le siège, dans le cas de modifications de procédure).

Assurer la mise à jour des Plans Opérationnels en collaboration avec le CdM

Assurer la mise à jour des plans opérationnels, du document de stratégie pays et du règlement pays avec le Chef de Mission (mise à jour des documents et coordination des séances de travail pour leur mise à jour).

Assurer la présence aux clusters du CdM et le flux d’informations

Assurer la présence aux clusters et aux réunions de coordination humanitaire, quand demandé par le Chef de Mission, et la capitalisation et partage des informations (envoi des documents, élaboration des synthèses pour leur diffusion);
Assurer la présence dans les éventuels groupes de travail dans lesquels COOPI est impliqué.

Participation au processus de rédaction de nouveaux projets

Selon les procédures des bailleurs de fonds (participant également à l’élaboration du projet en relation avec la localisation, la révision du texte et la vérification de la cohérence entre budget et narratif, la vérification de l’exhaustivité des documents à présenter et la respect des délais de présentation..).

Autres taches demandées par la Grants Manager, le Coordinateur du Programme et le Chef de Mission

Profil du candidat

Formation supérieure en Coopération Internationale, Développement, Etudes internationales;
Connaissance du monde de l’humanitaire, des principaux bailleurs de fonds et du Cycle de projet;
Expérience de travail en ONG et en Afrique (1-2 ans);
Bonne connaissance des outils informatiques / Pack Office;
Très bon sens de l’organisation;
Capacité de résistance au stress, de travail en équipe;
Capacité de travailler dans un contexte politique et sécuritaire sensible et dans un environnement multiculturel;
Polyvalence et flexibilité;
Très bonne maîtrise du français oral/écrit, excellente capacités rédactionnelles;
Sens de la communication et bon relationnel;
Intérêt et motivation à travailler dans une ONG en respectant ses valeurs et principes.

COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.

COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, fondée à Milan en 1965. Depuis plus de 50 ans, COOPI est engagée dans la lutte contre la pauvreté avec un soutien à long terme et une présence constante sur le terrain à côté des populations touchées par la guerre, les crises socio-économiques et les catastrophes naturelles. Les activités de COOPI visent à encourager le développement et à répondre aux situations d’urgence. En Afrique, Amérique Latine et Moyen Orient COOPI favorise l’accès à l’eau, ainsi que le droit à la santé et à l’éducation des communautés les plus pauvres.