Prestataire indépendant – Service de collection de données – République démocratique du Congo At Ground Truth Solutions

Nom du projet : Renforcer la redevabilité envers des personnes affectées par la crise dans la République démocratique du Congo (RDC)

1. Résumé

a. Ground Truth Solutions cherche les services d’un prestataire indépendant en RDC pour soutenir les enquêtes de perception conçues par Ground Truth Solutions (ci-après : GTS). GTS vise à interroger les communautés du RDC qui reçoivent de l’aide humanitaire pour mieux comprendre leurs expériences, leurs perceptions et leurs préférences liées à l’aide humanitaire qu’elles reçoivent.

b. Les services demandés au prestataire indépendant comprennent la finalisation de l’instrument d’enquête et l’échantillon, la co-formation des enquêteurs ; la collecte de données (en personne) ; le traitement et le nettoyage des données.

2. Spécifications du projet

a. Une phase de test avant la collecte des données.

b. Un rond de collecte de données.

c. Questionnaire : environ 30-50 questions, 20 minutes. Les questions seront des questions à choix multiples ou à l’échelle binaire et comprendront des questions ouvertes.

d. Langues de traduction : français, lingala et swahili. Ces langues sont susceptibles d’être modifié en fonction de la sélection finale des communes. Le prestataire indépendant doit également être capable de traduire l’enquête dans d’autres langues locales de la RDC.

e. Les enquêteurs s’identifieront comme travaillant pour une organisation indépendante des organisations humanitaires travaillant sur le terrain en RDC.

f. Les répondants ne sont pas tenus de s’identifier par leur nom, et aucun lecteur des données du sondage (ou des rapports subséquents que nous rédigerons) ne sera en mesure d’identifier ce que tout répondant individuel a dit.

g. Le projet vise à mener des enquêtes dans les provinces suivants : Ituri, Nord-Kivu, Sud-Kivu. Ces provinces ainsi que les communes correspondantes sont susceptibles d’être modifiées.

h. Taille de l’échantillon : Entre 1000 – 4000 enquêtes totales. L’offre soumise par le prestataire indépendant soumettra un budget provisoire pour un échantillon de 1000, 2000, et 3000, et 4000 enquêtes effectuées.

i. Les spécifications démographiques pour l’échantillon :

• L’échantillon prendra en compte des groupes de populations qui reçoivent de l’aide humanitaire : des personnes déplaces internes (PDI), des personnes retournées, des familles d’accueil ainsi que des réfugiés. Un focus sur uniquement un seul ou deux groupes de population, si conforme avec la priorité de l’action humanitaire, est possible et sera à discuter à un stade ultérieur.
• Tous les répondants doivent avoir reçu une assistance humanitaire au cours des six derniers mois ;
• Tous les répondants auront 18 ans ou plus.
• L’échantillon ciblera une répartition égale entre les sexes (50 % d’hommes et 50 % de femmes) ;
• 15 % des répondants s’identifieront eux-mêmes comme vivant avec un handicap.

3. Méthodologie

a. Le prestataire indépendant doit démontrer une méthodologie pour tester l’enquête. La phase de test doit :

• Inclure des questions sur la compréhension du questionnaire et une évaluation de la facilité/difficulté avec laquelle le répondant a compris la question.
• Avoir lieu au moins une semaine avant la collecte des données afin que l’équipe du GTS ait le temps d’évaluer les résultats de la phase de test.
• La phase de test sera effectuée avec un échantillon de 100 participants.
• Les résultats du sondage seront transmis en format csv ou Excel à GTS, pour la finalisation du modèle de questionnaire Excel. Le questionnaire qui sera utilisé avec le logicielle Kobo sera fourni par GTS.

b. Le prestataire indépendant doit démontrer une méthodologie pour obtenir l’échantillon aléatoire et doit inclure un cadre pour la façon dont cette randomisation sera documentée.

c. Le prestataire indépendant doit clairement indiquer comment sa collecte de données s’aligne sur les principes humanitaires de « Ne Pas Nuire » ainsi que sur un code d’éthique solide

d. Le prestataire indépendant doit avoir un protocole et des protocoles d’évaluation des risques pour la protection sécuritaire de ses enquêteurs et la façon dont GTS sera informé et impliqué dans le cas d’une urgence.

4. Travail en conjoint avec GTS

GTS à l’habitude d’être fortement impliqué dans la phase de collection de données.

• Au début de la collection, il est prévu que le prestataire indépendant est disponible pour des appels quotidiens avec l’analyste GTS.
• Au début de la collection, le prestataire soumettra de courts rapports jour par jour pour informer sur le progrès fait. Ces rapports incluront :

  1. Nombre total ainsi que le pourcentage des enquêtes réalisées avec succès. (en relation aux personnes qui ont refusé de participer)

  2. Progrès par rapport aux indicateurs de d’échantillonnage (y compris la région, la commune, le statut, le sexe, le handicap des personnes sondées).

  3. Par question, le pourcentage de personnes ayant refusé de répondre ou ayant dit “Je ne sais pas”.

  4. Nombre de personnes qui ont refusé que leurs réponses soient utilisées après avoir participé à l’enquête.

  5. Toutes les autres observations et questions pertinentes.

• Le prestataire soumettra un rapport final après la collecte de données, couvrant le nombre des enquêtes réussies ; le respect de la stratégie convenue d’enquête et d’échantillonnage ; et toutes les observations et questions pertinentes.
• GTS co-facilitera en partenaire la formation des enquêteurs.

5. Assurance qualité

a. Les mesures suivantes devraient être prises par le prestataire indépendant afin de s’assurer que la qualité des données est de haut niveau et qu’elle reflète avec précision les opinions des personnes affectées tout en respectant la stratégie d’échantillonnage et d’autres directives partagées par GTS:

• Toutes les enquêtes sont d’une durée minimale convenue par le prestataire indépendant et l’équipe GTS.
• Au moins 90 % des enquêtes soumis comprennent les coordonnées GPS. GTS se réserve le droit de rejeter les données soumises lorsque plus de 10 % des enquêtes n’incluent pas les coordonnées GPS.
• Les coordonnées GPS ont une classification de précision KoboToolbox de 15 mètres ou moins. GTS se réserve le droit de refuser les données soumises lorsque plus de 10% des enquêtes ont une classification précision de plus de 15 mètres.
• Assurer une surveillance suffisante des énumérateurs qui effectuent des enquêtes pour s’assurer que l’explication du projet est exacte, que les questions sont posées de façon claire et que les réponses sont saisies sur KoboToolbox avec précision.
• Soumettra quotidiennement de courts rapports d’avancement sur le travail sur le terrain.
• Les superviseurs effectueront des appels quotidiens à la fin de la journée de travail pour discuter des éléments détaillés dans les rapports quotidiens.

6. Code de conduite

a. Il est obligatoire de d’assurer que tous les enquêteurs adhèrent au Code de Conduite GTS. Si aucun aspect du Code de Conduite n’a été respecté, GTS se réserve le droit de retenir complètement le paiement ou jusqu’à ce que les données aient été recueillies conformément au code de conduite.

b. Au cas où le comportement d’un enquêteur constitue une violation fondamentale du Code de Conduite, en compromettant la sécurité et le bien-être des participants ou des dommages à la réputation de l’organisation, GTS se réserve le droit de terminer immédiatement le contrat avec le prestataire indépendant.

c. Au cas où il est porté à l’attention de GTS que les actions des enquêteurs ont constitué une violation flagrante des pratiques de sauvegarde, (par exemple l’exploitation et l’abus sexuels) GTS en fera également rapport aux autorités compétentes.

7. Livrables et dates clés

Date de début préférable : 14 septembre 2022. Date de fin envisagé : 10 octobre 2022.

• 14 septembre: Début du projet: Tenir une réunion virtuelle pour commencer la mise en œuvre du programme. Le questionnaire et la méthodologie sont finalisés. La formation des énumérateurs et la répartition des responsabilités en matière de co-facilitation sont discutées.
• 15-16 septembre: Traduire l’enquête dans les langues locaux à déterminés
• 19 septembre: Mettre le questionnaire sur KoBo. Ground Truth Solutions programmera le questionnaire sur Kobo. Le prestataire indépendant et GTS feront quelques tests.
• 20-21 septembre: Formation des enquêteurs. Organisation des formations sous partenariat avec GTS pour former les enquêteurs sur l’outil et la méthodologie d’enquête GTS.
• 22 septembre: Tester le questionnaire. Les enquêteurs effectuent des enquêtes test auprès d’environ 100 répondants (selon les préférences de GTS). Les modifications nécessaires sont soumises à GTS et il y a un appel du soir.
• 23 septembre: Modifier l’outil d’enquête. Prestataire indépendant et Ground Truth Solutions. Ground Truth Solutions programmera les modifications sur Kobo. Le prestataire indépendant et GTS feront quelques tests.
• 26-07 octobre: Début de l’enquête. La collecte de données dans les 3 provinces débute.
• 08 octobre: Données propres. Nettoyez les données. Confirmez que les données sont finalisées et prêtes à être examinées sur Kobo.
• 10 octobre: Présentation du rapport de collecte de données. Présentation d’un court rapport à la fin de la collecte de données, couvrant les éléments clés du court rapport (voir 4. Travail en conjoint avec GTS)

8. Arrangements contractuels

a. Le contrat sera entre le prestataire indépendant et GTS, et il précisera les contrôles de qualité et d’assurance sur les données. Le budget global convenu sera payé lorsque toutes les responsabilités spécifiées dans l’accord sont complétées avec satisfaction.

b. GTS s’attend à ce que le prestataire indépendant et son personnel se conforment aux demandes et aux protocoles de GTS pendant la collection de données, et surtout au moment du contact direct avec les personnes vivant dans les communautés visitées pour les enquêtes.

c. Avant que les enquêtes puissent commencer, toutes les autorisations et consentements nécessaires doivent être acquis.

d. Toutes les données obtenues au cours de cet engagement appartiennent à GTS uniquement. Le prestataire indépendant n’aura pas la possibilité d’utiliser ou de diffuser les données obtenues d’une manière ou d’une autre sans l’approbation préalable de GTS.

9. Budget

a. GTS paiera 10% du coût total à la signature du contrat et la réalisation de l’étape 1 (voir Calendrier & Dates clés)

b. GTS paiera les 90% restants du coût total cinq (5) jours ouvrables après la finalisation du projet, approuvé par le directeur de programme de GTS. Si le contrat est résilié avant l’achèvement complet du projet, le prestataire indépendant sera rémunéré pour le travail accompli sur la base du tableau de répartition des livrables et des coûts. Le prestataire indépendant ne sera pas rémunéré en manque de respect du code de conduite.