MEAL coordinator ( monitoring, evaluation, learning and accountability ) At Associazione Volontari per il Servizio Internazionale

Job advertisement – MEAL coordinator

The AVSI Foundation is a non-profit organization created in 1972 which carries out development cooperation and humanitarian aid projects. The AVSI Foundation wishes to recruit a ( 1 ) MEAL Coordinator.

TERMS OF REFERENCE

Title of the position: MEAL coordinator ( monitoring, evaluation, learning and accountability ).

Country: Burundi

Place of employment: Bujumbura with frequent missions in the provinces of Kayanza and Ngozi among others

Under the supervision of: Head of Mission

Functional supervision: ESA MEAL Regional Manager

General context

AVSI has been present in Burundi since 2001. We operate in the poorest districts of Bujumbura and in the provinces of Kayanza, Ngozi and Kirundo. The main areas of intervention of AVSI are education, energy for development, technical training for young people, the community savings and credit system, entrepreneurship, nutrition, food security, adult literacy and the fight against gender-based violence.

Currently, we have 9 projects in progress. In Burundi, the objective pursued by AVSI is to improve the living conditions of the most vulnerable Burundian families through multisectoral and integrated projects, which promote a holistic approach. The strategy to achieve this goal is to strengthen the family in the community and participate in empowerment.

General position objective

Support the Program Coordinator and the Head of Mission in the management and implementation of monitoring processes, activities and tools, evaluation and learning throughout the project cycle, in accordance with monitoring, evaluation and learning plans, in order to guarantee the quality and relevance of the intervention. Work closely with colleagues to foster a culture of learning and knowledge management

MAIN RESPONSIBILITIES AND TASKS

Monitoring and evaluation :

● Data collection and analysis for AVSI Burundi, in alignment with the key sectors for the region and the common indicators of AVSI ( social balance sheet ).

● Capitalization of best practices from AVSI world wide

Top of Form

● Soutenir le Coordonnateur de programme et les responsables des projets dans l’élaboration et la révision de la stratégie MEAL de la mission, conformément aux normes d’AVSI.

● Fournir des contributions pertinentes dans l’élaboration des indicateurs et des moyens de mesure dans la conception et la planification de la proposition de projet (cadre logique, définition des indicateurs, plans MEAL et de reddition de comptes), en veillant à ce que le MEAL soit une partie intégrant du cycle de vie du projet et que les ressources soient incluses dans le développement des propositions.

● Recherche et mise à jour, ainsi que la formation du personnel au Burundi, sur les indicateurs clés de divers donateurs

● Participer à l’élaboration, à la mise à jour et à la mise en œuvre des outils et processus d’évaluation et de suivi participatifs. Faciliter la collecte précise des données et la communication efficace des informations de suivi conformément aux objectifs convenus, en garantissant la responsabilité envers les bailleurs de fonds, les clusters et les bénéficiaires.

● Assurer le suivi auprès des Assistants MEAL de la mise en œuvre en temps voulu des enquêtes (baseline, endline, PDM et autres enquêtes/exercices, etc.) dans les lieux d’intervention conformément aux plans MEAL.

● Promouvoir tous les aspects du secteur MEAL pour soutenir la création d’une culture organisationnelle favorisant une programmation de qualité et garantissant que le système MEAL est compris et soutenu au niveau de la mission. Respecter et promouvoir les politiques d’AVSI et signaler au Chef de mission tout non-respect des politiques parmi les équipes ou partenaires.

● Guider les Assistants MEAL dans la planification de leurs travaille, le développement de TdR et l’utilisation appropriée des outils de suivi et les soutenir dans l’analyse des données.

● Participer aux réunions régulières avec l’équipe du programme pour suivre la mise en œuvre du programme et adapter les activités MEAL en conséquence, ainsi que toutes les activités liées au MEAL réalisées au niveau régional et mondial.

● Effectuer régulièrement des visites techniques de soutien sur le terrain pour soutenir les Assistants MEAL et les équipes de projets dans le suivi des programmes en cours.

● Veiller à ce que les versions soft et hard (y inclus électronique) des outils et fichiers MEAL soient correctement archivées, sécurisées et facilement accessibles conformément aux procédures standard de la mission.

● Soutenir les Assistants MEAL dans l’analyse et la formulation de recommandations pour améliorer les activités et le suivi des recommandations.

● En collaboration avec le Chef de Mission et le responsable régional MEAL, développer des outils d’apprentissage et promouvoir des ateliers et des exercices d’apprentissage avec les équipes des Programmes et MEAL.

● Participer aux formations et aux ateliers sur le secteur MEAL, et représenter AVSI lors d’événements liés au MEAL selon les besoins.

Gestion des données :

● Réviser et considérer la base de données des projets créé par les Assistants MEAL au début de chaque projet.

● Soutenir l’équipe du programme dans la création d’outils de collecte de données, si nécessaire, et dans l’analyse et la collecte systématique de données pour les projets.

● Développer et améliorer les tableaux de bord selon les demandes du Chef de Mission et de l’équipe des Programmes.

● Assurer la mise à jour régulière des indicateurs dans la base de données des projets et reporter les indicateurs du projet aux clusters et autres parties concernées selon les besoins.

Redevabilité et mécanisme de plaintes:

● En collaboration avec les Officiers MEAL et de redevabilité, veiller au renforcement et au développement d’activités MEAL de qualité ainsi qu’à la mise en place de mécanismes de redevabilité efficaces et durables, y compris un mécanisme de plaintes et de retour d’ informations pour les bénéficiaires, les parties concernées et les bailleurs de fonds.

● En coordination avec le Chef de mission développer, affiner, suivre, analyser systématiquement et fournir des commentaires sur le mécanisme de plaintes, de retour d’information et de réponse (CFRM) de la mission.

● Veiller au respect des thèmes transversaux (genre, catégories vulnérables, protection des données, etc.) dans toutes les activités MEAL et s’assurer que l’engagement communautaire est réalisé de manière appropriée et respectueuse, en gérant les attentes et en fournissant un service transparent orienté bénéficiaires.

● En collaboration avec les autres membres de l’équipe MEAL, veillez à ce que le personnel soit régulièrement formé sur l’approche fondée sur la redevabilité (AAP) et le mécanisme de plaintes et de retour d’information (CFRM) disponible.

● Aider à mener des enquêtes liées aux plaintes en fournissant tous les documents d’enquête pertinents, si nécessaire.

Rapports

● Fournir des rapports réguliers sur l’avancement des activités MEAL. Préparer et soumettre des rapports de qualité en veillant à ce qu’ils soient hautement précis, complets et bien documentés.

● Soutenir et examiner les rapports rédigés par les Officiers MEAL en formulant des recommandations pour améliorer les activités, et assurer le suivi des recommandations.

● Soutenir le Coordinateur de programme dans la production de rapports d’analyse de haute qualité pour illustrer l’impact d’AVSI, y compris des preuves de bonnes pratiques et de programmes reproductibles, et veiller à ce qu’ils soient communiqués de manière appropriée .

Gestion des ressources humaines

● Planifier et superviser, en coordination étroite avec le département des ressources humaines, les processus associés (recrutement, formation/intégration, évaluation, détection potentielle, développement et communication) du personnel sous sa responsabilité afin de garantir à la fois l’adéquation des effectifs et le niveau de connaissances requis, et d’améliorer les compétences du personnel. Gérer le personnel MEAL, en les surveillants et en les soutenants.

● Organisateur des réunions hebdomadaires avec les membres du personnel.

● Identifier les besoins de formation pour le personnel sous sa responsabilité directe. Promouvoir l’utilisation des systèmes d’apprentissage et des événements en coordination avec les différents départements et le SMT.

● Assurer la planification mensuelle de l’équipe MEAL et rendre compte des progrès au Chef de Mission.

PROFIL REQUIS

Education

Formation universitaire en statistiques, sciences politiques, sciences sociales (ou tout autre domaine pertinent) ou formation équivalente qui comprennent des études liées à l’analyse quantitative

Experience Professionelle

• Minimum de trois ans d’expérience en MEAL (suivi, évaluation, apprentissage et redevabilité).
• Expérience dans le dessin, planification et la réalisation d’enquêtes quantitatives et recherche qualitatives.
• Expérience dans la mise en œuvre de systèmes MEAL
• Expérience dans l’appui à l’écriture des propositions de projet.
• Expertise en systèmes de gestion de l’information (connaissance et expérience préalable de l’utilisation d’outils de collecte de données, de gestion des données et d’analyse statistique) et bon niveau de compétences en Excel.
• Expérience souhaitable dans la mise en œuvre de mécanismes de plaintes et de rétroaction des bénéficiaires.

Exigences professionnelles

• Capacité à analyser et résumer de données et à les présenter à des publics variés.
• Compétences en leadership, en gestion d’équipe et en formation/capacitation.
• Compétences en communication et en négociation.
• Flexibilité et adaptabilité.
• Compétences en rapportage.
• Capacite de communiquer de forme claire e précis
• Habitude de bien se préparer avant les réunions
• Résolution de problèmes et prise de décision ; capacité à trouver des solutions aux problèmes opérationnels.
• Engagement envers les principes d’AVSI.

Langues

• Français courant (parlé, lu, écrit).
• Anglais très souhaitable.