Operations Manager (requires fluent French, good working knowledge of English)

Contexte de l’organisation

Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation non gouvernementale internationale qui apporte aux travailleurs humanitaires un appui en matière de sécurité en établissant des plates-formes de coordination de la sécurité dans des contextes insécurisés. INSO fournit aux ONG inscrites une gamme de services gratuits, y compris le suivi des incidents en temps réel, les rapports analytiques, les données et la cartographie liées à la sécurité, le soutien dans la gestion de crise, les orientations du personnel et la formation.

Les services INSO aident les ONG dans leurs responsabilités quotidiennes en matière de gestion des risques et améliorent leur connaissance générale de leur contexte d’intervention afin de leur permettre de baser leurs décisions d’accès humanitaire sur des données factuelles. L’Organisation s’est développée et d’une start-up novatrice est devenue une organisation mondialement reconnue et un élément clé du système de coordination de la sécurité humanitaire.

Aujourd’hui, l’Organisation fournit un soutien quotidien à plus de 1000 ONG dans 17 des pays les plus insécurisés au monde et a acquis une solide réputation de performance, de principes et de professionnalisme.

Depuis Avril 2019, INSO est enregistrée aux Pays-Bas avec son siège global à La Haye, la ville internationale de la paix et de la justice.

La mission INSO Mali :

INSO Mali a démarré en 2013 et lancé ses services complets en 2014 au travers de ses bureaux de Bamako, Gao et Mopti et de ses antennes dans le centre et le nord du pays.

INSO fournit des services pour améliorer l’acheminement de l’aide humanitaire et préserver la sécurité du personnel employé par environ 150 ONG maliennes, nationales et internationales qui fournissent une aide humanitaire et d’urgence.

Nous recherchons une personne expérimentée pour rejoindre notre équipe en tant qu’Operations Manager (OM) basé à Bamako et mobile sur l’ensemble des régions couvertes par INSO au Mali.

Résumé des fonctions

Sous la responsabilité et supervision directe du CD – Country Director de INSO au Mali, « l’Operations Manager (OM) », sera responsable de la bonne exécution de toutes les fonctions Opérations et supports au sein du bureau pays.

En plus de gérer les tâches transactionnelles et stratégiques du bureau pays en matière de RH, l’OM devra veiller à ce que tous les documents juridiques et réglementaires soient déposés en temps opportun auprès des autorités nationales au nom de l’INSO. L’OM gérera également l’ensemble des tâches de gestion des installations et des actifs pour le bureau de pays de l’INSO concerné. Il assurera la fourniture efficace des services de fonctions supports et d’assistance, en conformité avec les règlements de l’INSO et ceux des donateurs.

Il/Elle assurera l’entretien et la gestion efficaces de ses biens, y compris la gestion des chauffeurs, des nettoyeurs et des autres membres du personnel de soutien. Ils prépareront et géreront ensembles les achats logistiques des bureaux du pays, en respectant intégralement les procédures d’approvisionnements et les exigences budgétaires de l’INSO, de la manière la plus efficace et la plus efficiente possible.

L’OM agira également en tant que point focal du bureau pays pour la sûreté et la sécurité, servant de point de contact principal pour les questions internes de sûreté et de sécurité, supervisant les communications, le transport, la sécurité des sites et l’équipe des gardes.

Principales responsabilités

Sous la supervision et les conseils techniques du directeur des opérations de l’INSO (basé au siège), le titulaire est responsable de la gestion en temps opportun de tous les processus de recrutement dans le pays (local et international), en s’assurant qu’ils sont entièrement conformes aux directives et procédures de l’INSO, et des réglementations nationales.

* Il/Elle dirige la mise en œuvre et le suivi de l’ensemble du personnel de l’INSO et des réglementations RH (nationales et internationales) afin d’assurer la conformité des procédures dans les bureaux INSO.

* Il/Elle contrôle régulièrement le droit national de l’emploi / le code du travail, et propose au Country Director (CD) des modifications aux règles internes le cas échéant.

* Il/Elle dirige et coordonne l’intégration des employés nationaux et coordonne avec les RH du siège INS, l’induction des employés en leurs fournissant des programmes d’intégration et d’orientation dans le pays (nationaux et internationaux).

* Il/Elle coordonne et surveille le suivi de la performance des employés au niveau national, la gestion des plaintes ou doléances et la discipline en transmettant les problèmes le cas échéant, au CD.

* Il/Elle tient à jour les dossiers de congés des employés (nationaux et internationaux) et veille au bon usage des congés par le personnel.

* Il/Elle prépare les feuilles de présence mensuelles et fiches de paie et contrôle les paiements/déductions d’impôts, mise à jour les inscriptions à l’assurance du personnel national et les paiements médicaux pour le personnel conformément à la loi.

* Il/Elle fournit un soutien au monitoring des demandes de vérification interne et externe RH en assurant la coordination avec le siège.

* Il/Elle agit en tant que point focal dans la gestion des ressources projets dans le pays (RH et autres domaines opérationnels) et reste le point focal pour toutes les demandes RH émanant du terrain ou de la direction.

* Il/Elle tient régulièrement à jour les dossiers du personnel des bureaux de pays (nationaux et internationaux).

* Il/Elle assiste le siège pour collecter et surveiller les KPI et les autres données relatives à la gestion des RH et à leur rendement.

Aspect Juridique et de Conformité

S’assurer que tous les documents juridiques et réglementaires nécessaires sont déposés en temps opportun au nom de l’INSO auprès des autorités nationales compétentes afin de maintenir l’enregistrement officiel de l’INSO dans le pays.

* Il/Elle développe et supervise les systèmes de contrôle pour prévenir ou traiter les violations des directives juridiques et des politiques internes, et évaluer l’efficacité des contrôles pour les améliorer continuellement.

* Il/Elle suggère des révisions de procédures et des rapports pour identifier les risques cachés ou risques de non-conformité.

* Il/Elle est en charge d’obtenir des visas, des permis de travail et de résidence au besoin, au nom du personnel de l’INSO.

* Il/Elle coordonne avec le département RH du siège tous les déploiements/visites du personnel international (vols, visa, hébergement).

* Il/Elle contrôle le respect des codes fiscaux nationaux et veille au respect des exigences légales locales en matière de rapports annuels exigés par les autorités.

* Il/Elle tient un registre des conseillers professionnels dans le pays (Juridique/légal/conseil/etc..).

Gestion des installations et des biens

Gérer l’ensemble des tâches de gestion des installations pour le bureau pays en veillant à la fourniture efficace de services fonctionnels et de soutien.

* Il/Elle prépare et accompagne tous les baux et contrats des bureaux pays, avec les fournisseurs (bureaux, services publics, véhicules, sécurité, etc.), les propriétaires et les prestataires.

* Il/Elle équipe et entretient toutes les installations, les équipements et les véhicules d’INSO conformément à la norme requise.

* Il/Elle établit et supervise les registres centraux des actifs pour les bureaux pays et veille à la mise en œuvre complète et au respect de toutes les réglementations en matière de gestion des actifs.

* Il/Elle assure le bon fonctionnement des bureaux en termes de services, de fournitures et de consommables.

Approvisionnement et logistique

Mettre en œuvre et se conformer pleinement à toutes les réglementations en matière d’approvisionnement et de logistique applicables à INSO et à ses bailleurs de fonds, au sein des bureaux pays, et veiller à ce que tous les membres du personnel soient au courant de leurs rôles et responsabilités en matière d’approvisionnement.

* Il/Elle supervise la mise en œuvre complète des processus d’approvisionnement décrites dans les règlements internes et les procédures opérationnelles d’INSO.

* Il/Elle applique tous les contrôles pour prévenir la fraude et la corruption.

* Il/Elle tient à jour les dossiers d’approvisionnement conformément à la politique d’INSO.

* Il/Elle gère et entretient les accords contractuels et les relations avec les fournisseurs/sous-traitants et tous les fournisseurs de services.

* Il/Elle mène régulièrement des enquêtes sur le marché local pour les biens et services et s’assure que la liste des fournisseurs et d’autres bases de données soient à jour.

* Il/Elle contribue aux rapports des donateurs dans le domaine de la gestion des actifs, de la logistique et de l’approvisionnement.

* Il/Elle supervise la gestion des véhicules d’INSO en coordonnant les besoins avec le Country Director (CD).

* Il/Elle dirige le suivi et la vérification des achats logistiques et de l’approvisionnement.

Sûreté et sécurité

Servir de point de contact principal du Global Safety Manager en ce qui concerne les progrès, le suivi et la communication des conclusions et recommandations de l’audit de sécurité. En coordination avec le Global Safety Manager.

* Il/Elle s’assure que les délais de mise à jour du Plan de Sécurité Pays (CSP)/Plan de Sécurité des Bureaux extérieurs (FOSP) et de l’Évaluation des Risques de Sécurité (SRA) sont respectés.

* Il/Elle s’assure de la mise en place des normes et procédures concernant la gestion des extincteurs, des kits de survie et kits de secours.

* Il/Elle planifie, coordonne et fournit des séances d’informations mensuelles sur la sensibilisation, conformément au thème de la vérification mensuelle de la sûreté et de la sécurité.

* Il/Elle s’assure que les mesures appropriées sont prises pour protéger les installations et les véhicules d’INSO suivant les procédures de sécurité et de protection internes. Il/Elle Informe les conducteurs et les gardiens des politiques de sécurité du pays.

* Dans le cadre de leur intégration, Il/Elle oriente et forme les nouveaux employés sur le plan de gestion de la sécurité du pays, y compris les rôles et responsabilités en matière de sécurité et de sûreté.

* Il/Elle Sert de point de convergence pour le personnel de visite, en s’assurant que les trousses d’information avant le départ et à l’arrivée soient disponibles, en tenant des séances d’information sur demande.

Exigences du poste

* Anglais courant (écrit et parlé).

* BAC+3 dans un domaine pertinent dans un établissement universitaire reconnu.

* Au moins 5 ans d’expérience professionnelle progressive des opérations,

* Au moins 2 dans une ONG ou une organisation internationale.

* Forte motivation, capacité à résoudre les problèmes, souci de la solution et esprit stratégique, capacité à gérer de multiples priorités et à respecter des échéances

* Maîtrise des programmes MS Office et expérience de la gestion de bases de données.

Caractéristiques souhaitées

* Expérience ou connaissance préalable de la logistique et de l’approvisionnement.

* Connaissance générale des règlements sur l’approvisionnement des bailleurs de fond.

* Connaissance actuelle d’INSO et affinité avec sa mission et son mandat.

* Expérience en tant qu’utilisateur ou administrateur du SGRH (Système de gestion RH)

* Expérience préalable sur le terrain dans un poste similaire dans un pays de la zone Sahel, appréciée.

Compétences personnelles clés

* Une bonne écoute ;

* Un bon communiquant ;

* Excellent esprit d’analyse ;

* Esprit d’équipe ;

* Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles ;

* Un bon manager et coach.

Termes et conditions: Contrat de 12 mois. Salaire mensuel de €4550 par mois, 4 jours calendaires de congés annuels par mois travaillé, 7 jours de R&R tous les 3 mois avec une indemnité de €1250, hébergement, couverture médicale globale (excl. USA) et assurance vie comprises.

Politique de protection et recrutement :

INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.

À ce titre, les pratiques de recrutement suivantes seront appliquées :

* Toute offre d’emploi sera conditionnée à la réception d’au moins deux références professionnelles satisfaisantes ;

* INSO interrogera les candidats sur tout intervalles importants entre les différents postes ou des changements fréquents d’employeur et d’adresse ;

* Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles ainsi que les adhésions seront vérifiées ;

* Le candidat retenu devra fournir une preuve d’identité valide (passeport, carte d’identité) ;

* Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures INSO en termes de politique de protection (code de conduite, dénonciation, etc.) ;

* Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.