OFICIAL LOGISTICO. At ACTED

Objetivo del trabajo

El Oficial de Logístico está a cargo de la gestión logística de ACTED a nivel nacional, asume los roles y funciones actuando dentro de los límites de la autoridad delegada y de conformidad con los procedimientos y directrices del departamento de logística, bajo la supervisión de la dirección y/o apoderado.

Cadena de mando

Bajo la autoridad de:

• Director País / Regional
• Gerente de finanzas y/o apoderado.
• Dto de Logística

Gestión de líneas:

• N/A

Relaciones laborales

Internos:

• Gerente de Finanzas
• Departamento Finanzas
• Departamento RH Administrativo
• Equipo FLATS
• Gerentes de proyectos
• Cualquier otro Departamento

Externos:

• Autoridades locales
• Socios
• Proveedores
• Otras ONG

Objetivos

· El Oficial de Logística asiste al departamento de Logística del país en la gestión de la cadena de adquisiciones para la ejecución de las actividades del programa en el país.

· Mantener al tanto de manera permanente al director regional, apoderado, gerente de finanzas de todas las solicitudes, adquisiciones, procesos logísticos y/o cualquier otra eventualidad que se pueda presentar en la logística.

· El oficial de logística estará articulando las actividades del departamento de logística con el apoyo de la asistente FLAt, manteniéndose comunicados y sincronizados de manera permanente en todas las actividades y procedimientos logísticos.

· Garantizará la gestión de la flota, el combustible, los locales, las compras de bienes y servicios, la gestión de las comunicaciones, la gestión del stock y de los Assets y todos otros los aspectos relacionados con el Plan de Adquisiciones

· Garantizará el cumplimiento de los procedimientos logísticos de ACTED y de los donantes en todas las operaciones logísticas.

· Cumplir con los aspectos relacionados con los informes mensuales de Logística.

· Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato relacionada con el departamento logístico, administrativo y de gestión documental, así como todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su cargo y condiciones le sean asignadas.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

Compras

• Realizar y controlar todos los procesos de compras: Order form Cotizaciones, PM, PO, Memos, contratos
• Cumplimiento de los procedimientos de contratación con terceros.
• Punto focal con proveedores;
• Elaboración y seguimiento de procedimiento ( PRO 03 Supplier Database);
• Elaboración y seguimiento de procedimiento (PRO 10 OFFU);
• Garantizar que la documentación sobre adquisiciones se realice y se archiva de acuerdo con los procedimientos de ACTED.
• Asegurarse de que las compras y registros pasan entre Logística, Finanzas y Coordinación.
• Asegurar las compras por otras cuidades y departamentos del País, cuando Of están transmitidos desde el departamento de terreno y/o operaciones. .

Gestión recepción/expedición y Gestión del Stock

• Gestión y mantenimiento de los stocks;
• Gestión de los procesos de IN & OUT en los recursos de almacenamiento (STO-05, STO-01, STO-03);
• Controlar los procedimientos de recepción y envío de bienes (DEL-01, DEL-02);
• Usar y mantener el formato inventario (STO-02) y realizar un inventario físico mensual.
• Asegurar la expedición por el terreno
• Asegurar las expediciones y envió por el internacional

Gestión de los Assets

• Elaboración y control de la lista de activos (AST-05);
• Elaboración y seguimiento de las comunicaciones (COM-02);
• Compruebe que cada uno de los activos está etiquetado y registrado en la AST-05;
• Compruebe si la documentación de los activos se encuentra en las carpetas correspondientes y de acuerdo con los procedimientos de ACTED;
• Realizar y controlar los procedimientos de ACTED en el tema de ASSETS;
• Gestión de los procesos de IN & OUT (STO-03 + AST 04).
• Asegurarse de tener equipamiento disponible y en buen estado a cada nueva llegada y asegurar la entrega de ellos

Reporting

• Mantener un buen flujo de comunicación entre la capital y la base;
• Enviar los informes mensuales y semanales;

OFFU : cada viernes (logística y Finanzas se juntan para repasar cada estado de las compras en curso)

• TITANICS : 05 de cada mes (AST 05, AST 06, STO 02, IT 06, IT 07, ACTED GHG_AssessmentTool, PRO-03 BASE DE DATOS DE PROVEEDORES, COM-02 MONTHLY COMMUNICATION REPORT)

Transportes

• Asegurar y compras los billetes para los vuelos Nacionales
• Encargarse de los pickups a la primera llegada de un expatriado en la misión y otras necesidades
• Apoyar la logística en el seguimiento y la gestión de los vehículos

Enlace entre el programa y la logística

• Garantizar una dinámica común entre los departamentos de apoyo y del programa para lograr la mejor ejecución posible de las actividades
• Sensibilizar y recordar periódicamente los procedimientos
• sensibilizar sobre la planificación y la anticipación de las solicitudes
• sensibilizar sobre la importancia de expresar la necesidad (especificaciones técnicas)
• Garantizar una función de control sobre ejecución de actividades : elección de un emplazamiento para una distribución, un edificio para una actividad de sensibilización, etc.

Cualidades humanas

· Amabilidad, aceptación y solidaridad • Empatía • Respeto

Competencias:

· Dinamismo • Trabajo en equipo • Responsabilidad • Compromiso

· Comunicación • Orientada a los resultados • Gestión de conocimientos

· Transparencia.

· Desempeño.

COMPROMISO:

• Atender los procedimientos de ACTED, incluidos sus manuales, políticas, reglamento interno, código de conduta.

CUALIFICACIONES, CUALIDADES HUMANAS, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES TÉCNICAS REQUERIDAS

· Profesional graduado Titulado (a) como administrador logístico, administrador de empresas, ingeniero industrial.

· Experiencia en procesos logísticos, administrativos, compras, viajes, tiquetes, vehículos, adquisiciones, inventarios etc. preferiblemente en organizaciones de cooperación internacional.

· Dominio de Excel, Word y Outlook y plataformas informáticas.

· Ventaja Fluidez en idioma inglés.