Programme Manager – Resilience – Chad At Concern Worldwide

[French version below]

[EN] About the role: This is a 12 month unaccompanied role based in Bagasola, Chad with a salary of Grade 3 (€39,911 – €44,346).

We would like you to start as soon as possible.

This position reports directly to the Lake Area Coordinator. This position supervises: Assistants to the Project Manager, Supervisors, Monitoring Engineers.

The DECILAC (Développement Concerté et Intégré dans la Province du Lac) project is a 4-year project implemented by Concern Worldwide and local partners, and is funded by the German government. It aims at the inclusive development and long-term strengthening of profitable economic activities for the communities of Lake Chad. The project places the authorities and the different communities at the heart of the implementation and decisions affecting them so that the action is adapted, sustainable, established and recognised (more details on the project will be shared during the interview).

Purpose : The Project Manager will be in charge of the overall coordination of the project as well as the management of relations with partners at field level. The Project Manager will report directly to the Area Coordinator on all programmatic aspects and will maintain strong technical collaboration with the Technical Advisors at headquarters and the Programme Director based in N’Djamena who will provide technical advice and guidance. The Project Manager will be assisted by two project assistants, one specialised in entrepreneurship and value chain and the other in local development/environment. These two assistants will be in charge of the technical and quality monitoring of the activities implemented with the support of supervisors who will be under their supervision. The assistants will ensure the technical leadership of the consortium partners while the supervisors will support them in the field monitoring of the activities and partners. The Project Manager will also have the support of a Monitoring, Evaluation, Accountability and Learning (MEAL) officer for the monitoring and accountability activities of the project, shared with other Concern projects in the Lake.

Description of the tasks

Programme management

• Plan and supervise the implementation of all programme activities in accordance with the country strategic plan, the project proposal, CONCERN’s procedures and quality standards and the donor’s requirements;
• Oversee the integration of the different cross-cutting approaches of the programme (Gender, Conflict, Protection) as well as the WASH component into the programme activities;
• Conduct weekly supervisory field visits and ensure that clear action points are identified and implemented;
• Evaluate the relevance of the activities carried out, the effectiveness of the interventions and their appropriateness in the light of the changing context and the needs of the populations;
• Propose reorientations of the programme according to the evolution of the context and the indicators;
• Work with the MEAL Officer to ensure that the monitoring and evaluation system provides appropriate and adequate information in relation to the results framework, learning and timely decision making, including the development and monitoring of database management and updating of monitoring and evaluation tools;
• Ensure the preparation of monthly programme activity reports as well as quarterly/semi-annual and annual reports in accordance with agreed deadlines;
• To support the production of quality and timely donor reports.
• Ensure that lessons learned are documented and used by the whole team and define a plan for capitalisation of the programme.
• Participate in donor and partner visits and implement any agreed recommendations from these visits
• Follow-up and coordination with programme partners and all other actors involved in the implementation.

Human resources management

• Contribute to the team recruitment process and its induction, target setting, evaluation.
• Ensure that each supervised team member fully understands the results expected of them and is aware of the success criteria relevant to their work.
• Ensuring that work is planned and organised in a way that meets the needs of the organisation in the most cost-effective way; ensuring that team members have an appropriate workload and are working efficiently.
• Ensure that project staff have updated PDRs (Performance Development Reviews) and work with human resources to implement capacity building plans.

Security

• Ensure that the team under his/her supervision carries out its work in accordance with Concern’s safety standard operating procedures (SOPs) and the safety management plan (SMP).
• Assist the Area Coordinator in the security analysis by sharing important security information gathered during fieldwork.
• Participate in the revision of the SOP and SMP as necessary and other safety related tasks as required.

Representation

• Ensure effective networking and coordination with relevant project stakeholders, such as local government authorities, other NGOs and organisations, and UN agencies operating in the sector at field level.
• Working closely with key regional and departmental public sectors
• Participate in the Technical Working Groups, namely the Food Security, Health and Nutrition, WASH, CCCM and Protection sub-clusters

Finance, administration, logistics

• Monitor and manage programme expenditure and budgets, ensuring that resources are used optimally and that expenditure complies with Concern’s financial procedures and donor requirements;
• Ensure the preparation and transmission of the cash flow in accordance with the agreed deadline and contribute to the revision of the management account;
• In collaboration with the logistics department of the base, ensure the logistic management of the programme (definition and follow-up of orders, anticipation and planning of needs, quality control and stock management);
• Organise the planning of movements in the field in consultation with the Base Manager and the Area Coordinator.
• Implementing rigorous budget planning and monitoring its effectiveness with the area coordinator and the finance team
• Follow up the supply plan with the support teams;
• Report any suspected or actual financial or logistical irregularities to the area coordinator and country management.

Transparency, accountability :

• Adhere to the standards of conduct outlined in the Code of Conduct (CoC) and associated policies: the Programme Participant Protection Policy (P4), the Safeguarding Children Policy and the Anti-Trafficking Policy;
• In line with Concern Worldwide’s commitments under the Core Humanitarian Standard (CHS), actively promote meaningful community participation at all stages of the project cycle (planning, implementation, monitoring and evaluation) and ensure that a complaints response mechanism is in place and operational;
• In coordination with the Area Coordinator, MEAL Manager and Accountability Officers, ensure that a functional complaints management mechanism is in place;
• To ensure that the highest standards of accountability and transparency are maintained within the organisation, and particularly within programmes, in order to preserve Concern’s reputation.

Other:

In addition to the tasks and responsibilities mentioned above, the Project Manager may be required to

• Temporary change of duty station as required by the programme for job coverage when necessary.
• Participate in organised training and workshops identified by the line manager.
• Actively participate in collective exercises such as the preparation or updates of the Effective Emergency Response Preparedness (EERP) plan, the Security Management Plan (SMP) and other initiatives.
• Participate in Concern’s emergency humanitarian response at the request of the line manager.
• Perform any other relevant and reasonable tasks as requested by the line manager or the Country Director.

Qualifications, experience and skills required

Essential:

• A minimum of a five-year degree in international project management, land use planning, civil engineering, agricultural sciences, development economics, agroforestry or any other equivalent degree.
• At least 3 years experience working abroad in management positions in development programmes focused on poverty reduction through strengthening rural livelihoods and medium-scale agriculture.
• Experience in procurement and contract management for construction works;
• Ability to write reports and technical documents.
• Experience in project implementation, urban planning, strengthening governance with state structures
• Proven experience in conducting diagnostics/baseline studies, feasibility studies, and collaborative planning.
• Experience of working in consortium projects and programmes
• Experience of working in volatile security environments
• Very good knowledge of French and basic knowledge of English

Desirable:

• Proven experiences on food security approaches, natural resource management and climate change adaptation programmes
• Experience in initiating community-based income-generating activities
• Proven experience in coaching teams and monitoring/guiding village communities;
• Experience in multi-stakeholder coordination (NGOs, state technical services)

[FR] A propos du rôle : Il s’agit d’un rôle de 12 mois non accompagné basé à Bagasola, Tchad avec un salaire de Grade 3 (€39,911 – €44,346).

Nous aimerions que vous commenciez dès que possible en 2023.

Ce poste est supervisé hiérarchiquement directement par le Coordinateur de Zone du Lac. Ce poste supervise: Assistants du responsable projet, Superviseurs, Ingénieurs de suivi des travaux.

Le projet DECILAC (Développement Concerté et Intégré dans la Province du Lac ) un projet de 4 ans mis en œuvre par Concern Worldwide et des partenaires locaux, et est financé par le gouvernement allemand. Il vise le développement inclusif et le renforcement à long terme d’activités économiques rentables pour les communautés du lac Tchad. Le projet place les autorités et les différentes communautés au cœur de la mise en œuvre et des décisions les concernant afin que l’action soit adaptée, durable, établie et reconnue (plus de détails sur le projet seront partagé pendant l’entretien).

Objectif du poste : Le Responsable de Projet sera en charge de la coordination générale du projet ainsi que de la gestion des relations avec les partenaires au niveau terrain. Le Responsable Projet rend compte directement au Coordinateur de zone sur tous les aspects programmatiques et garde une forte collaboration technique avec les Conseillers Techniques du siège ainsi qu’avec la Directrice de Programme basée à N’Djamena qui fourniront les conseils et directives techniques. Le Responsable Projet sera assisté par deux assistants de projet dont l’un sera spécialisé en entrepreneuriat et chaine de valeur et l’autre en développement local/environnement. Ces deux assistants seront en charge du suivi technique et de la qualité des activités mises en place avec le soutien de superviseurs qui seront sous leur supervision. Les assistants assureront le lead technique des partenaires du consortium tandis que les superviseurs les appuieront pour le suivi de terrain des activités et des partenaires. Le Responsable Projet aura aussi le support d’un officier Meal (Monitoring, Evaluation, Accountability and Learning) pour les activités de suivi et de redevabilité du projet, partagé avec d’autres projets de Concern au Lac.

Descriptif des taches

Gestion de programme

• Planifier et superviser la mise en œuvre de l’ensemble des activités programmatiques dans le respect du plan stratégique pays, de la proposition de projet, des procédures et normes de qualité de CONCERN et des exigences du bailleur ;
• Superviser l’intégration dans le cadre des activités programmatiques des différentes approches transversales du programme (Genre, Conflit, Protection) ainsi que de la composante WASH ;
• Effectuer des visites de terrain hebdomadaires de supervision et s’assurer que les points d’action clairs sont dégagés et exécutés ;
• Evaluer la pertinence des activités menées, l’efficacité des interventions et leur adéquation au regard de l’évolution du contexte et des besoins des populations ;
• Proposer des réorientations du programme selon l’évolution du contexte et des indicateurs ;
• Travailler avec le MEAL Officer pour s’assurer que le système de suivi-évaluation fournit des informations appropriées et adéquates en relation au cadre des résultats, l’apprentissage et la prise de décision en temps opportun, y compris l’élaboration et le suivi de la gestion des bases des données et la mise à jour des outils de suivi et évaluation ;
• Assurer l’élaboration des rapports mensuels d’activité du programme ainsi que les rapports trimestriels/semestriels et annuels conformément aux délais convenus ;
• Donner un appui dans la production des rapports bailleurs de qualité et dans les délais requis.
• Veiller à ce que les leçons apprises sont documentées et exploitées par toute l’équipe et définir un plan de capitalisation du programme.
• Participer aux visites des bailleurs et partenaires et mettre en œuvre toutes les recommandations convenues issues de ces visites
• Assurer le suivi et la coordination avec les partenaires du programme et avec tous les autres acteurs impliqués dans la mise en œuvre.

Gestion des ressources humaines

• Contribuer au processus de recrutement de l’équipe et son induction, fixation d’objectifs, évaluation.
• Veiller à ce que chaque membre de l’équipe supervisé comprenne parfaitement les résultats que l’on attend de lui et qu’il soit au courant des critères de réussite qui se rapportent à son travail.
• Veiller à ce que le travail soit planifié et organisé d’une manière qui réponde aux besoins de l’organisation de la manière la plus rentable possible ; s’assurer que les membres de l’équipe disposent d’une charge de travail appropriée et qu’ils travaillent efficacement.
• Assurer que le staff du projet a des PDRs (Performance Development Review) mis à jour et collaborer avec les ressources humaines pour la mise en place des plans de renforcement des capacités.

Sécurité

• S’assurer que l’équipe sous sa supervision effectue son travail conformément aux procédures opérationnelles standard (SOP) de sécurité de Concern et au plan de gestion de la sécurité (SMP).
• Assister le coordinateur de zone dans l’analyse de la sécurité en partageant des informations importantes sur la sécurité recueillie lors du travail sur le terrain.
• Participer à la révision des SOP et du SMP si nécessaire et à d’autres tâches liées à la sécurité si nécessaire.

Représentation

• Assurer une mise en réseau et une coordination efficaces avec les parties prenantes concernées par le projet, telles que les autorités gouvernementales locales, les autres ONG et organisations, et les agences des Nations Unies opérant dans le secteur au niveau du terrain.
• Travailler en étroite collaboration avec les secteurs-clés publics régionaux et départementaux
• Participer dans les Groupes Techniques de Travail, en l’occurrence les sous cluster et cluster Sécurité Alimentaire, santé et nutrition, WASH, CCCM et protection

Finances, administration, logistique

• Contrôler et gérer les dépenses et les budgets du programme, en veillant à ce que les ressources soient utilisées de manière optimale et que les dépenses soient conformes aux procédures financières de Concern et aux exigences des donateurs ;
• Assurer l’élaboration et la transmission du cash-flow conformément au délai convenu et contribuer à réviser le management account ;
• En collaboration avec le service logistique de la base, assurer la gestion logistique du programme (définition et suivi des commandes, anticipation et planification des besoins, contrôle qualité et gestion des stocks) ;
• Organiser la planification des mouvements sur le terrain en concertation avec le Base Manager et le Coordinateur de zone.
• Mettre en place une planification budgétaire rigoureuse et assurer le suivi de son effectivité avec le coordinateur de zone et de l’équipe finances
• Assurer le suivi du plan d’approvisionnement avec les équipes supports ;
• Signaler au coordinateur de zone, à la direction pays toute irrégularité financière, logistique présumée ou réelle.

Transparence, redevabilité :

• Adhérer aux normes de conduite décrites dans le Code de conduite (CoC) et les politiques associées : la politique de protection des participants au programme (P4), la politique de sauvegarde des enfants et la politique de lutte contre la traite des êtres humains ;
• Conformément aux engagements de Concern Worldwide dans le cadre du Core Humanitarian Standard (CHS), promouvoir activement une participation significative de la communauté à toutes les étapes du cycle du projet (planification, mise en œuvre, suivi et évaluation) et s’assurer qu’un mécanisme de réponse aux plaintes est en place et opérationnel ;
• En coordination avec le coordinateur de zone, le manager MEAL et les agents de redevabilité, veiller à la mise en place d’un mécanisme fonctionnel de gestion des plaintes ;
• Veiller à ce que les normes les plus élevées en matière de responsabilité et de transparence soient respectées au sein de l’organisation, et plus particulièrement dans les programmes, afin de préserver la réputation de Concern.

Autres:

En dehors de ses tâches et responsabilités mentionnées ci haut, le/la responsable de projet pourrait être appelé à :

• Changer temporairement de lieu d’affectation suivant les exigences du programme pour une couverture de poste au cas nécessaire.
• Participer aux formations et ateliers organisés identifiés par le supérieur hiérarchique.
• Participer activement aux exercices collectifs tels que la préparation ou les mises à jour du plan de la Préparation pour une Réponse d’Urgence Efficace (PEER), du Plan de Gestion de la Sécurité (SMP) et autres initiatives.
• Participer dans les interventions humanitaires d’urgence de Concern à la demande du supérieur hiérarchique.
• Exécuter toute autre tâche pertinente et raisonnable à la demande du supérieur hiérarchique ou de la Directrice Pays.

Qualifications, expériences et compétences requises

Essentielles:

• Minimum un diplôme de niveau de Bac + 5, en management de projets internationaux, aménagement du territoire, ingénierie civile, sciences agronomiques, économie du développement, agroforesterie ou tout autre diplôme équivalent.
• Minimum 3 ans d’expérience de travail à l’étranger à des postes de management de programmes de développement axés sur la réduction de la pauvreté via le renforcement des moyens d’existence ruraux et de l’agriculture à moyenne échelle.
• Expérience en passation de marchés et dans la gestion des contrats pour des travaux de constructions ;
• Capacité à rédiger des rapports et des documents techniques.
• Expérience dans la mise en œuvre des projets, d’urbanisme, de renforcement de la gouvernance avec les structures étatiques
• Expérience avérée dans la conduite de diagnostics/étude de base, études de faisabilité, et de planification concertée.
• Expérience de travail dans des projets et programmes en consortium
• Expérience de travail dans des contextes de sécurité instables
• Très bonne connaissance du Français et connaissance de base de l’Anglais

Désirables:

• Expériences prouvées sur les approches de sécurité alimentaire, la gestion des ressources naturelles et les programmes d’adaptation aux changements climatiques
• Expérience dans l’initiation des activités génératrices de revenus à base communautaire
• Une expérience confirmée dans le coaching d’équipes et le suivi/l’encadrement des communautés villageoises;
• Expérience dans la coordination avec plusieurs parties prenantes (ONG, services techniques étatiques)