Office Manager At RCN Justice et Démocratie

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Responsabilités :

• Gestion logistique du bureau à Bruxelles
• Gérer les installations du bureau, l’approvisionnement et les relations avec les fournisseurs
• Gérer le stock, l’inventaire et le parc informatique
• Contribuer à l’organisation et au partage de l’information en développant / proposant / diffusant des outils adaptés
• Gérer les voyages : personnel du siège, personnel expatrié, membres du CA
• Assurer l’organisation des événements internes (location de salle, restauration, hébergement, transport, etc.) : workshops, séminaires internes, AG, etc.
• Gestion des RH du siège (10 personnes) et du personnel expatrié (4 personnes)
• Administrer les recrutements et l’embauche
• Contribuer au processus d’intégration de tout nouvel arrivant
• Préparer la paie mensuelle en lien avec les secrétariats sociaux compétents
• Tenir à jour le calendrier des évaluations, des congés et le diffuser régulièrement ; suivre/contrôler les présences, les congés et les jours de récupération
• Appliquer et s’assurer du respect des règlementations internes : politique salariale, statu de l’expatrié, couverture des frais de mission, etc.. Contribuer à l’évolution de ces politiques
• Contribuer à la recherche et à la planification des formations du personnel
• Gestion administrative générale
• Assurer le suivi des différents contrats d’assurances souscrits par l’association (biens et personnes)
• Gérer le courrier et les expéditions de frêt
• Tenir à jour la liste de contacts de l’ensemble de l’association et la diffuser régulièrement
• Représenter l’association dans les réunions du réseau des ONG en Belgique, et par ce biais, assurer une veille juridique permettant à l’association de s’adapter aux évolutions du cadre légal régissant les ASBL, le travail, la fiscalité.
• Appui logistique aux programmes
• Gérer les achats qui doivent être réalisés en Belgique pour les programmes, à la demande de ceux-ci, et organiser le transport des biens jusqu’à destination
• Faciliter la collaboration digitale entre le siège, les missions et les partenaires : identification de nouvelles solutions, appui à la mise en place, au suivi et à la maintenance de ces solutions
• Apporter du conseil technique aux missions et aux partenaires concernant des achats spécifiques (IT, communication, etc.)

Profil recherché :

• Formation (graduat) en gestion/management
• Première exérience souhaitée à un poste comparable
• Bonne maîtrise des outils informatiques (Excel, word, powerpoint,…)
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe
• Polyvalence, dynamisme, sens des priorités, réactivité et rigueur dans l’organisation
• Disposé à faire des missions à l’étranger
• Connaissance des procédures des bailleurs de fonds (DGD, UE et autres) est un atout
• Expérience en ONG (siège et/ou terrain) est un atout
• Flexibilité horaire et résistance au stress
• Maitrise du français obligatoire, connaissance de l’anglais et du néerlandais un atout