Operations Manager – Haiti At International NGO Safety Organisation

Context of the organization

Founded in 2011, International NGO Safety Organization ( INSO ) is an international non-governmental organization that supports humanitarian security actors by establishing security coordination platforms in risky contexts.

INSO provides registered NGOs with a range of free services, including real-time incident monitoring, analytical reports, security-related data and mapping, crisis management support, staff orientation and training.

Registered in the Netherlands with its headquarters in The Hague, INSO provides daily support to more than 1,000 NGOs in 16 of the world’s insecure countries.

The INSO mission in Haiti

In 2019, the NGO community in Haiti expressed interest in receiving support from INSO due to security and access constraints resulting from recurrent cycles of natural disasters, political instability and violent crime. The start-up phase was launched in 2022 and gradually the INSO Haiti mission will be fully operational in the summer of 2023.

It is an exciting opportunity to be part of a niche NGO specializing in the safety and security of NGOs and to shape a new platform in a new and stimulating context for INSO. The opening of the INSO Haiti mission aims to offer the NGO community contextual analyzes and security advice, in a global effort to improve humanitarian access.

L’Operations Manager sera basé à Port-Au-Prince et mobile sur l’ensemble des régions couvertes par INSO en Haïti.

Résumé du poste

Sous la responsabilité du Directeur Pays, vous serez responsable de la bonne exécution de toutes les fonctions opérationnelles au sein du bureau national, y compris les ressources humaines, la logistique, les achats et l’administration. Vous serez également le point de contact des collègues du siège pour ces fonctions ainsi que pour la sauvegarde et la mise en œuvre des audits.

Principales responsabilités

Ressources humaines

• Diriger tous les processus liés aux RH
• Mettre en œuvre et contrôler tous les règlements d’INSO relatifs au personnel et aux RH.
• Préparer la paie mensuelle du personnel national.

Aspects juridiques et conformité

• Déposer et conserver tous les documents juridiques et réglementaires nécessaires auprès des autorités nationales, superviser l’administration liée à l’enregistrement du pays ainsi que les visas et les permis de travail du personnel.
• Développer et superviser les systèmes de contrôle pour prévenir les violations des directives légales et des politiques internes.

Gestion des installations et des biens

• Préparer et maintenir les baux et les contrats avec les fournisseurs.
• Équiper et entretenir toutes les installations et tous les véhicules du personnel.
• Établir et maintenir un registre central des actifs.

Approvisionnement et logistique

• Superviser la mise en œuvre des processus d’approvisionnement en conformité avec les règlements d’INSO et des donateurs afin de prévenir la fraude et la corruption.
• Suivi des marchés locaux pour les biens et services et effectuer des contrôles réguliers des fournisseurs.
• Gérer et mettre en œuvre la politique de directives relatives au parc automobile d’INSO.

Sûreté et sécurité

• En coordination avec le Global Safety & Risk Manager, maintenir le Country Security Management Plan (CSMP) et le Security Risk Assessment (SRA).
• S’assurer que tout le personnel, les consultants et les visiteurs sont informés des protocoles de sûreté et de sécurité du pays.

Exigences du poste

• Maîtrise parfaite du français et connaissance de l’anglais (écrit et parlé).
• Une licence dans un domaine pertinent, délivrée par un établissement universitaire reconnu.
• 5 ans d’expérience professionnelle progressive dans le domaine des opérations, dont 2 ans dans une ONG ou une organisation internationale.
• Able to problem solve, solution oriented and strategically minded, able to manage multiple priorities and meet deadlines.
• Proficiency in MS Office programs and experience in database management.

Desired characteristics

• Previous experience or knowledge of logistics and public procurement.
• General knowledge of donor procurement rules.
• Knowledge of INSO and affinity with its mission.
• Previous field experience in Haiti or in a similar position is a plus.

Key personal skills

• Forte motivation
• Excellent managerial and leadership abilities
• Strategic mind and very strong problem-solving ability
• Attention to detail, rigor and quality
• Ability to manage multiple priorities and meet deadlines
• Good listening and communication skills
• Excellent relational and intercultural communication skills

Terms and conditions

12 month contract. Monthly salary of €4,550 per month, 4 calendar days of annual leave per month worked, 7 days of R&R every 2 months with allowance of €1,250, accommodation, comprehensive medical cover (excluding USA) and life insurance included .

Protection and recruitment policy

INSO is fully committed to the recruitment, selection and verification of staff in strict compliance with our code of conduct and our prevention and protection policy throughout the recruitment process.