Oficial de Finanzas y Administración Trujillo. Edo Trujillo. Venezuela At RET International

Oficial de Finanzas y Administración Trujillo. Edo Trujillo. Venezuela

Descripción de la Posición

Línea de Reporte

El/ la Oficial de Finanzas y Administración reporta a el/ la Coordinador Local de Proyectos (CLP) de RET en Trujillo Edo Trujillo

El / la Oficial de Finanzas y Administración trabaja en estrecha coordinación con el / la Oficial Nacional de Administración y el / la Oficial Nacional de Finanzas de la Oficina Nacional de RET en Caracas.

El / la Oficial de Finanzas y Administración supervisa a los / las Asistentes Administrativos y de Compras.

Ubicación principal

La posición está basada en la Oficina Local de RET, ubicada en Trujillo, Estado Trujillo.

Responsabilidades Especificas

Finanzas

· En coordinación con el CLP y otros oficiales relevantes, apoyar en la elaboración de los presupuestos para los programas y proyectos en el Estado Trujillo de conformidad con los requisitos de RET y los donantes;

· Contribuir al correcto manejo contable, de acuerdo a las leyes, normas y procedimientos contables aplicables.

· Ejecutar el presupuesto necesario para la funcionamiento de la oficina de RET, y los programas y proyectos en el Estado, generando informes y transacciones relevantes y garantizando un manejo apropiado y seguro de los recursos financieros.

· Llevar a cabo los procesos de gestión financiera de la oficina y los proyectos de RET en el Estado, de acuerdo a las políticas y procedimientos internos y de los donantes.

· Asegurarse de que existe una justificación por escrito en caso de incompatibilidad entre el Manual de RET y cualquier otra ley o reglamento. Esto debe estar respaldado con documentación externa: copia de las regulaciones, informes de terceros reconocidos, etc.;

· Asegurar la contabilidad adecuada de las transacciones de todos los programas que se están utilizando las herramientas de RET relevantes;

· Apoyar la preparación adecuada, pertinente y puntual de los informes financieros requeridos sobre los fondos de los proyectos bajo su responsabilidad, lista de gastos, conciliaciones de cuentas bancarias, conciliaciones de caja chica, etc.;

· Presentar mensualmente documentos de respaldo escaneados al Oficial Nacional de Finanzas-Oficina Nacional de Caracas;

· Garantizar el archivo / sistemática documentación de la información financiera de la oficina;

· Capacitar y guiar a los coordinadores y asistentes de las oficinas locales, para oportuna y adecuada gestión de las políticas y procedimientos financieros de RET.

Administración, Compras y Logística

· Planificar y llevar a cabo un cabo los procesos de gestión administrativa, de compras, logística, servicios de tecnología informática, y limpieza y mantenimiento de las oficinas de RET, de acuerdo con las políticas y procedimientos internos.

· Ejecutar los planos de compra de los proyectos, identificando y reportando rápidamente el CLP y el / la Oficial Nacional de Administración sobre cualquier discrepancia, proponiendo alternativas de solución.

· Supervisar y guiar a los asistentes administrativos y de compras oportunas y de gestión adecuada de las políticas y procedimientos administrativos y de compras de RET.

· Centralizar, organizar, archivar y mantener en un lugar seguro en físico y digital toda la información y documentos de soporte administrativo y legal.

· Planificar y realizar proyecciones de los requerimientos administrativos de la oficina local de RET en el Estado.

· Asegurar el pago oportuno de todas las obligaciones contractuales de RET en el Estado, incluyendo pago a proveedores, alquileres, servicios públicos, etc.

· Coordinar el apoyo legal para asegurar el cumplimiento de todas las responsabilidades contractuales con proveedores, consultores, registros, etc.

· Garantizar la pronta y suficiente suministro de materiales y equipos de las oficinas de RET en apego a lo aprobado en los presupuestos y aviones de compras y con base a los procedimientos internos y requerimientos de los donantes.

· Realizar la cotización y adquisición de materiales y suministros según los aviones de compra. Coordinar el transporte y distribución de materiales y suministros.

· Elaborar puntualmente los informes los informes periódicos solicitados por el CLP, Oficial Nacional de Finanzas y el Gerentes Nacionales de Finanzas y Administración.

· Administrar y resguardar los sistemas de control de información (copias de seguridad, claves, derechos de acceso, etc.).

· Administrar la caja chica.

· Mantener el registro de los activos y control de existencias de la oficina local de RET.

· Velar que todas las oficinas a nivel nacional cumplan con todos los requerimientos y estándares mínimos de RET en cuanto a seguridad, adecuación y funcionamiento.

Administración de Recursos Humanos

· Asistir al Oficial Nacional de Recursos Humanos : supervisando y controlando el registro adecuado de la asistencia y llenado de hojas de control de tiempo de los empleados en los formatos establecidos según la Política y el Manual de RRHH de RET / mantener el registro de permisos o licencias y los saldos de vacaciones de todos los empleados;

· Contribuir al establecimiento y mantenimiento de un entorno de trabajo armonioso; buscar fortalecer la formación de equipos fomentando la participación e interacción activas en todos los niveles;

· Coordinar con CLO y el/la Oficial de RRHH el proceso de contratación de los empleados de RET en el Estado.

· Coordinar con el oficial Nacional de RRHH las políticas de recursos humanos de acuerdo con las leyes locales y las prácticas generales en sus países;

· Supervisar la logística general, compras, adquisición de equipos, servicios de IT y mantenimiento;

Otras

· Estar en permanente contacto y coordinación con el/la Gerencia Nacional de Finanzas & Administración.

· Asesorar al CLP de RET sobre cualquier situación que pueda tener un impacto en los programas y/o políticas de RET.

· Realizar reuniones periódicas de planificación con el CLP y el personal local, para asegurar que los presupuestos y las estrategias y herramientas financieras, administrativas y logísticas a implementar son integralmente comprendidas y aplicadas por los equipos locales;

· Capacitar y guiar al equipo de proyectos local en el adecuada compresión y aplicación de las políticas y procedimientos internos de RET en finanzas, administración, compras y logística.

· Supervisar el personal de RET a su cargo en coordinación con el Oficial Nacional de RRHH y con estricto apego a lo establecido en la Política y Manual de Recursos Humanos de RET y lo establecido en las leyes del país.

· Asistir a cualquier reunión relacionada con sus áreas de responsabilidad;

· Planificar junto al CLP misiones vinculantes de la Sede.

· Completar cualquier tarea adicional en el marco de sus funciones, según lo solicite el/la CLP

Adicionalmente, como todo el personal de RET

· Trabajar con confianza e integridad y tener un claro compromiso con los valores fundamentales y los principios de RET, asegurando que las actividades y su desempeño cumplan con lo establecido en el Código de Conducta de RET, el PSAE y otros Manuales y Políticas Internas;

· Capacidad de trabajar de forma independiente y en equipo, demostrando habilidades de gestión y liderazgo;

· Capacidad de comunicarse de manera clara y sensible con las instituciones y organizaciones pertinentes, y con los interesados internos y externos, como representante de RET. Estas aptitudes incluyen una negociación y representación eficaces;

· Proponer, de manera constructiva, soluciones alternativas a los problemas que surjan en el área de trabajo.

Calificaciones y requisitos

· Título universitario en contabilidad, administración, o una especialidad vinculante.

· 3-5 años de experiencia progresiva en contabilidad o administración. Experiencia previa en agencias de la ONU u ONGs se considera una ventaja.

· Un mínimo de 2 años de experiencia en implementación de aplicaciones ERP / finanzas.

· Se requiere nacionalidad venezolana o tener permiso para trabajar en Venezuela (indispensable).

· Se requiere fluidez oral y escrita en español. Inglés será una ventaja.

· Se requiere inmediata.

· Capacidad para priorizar la responsabilidad de las responsabilidades múltiples.

· Flexibilidad para gestionar diferentes tareas de forma eficaz y disposición para dedicar horas extra cuando sea necesario.

Dominio de Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Proyecto, Outlook).