Oficial logístico (a) At Save the Children

TITULO DEL PUESTO: Oficial logístico (a)

EQUIPO/PROGRAMA: Dirección de Implementación de Programas.

UBICACION: Maicao, La Guajira, Colombia

GRADO: (4) Oficial

Tipo de Contrato: Término Fijo

POLITICA DE SALVAGUARDA DE LA NIÑEZ:

Nivel 2: El titular del puesto tendrá acceso a los datos personales de niños y niñas como parte de su trabajo; por esta razón será un requisito la verificación policial.

Necesitamos mantener procesos seguros de selección, por lo cual se incluyen verificaciones rigurosas de antecedentes, Refleja nuestro compromiso con la protección de los niños contra el abuso

PROPOSITO DEL ROL:

La/El Oficial logístico es responsable de garantizar el uso más eficiente de los fondos y un excelente desempeño operativo, con un riesgo mínimo sobre el suministro, administración y distribución de los bienes y servicios de la oficina de terreno de Save the Children, de acuerdo con los procedimientos de las políticas y manuales de la organización, en el marco de la implementación de los proyectos en territorio; así prestar apoyo al personal pertinente cuando sea necesario.

AREAS CLAVES DE RESPONSABILIDAD:

EN PROCESOS DE COMPRAS DE BIENES Y/O SERVICIOS EN GENERAL EN LA ZONA DE INTERVENCION DE IPIALES FOCALIZADOS:

Organizar y ejecutar de todos los procesos de Cadena de Suministro de los proyectos del área de salud de la organización en la ciudad de Ipiales u otro territorio que se le asigne, relacionados con la adquisición de bienes y servicios, gestión de inventarios y activos, aprovisionamiento, y almacenamiento, gestión de flotas, así como los procedimientos administrativos relacionados con sus responsabilidades, de acuerdo con las Políticas y Manuales de procedimientos de la organización , así como la normativa nacional , bajo la premisa de “Garantizar el uso más eficiente de los fondos y un excelente desempeño operativo, con un riesgo mínimo”;
Mantener actualizados todos los instrumentos de planificación y seguimiento de Cadena de suministros, para el excelente desempeño del área:
SC-PR-03 Plan de Adquisiciones
SC-PR-04 Rastreador de Adquisiciones
SC-PR-05 Base de Proveedores
SC-PR-18 Formulario aprobación de beneficios (BAF) v2.2.ESP
Utilizar el sistema de la organización para gestionar los procesos de suministro, compras, gestión de proveedores y de contratos;
Mantener los lineamientos de los procesos de compra de los productos farmacéuticos establecidos por el GMT.
Trabajar en colaboración con otros departamentos de SC (Finanzas, Premios, Programa), cumpliendo los requerimientos técnicos y de tiempo;
Informar sobre todas las actividades logísticas al Gerente de Logística de Emergencias de acuerdo con las necesidades de interactuar, con el fin de dar respuesta oportuna a las necesidades de los proyectos de salud;
Reportar al Gerente de Logística de Emergencias y/o al Gerente de Cadena de Suministros o a quien el delegue, todas las responsabilidades sobre informes (mensuales, trimestrales o cuando se requieran) del área;
Atender los requerimientos del Gerente de Cadena de Suministro o al que el delegue;
Desempeñar cualquier otra función que solicite el Gerente de Logistica.

Adquisiciones locales

Realizar todos los procesos de adquisición de los proyectos asignados en la ciudad de Ipiales, los cuales deben cumplir con las políticas y manuales de la Organización (incluyenbdo los esquemas de delegación), así como asegurar que, todos los documentos de compra estén completos y archivados;
Realizar y hacer aprobar todos los análisis de ofertas para las compras que lo requieran de acuerdo con los procedimientos de umbrales.
Asegurarse de que todos los pedidos de compra realizados con los proveedores se entreguen, se paguen a los proveedores a tiempo y se mantenga una relación profesional positiva con los proveedores.
Mantener una base de proveedores actualizada y establecer el proceso de gerencia de beneficio por cada proceso de compras;
Cuando corresponda supervisar al asistente de logística para recolectar cotizaciones y/o hacer compras en efectivo de acuerdo con los procedimientos de la política y el manual de adquisiciones;

Infraestructura

Asegurar el éxito de la instalación y gestión de las instalaciones (apertura, adecuaciones y mantenimiento de la oficina de terreno e infraestructura de programa de salud), siguiendo las instrucciones del Gerente de Logistica de emergencias y/o Gerente Nacional de Cadena de Suministro;
Implementar sistemas de control para el uso y mantenimiento de todos los materiales y suministros de las oficinas.

Administración de inventarios, gestión de activos y almacén

Supervisar la configuración y gestión del almacén utilizando el TIM (Total Inventory Management);
Supervisar los almacenes y la gestión de las existencias de los almacenes;
Mantener el registro actualizado de inventario de mobiliario, equipos e insumos de oficina y materiales y otros sistemas relacionados
Apoyar los procesos de logística inversa, cuando proceda, durante el despliegue en colaboración con otros especialistas en logística.

Transporte y comunicaciones

Regular y gestionar el uso de vehículos y equipos de comunicaciones;
Planificar la asignación de vehículos con el fin de satisfacer de forma óptima las necesidades de los programas a cargo y preparar el informe mensual de flota;
Supervisar el mantenimiento de los vehículos propiedad de SC y de los vehículos alquilados y supervisar las competencias de los conductores;
Asegúrese de que los conductores sigan las regulaciones locales y las políticas y el Código de Conducta de SC en todo momento cuando trabajen con SC;
Conocer y asegurar el uso eficiente y la gestión de contratos de todos los vehículos de alquiler junto con el equipo de la oficina;
Monitorear los movimientos y la seguridad de todos los equipos de campo comunicándose por teléfono y por cualquier otro medio disponible de acuerdo con las directrices de seguridad y el estado actual de la seguridad.

Administración y elaboración de informes

Asegurarse de que se siguen los procedimientos administrativos y las normas adecuadas para el seguimiento de los pedidos, los pedidos, el mantenimiento de existencias y el envío, de conformidad con las normas y procedimientos de SC;
Mantener un sistema de archivo completo de todos los documentos logísticos y referencias de apoyo de acuerdo con las normas y políticas de SC;
Garantizar la presentación oportuna de informes sobre las actividades logísticas (seguimiento de las adquisiciones, informe de existencias, informe sobre el rendimiento de los vehículos, registro de activos)
Entregar oportunamente a finanzas los procesos de compra para autorización y pago.
Apoyar aspectos de RRHH de la Oficina de con la Oficina de Bogotá de manera permanente

Correspondencia y archivo

Recibir y entregar la correspondencia de la oficina.
Organizar los envíos de correspondencia semanal de la oficina de terreno a Bogotá.
Asegurar el archivo adecuado de toda la información de la oficina de Save the Children

Servicios para la oficina

Es responsable de la administración y funcionamiento adecuado de las oficinas de SAVE y/o la Unidad de salud en Ipiales
Asegurar el seguimiento al vencimiento de servicios públicos y otros que se requieran para el normal funcionamiento, y coordinar el pago con la Oficina en Bogotá o desde terreno según sea el caso;
Asegurar la adecuada presentación de la oficina y permanente disposición de útiles, elementos de cafetería y recursos en general para la operación de la oficina de terreno;
Asegurar el uso razonable de inventarios de aseo y útiles de oficina.

En relación con tramites de Viaje

Realizar todas las actividades que correspondan para la compra de tiquetes aéreos y transportes terrestres, a partir de solicitudes específicas de los miembros de trabajo de la Oficina de territorio con sus respectivas aprobaciones, asegurando la política de viajes;
Enviar las rendiciones oportunamente a la oficina en Bogotá y en Nariño para registro contable;
Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales de las facturas relacionadas con los gastos del proyecto.

Caja Menor

Mantener los recursos de caja menor salvaguardados de terceros y soportes de gastos pagados organizados;
Hacer los pagos de oficina autorizados, tomando en cuenta la normatividad sobre facturación y tributaria colombiana;
Verificar codificación del gasto y registrar en el comprobante de caja menor;
Solicitar reembolso de caja menor, según los procedimientos acordados;
Asegurar que la caja menor es usada solo para los propósitos establecidos.

Apoyo al programa de salud y nutrición

Gestionar y supervisar la distribución de suministros a los centros de salud en colaboración con el asistente de logística médica y/o Regente de Farmacia.
Inventario de todos los productos externos y/o GIK y envío mensual de listas de inventario e informes de distribución al Gerente de Logística.
Garantizar que se cumplan los procesos estándar del Global Medical Team (GMT) en la gestión de inventario farmacéutica.

Recursos Humanos

Apoyar aspectos de personal de la Oficina de terreno y enviarlos Bogotá para su trámite correspondiente en RRHH. (notificación incapacidades, ausentismos, emergencias)
Realizar reporte de casos de fraude e incidentes de protección a los puntos focales y según las políticas
Realizar los aspectos de puestos de trabajo a cargo con el área de RRHH (contratación, evaluación de desempeño, establecer objetivos trimestrales, notificación incapacidades, ausentismos, emergencias).

CONDICIONES

Debido al mandato de La Fundación Save the Children Colombia, en caso de una situación de emergencia, se espera que el/la colaboradora(a) tenga flexibilidad para adecuarse a las tareas adicionales que deba atender en su puesto, asumiendo horarios y tareas de acuerdo con los requerimientos que la Fundación Save the Children Colombia defina.

REQUISITOS

Profesional en áreas administrativas, logística y distribuciones, negocios internacionales o áreas relacionadas

EXPERIENCIA Y HABILIDADES:

Mínimo tres años de experiencia en cargos similares, de preferencia en Organizaciones No Gubernamentales o Entidades de Cooperación Internacional;
Capacidad para analizar y resolver problemas, tomar decisiones;
Capacidad para trabajar de forma independiente bajo una supervisión mínima;
Comprensión y compromiso con los objetivos, valores y principios de Save the Children;
Habilidades numéricas competentes: capacidad para realizar cálculos tales como estimaciones de flete, peso dimensional y porcentajes;
Excelente mantenedor de registros que mantiene la información actualizada; comprensión de los principios de la gestión de datos;
Buenas habilidades de comunicación;
Manejo de procedimientos, leyes y normas colombianas relacionadas con el área;
Alta competencia en Microsoft Office (Word, Excel, Outlook);
Capacidad para trabajar bajo presión y facilidad para establecer prioridades y cumplir con plazos establecidos;
Iniciativa para proponer nuevas ideas, pensamiento creativo y análisis;
Buen criterio y capacidad para priorizar eficazmente múltiples tareas en un entorno de cambio constante;
Capacidad comprobada para poder trabajar en equipo, multi- cultural, multi- disciplinario e interinstitucional;
Disciplina en el cumplimiento de labores exclusivas para este cargo;
Política y culturalmente sensible, con cualidades de paciencia, tacto y diplomacia;
Alto nivel de compromiso con valores de Save the Children.

NOTA 1: Con la presentación para participar en la presente convocatoria se autoriza a Save the Children a comprobar la información personal suministrada, así como a hacer uso de los datos personales para efecto de comprobación en bases de datos públicas y privadas relacionadas con nuestras políticas antifraude, lavado de activos y financiación del terrorismo. Los datos utilizados serán los indicados en la cedula de ciudadanía entregada.

NOTA 2: En todo caso, la solución a la prueba técnica será un criterio de evaluación y selección del personal, por lo que solo se usará el contenido para los efectos del proceso de selección y se respetará la propiedad intelectual del mismo, no genera en ningún caso remuneración alguna.

Se recibirán hojas de vida desde el 17 hasta el 24 de noviembre de 2021

Las propuestas presentadas una vez cumplida y pasada la hora fijada para el efecto, o radicadas en dependencia distinta a la enunciada en este documento, NO SERÁN RECIBIDAS.

Esta oferta de empleo se encuentra abierta para ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia y que cumplan con los requisitos establecidos en la convocatoria.