Procurement Manager At International Rescue Committee

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world’s largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 50 countries and more than 25 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you’re a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

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The IRC worked in Haiti from 2010 through 2016, initially launching an emergency response to the earthquake and later delivering child protection, water and sanitation, health, women’s protection and empowerment, and economic recovery programs in Port-au-Prince and beyond. Even with the closure of its country office in 2016, the IRC has continued to provide operational, technical, and financial support to a small number of Haitian NGO partners, including in response to the 2021 earthquake. Haiti was identified as one of 20 countries at greatest risk of a major new—or significantly worsened—humanitarian crisis over the year ahead in IRC’s 2023 and 2024 Emergency Watchlist given its political instability, gang violence, rising food insecurity, disease outbreaks, and climate shocks that could drive rapid escalation of the humanitarian crisis. In early 2023, IRC re-opened its Haiti operations and scaled up its emergency response with a fully partner-led response in Port-au-Prince and surrounding communities. The focus has been on neighborhoods highly affected by gang violence as well as limited access to healthcare and services for survivors of violence and/or cholera hotspot issues. IRC is also engaging with partners in the Artibonite and Ouest Departments to service unmet needs in those areas.

The IRC Emergency Humanitarian Access Unit (EHAU) led the initial emergency responses and support establishing a country program that can be fully transitioned under the Latin American (LATAM) region.

Scope of work

Reporting to the Sr Operations Manager, the Procurement Manager is responsible for procuring medical commodities including pharmaceuticals, medical consumables, medical equipment, laboratory items, and potentially the water, sanitation, and hygiene (WASH) commodities and non-food items (NFI) categories for both IRC and partners. Across these categories, the scope of the role includes strategic sourcing, negotiation, and effective vendor management considering the organizations’ total spending. The role establishes and maintains strong external partnerships with vendors and other organizations and develops and implements critical initiatives within the medical commodity category and WASH and NFI categories. Finally, the role has substantial scope to troubleshoot issues for Country Programs (CPs) and support emergency response.

Responsibilities

Procurement

• Working closely with the Partnership team, ensure adequate support to partners to facilitate quality program implementation and provide capacity development and technical advice, where needed.

• Collaborate with partners, IRC Haiti’s program leads, to align procurement strategies with country program goals. Collaborate with them to develop and maintain an up-to-date procurement plan with all quantities, quality, and delivery requirements for health products and services.

• Responsible for strategic sourcing of medical, WASH, and NFI commodities for IRC and partners as appropriate, including market research, cost estimates, solicitation documents, bidding process facilitation, supplier identification and research, quality and availability of goods assessment, negotiation, contract/purchase order, and other documents preparation. Communicate with partners’ procurement staff and IRC program and operations units to coordinate and track goods/services delivery and receipt and keep everyone informed of the status. Collect information to confirm that goods/services delivered are what have been ordered in the correct quantities and quality and that they arrive on schedule and at the right cost.

• Ensure compliance with IRC procurement policies and procedures, regulatory requirements, and industry and donor standards for the procurement of medical, WASH and NFI commodities.

• Cultivate and maintain strong relationships with vendors and internal requestors, particularly Pharma/Health Technical Advisors, fostering teamwork and resolving issues promptly.

Key Responsibilities: Capacity Building and Subject Matter Expertise

• Champion a culture of effective and respective partnerships across emergency responses. Promote partner-led programming in line with IRC’s “why not partner?” approach.

• Support the partner’s procurement teams during their procurements.

• Serve as subject matter on pharmaceutical regulations, donor compliance, importation, and sourcing from approved vendors.

• Provide procurement advice and capacity building to both procurement and non-procurement staff at IRC and Partners.

• Provide support in the development and delivery of procurement trainings to close identified gaps.

Other

• Other relevant duties as assigned by supervisor to further IRC programs.

Job Requirements:

Education: Bachelor’s degree in logistics, business administration, or relevant professional certification in supply chain management and/or humanitarian logistics is strongly preferred.

Work Experience:

•A minimum of five years of progressively responsible experience in procurement, contract management, administration, or related areas is required.

•At least 2 of these years need to be working in the category of health or medical commodities.

Demonstrated Skills and Competencies:

• Genuine interest in and commitment to collaborating with local and national NGOs and government partners in emergency programs.

• Demonstrated understanding of donor procurement regulations, particularly USAID and ECHO.

• Knowledge of medical logistics and pharmaceutical supply chain systems in developing contexts as well as developments and trends within the pharmaceutical industry

• Knowledge of pharmaceutical management processes, such as vendor prequalification, quality assurance and control, cold chain storage, distribution, and pharmacovigilance.

• Good planning and coordination skills and ability to prioritize competing priorities effectively.

• Good analytical skills with ability to make independent judgments and decisions.

• Proactive, results-oriented, and service-oriented with focus on meeting requestor needs. Proven interpersonal and relationship management skills with requestors and vendors alike.

• Ethical conduct in accordance with recognized professional and organizational codes of ethics.

• Good negotiation, communication, and relationship management skills

• Proficient in MS Office package (Excel, Word, PowerPoint).

Language Skills: Fluency in French is required. Working knowledge in English is an asset.

Working Environment: IRC’s office in Port-au-Prince with local travel to partner project sites as security and access permit.

L’IRC a travaillé en Haïti de 2010 à 2016, lançant d’abord une réponse d’urgence au tremblement de terre, puis mettant en œuvre des programmes de protection de l’enfance, d’eau et d’assainissement, de santé, de protection et d’autonomisation des femmes, et de redressement économique à Port-au-Prince et au-delà. Depuis la fermeture de son bureau national en 2016, l’IRC a continué à fournir un soutien opérationnel, technique et financier à un petit nombre d’ONG haïtiennes partenaires, notamment en réponse au tremblement de terre de 2021. Haïti a été identifié comme l’un des 20 pays les plus à risque d’une nouvelle crise humanitaire majeure – ou d’une aggravation significative – au cours de l’année à venir dans la liste de surveillance des urgences 2023 et 2024 de l’IRC, en raison de son instabilité politique, de la violence des gangs, de l’augmentation de l’insécurité alimentaire, des épidémies et des chocs climatiques qui pourraient conduire à une escalade rapide de la crise humanitaire. Au début de l’année 2023, l’IRC a rouvert ses opérations en Haïti et a intensifié sa réponse d’urgence avec une intervention entièrement menée par des partenaires à Port-au-Prince et dans les communautés environnantes. L’accent a été mis sur les quartiers fortement touchés par la violence des gangs ainsi que sur l’accès limité aux soins de santé et aux services pour les survivants de la violence et/ou les points chauds du choléra. L’IRC s’engage également avec des partenaires dans les départements de l’Artibonite et de l’Ouest pour répondre aux besoins non satisfaits dans ces zones.

L’unité d’accès humanitaire d’urgence (EHAU) de l’IRC a mené les premières interventions d’urgence et a soutenu la mise en place d’un programme national qui peut être entièrement transféré à la région d’Amérique latine (LATAM).

Description du poste

Sous la responsabilité du Senior Operations Manager, le/la responsable des achats est chargé.e de l’approvisionnement en produits médicaux, y compris les produits pharmaceutiques, les consommables médicaux, l’équipement médical, les articles de laboratoire et, potentiellement, les catégories eau, assainissement et hygiène (WASH) et articles non alimentaires (NFI) pour l’IRC et ses partenaires. Dans l’ensemble de ces catégories, le rôle comprend l’approvisionnement stratégique, la négociation et la gestion efficace des fournisseurs compte tenu des dépenses totales de l’organisation. Le/a titulaire du poste établit et maintient des partenariats externes solides avec les fournisseurs et d’autres organisations et développe et met en œuvre des initiatives essentielles dans la catégorie des produits médicaux et dans les catégories WASH et NFI. Enfin, le/a titulaire du poste a la possibilité de résoudre des problèmes pour les programmes nationaux (CP) et de soutenir les interventions d’urgence.

Responsabilités

Approvisionnement

• En étroite collaboration avec l’équipe de partenariat, assurer un soutien adéquat aux partenaires pour faciliter la mise en œuvre de programmes de qualité et fournir un développement des capacités et des conseils techniques, le cas échéant.

• Collaborer avec les partenaires, les responsables des programmes de l’IRC Haïti, afin d’aligner les stratégies d’approvisionnement sur les objectifs des programmes nationaux. Collaborer avec eux pour développer et maintenir un plan d’approvisionnement à jour avec toutes les quantités, la qualité et les exigences de livraison pour les produits et services de santé.

• Responsable de l’approvisionnement stratégique en produits médicaux, WASH et NFI pour l’IRC et les partenaires, le cas échéant, y compris les études de marché, les estimations de coûts, les documents d’appel d’offres, le processus d’appel d’offres facilitation, identification et recherche de fournisseurs, évaluation de la qualité et de la disponibilité des biens, négociation, préparation de contrats, de bons de commande et d’autres documents. Communiquer avec le personnel chargé des achats chez les partenaires et les unités opérationnelles et de programme de l’IRC pour coordonner et suivre la livraison et la réception des biens/services et tenir tout le monde informé de l’état d’avancement. Recueillir des informations pour confirmer que les biens/services livrés sont ceux qui ont été commandés, dans les quantités et la qualité correctes, et qu’ils arrivent dans les délais et au bon coût.

• Veiller au respect des politiques et procédures d’approvisionnement de l’IRC, des exigences réglementaires et des normes de l’industrie et des donateurs pour l’approvisionnement en produits médicaux, WASH et NFI.

• Cultiver et maintenir des relations solides avec les fournisseurs et les demandeurs internes, en particulier les conseillers techniques en pharmacie/santé, en encourageant le travail d’équipe et en résolvant rapidement les problèmes.

Principales responsabilités : Renforcement des capacités et expertise en la matière

• Promouvoir une culture de partenariats efficaces et respectifs dans le cadre des interventions d’urgence. Promouvoir la programmation menée par les partenaires conformément à l’approche de l’IRC « pourquoi pas un partenariat ?

• Soutenir les équipes d’approvisionnement des partenaires au cours de leurs achats.

• Servir de référence en matière de réglementations pharmaceutiques, de conformité des donateurs, d’importation et d’approvisionnement auprès de fournisseurs agréés.

• Fournir des conseils en matière d’approvisionnement et renforcer les capacités du personnel chargé de l’approvisionnement et du personnel non chargé de l’approvisionnement à l’IRC et chez les partenaires.

• Soutenir l’élaboration et la mise en œuvre de formations en matière d’achats afin de combler les lacunes identifiées.

Autres tâches

Autres tâches pertinentes assignées par le superviseur pour faire avancer les programmes de l’IRC.

Exigences du poste

• Education: Bachelor’s degree in logistics, business administration, or relevant professional certification in supply chain management and/or humanitarian logistics is strongly preferred.

Expérience professionnelle: Un minimum de cinq années d’expérience progressivement responsable dans le domaine des achats, de la gestion des contrats, de l’administration ou dans des domaines connexes est requis.

Au moins deux de ces années doivent être consacrées à la catégorie des produits médicaux ou de santé.

Aptitudes et compétences démontrées :

• Intérêt et engagement réels pour la collaboration avec les ONG locales et nationales et les partenaires gouvernementaux dans les programmes d’urgence.

• Compréhension avérée des règles d’approvisionnement des donateurs, en particulier de USAID et de ECHO.

• Connaissance de la logistique médicale et des systèmes de chaîne d’approvisionnement pharmaceutique dans les pays en développement, ainsi que des évolutions et des tendances au sein de l’industrie pharmaceutique.

• Knowledge of pharmaceutical management processes, such as supplier pre-selection, quality assurance and control, cold chain storage, distribution and pharmacovigilance.

• Good planning and coordination skills and ability to effectively prioritize competing priorities.

• Good analytical skills and ability to make independent judgments and decisions.

• Proactive, results-oriented and service-oriented, he/she focuses on meeting the needs of applicants. Proven skills in interpersonal relations and relationship management with applicants and suppliers.

• Ethical behavior consistent with recognized professional and organizational codes of ethics.

• Good negotiation, communication and relationship management skills.

• Proficiency in MS Office software (Excel, Word, PowerPoint).

Language skills: Fluency in French is required. Working knowledge of English is an asset.

Working environment : IRC office in Port-au-Prince with local travel to partner project sites if security and access permit.

**Standard of Professional Conduct:**The IRC and the IRC workers must adhere to the values and principles outlined in the IRC Way – our Code of Conduct. These are Integrity, Service, Accountability, and Equality.

Commitment to Gender, Equality, Diversity, and Inclusion: The IRC is committed to creating a diverse, inclusive, respectful, and safe work environment where all persons are treated fairly, with dignity and respect. The IRC expressly prohibits and will not tolerate discrimination, harassment, retaliation, or bullying of the IRC persons in any work setting. We aim to increase the representation of women, people that are from country and communities we serve, and people who identify as races and ethnicities that are under-represented in global power structures.