Office Manager At RCN Justice et Démocratie

Offre complète disponible sur notre site

Responsabilités :

  • Gestion logistique du bureau à Bruxelles
  • Gérer les installations du bureau, l’approvisionnement et les relations avec les fournisseurs
  • Gérer le stock, l’inventaire et le parc informatique
  • Contribuer à l’organisation et au partage de l’information en développant / proposant / diffusant des outils adaptés
  • Gérer les voyages : personnel du siège, personnel expatrié, membres du CA
  • Assurer l’organisation des événements internes (location de salle, restauration, hébergement, transport, etc.) : workshops, séminaires internes, AG, etc.
  • Gestion des RH du siège (10 personnes) et du personnel expatrié (4 personnes)
  • Administrer les recrutements et l’embauche
  • Contribuer au processus d’intégration de tout nouvel arrivant
  • Préparer la paie mensuelle en lien avec les secrétariats sociaux compétents
  • Tenir à jour le calendrier des évaluations, des congés et le diffuser régulièrement ; suivre/contrôler les présences, les congés et les jours de récupération
  • Appliquer et s’assurer du respect des règlementations internes : politique salariale, statu de l’expatrié, couverture des frais de mission, etc.. Contribuer à l’évolution de ces politiques
  • Contribuer à la recherche et à la planification des formations du personnel
  • Gestion administrative générale
  • Assurer le suivi des différents contrats d’assurances souscrits par l’association (biens et personnes)
  • Gérer le courrier et les expéditions de frêt
  • Tenir à jour la liste de contacts de l’ensemble de l’association et la diffuser régulièrement
  • Représenter l’association dans les réunions du réseau des ONG en Belgique, et par ce biais, assurer une veille juridique permettant à l’association de s’adapter aux évolutions du cadre légal régissant les ASBL, le travail, la fiscalité.
  • Appui logistique aux programmes
  • Gérer les achats qui doivent être réalisés en Belgique pour les programmes, à la demande de ceux-ci, et organiser le transport des biens jusqu’à destination
  • Faciliter la collaboration digitale entre le siège, les missions et les partenaires : identification de nouvelles solutions, appui à la mise en place, au suivi et à la maintenance de ces solutions
  • Apporter du conseil technique aux missions et aux partenaires concernant des achats spécifiques (IT, communication, etc.)

Profil recherché :

  • Formation (graduat) en gestion/management
  • Première exérience souhaitée à un poste comparable
  • Bonne maîtrise des outils informatiques (Excel, word, powerpoint,…)
  • Capacité à travailler de manière autonome et en équipe
  • Polyvalence, dynamisme, sens des priorités, réactivité et rigueur dans l’organisation
  • Disposé à faire des missions à l’étranger
  • Connaissance des procédures des bailleurs de fonds (DGD, UE et autres) est un atout
  • Expérience en ONG (siège et/ou terrain) est un atout
  • Flexibilité horaire et résistance au stress
  • Maitrise du français obligatoire, connaissance de l’anglais et du néerlandais un atout

How to apply

Une lettre de motivation accompagnée d’un CV de maximum 2 pages, ainsi que les coordonnées de trois personnes de référence au minimum doivent être adressés en français le 28 août 2022 au plus tard par courriel à Franck Foucher, job@rcn-ong.be, en mentionnant « Office Manager » dans l’objet du mail. Les candidats sont invités à mentionner leur disponibilité dans la lettre de motivation. Des informations sur RCN Justice & Démocratie sont accessibles sur le site www.rcn-ong.be

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