OPERATIONS SUPPORT MANAGER (OSM) At War Child Holland

Le (la) OSM est chargé(e) des tâches et responsabilités suivantes :

1. Budgétisation et suivi du budget annuel et des projets

• Assure le développement et la mise à jour du Master budget et le budget de coordination de WCH en RDC.
• Assure la préparation des budgets pour toute nouvelle proposition de projet conformément aux directives du bailleur et de WCH.
• Assure les ajustements budgétaires nécessaires, quand requis soit par le bailleur, soit par WCH.
• Assure le suivi périodique et la bonne gestion des budgets conformément aux directives des bailleurs et du WCH.
• Communique tout écart entre le budget et les réalisations au personnel concerné et à l’équipe du CMT pour la prise de décision.
• Examine et communique le budget par rapport aux réalisations (BFU) avec les membres du personnel responsables pour une prise de décision rapide.

1. Gestion et rapports financiers

• Assure une comptabilité appropriée et opportune des fonds conformément aux politiques et procédures financières de WCH, aux règles et règlements des bailleurs et au cadre juridique de la RDC.
• Gère le transfert des fonds du bureau national vers les bureaux de terrain et établi des rapports appropriés sur les fonds reçus par les bureaux de terrain.
• Assure le suivi et la vérification des comptes bancaires de WCH RDC et les réconciliations bancaires.
• Supervise le processus de clôture de fin de mois pour les finances de WCH RDC.
• Enregistre toutes les transactions dans le système financier.
• Gère les demandes mensuelles de fonds de la mission de WCH en RDC en assurant une liquidité adéquate pour des opérations continues.
• Assure le rapportage financier externe en temps voulu conformément aux procédures et directives des bailleurs.
• Assure les rapportages internes en temps voulu (4M, 8M, 12M) conformément aux procédures de WCH.
• Prépare et coordonne les audits internes et externes et s’assure que toutes les questions et recommandations sont suivies et mises en œuvre.

1. Gestion des achats et de la logistique

• Développe, met à jour et assure la bonne utilisation des seuils d’achat et de la matrice d’autorisation au sein de WCH en RDC, conformément aux politiques, procédures et directives de WCH.
• S’assure que les politiques de logistique et d’achat sont à jour, mises en œuvre et respectées au sein de WCH en RDC.
• Est un membre du comité d’appel d’offres et travaille pour s’assurer que tous les processus d’appel d’offres sont suivis en conformité avec les directives d’achat de WCH.
• Responsable de s’assurer que la mission de WCH en RDC a des accords-cadres avec les fournisseurs et que les accords-cadres sont mis à jour si nécessaire conformément aux politiques et procédures de WCH.
• Supervise la mise à jour du fichier d’inventaire de tous les actifs de WCH en RDC afin de le maintenir aussi à jour que possible.
• Assure la création de tout nouvel équipement dans le système UNIT4 en collaboration avec l’équipe régionale et le HO.
• Examine tous les contrats des fournisseurs et des consultants.
• Suit la dépréciation de tous les actifs (véhicules à moteur, motos, générateurs et autres actifs) dans UNIT 4, conformément aux politiques et procédures de dépréciation du WCH.
• S’assure qu’un système approprié est en place pour suivre l’achat, le stockage et l’utilisation des fournitures de WCH.
• S’assure que des rapports logistiques sont élaborés et présentés selon les besoins à des fins internes et externes.
• Assure un soutien logistique adéquat à tous les bureaux de terrain du WCH en RDC.
• S’assure que toute la flotte automobile dont dispose WCH en RDC sont bien gérées et utilisées conformément aux politiques et procédures de l’organisation en la matière.
• Participe à toutes les réunions pertinentes pour la logistique, tant dans le pays qu’au siège ou au niveau régional.

1. Gestion administrative et des ressources humaines

• Veille à la bonne mise en œuvre des politiques administratives et des directives RH conformément aux exigences de WCH et à la législation du travail en RDC.
• S’assure que les politiques administratives et les directives RH de WCH sont conformes à la législation en vigueur en RDC, et alerte sur les éventuelles incompatibilités.
• Révise mensuellement le payroll.
• Examine tous les contrats réguliers et journaliers du personnel national
• S’assure que les taxes et les contributions statutaires sont correctement préparées et payées à temps.
• Participe activement au processus de recrutement du nouveau personnel.
• Point focal pour toutes les questions juridiques affectant l’organisation.
• En collaboration avec le CMT et le représentant du personnel, s’assure que le bien-être du personnel est effectué.
• S’assure que les documents de résidence du personnel expatrié sont valides à tout moment.
• S’assure que l’enregistrement de WCH en RDC, la fiscalité, les exigences en matière de rapports et les questions juridiques qui affectent l’organisation sont à jour et que tout changement est communiqué à temps.
• Point focal pour toutes les questions juridiques affectant l’organisation.

1. Suivi des partenaires et renforcement des capacités

• Participe activement aux évaluations des partenaires avant que ceux-ci ne soient financés par le WCH.
• Elabore les contrats des partenaires d’exécution
• Organise et assure le renforcement des capacités des partenaires dans les domaines de la gestion financière, de la logistique et de l’administration.
• Assure la conformité, des visites de soutien et des contrôles ponctuels sont effectués par l’équipe de support pour s’assurer que les partenaires respectent les règles et règlements des bailleurs et le contrat signé avec WCH.
• Examine et approuve les rapports financiers des partenaires.
• S’assure que les partenaires sont en conformité avec le cadre d’intégrité de WCH.

1. Reseautage

• Participe aux réunions de WCH (finances, logistique et administration-RH) et aux réunions de soutien des bailleurs.
• Assure la participation de WCH aux réunions des différents clusters (Forum des administrateurs, Cluster logistique)
• Maintient le contact avec l’avocat conseil et les points focaux gouvernementaux.