OFICIAL DE LOGISTICA-BOGOTÁ At ACTED

Objetivo del trabajo

El Asistente de Logística apoya al equipo logístico de ACTED en los procesos de cotización, compra, documentación y gestión de bienes y servicios requeridos para la implementación de proyectos, conforme a las políticas y procedimientos logísticos de ACTED.

Con el apoyo del departamento ISM de París, es responsable de las redes informáticas, la conectividad, la gestión y configuración de terminales, la resolución de problemas de hardware y software, las instalaciones, la gestión de cuentas y la elaboración de informes.

Objetivo General

• En coordinación con el Departamento de Logística de ACTED en Caracas, brindar apoyo específico y exclusivo a los procesos de compras, contratación de bienes y servicios, y gestión de inventario de los proyectos ACTED Colombia y Venezuela.
• OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Realizar cotizaciones, estudios de mercado, y levantamiento de expedientes de compra, según lineamientos del supervisor/a directo/a y las políticas de compras de ACTED;
• Coordinar con el equipo logístico de ACTED y proveedores la gestión de servicios de transporte, hospedaje y compra de bienes y servicios;
• Comunicar de manera frecuente, clara y proactiva avances y/o dificultades con procesos logísticos, y de contratación de bienes y servicios;
• Aportar a los reportes logísticos conforme a instrucciones del área logística ACTED.
• Contribuir a la correcta gestión del inventario de insumos y bienes.
• Mantenerse actualizado en torno a las actividades y procesos logísticos de la organización;
• Garantizar que los procesos logísticos en los que participe cumplen con los estándares y requerimientos logísticos institucionales e internacionales;
• Realizar cualquier otra actividad logística, administrativa, de gestión documental, inventario y/o financiera de proyectos que le sean asignadas.
• Garantizar la configuración oportuna y el rendimiento óptimo de las estaciones de trabajo de los empleados y otros equipos de oficina de TIC.
• Asegurar una adecuada gestión de identidades, cuentas y permisos para todo el personal de ACTED Colombia.

Garantizar una comunicación eficaz con el departamento IMS de la sede central de París.

actividades

Compras

• Apoyar al área logística de ACTED con procesos de compras para proyectos, incluyendo la elaboración de órdenes de compra, obtención de cotizaciones y redacción de memos y contratos para revisión/ firma del supervisor/a directa;
• Asegurarse de seguir los procedimientos de compras según el escenario respectivo y las políticas de ACTED;
• Actuar como punto focal con proveedores de bienes y servicios contratados por ACTED.
• Garantizar que la documentación sobre adquisiciones se realice y archive de acuerdo con los procedimientos de ACTED;
• Hacer seguimiento a los procesos de validación, firmas y aprobación de compras, asegurando que las compras y registros pasan entre los equipos logísticos, de finanzas y nivel de coordinación.

Gestión del inventario

En coordinación con el Oficial de Logística ACTED,

• Apoyo con la gestión y mantenimiento de los inventarios;
• Contribuir a los procedimientos de recepción y envío de bienes;
• Usar y mantener el formato de inventario y realizar un inventario físico mensual;
• Asegurarse que los equipos usan correctamente los formatos de inventario.

Gestión de los Activos

• Elaboración y control de la lista de activos;
• Elaboración y seguimiento de las comunicaciones;
• Gestionar procesos de ingreso y salida de activos;
• Comprobar que cada uno de los activos está debidamente registrado y archivado;
• Asegurarse de tener activos disponibles y en buen estado para cada misión de la organización.

Reportes

• Reportar novedades de manera pronta, clara y proactiva al Oficial de Logística ACTED.
• Participar semanalmente en la reunión de coordinación logística de ACTED.
• Preparar reportes sobre avances en procesos logísticos, conforme a la información y tiempos indicados por el supervisor/a directo.
• Es responsable de compilar los informes TITANIC de TI (reporte mensual) bajo su responsabilidad (capital y bases). Deberán enviarse cada 5 de mes al CLM. También proporciona información cualitativa sobre el contenido de estos informes a los responsables de logística de zona de ACTED Colombia y a los coordinadores de zona.

Transportes

• Apoyar el proceso de planeación logística de desplazamientos en terreno, por medio de revisión de medios de transporte y proveedores de servicios disponibles;
• En coordinación con ACTED, gestionar la reserva y compra de vuelos, servicios de transporte terrestre y fluvial para proyectos de las misiones.
• apoyar con la gestión y seguimiento de los vehículos y desplazamientos en misiones de terreno.

TI

• El responsable de logística se encarga de aplicar la estrategia de TI/COM creada por el departamento de CLM e IMS en la sede central de París.
• También debe ser capaz de administrar y mantener equipos de red, ordenadores, impresoras, teléfonos inteligentes y cualquier otro activo de TI/COM.
• El oficial de logística seguirá las directrices metódicas del departamento IMS de la sede central de París y actuará como enlace entre la misión ACTED Colombia y la sede central de París en todas las cuestiones técnicas.
• Se encarga de la conectividad garantizando un ancho de banda adecuado en cada base de la misión ACTED Colombia. Realiza una evaluación continua de las necesidades de conectividad en todas las oficinas de representación de ACTED Colombia y garantiza la racionalización de los costes de los servicios ISP contratados. Realiza estudios periódicos del mercado de ISP y realiza un seguimiento de los servicios disponibles en el mercado de ISP. También es responsable de controlar y supervisar a los proveedores contratados e interviene en caso de problemas de acceso.

Comunicación interna

• Generar una dinámica de trabajo armónica, respetuosa y eficiente con el equipo de FLATS de ACTED para lograr la mejor ejecución de los procesos logísticos;
• Monitorear de manera constante los avances en los procesos logísticos, y generar alertas cuando se prevean demoras o dificultades que puedan llegar a afectar la ejecución de los proyectos;
• Proponer de manera ágil y proactiva, respuestas y soluciones a barreras en los procesos logísticos y en el cumplimiento a requerimientos de compras y contratación de servicios.

Habilidades interpersonales

• Amabilidad, aceptación y solidaridad • Empatía • Escucha activa • Respeto

Competencias:

• Dinamismo • Trabajo en equipo • Responsabilidad • Compromiso
• Orientado a los resultados • Transparencia
• PERFIL PROFESIONAL/REQUISITOS

  Educación técnica, tecnológica, recién egresado en administración logística, administración de empresas, o carreras afines.

• Mínimo un (1) año de experiencia en procesos logísticos, cotizaciones, compras, contratación de proveedores de bienes y servicios, y manejo de inventarios;
• Experiencia en gestión logística con organizaciones del sector social y humanitario será vista favorablemente;
• Deseable conocimiento de proveedores logísticos, de transporte y hospedaje en diversas regiones del país**.**
• Conocimientos básicos y experiencia con sistemas operativos Microsoft Windows
• Conocimientos básicos de Microsoft Office suit, software de productividad común y hardware
• Conocimientos básicos de redes informáticas