Oficial Local de Finanzas y Administración at Refugee Education Trust

Oficial de Finanzas y Administración Maracaibo. Edo Zulia. Venezuela

Descripción de la Posición

Línea de Reporte

El/la Oficial de Finanzas y Administración reporta a el/la Coordinador Local de Proyectos de RET en Maracaibo. Edo Zulia (CLP).

El/la Oficial de Finanzas y Administración trabaja en estrecha coordinación con el/la Oficial Nacional de Administración y el/la Oficial Nacional de Finanzas de la Oficina Nacional de RET en Caracas.

El/la Oficial de Finanzas y Administración supervisa a los/las Asistentes Administrativos y de Compras.

Ubicación principal

La posición está basada en la Oficina Local de RET, ubicada en Maracaibo, Estado Zulia.

Responsabilidades Especificas

Finanzas

· En coordinación con el CLP y otros oficiales relevantes, apoyar en la elaboración de los presupuestos para los programas y proyectos en el Estado Zulia de conformidad con los requerimientos de RET y los donantes;

· Contribuir al correcto manejo contable, de acuerdo a las leyes, normas y procedimientos contables aplicables.

· Ejecutar el presupuesto necesario para el funcionamiento de la oficina de RET, y los programas y proyectos en el Estado, generando reportes y transacciones relevantes y garantizando un manejo apropiado y seguro de los recursos financieros.

· Llevar a cabo los procesos de gestión financiera de la oficina y los proyectos de RET en el Estado, de acuerdo a las políticas y procedimientos internos y de los donantes.

· Asegurarse de que exista una justificación por escrito en caso de incompatibilidad entre el Manual de RET y cualquier otra ley o reglamento. Esto debe estar respaldado con documentación externa: copia de las regulaciones, informes de terceros reconocidos, etc.;

· Asegurar la contabilidad adecuada de las transacciones de todos los programas utilizando las herramientas de RET relevantes;

· Apoyar la preparación adecuada, pertinente y puntual de informes financieros requeridos sobre los fondos de los proyectos bajo su responsabilidad, lista de gastos, conciliaciones de cuentas bancarias, conciliaciones de caja chica, etc. de acuerdo con los requisitos de RET y las herramientas aplicables;

· Presentar mensualmente documentos de respaldo escaneados al Oficial Nacional de Finanzas;

· Garantizar el archivo / documentación sistemática de la información financiera de la oficina;

· Capacitar y guiar a los coordinadores y asistentes de las oficinas locales para oportuna y adecuada gestión de las políticas y procedimientos financieros de RET.

Administración, Compras y Logística

· Planificar e llevar a cabo los procesos de gestión administrativa, de compras, logística, servicios de tecnología informática, y limpieza y mantenimiento de las oficinas de RET, de acuerdo a las políticas y procedimientos internos.

· Ejecutar los planes de compra de los proyectos, identificando y reportando rápidamente al CLP y el/la Oficial Nacional de Administración sobre cualquier discrepancia, proponiendo alternativas de solución.

· Supervisar y guiar a los asistentes administrativos y de compras oportuna y adecuada gestión de las políticas y procedimientos administrativos y de compras de RET.

· Centralizar, organizar, archivar y mantener en un lugar seguro en físico y digital toda la información y documentos de soporte administrativos y legales.

· Planificar y realizar proyecciones de los requerimientos administrativos de la oficina local de RET en el Estado.

· Asegurar el pago oportuno de todas las obligaciones contractuales de RET en el Estado, incluyendo pago a proveedores, alquileres, servicios públicos, etc.

· Coordinar el apoyo legal necesario para asegurar el cumplimiento de todas las responsabilidades contractuales con proveedores, consultores, registros, etc.

· Garantizar el oportuno y suficiente suministro de materiales y equipos de las oficinas de RET en apego a lo aprobado en los presupuestos y planes de compras y con base a los procedimientos internos y requerimientos de los donantes.

· Realizar la cotización y adquisición de materiales y suministros según los planes de compra. Coordinar el transporte y distribución de materiales y suministros.

· Elaborar puntualmente los informes los informes periódicos solicitados por el CLP y los/las Gerentes Nacionales de Finanzas y Administración.

· Administrar y resguardar los sistemas de control información (copias de seguridad, claves, derechos de acceso, etc.).

· Administrar la caja chica.

· Mantener el registro de los activos y control de existencias de la oficina local de RET.

· Velar que todas las oficinas a nivel nacional cumplan con todos los requerimientos y estándares mínimos de RET en cuanto a seguridad, adecuación y funcionabilidad.

Administración de Recursos Humanos

· Supervisar el registro adecuado de la asistencia y llenado de hojas de control de tiempo de los empleados en los formatos establecidos según la Política y el Manual de RRHH de RET / mantener el registro de permisos o licencias y los saldos de vacaciones de todos los empleados;

· Contribuir al establecimiento y mantenimiento de un entorno de trabajo armonioso; buscar fortalecer la formación de equipos fomentando la participación e interacción activas en todos los niveles;

· Coordinar con CLO y el/la Oficial de RRHH el proceso de contratación de los empleados de RET en el Estado.

· Coordinar con los abogados de RET y el DP sobre las políticas de recursos humanos de acuerdo con las leyes locales y las prácticas generales en sus países;

· Supervisar la logística general, compras, adquisición de equipos, servicios de IT y mantenimiento;

Otras

· Estar en permanente contacto y coordinación con el/la Gerencia Nacional de Finanzas & Administración.

· Asesorar al CLP de RET sobre cualquier situación que pueda tener un impacto en los programas y / o políticas de RET.

· Realizar reuniones periódicas de planificación con el CLP y el personal local, para asegurar que los presupuestos y las estrategias y herramientas financieras, administrativas y logísticas a implementar son integralmente comprendidas y aplicadas por los equipos locales;

· Capacitar y guiar al equipo de proyectos ocal en el adecuada compresión y aplicación de las políticas y procedimientos internos de RET en finanzas, administración, compras y logística.

· Supervisar el personal de RET a su cargo en coordinación con el/la Directora País del país y con estricto apego a lo establecido en la Política y Manual de Recursos Humanos de RET y lo establecido en las leyes del país.

· Asistir a cualquier reunión relacionada con sus áreas de responsabilidad;

· Planificar junto al CLP misiones vinculantes de la Sede.

· Completar cualquier tarea adicional en el marco de sus funciones, según lo solicite el/la CLP

Adicionalmente, como todo el personal de RET

· Trabajar con confianza e integridad y tener un claro compromiso con los valores fundamentales y los principios de RET, asegurando que las actividades y su desempeño cumplan con lo establecido en el Código de Conducta de RET, el PSAE y otros Manuales y Políticas Internas;

· Capacidad de trabajar de forma independiente y en equipo, demostrando habilidades de gestión y liderazgo;

· Capacidad de comunicarse de manera clara y sensible con las instituciones y organizaciones pertinentes, y con los interesados internos y externos, como representante de RET. Estas aptitudes incluyen una negociación y representación eficaces;

· Proponer, de manera constructiva, soluciones alternativas a los problemas que surjan en el área de trabajo.

Calificaciones y requisitos

· Título universitario en contabilidad, administración, o una especialidad vinculante.

· 3-5 años de experiencia progresiva en contabilidad o administración. Experiencia previa en agencias de la ONU u ONGs se considera una ventaja.

· Un mínimo de 2 años de experiencia en implementación de aplicaciones ERP / finanzas.

· Se requiere nacionalidad venezolana o tener permiso para trabajar en Venezuela (indispensable).

· Se requiere fluidez oral y escrita en español. Inglés será una ventaja.

· Se requiere disponibilidad inmediata.

· Capacidad para priorizar eficazmente múltiples responsabilidades.

· Flexibilidad para gestionar diferentes tareas de forma eficaz y disposición para dedicar horas extra cuando sea necesario.

Dominio de Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Project, Outlook).